Kundenimport
Der Kundenimport ist in der linken Navigation unter Werkzeuge, Importe zu finden. Hier Haben Sie die Möglichkeit Kunden zu importieren, Importvorlagen zu erstellen oder Importvorlagen zu importieren.
Pflichtfelder
Momentan sind folgende Felder Pflichtfelder für den Kundenimport:
Anrede (pro importierte Adresse)
Firma (der Hauptadresse, bei Rechnungsadressen und Lieferadressen je nach gewählter Anrede)
Vorname (der Hauptadresse)
Nachname (der Hauptadresse, bei Rechnungsadressen und Lieferadressen je nach gewählter Anrede)
PLZ (pro importierte Adresse)
Stadt (pro importierte Adresse)
Land (pro importierte Adresse)
Sprache (wählbar zwischen "Deutsch" und "English" <-- bitte beim Import auf die exakte Schreibweise achten)
Weitere Daten können, müssen aber nicht importiert werden.
Werden die Rechnungsadresse und die Standard-Lieferadresse nicht über das Mapping mit desk4 verknüpft, werden die Daten der Hauptadresse für die jeweiligen Felder übernommen. Diese können auch nachträglich angepasst werden.
Befüllung in der Excel-Datei (nicht leere Werte): Je nach Auswahl der Anrede muss beim Anlegen des Kunden mindestens eines der beiden Felder - Firma oder Nachname - befüllt werden, sonst kann der Kunde nicht angelegt werden.
Gleiches gilt auch für das Anlegen von Rechnungsadressen und Lieferadressen.
Weitere Pflichtfelder für das Anlegen von Rechnungsadressen und Lieferadressen sind Postleitzahl, Stadt und Land.
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Wichtig vor einem Import
Anrede / Lieferadresse Anrede
Die richtige Anrede ist wichtig für die Adressfelder "Firma", "Vorname" und "Nachname".
Hinterlegen Sie in jeder Zeile eine gültige und passende Anrede. Je nach gewählter Anrede können die Werte für die Felder Firma , Vorname und Nachname importiert werden - oder auch nicht. In folgender Tabelle sehen Sie die Möglichkeiten
| Anrede | Firma | Vorname | Nachname |
|---|---|---|---|
Firma | Ja | Ja | Ja |
Frau | Ja | Ja | |
Herr | Ja | Ja | |
An die/den | Ja | ||
Eheleute | Ja | Ja |
Beispiele:
Wenn Sie in Ihrer Excel-Datei als Anrede "Firma" für den Kunden eingetragen haben, werden - bei Befüllung - die Spalten "Firma", "Vorname" und "Nachname" für den Datensatz angelegt.
Haben Sie als Anrede "Herr" für den Kunden eingetragen, werden - bei Befüllung - die Spalten "Vorname" und "Nachname" für den Datensatz angelegt. Bei der Anrede "Herr" wird das Feld "Firma" nicht gefüllt.
Da eine Anrede benötigt wird, wird der Wert "Frau / Herr" als Anrede vom System eingetragen, wenn sich keine oder keine gültige Anrede in der entsprechenden Excel-Zelle befindet.
Weitere benötigte Ansprechpartner können Sie über den Ansprechpartner-Import oder natürlich auch direkt unter Stammdaten --> Kunden --> Ansprechpartner pflegen.
Beispiel: Sie nutzen als Anrede "An die/den" für einen Verein. Da sie hier keine Namen einpflegen können, tragen Sie einfach einen Ansprechpartner für den Verein ein. Die Ansprechpartner können Sie dann im Beleg auswählen. Diese werden mit in den Druck des Beleges übernommen.
Land / Lieferadresse Land
Sie können sich die Einträge für die Länder unter Einstellungen -> Finanzen -> Länder anzeigen lassen oder hier downloaden:
Tragen Sie nur den Namen des Landes aus der Spalte Name in die Liste ein.
Beispiel: Für Deutschland tragen Sie ausschließlich "Deutschland" in die Zeile ein. "Deutschland/Germany" oder "DE" sind keine gültigen Einträge.
