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Shop anbinden

Bevor Sie den Shop anbinden

  • Erstellen Sie mindestens eine Versandart unter Einstellungen --> Finanzen --> Versandart. Für die Versandart ist lediglich ein Name einzutragen.

  • Erstellen Sie mindestens einen Versandkostenartikel unter Stammdaten --> Artikel. Der Artikel sollte als Versandkostenartikel erkennbar sein (z.B. den Namen "Versandkosten" tragen) und es sollte keine Checkbox für diesen Artikel ausgewählt sein (z.B. KEINE Bestandsführung für den Artikel auswählen). Sie können in desk4 den Preis für den Versandkostenartikel bestimmen, wie Sie möchten. Wenn wir eine Bestellung vom Shop abrufen, tragen wir die im Shop ermittelten Versandkosten in die Position des Versandkostenartikels ein. (Die Zuweisung von Shop-Versandart zu desk4-Versandart und Versandkostenartikelnummer erfolgt später in der "Versandartzuweisung" der Shop-Optionen in desk4.)

  • Optional: Um Ihren DHL-Geschäftskundenaccount an desk4 anzubinden, legen Sie zunächst unter Einstellungen --> Versandanbieter einen DHL Versandanbieter an. Hier erfahren Sie mehr zu diesem Thema. Über die DHL-Anbindung können Sie DHL-Paket-Label in desk4 drucken.

  • Optional: Richten Sie eine oder mehrere Shipcloud-Paketzuweisungen ein. Mehr über Shipcloud erfahren Sie hier. Über die Shipcloud-Anbindung können Sie Paket-Label in desk4 drucken.

Die DHL - und die Shipcloud-Anbindung sind Zusatzmodule und müssen zu desk4 dazu gebucht werden.

Shopanbindung: neuen Shop erstellen

Um einen Shop anzulegen, klicken Sie innerhalb des Menüpunktes Shopanbindung auf den "Neuer Shop"-Button.

Wählen Sie Ihren Shop-Typen mit einem Klick auf eines der folgenden Icons aus:

Shopware 5, Shopware 6, Gambio, Amazon, Shopify, WooCommerce und eBay
Shopware 5, Shopware 6, Gambio, Amazon, Shopify, WooCommerce und eBay

Aktuell unterstützen wir folgende Shops: Shopware 5, Shopware 6, Gambio, Amazon, Shopify, WooCommerce und eBay

Wie Sie die Amazon Schnittstelle anbinden und konfigurieren, finden Sie hier.

Hauptdaten

Je nach Shop-Anbindung können die Felder der Hauptdaten variieren

  • Geben Sie der Shopanbindung einen Namen

  • Geben Sie die Domain des Shops ein (die Web-Adresse, unter der Ihr Shop aufrufbar ist, die Frontend-URL) ACHTUNG: Bitte prüfen Sie, ob Ihr Shop mit oder ohne "www." erreichbar ist. Bitte tragen Sie die Domain richtig ein, sonst können wir keine Verbindung mit dem Shop aufbauen. (Ausnahme für Shopify: Für Shopify wird dieser Punkt unten im individuellen Tab beschrieben)

  • Die nächsten beiden Punkte finden Sie nachfolgend im Tab-Menü individuell pro Shop erklärt

  • Die Checkbox SSL wird ausgewählt, wenn Ihr Shop ein SSL-Zertifikat besitzt (https) (Bei Shopify gibt es diese Checkbox nicht. Dort ist SSL automatisch immer eingestellt).

  • Bei Artikelanlage vorausgewählt bedeutet, dass bei Anlage eines neuen Artikels automatisch der Shop-Haken für diesen Shop gesetzt wird. Der Artikel wird somit als Shopartikel für diesen Shop definiert und bei einem Shop-Sync berücksichtigt, wenn er auch im Shop mit dieser Artikelnummer hinterlegt ist.

