Offene Posten
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Die offenen Posten sind ein Zusatzmodul und müssen für die Nutzung zu desk4 hinzu gebucht werden.
Hier können Sie die Voreinstellungen für Ihre offenen Posten tätigen.
Offene Posten automatisch erstellen: bei jedem Beleg, wo eine Zahlung (Betrag über 0 €) fließen soll (z.B. Rechnungen, Eingangsrechnungen, Abschlagsrechnungen oder Gutschriften), wird automatisch beim Speichern des Belegs ein offener Posten erstellt. Empfehlung: Das Häkchen aktivieren
Mahnungen erlauben: damit Mahnungen erstellt und versendet werden können Empfehlung: Das Häkchen aktivieren
Automatische Zahlungszuweisung bei Zahlungsimport: Wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Zahlung steht UND der Betrag übereinstimmt, dann wird die Bankzahlung automatisch zugewiesen. Bankzahlung und offener Posten werden miteinander verrechnet und in den Zahlungszuweisungen nicht mehr aufgelistet. In der Detailansicht eines offenen Postens kann die zugewiesene Bankzahlung überprüft werden. Empfehlung: Das Häkchen aktivieren Achtung: dies gilt nur für neu importierte Zahlungen. Wenn Sie das Häkchen aktivieren, nachdem Sie die Zahlungen abgerufen haben, kann nicht mehr automatisch zugewisen werden. Dann können Sie die Zahlungen manuell zuweisen.
Zahlungszuweisung: Offene Posten automatisch vorfiltern: Das System erstellt Ihnen automatisch Vorschläge für die Zuweisung einer Bankzahlung zu einem offenen Posten. Klicken Sie hierzu in die Zeile der Bankzahlung (NICHT auf das Häkchen). Dann werden auf der rechten Seite passende offene Posten vorgefiltert. Das Häkchen in der Zeile ist nun automatisch angeklickt. Jetzt können Sie den oder die passenden offenen Posten auf der rechten Seite über den Pfeil zuweisen. Empfehlung: Das Häkchen für die Vorfilterung aktivieren
Autozuweisung deaktivieren: Wenn Sie "Automatische Zahlungszuweisung bei Zahlungsimport" können Sie für die einzelnen Belegarten Ausnahmen definieren.
Für alle 3 Mahnstufen kann man jeweils einen eigenen Betreff, einen eigenen Mailtext, Vortext und Nachtext voreintragen.
Vor- und Nachtext sind für das Dokument (PDF), also die Mahnung selbst. Der Vortext wird vor der Auflistung des Ausstands angedruckt und der Nachtext nach dieser Auflistung.
Der Mailtext wird der E-Mail hinzugefügt, mit der Sie die Mahnung als PDF-Datei versenden können
Die Texte können sowohl in Deutsch als auch in Englisch gepflegt werden. Wird ein englischsprachiger Kunde gemahnt (im Kunden auszuwählen), so werden automatisch die englischen Texte für diesen Kunden verwendet.
Tage entspricht der "Fälligkeit in Tagen": die eingestellten Tage in der jeweils ausgewählten Zahlungsbedingung für den Beleg + die hier eingestellten Tage (+ Versanddatum der vorherigen Mahnstufe) = nach so vielen Tagen wird die Mahnstufe bei Nichtbezahlen fällig.
Gebühr entspricht der Gebühr, die bei Erreichen der Mahnstufe fällig wird. Diese wird bei den offenen Posten im Druck hinzugefügt. Sie können auch 0€ Mahngebühr eintragen.
Die Verwendung von Mahnungen können Sie im Wiki Beitrag einsehen!