Freiwillig hinzuzufügenden Attribute:
USt-IdNr.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besteht für Deutschland aus dem Länderkennzeichen DE mit anschließend 9 Ziffern: siehe Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den EU-Mitgliedstaaten Bitte achten Sie darauf, dass die USt-ldNr. den gesetzlichen Vorgaben entspricht und entfernen Sie beispielsweise alle Leer- und Sonderzeichen.
Debitorenkonto
Das Debitorenkonto darf leer sein, dann wird hier automatisch die Kundennummer eingetragen. Wenn hier ein Eintrag eingefügt wird, dann muss dieser mindestens 5-stellig sein.
Kundengruppe
Die Kundengruppe wird beim Import angelegt, falls diese noch nicht existiert. Über die Kundengruppe haben Sie indirekt die Möglichkeit, eine Preisliste (= einen festen Rabatt) zu hinterlegen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Kundeneigenschaften
Kundeneigenschaften werden separat über den Kundeneigenschaftenimport importiert.
Rabatt
Den Rabatt bitte ohne % Zeichen eintragen.
Sprache
Falls noch nicht geschehen, fügen Sie noch eine Spalte mit der Sprache hinzu. Wenn hier keine Eingabe gemacht wird, legt das System den Kunden automatisch mit der Sprache "Deutsch" an. Sie bekommen dann aber beim Anlegen für jeden Datensatz eine Meldung vom System.
Tipp: Prüfen und Filtern der Werte
Gehen Sie in Ihrer Excel-Datei auf Daten --> Filtern.
Nun können Sie sich alle Werte aus der Spalte nochmal ansehen, nach bestimmten Werten filtern und diese bereinigen.
Tipp: Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei"
Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei", in der Sie im besten Falle nur 2-3 Zeilen Ihrer Daten eingefügt haben, die Überschrift und 1-2 Datensätze. So können Sie ausprobieren, ob die Daten wie gewünscht importiert werden: jede Spalte Ihrer Excel-Datei mit dem richtigen Attribut in desk4 verknüpft ist und alle vorher anzulegenden Einheiten und Werte auch wirklich angelegt sind. Prüfen Sie nach dem Export der Probe-Datei die Hinweise (siehe weiter unten) und anschließend die importierten Datensätze in desk4.
Es ist sehr viel einfacher 3-4 Hinweise zu lesen und zu verstehen oder 3-4 Datensätze zu löschen als hunderte Hinweise zu lesen oder hunderte nicht korrekt angelegte Datensätze einzeln zu löschen.
Datensätze können durch Sie selbst nicht gleichzeitig gelöscht werden.
Probieren Sie den Import also mit einer Probe-Datei Ihrer Daten aus.
Weiter unten finden Sie als Beispiel eine einfache Muster-Datei von uns.
Denken Sie immer daran, ein Backup zu erstellen. Dieses kann durch uns wieder eingespielt werden.
Währung
Tragen Sie hier den ISO-Code für die Währung ein. Für Euro ist dies z.B. EUR. Für US-Dollar USD. Sie finden die ISO-Codes für die Währung in desk4 unter Einstellungen -> Finanzen -> Währungen.
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Der Kundenimport in desk4
Hier sehen Sie die Übersicht des Imports.
Um einen neuen Kundenimport zu erstellen klicken Sie auf den Button „Neuer Kundenimport“.
In der Registerkarte „Kundenimport“ ist zunächst die zu importierende Excel-Datei auszuwählen (durch Klicken des „Durchsuchen“ -Buttons) und anschließend hochzuladen (durch Klicken auf den „Hochladen“ -Button).
Folgende Werte sind voreingestellt und enthalten die empfohlenen Einstellungen:
Überschrift vorhanden sagt aus, dass Ihre Excel-Tabelle Überschriften enthält (Empfohlen!!)
Zeile der Überschrift: In welcher Zeile sich die Überschrift befindet
Zeile vom Beginn der Daten: In welcher Zeile die eigentlichen Daten beginnen
Im nächsten Schritt öffnet sich die Einrichtungsseite für den Kundenimport.
Hier geben Sie dem Import (1) einen Namen (Pflichtangabe) und können einen Kommentar (2) hinzufügen.
Nun ist es Ihre Aufgabe ein Mapping (3) (=> eine Zuordnung) durchzuführen. Das bedeutet, dass Sie Ihre jeweiligen Excel-Spalten (Import Überschrift) anhand der Überschriften den Attributen in desk4 zuordnen.
