Shop anbinden

Bevor Sie den Shop anbinden

• Erstellen Sie mindestens eine Versandart unter Einstellungen --> Finanzen --> Versandart. Für die Versandart ist lediglich ein Name einzutragen.

• Erstellen Sie mindestens einen Versandkostenartikel unter Stammdaten --> Artikel. Der Artikel sollte als Versandkostenartikel erkennbar sein (z.B. den Namen "Versandkosten" tragen) und es sollte keine Checkbox für diesen Artikel ausgewählt sein (z.B. KEINE Bestandsführung für den Artikel auswählen). Sie können in desk4 den Preis für den Versandkostenartikel bestimmen, wie Sie möchten. Wenn wir eine Bestellung vom Shop abrufen, tragen wir die im Shop ermittelten Versandkosten in die Position des Versandkostenartikels ein. (Die Zuweisung von Shop-Versandart zu desk4-Versandart und Versandkostenartikelnummer erfolgt später in der "Versandartzuweisung" der Shop-Optionen in desk4.)

• Optional: Um Ihren DHL-Geschäftskundenaccount an desk4 anzubinden, legen Sie zunächst unter Einstellungen --> Versandanbieter einen DHL Versandanbieter an. Hier erfahren Sie mehr zu diesem Thema. Über die DHL-Anbindung können Sie DHL-Paket-Label in desk4 drucken.

• Optional: Richten Sie eine oder mehrere Shipcloud-Paketzuweisungen ein. Mehr über Shipcloud erfahren Sie hier. Über die Shipcloud-Anbindung können Sie Paket-Label in desk4 drucken.

Die DHL - und die Shipcloud-Anbindung sind Zusatzmodule und müssen zu desk4 dazu gebucht werden.

Shopanbindung: neuen Shop erstellen

Um einen Shop anzulegen, klicken Sie innerhalb des Menüpunktes Shopanbindung auf den "Neuer Shop"-Button.

Wählen Sie Ihren Shop-Typen mit einem Klick auf eines der folgenden Icons aus:

Shopware 5, Shopware 6, Gambio, Amazon, Shopify und WooCommerce

Aktuell unterstützen wir folgende Shops: Shopware5, Shopware 6, Gambio (ab v3.12), Amazon, Shopify und WooCommerce.

Wie Sie die Amazon Schnittstelle anbinden und konfigurieren, finden Sie hier.

Hauptdaten

Je nach Shop-Anbindung können die Felder der Hauptdaten variieren

• Geben Sie der Shopanbindung einen Namen

• Geben Sie die Domain des Shops ein (die Web-Adresse, unter der Ihr Shop aufrufbar ist, die Frontend-URL) ACHTUNG: Bitte prüfen Sie, ob Ihr Shop mit oder ohne "www." erreichbar ist. Bitte tragen Sie die Domain richtig ein, sonst können wir keine Verbindung mit dem Shop aufbauen. (Ausnahme für Shopify: Für Shopify wird dieser Punkt unten im individuellen Tab beschrieben)

• Die nächsten beiden Punkte finden Sie nachfolgend im Tab-Menü individuell pro Shop erklärt

• Die Checkbox SSL wird ausgewählt, wenn Ihr Shop ein SSL-Zertifikat besitzt (https) (Bei Shopify gibt es diese Checkbox nicht. Dort ist SSL automatisch immer eingestellt).

• Über das Dropdown-Menü Lager können Sie diesem Shop Lager aus desk4 zuweisen. Die hier ausgewählten Lager dienen einzig dem Bestandsupdate. D.h. die Bestände aus den ausgewählten Lagern werden addiert und bei einem Bestandsupdate an den Shop gesendet. Standardmäßig werden alle Lager angehakt.

Gut zu wissen: im Verkaufsbeleg wird immer das Hauptlager (unter Einstellungen -> Filialen -> [ausgewählte Filiale]) als Lager bei den einzelnen Positionen voreingetragen.

Wichtig für Shopware:

Nutzen Sie nicht das in Shopware bereits vorhandene desk4-Plugin.

Dieses muss - falls vorhanden - erst vollständig deinstalliert und entfernt werden.

Laden Sie dann das für Sie passende Plugin (Shopware 5 oder Shopware 6) herunter und installieren Sie dieses in Ihrem Shop. Ganz unten auf der Seite führen wir Sie zu dem Link für den Download. Nutzen Sie für die Anbindung nicht den in Shopware bereits vorhandenen Benutzer (bei Shopware 5) bzw. die bereits vorhandene Integration (bei Shopware 6) für desk4. Legen Sie nach der folgenden Anleitung einen neuen Benutzer bzw. eine neue Integration an.

