Offene Posten-Verwaltung

Nutzung der OP-Verwaltung

Die OP-Verwaltung erfasst alle zahlungsrelevanten Transaktionen in desk4. So kann für jede Rechnung, Abschlagsrechnung und Eingangsrechnung ein offener Posten erstellt werden. Gleiches gilt für Gutschriften.

Die OP-Verwaltung ist ein Zusatzmodul und muss zu desk4 hinzugebucht werden.

Bei Bedarf erstellt desk4 offene Posten automatisch, wenn eine Transaktion erfasst wird. Diese Funktion kann in den Grundeinstellungen aktiviert werden.

Im Bereich „FiBu“ im Unterpunkt „Offene Posten“ können alle offenen Posten eingesehen werden. In der Übersicht sind alle wichtigen Punkte eines Offenen Postens zu sehen. Insbesondere die Rechnung, aus welcher der OP entstanden ist und wann die Zahlung fällig wird.

Fälligkeit und Mahnung

In der Übersicht werden die Offenen Posten nach Fälligkeiten sortiert angezeigt. Sie können auf einen Blick sehen, welche Offenen Posten überfällig sind. Die Fälligkeit errechnet sich aus den Vorgaben, welche in den Zahlungsbedingungen hinterlegt sind. Falls erforderlich, können Sie die Offenen Posten bearbeiten. Wird der Betrag der Rechnung geändert, updaten sich die OPs automatisch.

Ist das Skonto fällig oder geht eine Zahlung nicht rechtzeitig ein, kann eine Mahnung erstellt werden. Dabei werden alle OPs aus Rechnungen des Kunden zusammengerechnet. Sollte es mehrere Mahnungen für den Kunden geben, werden auch die Mahngebühren addiert. Außerdem wird auf die höchste Mahnstufe zurückgegriffen.

Über den Button „Mahnen“ wird eine Mahnung direkt versendet. Dafür wird die nächsthöhere Mahnstufe genutzt.

Der Versand der Mahnung wird im Bereich "Mahnstufe" protokolliert, wenn das Datum für die nächste Mahnung in der Vergangenheit liegt.

Möchten Sie vor diesem Datum schon eine Mahnung senden und dass diese hier protokolliert wird, so können Sie das Datum anpassen (z.B. auf gestern stellen und speichern) und dann erst eine Mahnung senden. Dann wird diese im Bereich der Mahnstufe protokolliert.

Wenn die Mahnung erst versendet wird, wenn diese regulär fällig ist, muss selbstverständlich nichts verstellt oder geändert werden und es wird alles protokolliert.

Ob eine Mahnung versendet wurde, können Sie auch im CRM-Bereich des Kunden sehen. Dort werden alle Mahnungen protokolliert.

Mahnlauf und Teilzahlungen

Ein „Mahnlauf“ kann in der Übersicht gestartet werden. Durch den Mahnlauf werden automatisch Mahnungen für alle OPs mit einem Mahndatum, welches in der Vergangenheit liegt, gesendet.

In einem Offenen Posten wird im Bereich „Teilzahlungen“ eine Auflistung von Teilzahlungen und Bankzahlungen dargestellt. Die Teilzahlungen werden auf ein Konto gebucht und anschließend dem Offenen Posten zugewiesen. Über die Funktion OP-Verrechnen öffnet sich eine Übersicht, in der OPs aus Rechnungen mit Gutschriften verrechnet werden können und umgekehrt.

Wie Sie Mahnungen anlegen können, zeigen wir Ihnen im Wiki Beitrag Mahnung!