Die Attribute für die Adressen im Mapping (siehe oben die Spalte "Attribut") beginnen je nach gewünschter Zuordnung mit "Hauptadresse" (oben im Bild ersichtlich), "Lieferadresse" und "Rechnungsadresse"
Über den + Button (4) können weitere Zeilen hinzugefügt und damit Daten aus Ihrer Excel-Datei mit desk4-Attributen verbunden werden - bis alle gewünschten Zuordnungen eingetragen sind.
Sind alle gewünschten Zuordnungen eingetragen, speichern (5) Sie Ihr Mapping.
Jetzt können Sie den Import starten (6).
Nachdem der Import beendet wurde, finden Sie am rechten oberen Bildschirmrand Hinweise (7), ob alle Daten erfolgreich importiert wurden.
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Erfolg des Imports über die "Hinweise" prüfen
Wenn der Import der Datei vollendet ist, klicken Sie auf den Button Hinweise (6), um den Erfolg des Imports zu Überprüfen.
Für eine Beispieldatei mit drei Datensätzen sehen sie im Bild, dass: 1. Alle Datensätze erfolgreich importiert wurden (0 Datensätze konnten nicht importiert werden) 2. Ein Datensatz erfolgreich neu angelegt wurde 3. Zwei Datensätze erfolgreich upgedatet wurden (In diesen Fällen war die Kundennummer schon vorhanden, deswegen wurde ein Update auf die Kunden mit dieser Kundennummer durchgeführt).
Falls Datensätze nicht importiert werden konnten, finden Sie hier auch die zugehörigen Fehlermeldungen.
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Update der Kunden / Import der Kunden mit Kundennummer
Um Ihre Kundendaten zu aktualisieren oder diese mit einer Kundennummer zu importieren, muss die entsprechende Kundennummer mit angegeben werden.
Es werden nur die Daten aktualisiert, die Sie im Mapping ausgewählt haben. Achten Sie dennoch auf die Angaben der Pflichtfelder.
Lieferadresse
Bei einem Update wird die Lieferadresse jedes Mal neu angelegt. Standard-Lieferadresse ist allerdings die als erstes angelegte Lieferadresse. Falls Sie die neu importierte Lieferadresse als Standard-Lieferadresse möchten, so ist dies im Kunden im Reiter Adressen auszuwählen.
Bankkonto
Bei einem Update wird das Bankkonto jedes Mal neu angelegt. Standard-Bankkonto ist allerdings das als erstes angelegte Bankkonto. Falls Sie das neu importierte Bankkonto als Standard-Bankkonto möchten, so ist dies im Kunden im Reiter Bank auszuwählen.
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Gespeicherte Mappings mehrfach nutzen
Ihre gespeicherten Mappings stehen Ihnen auf der Übersichtsseite zur Verfügung und können immer wieder genutzt werden.
Für die erneute Nutzung eines Mappings wählen Sie dieses im Reiter "Vorlagen" aus.
Dann fügen Sie oben über "Datei auswählen" eine Excel-Datei hinzu.
Dann haben Sie auch wieder die Möglichkeit, das Mapping weiter zu bearbeiten und beispielsweise noch Spalten hinzuzufügen. Gehen Sie nun auf "Speichern", dann können Sie den "Import starten".
Ihre gespeicherten Vorlagen können Sie auf der Übersichtsseite auch im json-Format exportieren und wieder als Vorlage importieren. Dies bietet ihnen die Möglichkeit schnell und unkompliziert mehrere ähnliche Mappings zu erstellen. Den Namen der neu hochgeladenen Vorlage können Sie in der Detailansicht ändern. Anpassen lässt sich das Mapping wieder, wenn eine Excel-Datei zum Importieren über "Datei auswählen" hinzugefügt wurde.
Achtung: desk4 wird regelmäßig geupdated und weiterentwickelt. Im Zuge einer Weiterentwicklung kann es sein, dass ein vorhandenes Mapping im Laufe der Zeit nicht mehr verwendet werden kann und neu erstellt werden muss.
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Musterdateien für den Kundenimport:
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Ansprechpartner für den Kunden werden separat über den Ansprechpartnerimport angelegt.
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