Shop Schnittstelle konfigurieren

Loggen Sie sich im Backend des Shops ein und folgen Sie dann - je nach Shop - einer der folgenden Anleitungen:

Shopware 5

Shopware 5

Gehen Sie in Ihrem Shop auf Einstellungen --> Benutzerverwaltung --> Benutzer hinzufügen.

Im sich neu öffnenden Fenster:

1. Aktivieren Sie den Benutzer über das Kontrollkästchen

2. Geben Sie dem Benutzer einen Namen und tragen Sie diesen in desk4 im Feld API-User ein

3. Geben Sie dem Benutzer ein Passwort

4. Aktivieren Sie den API-Zugang über das Kontrollkästchen

5. Kopieren Sie den API-Schlüssel direkt in das Feld API-Passwort in desk4

6. Tragen Sie einen Namen und Ihre E-Mail-Adresse in die Stammdaten und wählen Sie die Standardsprache und die Rolle des angelegten Benutzers (local_admins).

Um die Einstellungen in Shopware zu speichern, ist die Passwort - Eingabe des eingeloggten Benutzers / Administrators erforderlich.

Shopware 6

Shopware 6

In Shopware 6 wird eine Integration für Ihren Shop angelegt und über die Zugangs-ID und den Sicherheitsschlüssel mit desk4 verbunden.

Gehen Sie hierfür in Ihrem Shop auf Einstellungen --> System --> Integration und legen Sie eine neue Integration an.

1. Geben Sie dieser einen Namen

2. Aktivieren Sie den Button bei Administrator

3. Kopieren Sie die Zugangs-ID direkt in das Feld Client-ID in desk4

4. Kopieren Sie den Sicherheitsschlüssel direkt in das Feld Client-Secret in desk4

5. Speichern Sie Ihre Integration in Shopware

Der Sicherheitsschlüssel in Shopware 6 ist nur bei der Generierung der Integration sichtbar. Sobald die Integration gespeichert wurde, ist dieser nicht mehr aufrufbar.

Falls Sie die Integration geschlossen haben, ohne den Sicherheitsschlüssel in desk4 einzutragen, können Sie die Integration neu generieren lassen. Dabei wird sowohl ein neuer Sicherheitsschlüssel als auch eine neue Zugangs-ID angelegt, die wie im Schritt 3 und 4 erläutert, in desk4 einzutragen sind.

Gambio

Gambio

Geben Sie dem Shop einen Namen und tragen Sie als Domain die Startseite für den Kunden ein (Frontend-Adresse).

Zugangsschlüssel: Erzeugen Sie in Gambio einen Zugangsschlüssel (API-Token) (Gambio -> Kunden -> Rollen und Berechtigungen -> API Tokens verwalten -> Token erzeugen).

Kopieren Sie den Token aus dem Textfeld und fügen Sie diesen in das Feld "Zugangsschlüssel" in Ihrer desk4 Shopanbindung ein. Speichern Sie Ihren Zugangsschlüssel.

Wählen Sie die Lager aus, die mit dem Shop verbunden werden sollen.

Shopify

Shopify

Eintrag im Feld "Domain" in desk4

• Rufen Sie das Backend Ihres Shops auf.

• Kopieren Sie die URL nach dem letzten Slash und tragen Sie diese in das Feld "Domain" ein

• fügen Sie ".myshopify.com" an

Im Shopify - Shop

In Shopify wird eine App erstellt. Diese wird über den Admin-Api-Zugriffstoken mit desk4 verbunden.

Gehen Sie im Backend von Shopify auf: 1) Einstellungen

2) Apps und Vertriebskanäle

3) Apps erstellen

4) Eine App erstellen

5) Geben Sie der App einen Namen und klicken Sie auf App erstellen

6) Innerhalb der Konfiguration der App passen Sie nun die Admin-Api-Integration an.

Hier wählen Sie durch die Checkboxen folgende Rechte aus:

(Tipp: Wenn Sie jeweils zuerst die "write"-Entsprechung anklicken, wird die "read"-Entsprechung automatisch mit aktiviert)

write_orders read_orders,

write_order_edits, read_order_edits,

write_files, read_files,

write_third_party_fulfillment_orders read_third_party_fulfillment_orders

write_fulfillments, read_fulfillments,

write_inventory, read_inventory,

write_customers, read_customers,

write_product_listings, read_product_listings,

write_products, read_products,

write_publications read_publications

read_locations,

write_shipping, read_shipping,

read_channels,

write_merchant_managed_fulfillment_orders read_merchant_managed_fulfillment_orders

write_payment_terms read_payment_terms

write_assigned_fulfillment_orders read_assigned_fulfillment_orders

7) Wählen Sie eine neuere Webhook-Version aus den Webhook-Abonnements aus. Nicht die Neueste, gerne eine Version älter.