  • Über das Dropdown-Menü Lager können Sie diesem Shop Lager aus desk4 zuweisen. Die hier ausgewählten Lager dienen einzig dem Bestandsupdate. D.h. die Bestände aus den ausgewählten Lagern werden addiert und bei einem Bestandsupdate an den Shop gesendet. Standardmäßig werden alle Lager angehakt.

Gut zu wissen: im Verkaufsbeleg wird immer das Hauptlager (unter Einstellungen -> Filialen -> [ausgewählte Filiale]) als Lager bei den einzelnen Positionen voreingetragen.

Wichtig für Shopware:

Nutzen Sie nicht das in Shopware bereits vorhandene desk4-Plugin.

Dieses muss - falls vorhanden - erst vollständig deinstalliert und entfernt werden.

Laden Sie dann das für Sie passende Plugin (Shopware 5 oder Shopware 6) herunter und installieren Sie dieses in Ihrem Shop. Ganz unten auf der Seite führen wir Sie zu dem Link für den Download. Nutzen Sie für die Anbindung nicht den in Shopware bereits vorhandenen Benutzer (bei Shopware 5) bzw. die bereits vorhandene Integration (bei Shopware 6) für desk4. Legen Sie nach der folgenden Anleitung einen neuen Benutzer bzw. eine neue Integration an.

Shop Schnittstelle konfigurieren

Loggen Sie sich im Backend des Shops ein und folgen Sie dann - je nach Shop - einer der folgenden Anleitungen:

Shopware 5

Gehen Sie in Ihrem Shop auf Einstellungen --> Benutzerverwaltung --> Benutzer hinzufügen.

Im sich neu öffnenden Fenster:

  1. Aktivieren Sie den Benutzer über das Kontrollkästchen

  2. Geben Sie dem Benutzer einen Namen und tragen Sie diesen in desk4 im Feld API-User ein

  3. Geben Sie dem Benutzer ein Passwort

  4. Aktivieren Sie den API-Zugang über das Kontrollkästchen

  5. Kopieren Sie den API-Schlüssel direkt in das Feld API-Passwort in desk4

  6. Tragen Sie einen Namen und Ihre E-Mail-Adresse in die Stammdaten und wählen Sie die Standardsprache und die Rolle des angelegten Benutzers (local_admins).

Um die Einstellungen in Shopware zu speichern, ist die Passwort - Eingabe des eingeloggten Benutzers / Administrators erforderlich.

Shopware 6

In Shopware 6 wird eine Integration für Ihren Shop angelegt und über die Zugangs-ID und den Sicherheitsschlüssel mit desk4 verbunden.

Gehen Sie hierfür in Ihrem Shop auf Einstellungen --> System --> Integration und legen Sie eine neue Integration an.

  1. Geben Sie dieser einen Namen

  2. Aktivieren Sie den Button bei Administrator

  3. Kopieren Sie die Zugangs-ID direkt in das Feld Client-ID in desk4

  4. Kopieren Sie den Sicherheitsschlüssel direkt in das Feld Client-Secret in desk4

  5. Speichern Sie Ihre Integration in Shopware

Der Sicherheitsschlüssel in Shopware 6 ist nur bei der Generierung der Integration sichtbar. Sobald die Integration gespeichert wurde, ist dieser nicht mehr aufrufbar.

Falls Sie die Integration geschlossen haben, ohne den Sicherheitsschlüssel in desk4 einzutragen, können Sie die Integration neu generieren lassen. Dabei wird sowohl ein neuer Sicherheitsschlüssel als auch eine neue Zugangs-ID angelegt, die wie im Schritt 3 und 4 erläutert, in desk4 einzutragen sind.

Gambio

Geben Sie dem Shop einen Namen und tragen Sie als Domain die Startseite für den Kunden ein (Frontend-Adresse).

Zugangsschlüssel: Erzeugen Sie in Gambio einen Zugangsschlüssel (API-Token) (Gambio -> Kunden -> Rollen und Berechtigungen -> API Tokens verwalten -> Token erzeugen).

Kopieren Sie den Token aus dem Textfeld und fügen Sie diesen in das Feld "Zugangsschlüssel" in Ihrer desk4 Shopanbindung ein. Speichern Sie Ihren Zugangsschlüssel.

