# Offene Posten

{% hint style="warning" %}
Die offenen Posten sind ein Zusatzmodul und müssen für die Nutzung zu desk4 hinzu gebucht werden.
{% endhint %}

Hier können Sie die Voreinstellungen für Ihre offenen Posten tätigen. 

### Bereich OFFENE POSTEN

* **Offene Posten automatisch erstellen**: bei jedem Beleg, wo eine Zahlung (Betrag über 0 €) fließen soll (z.B. Rechnungen, Eingangsrechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften), wird automatisch beim Speichern des Belegs ein offener Posten erstellt. \
  Empfehlung: Das Häkchen aktivieren
* **Mahnungen erlauben**: damit Mahnungen erstellt und versendet werden können\
  Empfehlung: Das Häkchen aktivieren
* **Automatische Zahlungszuweisung bei Zahlungsimport**: Wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Zahlung steht UND der Betrag übereinstimmt, dann wird die Bankzahlung automatisch zugewiesen. \
  Bankzahlung und offener Posten werden miteinander verrechnet und in den Zahlungszuweisungen nicht mehr aufgelistet. \
  In der Detailansicht eines offenen Postens kann die zugewiesene Bankzahlung überprüft werden.\
  Empfehlung: Das Häkchen aktivieren\
  Achtung: dies gilt nur für neu importierte Zahlungen. \
  Wenn Sie das Häkchen aktivieren, nachdem Sie die Zahlungen abgerufen haben, kann nicht mehr automatisch zugewisen werden. Dann können Sie die Zahlungen manuell zuweisen. 
* **Zahlungszuweisung: Offene Posten automatisch vorfiltern**: Das System erstellt Ihnen automatisch Vorschläge für die Zuweisung einer Bankzahlung zu einem offenen Posten. \
  Klicken Sie hierzu **in die Zeile** der Bankzahlung (NICHT auf das Häkchen). Dann werden auf der rechten Seite passende offene Posten vorgefiltert. Das Häkchen in der Zeile ist nun automatisch angeklickt. Jetzt können Sie den oder die passenden offenen Posten auf der rechten Seite über den Pfeil zuweisen. \
  Empfehlung: Das Häkchen für die Vorfilterung aktivieren<br>

  <figure><img src="/files/Mpp1X523QsIwlfMGn4KK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>
* Autozuweisung deaktivieren: Wenn Sie "Automatische Zahlungszuweisung bei Zahlungsimport" können Sie für die einzelnen Belegarten Ausnahmen definieren.

<figure><img src="/files/LUHdMeOTqPtRAjV8SyKn" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Bereich MAHNSTUFEN

Für alle 3 Mahnstufen kann man jeweils einen eigenen Betreff, einen eigenen Mailtext, Vortext und Nachtext voreintragen.

Vor- und Nachtext sind für das Dokument (PDF), also die Mahnung selbst. Der Vortext wird vor der Auflistung des Ausstands angedruckt und der Nachtext nach dieser Auflistung.&#x20;

Der Mailtext wird der E-Mail hinzugefügt, mit der Sie die Mahnung als PDF-Datei versenden können

Die Texte können sowohl in Deutsch als auch in Englisch gepflegt werden. Wird ein englischsprachiger Kunde gemahnt (im Kunden auszuwählen), so werden automatisch die englischen Texte für diesen Kunden verwendet.

#### Tage

**Tage** entspricht der "Fälligkeit in Tagen": die eingestellten Tage in der jeweils ausgewählten Zahlungsbedingung für den Beleg + die hier eingestellten Tage (+ Versanddatum der vorherigen Mahnstufe) = nach so vielen Tagen wird die Mahnstufe bei Nichtbezahlen fällig.

{% hint style="danger" %}
**Für die Tage müssen Werte ungleich 0 eingetragen werden.**
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Beispiele für die unterschiedlichen Mahnstufen

* Die 1. Mahnstufe errechnet sich nach Fälligkeit aus der Zahlungsbedingung + eingetragene Tage in der Mahnstufe.\
  Beispiel: \
  In der Zahlungsbedingung sind 14 Tage eingestellt. \
  Hier in der Mahnstufe 1 haben Sie eine 1 eingetragen. Dann ist die Mahnstufe nach 15 Tagen erreicht.
* Die 2. Mahnstufe errechnet sich danach, wann die erste Mahnung wirklich versendet wurde (das kann ja auch lange nach der Fälligkeit erfolgt sein) + eingetragene Zahl bei Mahnstufe 2.\
  Beispiel: \
  Hier in der Mahnstufe 2 haben Sie eine 7 eingetragen. \
  Die Mahnstufe 2 ist nun 7 Tage **nach dem Versand der 1. Mahnung** fällig.&#x20;
* Die 3. Mahnstufe errechnet sich danach, wann die 2. Mahnung wirklich versendet wurde (das kann ja auch lange nach der Fälligkeit erfolgt sein) + eingetragene Zahl bei Mahnstufe 3.\
  Beispiel: \
  Hier in der Mahnstufe 3 haben Sie eine 7 eingetragen. \
  Die Mahnstufe 3 ist nun 7 Tage **nach dem Versand der 2. Mahnung** fällig.
  {% endhint %}

#### Gebühr

**Gebühr** entspricht der Gebühr, die bei Erreichen der Mahnstufe fällig wird. Diese wird bei den offenen Posten im Druck hinzugefügt.\
Sie können auch 0€ Mahngebühr eintragen.

&#x20;

{% hint style="info" %}
Die Tage und die Gebühr können Sie pro Mahnstufe einstellen.
{% endhint %}

&#x20;

{% hint style="warning" %}
Die Verwendung von Mahnungen können Sie im Wiki Beitrag [<mark style="color:orange;">Offene Posten</mark> ](/finanzen/offene-posten-verwaltung.md)einsehen!
{% endhint %}


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/offene-posten.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

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