# Kundenimport {% embed url="" %} Der **Kundenimport** ist in der linken Navigation unter **Werkzeuge, Importe** zu finden. Hier Haben Sie die Möglichkeit Kunden zu importieren, Importvorlagen zu erstellen oder Importvorlagen zu importieren. ### Pflichtfelder Momentan sind folgende Felder Pflichtfelder für den Kundenimport: * **Anrede** (pro importierte Adresse) * **Firma** (der Hauptadresse, bei Rechnungsadressen und Lieferadressen je nach gewählter Anrede) * **Vorname** (der Hauptadresse) * **Nachname** (der Hauptadresse, bei Rechnungsadressen und Lieferadressen je nach gewählter Anrede) * **PLZ** (pro importierte Adresse) * **Stadt** (pro importierte Adresse) * **Land** (pro importierte Adresse) * **Sprache** (wählbar zwischen "Deutsch" und "English" <-- bitte beim Import auf die exakte Schreibweise achten)
Weitere Daten können, müssen aber nicht importiert werden. Werden die Rechnungsadresse und die Standard-Lieferadresse nicht über das Mapping mit desk4 verknüpft, werden die Daten der Hauptadresse für die jeweiligen Felder übernommen. \ Diese können auch nachträglich angepasst werden. {% hint style="info" %} **Befüllung in der Excel-Datei** (nicht leere Werte): Je nach Auswahl der Anrede muss beim Anlegen des Kunden **mindestens eines der beiden Felder** - Firma **oder** Nachname - befüllt werden, sonst kann der Kunde nicht angelegt werden. \ Gleiches gilt auch für das Anlegen von Rechnungsadressen und Lieferadressen. Weitere Pflichtfelder für das Anlegen von Rechnungsadressen und Lieferadressen sind Postleitzahl, Stadt und Land. {% endhint %} \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ### Wichtig vor einem Import #### Anrede / Lieferadresse Anrede **Die richtige Anrede ist wichtig für die Adressfelder "Firma", "Vorname" und "Nachname".** **Hinterlegen Sie in jeder Zeile eine gültige und passende Anrede.** Je nach gewählter Anrede können die Werte für die Felder **Firma , Vorname** und **Nachname** importiert werden - oder auch nicht. In folgender Tabelle sehen Sie die Möglichkeiten
AnredeAnrede für englische ImporteFirmaVornameNachname
FirmaCompanyJaJaJa
FrauMs / Mrs <--(kompletter Ausdruck)JaJa
HerrMrJaJa
An die/denTo theJa
EheleuteMr. and Mrs. JaJa
Beispiele: * Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei als Anrede "Firma" für den Kunden eingetragen haben, werden - bei Befüllung - die Spalten "Firma", "Vorname" und "Nachname" für den Datensatz angelegt. * Haben Sie als Anrede "Herr" für den Kunden eingetragen, werden - bei Befüllung - die Spalten "Vorname" und "Nachname" für den Datensatz angelegt. Bei der Anrede "Herr" wird das Feld "Firma" nicht gefüllt. {% hint style="danger" %} **Da eine Anrede benötigt wird, wird der Wert "Frau / Herr" als Anrede vom System eingetragen, wenn sich keine oder keine gültige Anrede in der entsprechenden Excel-Zelle befindet.** **Für englischsprachige Importe lautet der Standard-Wert "Mr and Mrs".** {% endhint %} {% hint style="success" %} **Weitere benötigte Ansprechpartner können Sie über den Ansprechpartner-Import oder natürlich auch direkt unter Stammdaten --> Kunden --> Ansprechpartner pflegen.** **Beispiel: Sie nutzen als Anrede "An die/den" für einen Verein.** \ **Da sie hier keine Namen einpflegen können, tragen Sie einfach einen Ansprechpartner für den Verein ein. Die Ansprechpartner können Sie dann im Beleg auswählen. Diese werden mit in den Druck des Beleges übernommen.