Wählen Sie die Lager aus, die mit dem Shop verbunden werden sollen.

Shopify

Voraussetzung ist der Zugriff auf das Shopify Developer Dashboard in Ihrem Shopify Shop.

Name und Domain eintragen

  1. Als Namen vergeben Sie einen beliebigen Namen für Ihre Anbindung

  2. Als Domain tragen Sie die myshopify.com-Adresse ein.

Gehen Sie dafür im Backend Ihres Shops auf Einstellungen -> Domains und kopieren Sie die Adresse, welche auf ".mshopify.com" endet

App erstellen

1. Developer Dashboard öffnen

Shopify Developer Dashboard aufrufen

  1. App erstellen

Klicken Sie rechts oben auf Create App

Geben Sie der App dann einen Namen (z.B. desk4_<kundenname>) und klicken Sie auf „Create“

  1. Redirect-URL konfigurieren, Embed app deaktivieren und Webhook API Version einstellen

Die Redirect-Url dient nur zur Kontrolle, ob die Authentifizierung erfolgreich war. Geben Sie eine URL ein, die nach der erfolgreichen Erstellung der App aufgerufen werden soll, z.B. https://desk4.de

Deaktivieren Sie das Häkchen bei Embed app in Shopify admin

Stellen Sie die Webhook API Version auf die neueste verfügbare Version in der Auswahl.

4. API Scopes (Berechtigungen) eintragen

Im Bereich Scopes folgende Rechte hinterlegen:

⚠️ Hinweis: Änderungen an den Scopes erfordern immer eine neue App-Version.

5. App veröffentlichen (Release)

Klicken Sie auf Release, setzen Sie die Versionsnummer (z.B. 1.0 für die erste Version) und klicken Sie dann im geöffneten Fenster nochmal auf Release

Versionslogik

  • Start bei 1.0

  • Versionsnummer erhöhen bei:

  • Änderung der Scopes

  • Hinzufügen / Entfernen von Rechten

  • Änderung der Webhook-Version

Beispiel:

  • 1.0 → Initial

  • 1.1 → Neue API-Rechte

  • 2.0 → Größere Änderungen

  1. ID und Secret in desk4 einfügen

Gehen Sie nun auf den Menüpunkt Settings.

Hier können Sie die Client ID und das Secret für die Eintragung in desk4 kopieren.

Achtung! Noch nicht speichern.

Speichern Sie in desk4 erst, wenn Sie Schritt 7 abgeschlossen haben.

7. App-Installation

Klicken Sie dann im Menüpunkt Home auf Install app

Sie melden sich nun neu im Shop an und klicken dort nochmals auf Install.

Nach erfolgreicher Installation leitet Shopify nun auf die von Ihnen eingetragene Webseite weiter (z.B. https://desk4.de).

8. Daten in desk4 speichern

Nun können Sie die neu eingetragenene Daten in Ihrer Shopanbindung in desk4 speichern.

WooCommerce

Um Ihren WooCommerce Shop mit desk4 verbinden zu können, benötigen Sie einen Schlüssel und ein Secret, welche Sie in desk4 an den entsprechenden Stellen eintragen.

Generieren Sie diese, indem Sie in WordPress zunächst auf WooCommerce -> Einstellungen klicken. Öffnen Sie anschließend den Tab Erweitert und klicken dort auf Rest API. Hier können Sie per Schlüssel hinzufügen einen neuen Schlüssel erstellen.

Geben Sie dazu eine Beschreibung für den Schlüssel ein, wählen den Benutzer aus und setzen die entsprechende Berechtigung (Lesen/Schreiben). Per Klick auf API-Schlüssel erstellen, werden Ihr Schlüssel und das Secret erstellt.

Geben Sie beide nun in die entsprechenden Felder im desk4-Shop ein.