8) Installieren Sie die App.

9) Lassen Sie sich im Reiter API-Anmeldedaten den Admin-API-Zugriffstoken einblenden. Der Admin-API-Zugriffstoken kann nur einmalig bei der Erstellung eingeblendet werden. Sie können sich diesen aber in einer Datei abspeichern. Tragen Sie den Admin-API-Zugriffstoken als Zugangsschlüssel in desk4 ein.

WooCommerce

WooCommerce

Um Ihren WooCommerce Shop mit desk4 verbinden zu können, benötigen Sie einen Schlüssel und ein Secret, welche Sie in desk4 an den entsprechenden Stellen eintragen.

Generieren Sie diese, indem Sie in WordPress zunächst auf WooCommerce -> Einstellungen klicken. Öffnen Sie anschließend den Tab Erweitert und klicken dort auf Rest API. Hier können Sie per Schlüssel hinzufügen einen neuen Schlüssel erstellen.

Geben Sie dazu eine Beschreibung für den Schlüssel ein, wählen den Benutzer aus und setzen die entsprechende Berechtigung (Lesen/Schreiben). Per Klick auf API-Schlüssel erstellen, werden Ihr Schlüssel und das Secret erstellt.

Geben Sie beide nun in die entsprechenden Felder im desk4-Shop ein.

Tragen Sie Schlüssel und Secret direkt nach dem Erstellen in desk4 ein, da diese beim Verlassen der Seite versteckt werden und nicht mehr aufgerufen werden können. Benötigen Sie die Informationen erneut, so können Sie in WooCommerce einen neuen Schlüssel anlegen und das Schlüssel-Secret-Paar in desk4 eintragen.

Connector Aktivitäten

Je nach Shop variieren die Auswahlmöglichkeiten. Ist die Auswahl nicht gegeben, erfolgt die Aktion zumeist automatisch und muss deswegen nicht mehr ausgewählt werden:

• Auftragsbestand abziehen: Bei der Bestandsaktualisierung wird die Anzahl der Artikel, die in Aufträgen geführt sind, vom Bestand abgezogen. (Bei Shopify wird der Auftragsbestand automatisch abgezogen.)

• Bestellbestand berücksichtigen: Bei der Bestandsaktualisierung wird die Anzahl der bestellten Artikel auf den Bestand addiert.

Auf versendet setzen

Der Status der Bestellung im Shop kann automatisiert auf "Versandt" gesetzt werden. Hierfür haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Durch Lieferschein auf versendet setzen: Wenn Sie in desk4 den Auftrag aus dem Shop zum Lieferschein weiterführen, wird der Versandstatus im Shop automatisch auf versendet gesetzt

• Durch Rechnung auf versendet setzen: Wenn Sie in desk4 den Auftrag aus dem Shop zu einer Rechnung weiterführen, wird der Versandstatus im Shop automatisch auf versendet gesetzt

• Durch Labeldruck auf versendet setzen: Wenn ein Label zu dem Auftrag gedruckt wird, wird der Versandstatus im Shop automatisch auf versendet gesetzt

Sie können alle "auf versendet setzen" - Häkchen bedenkenlos gleichzeitig setzen. desk4 prüft, ob der Status schon auf versendet gesetzt wurde und löst dies nicht mehrfach aus.

Sendungsverfolgungsnummern

Sendungsverfolgungsnummern werden nach der Erstellung eines Pakets (DHL oder Shipcloud) an den Shop gesendet (außer WooCommerce).

Bei WooCommerce wird nur der Status geändert.

Kundenverknüpfung

Kundenverknüpfung zwischen Shopkunden und Ihren angelegten Kunden in desk4

desk4 kann die E-Mail-Adresse der Shop-Bestellung mit den Kundendaten und den Daten der Ansprechpartner vergleichen.

Wenn die E-Mail-Adresse vorhanden ist, wird die Shop-Bestellung diesem Kunden zugeordnet. Wenn die E-Mail-Adresse nicht vorhanden ist, wird automatisch ein neuer Kunde angelegt.

Es ist sinnvoll, beide Checkboxen zu aktivieren.

Wie Sie nun die Amazon Schnittstelle anbinden und konfigurieren, finden Sie hier.

Wenn Sie nun die Gambioschnittstelle konfigurieren wollen klicken Sie hier.

Wenn Sie nun die shopify konfigurieren wollen klicken Sie hier.

Wenn Sie nun das Shopware-Plugin installieren wollen klicken Sie hier.

Wenn Sie nun die WooCommerce Schnittstelle konfigurieren möchten, klicken Sie hier.