** ![](/files/oxlsBKkdcgA52SkWAeG8) {% endhint %} **Land / Lieferadresse Land** Sie können sich die Einträge für die Länder unter Einstellungen **->** Finanzen -> Länder anzeigen lassen oder hier downloaden: {% file src="/files/yN4xrkHR8fQDzkNNaHGk" %} {% hint style="info" %} Tragen Sie nur den Namen des Landes aus der Spalte **Name** in die Liste ein. {% endhint %} **Beispiel**: Für Deutschland tragen Sie ausschließlich "**Deutschland**" in die Zeile ein. "Deutschland/Germany" oder "DE" sind keine gültigen Einträge. #### **Freiwillig hinzuzufügenden Attribute:** **USt-IdNr.** Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besteht für Deutschland aus dem Länderkennzeichen DE mit anschließend 9 Ziffern: siehe [Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den EU-Mitgliedstaaten](https://nextcloud.dupp.de/index.php/s/S84eM4p5iY7cfnM)\ Bitte achten Sie darauf, dass die USt-ldNr. den gesetzlichen Vorgaben entspricht und entfernen Sie beispielsweise alle Leer- und Sonderzeichen. **Debitorenkonto** Das Debitorenkonto darf leer sein, dann wird hier automatisch die Kundennummer eingetragen. Wenn hier ein Eintrag eingefügt wird, dann muss dieser mindestens 5-stellig sein. **Kundengruppe** Die Kundengruppe wird beim Import angelegt, falls diese noch nicht existiert. \ Über die Kundengruppe haben Sie indirekt die Möglichkeit, eine Preisliste (= einen festen Rabatt) zu hinterlegen. Mehr dazu erfahren Sie [hier](/einstellungen/kunden/kundengruppen.md). **Kundeneigenschaften** Kundeneigenschaften werden separat über den Kundeneigenschaftenimport importiert. **Rabatt** Den Rabatt bitte ohne % Zeichen eintragen. **Sprache** Falls noch nicht geschehen, fügen Sie noch eine Spalte mit der Sprache hinzu. Wenn hier keine Eingabe gemacht wird, legt das System den Kunden automatisch mit der Sprache "Deutsch" an. Sie bekommen dann aber beim Anlegen für jeden Datensatz eine Meldung vom System. **Neuberechnung von Belegen anhand** Soll sich der [Preis im Beleg je nach Fremdwährungswechselkurs](/stammdaten/kunden.md#registerkarte-bank) ändern? \ Tragen Sie für\ Neuberechnung von Belegen anhand des Hauptwährungspreises eine 1 in das Feld, \ \--> (Der Preis im Beleg ändert sich je Fremdwährungswechselkurs). \ für Neuberechnung von Belegen anhand des Fremdwährungspreises eine 0 in das Feld ein.\ \--> (Der Preis im Beleg bleibt gleich, auch wenn sich der Umrechnungsfaktor geändert hat. Die Differenz wird vom Unternehmen getragen)\ Wenn Sie standardmäßig immer möchten, dass der Preis im Beleg gleich bleibt, auch wenn sich der Umrechnungsfaktor ändert, so brauchen Sie diese Spalte nicht mappen. {% hint style="success" %} **Tipp: Prüfen und Filtern der Werte** Gehen Sie in Ihrer Excel-Datei auf **Daten** --> **Filtern**. Nun können Sie sich alle Werte aus der Spalte nochmal ansehen, nach bestimmten Werten filtern und diese bereinigen. {% endhint %} {% hint style="success" %} **Tipp: Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei"** Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei", in der Sie im besten Falle nur 2-3 Zeilen Ihrer Daten eingefügt haben, die Überschrift und 1-2 Datensätze. \ So können Sie ausprobieren, ob die Daten wie gewünscht importiert werden: jede Spalte Ihrer Excel-Datei mit dem richtigen Attribut in desk4 verknüpft ist und alle vorher anzulegenden Einheiten und Werte auch wirklich angelegt sind. Prüfen Sie nach