Präfixe

Unter dem Menüpunkt „Präfixe“ haben Sie die Möglichkeit für verschiedene Belegarten, zum Beispiel für die Kundennummern eine Vorsilbe definieren.

Eine Beleg-, Lieferanten- oder Kundennummer setzt sich aus dem definierten Präfix und der definierten Startnummer zusammen.

Beispiel einer Auftragsnummer: AU + 100000 (Präfix + Startnummer) = AU100000

Sie können die Präfixe gestalten, wie Sie möchten, z.B.

• RE

• RE-2024

Die Länge der Präfixe ist frei wählbar.

Beachten Sie jedoch, dass Präfix + Startnummer zusammen höchstens 19 Stellen haben sollten, damit die Belegnummer im Beleg vollständig angedruckt werden kann.

Jahr und Monat in den Belegnummern abbilden

Achtung:

Das System eignet sich NICHT dafür, das Jahr und den Monat in der Belegnummer abzubilden, weil die Belegnummern pro Präfixlänge fortlaufend hochzählen (siehe Bild).

Beispiel:

Wäre die letzte Rechnung im Juni die mit der Endnummer 2 und würden Sie den Präfix von "RE-2024-06-" auf "RE-2024-07-" ändern, würde das System trotzdem für den Juli die Endnummer 3 vergeben, also automatisch weiter hoch zählen.

Nur wenn Sie die Präfixlänge ändern, fängt die Zählung wieder bei 1 an. Dies sieht man im Bild an den 3 unterschiedlichen Bereichen: Unten ist der Präfix RE, dann wurde dieser geändert auf RE-2024-06- ⇒ 11 Stellen ⇒ die Zählung fängt wieder bei 1 an. Im mittleren Bereich ist die Länge des Präfix immer gleich lang. Es macht also keinen Unterschied, ob das Jahr oder der Monat geändert werden, die Zählung ist immer fortlaufend für Juni, Juli und August. Erst oben im Beispiel wurde wieder die Länge des Präfix geändert, deswegen fängt die Zählung wieder bei 1 an. Dass die Nummern fortlaufend sind, ist so gewollt und kann nicht geändert werden.

Wir raten deswegen dazu, Jahr und Monat NICHT in den Belegnummern abbilden zu wollen, sondern die Rechnungsnummern einfach automatisch vom System hochzählen zu lassen.