Tragen Sie Schlüssel und Secret direkt nach dem Erstellen in desk4 ein, da diese beim Verlassen der Seite versteckt werden und nicht mehr aufgerufen werden können. Benötigen Sie die Informationen erneut, so können Sie in WooCommerce einen neuen Schlüssel anlegen und das Schlüssel-Secret-Paar in desk4 eintragen.

Connector Aktivitäten

Je nach Shop variieren die Auswahlmöglichkeiten. Ist die Auswahl nicht gegeben, erfolgt die Aktion zumeist automatisch und muss deswegen nicht mehr ausgewählt werden:

  • Auftragsbestand abziehen: Bei der Bestandsaktualisierung wird die Anzahl der Artikel, die in Aufträgen geführt sind, vom Bestand abgezogen. (Bei Shopify wird der Auftragsbestand automatisch abgezogen.)

  • Bestellbestand berücksichtigen: Bei der Bestandsaktualisierung wird die Anzahl der bestellten Artikel auf den Bestand addiert.

Auf versendet setzen

Der Status der Bestellung im Shop kann automatisiert auf "Versandt" gesetzt werden. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Durch Lieferschein auf versendet setzen: Wenn Sie in desk4 den Auftrag aus dem Shop zum Lieferschein weiterführen, wird der Versandstatus im Shop automatisch auf versendet gesetzt

  • Durch Rechnung auf versendet setzen: Wenn Sie in desk4 den Auftrag aus dem Shop zu einer Rechnung weiterführen, wird der Versandstatus im Shop automatisch auf versendet gesetzt

  • Durch Labeldruck auf versendet setzen: Wenn ein Label zu dem Auftrag gedruckt wird, wird der Versandstatus im Shop automatisch auf versendet gesetzt

  • Bruttopreise übertragen (nur für WooCommerce): Die Einstellung muss mit der Shopeinstellung für Brutto-/Nettopreise übereinstimmen (WooCommerce -> Einstellungen -> Steuern). Wenn im Shop eingestellt ist, dass Sie die Preise inklusive Mehrwertsteuer eingeben (Bild), dann klicken Sie in desk4 die Checkbox an, dass Bruttopreise übertragen werden. Wenn der Shop für Nettopreise eingestellt ist, muss desk4 auch entsprechend konfiguriert sein. Klicken Sie in diesem Fall die Checkbox für "Bruttopreise übertragen" nicht an. (Auch mit aktivem B2B-Market-Plugin und gemischten Netto und Bruttogruppen ist das der Fall. Die Einstellung dort ist nur für den Preis, den der Kunde angezeigt bekommt. Die Übertragung selbst muss trotzdem nach der Shopeinstellung (WooCommerce -> Einstellungen -> Steuern) erfolgen).

Sie können alle "auf versendet setzen" - Häkchen bedenkenlos gleichzeitig setzen. desk4 prüft, ob der Status schon auf versendet gesetzt wurde und löst dies nicht mehrfach aus.

Sendungsverfolgungsnummern

Sendungsverfolgungsnummern werden nach der Erstellung eines Pakets (DHL oder Shipcloud) an den Shop gesendet (außer WooCommerce).

Bei WooCommerce wird nur der Status geändert.

Kundenverknüpfung

Kundenverknüpfung zwischen Shopkunden und Ihren angelegten Kunden in desk4

desk4 kann die E-Mail-Adresse der Shop-Bestellung mit den Kundendaten und den Daten der Ansprechpartner vergleichen.

Wenn die E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Shop-Bestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn die E-Mail-Adresse nicht vorhanden ist, wird automatisch ein neuer Kunde angelegt.

Es ist sinnvoll, beide Checkboxen zu aktivieren.

Wie Sie nun die Amazon Schnittstelle anbinden und konfigurieren, finden Sie hier.

Wenn Sie nun die Gambioschnittstelle konfigurieren wollen klicken Sie hier.

Wenn Sie nun die shopify konfigurieren wollen klicken Sie hier.

Wenn Sie nun das Shopware-Plugin installieren wollen klicken Sie hier.

Wenn Sie nun die WooCommerce Schnittstelle konfigurieren möchten, klicken Sie hier.

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