dem Export der Probe-Datei die Hinweise (siehe weiter unten) und anschließend die importierten Datensätze in desk4. Es ist sehr viel einfacher 3-4 Hinweise zu lesen und zu verstehen oder 3-4 Datensätze zu löschen als hunderte Hinweise zu lesen oder hunderte nicht korrekt angelegte Datensätze **einzeln** zu löschen. Datensätze können durch Sie selbst nicht gleichzeitig gelöscht werden. Probieren Sie den Import also mit einer Probe-Datei Ihrer Daten aus. Weiter unten finden Sie als Beispiel eine einfache Muster-Datei von uns. **Denken Sie immer daran, ein Backup zu erstellen.** Dieses kann durch uns wieder eingespielt werden. {% endhint %} **Währung** Tragen Sie hier den ISO-Code für die Währung ein. Für Euro ist dies z.B. EUR. Für US-Dollar USD. \ Sie finden die ISO-Codes für die Währung in desk4 unter Einstellungen -> Finanzen -> Währungen. \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ### Der Kundenimport in desk4 Hier sehen Sie die Übersicht des Imports. Um einen neuen Kundenimport zu erstellen klicken Sie auf den Button **„Neuer Kundenimport“.**
In der Registerkarte **„Kundenimport“** ist zunächst die zu importierende Excel-Datei auszuwählen (durch Klicken des **„Durchsuchen“** -Buttons). Folgende Werte sind voreingestellt und enthalten die empfohlenen Einstellungen: * **Überschrift vorhanden** sagt aus, dass Ihre Excel-Tabelle Überschriften enthält (Empfohlen!!) * **Zeile der Überschrift**: In welcher Zeile sich die Überschrift befindet * **Zeile vom Beginn der Daten**: In welcher Zeile die eigentlichen Daten beginnen
\ Im nächsten Schritt öffnet sich die Einrichtungsseite für den Kundenimport. Hier geben Sie dem Import **(1)** einen **Namen** (Pflichtangabe) und können einen **Kommentar ****(2)** hinzufügen.
Nun ist es Ihre Aufgabe ein **Mapping** **(3)** (=> eine Zuordnung) durchzuführen. Das bedeutet, dass Sie Ihre jeweiligen Excel-Spalten **(Import Überschrift)** anhand der Überschriften den **Attributen in desk4** zuordnen. {% hint style="warning" %} **Die Attribute für die Adressen im Mapping (siehe oben die Spalte "Attribut") beginnen je nach gewünschter Zuordnung mit "Hauptadresse" (oben im Bild ersichtlich), "Lieferadresse" und "Rechnungsadresse"** {% endhint %}
Über den **+ Button** **(4)** können weitere Zeilen hinzugefügt und damit Daten aus Ihrer Excel-Datei mit desk4-Attributen verbunden werden - bis alle gewünschten Zuordnungen eingetragen sind. Sind alle gewünschten Zuordnungen eingetragen, **speichern ****(5)** Sie Ihr Mapping. Jetzt können Sie den **Import starten ****(6)**. Nachdem der Import beendet wurde, finden Sie am rechten oberen Bildschirmrand **Hinweise ****(7)****,** ob alle Daten erfolgreich importiert wurden. \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ### Erfolg des Imports über die "Hinweise" prüfen Wenn der Import der Datei vollendet ist, klicken Sie auf den Button **Hinweise ****(7)**, um den Erfolg des Imports zu Überprüfen. ![](/files/TNA2vE8JqgG5vV2OI1Bb) Für eine Beispieldatei mit drei Datensätzen sehen sie im Bild, dass:\ **1**. Alle Datensätze erfolgreich importiert wurden (0 Datensätze konnten nicht importiert werden)\ **2**. Ein Datensatz erfolgreich neu angelegt wurde\ **3**. Zwei Datensätze erfolgreich upgedatet wurden (In diesen Fällen war die Kundennummer schon vorhanden, deswegen wurde ein Update auf die Kunden mit dieser Kundennummer durchgeführt). Falls Datensätze nicht importiert werden konnten, finden Sie hier auch die zugehörigen Fehlermeldungen. \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ### Update der Kunden / Import der Kunden mit Kundennummer {% hint style="info" %} Um die Kundendaten mit einer Kundennummer zu importieren, muss die Betreffende Excel-Spalte im Mapping verknüpft werden. Falls die Kundennummer im Mapping nicht mit angegeben wird, werden automatisch vom System Kundennummern vergeben. {% endhint %} {% hint style="info" %} Um Ihre Kundendaten zu aktualisieren, führen Sie den Import erneut durch. {% endhint %} Um Ihre Kundendaten zu aktualisieren oder diese mit einer Kundennummer zu importieren, muss die entsprechende Kundennummer mit angegeben werden. Es werden nur die Spalten und Datensätze aktualisiert, die Sie im Mapping ausgewählt haben. Sie können alle Felder, die Sie nicht updaten möchten, über das x auf der rechten Seite aus dem Mapping entfernen. **Lieferadresse** Bei einem Update wird die Lieferadresse jedes Mal neu angelegt. Standard-Lieferadresse ist allerdings die als erstes angelegte Lieferadresse. **Falls Sie die neu importierte Lieferadresse als Standard-Lieferadresse möchten, so ist dies im Kunden im Reiter Adressen auszuwählen.** **Bankkonto** Bei einem Update wird das Bankkonto jedes Mal neu angelegt. Standard-Bankkonto ist allerdings das als erstes angelegte Bankkonto. **Falls Sie das neu importierte Bankkonto als Standard-Bankkonto möchten, so ist dies im Kunden im Reiter Bank auszuwählen.** \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ### Gespeicherte Mappings mehrfach nutzen Ihre gespeicherten Mappings stehen Ihnen auf der Übersichtsseite zur Verfügung und können immer wieder genutzt werden. \ Für die erneute Nutzung eines Mappings wählen Sie dieses im Reiter "**Vorlagen**" aus. Dann fügen Sie oben über "**Datei auswählen**" eine Excel-Datei hinzu. Dann haben Sie auch wieder die Möglichkeit, das Mapping weiter zu bearbeiten und beispielsweise noch Spalten hinzuzufügen. \ Gehen Sie nun auf "**Speichern**", dann können Sie den "**Import starten**".
Ihre gespeicherten Vorlagen können Sie auf der Übersichtsseite auch im json-Format exportieren und wieder als Vorlage importieren. Dies bietet ihnen die Möglichkeit schnell und unkompliziert mehrere ähnliche Mappings zu erstellen. \ Den Namen der neu hochgeladenen Vorlage können Sie in der Detailansicht ändern. \ Anpassen lässt sich das Mapping wieder, wenn eine Excel-Datei zum Importieren über "**Datei auswählen**" hinzugefügt wurde. {% hint style="info" %} Achtung: desk4 wird regelmäßig geupdated und weiterentwickelt. Im Zuge einer Weiterentwicklung kann es sein, dass ein vorhandenes Mapping im Laufe der Zeit nicht mehr verwendet werden kann und neu erstellt werden muss. {% endhint %} \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ ### **Musterdateien für den Kundenimport:** {% file src="/files/lWsQ30PisQzRObPQOB8R" %} Die Excel-Datei mit Beispiel-Kundensätzen {% endfile %} \_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_ {% hint style="warning" %} **Ansprechpartner für den Kunden werden separat über den** [**Ansprechpartnerimport** ](/werkzeuge/importe/ansprechpartnerimport.md)**angelegt.** {% endhint %} --- # Agent Instructions: Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.desk4.de/werkzeuge/importe/kundenimport.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.