Microsoft 365 (Exchange Online) Anbindung

E-Mail Versand

Einrichtung

Achtung: Die Anmeldung für Microsoft 365 funktioniert ausschließlich über den Browser und NICHT über die Windows-App.

Die Anmeldung für Microsoft 365 muss in jedem Benutzerkonto einzeln hinterlegt werden.

Sie finden die Microsoft 365 Anmeldung im aktuellen Benutzer unter dem Menüpunkt "Zugänge ändern".

Prüfen Sie im besten Fall schon vorab, mit welchem Microsoft Konto Sie im Browser angemeldet sind. Rufen Sie dazu folgenden Link auf -> https://account.microsoft.com/account?lang=de-de

Nun können Sie sich bei Bedarf auch von einem eventuell falschem Konto abmelden und mit dem richtigen Konto anmelden.

• Verwenden Sie dazu Ihre Firmen E-Mail-Adresse aus Microsoft 365 und das entsprechende Passwort

• Halten Sie Ihre 2 Faktor Authentifizierungsapp bereit

Klicken Sie im Bereich Microsoft 365 auf "Microsoft Login". Nun melden Sie sich mit Ihrem Microsoft Benutzerkonto an und erteilen die Freigabe.

Der Access-Token und der Refresh-Token werden nach der Freigabe automatisch eingetragen.

Die erste Freigabe der desk4 Unternehmensanwendung für Microsoft

Die erste Freigabe der desk4 Unternehmensanwendung für Microsoft muss durch einen Administrator erfolgen.

Danach können weitere User die Verbindung verwenden. Entsprechende Einstellung für die Verwendung von Unternehmensanwendungen müssen gegeben sein. Weitere Informationen finden Sie in Ihrem Microsoft Entra Admin Center -> https://entra.microsoft.com/

Bei Fragen zu Ihren Microsoft-Einstellungen wenden Sie sich an Ihren Microsoft Berater.

Als Administrator setzen Sie bei der ersten Freigabe die Checkbox "Zustimmung im Namen Ihrer Organisation".

Danach werden Sie zu desk4 zurückgeleitet, der Access-Token und der Refresh-Token werden nach der Freigabe automatisch eingetragen

Bitte beachten Sie, dass für das Versenden unter einer zusätzlichen E-Mail-Adresse als der Eigenen, sowohl die Freigabe bei Microsoft als auch im desk4 Benutzerkonto (Einstellungen -> Mitarbeiter -> gewünschten Mitarbeiter auswählen -> Registerkarte E-Mail) erfolgen muss.

Dies ist z.B. notwendig, wenn man als normaler User mit der info@... Adresse E-Mails versenden möchte.

Test E-Mail versenden

Über den grünen Button "Testmail versenden" können Sie prüfen, ob eine E-Mail versendet werden kann.

Geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse als Absender und eine beliebige E-Mail-Adresse als Empfänger ein. Sie können auch sich selbst als Empfänger eintragen.

Dieser Button prüft nur, ob generell E-Mails versendet werden können. Die Berechtigungen für die jeweiligen Mitarbeiter in desk4 werden dabei nicht berücksichtigt.

Sollte ein E-Mail-Versand nicht möglich sein, prüfen Sie die Einstellungen bei Microsoft. Eventuell haben Sie sich auch mit dem falschen Microsoft-Konto angemeldet. Loggen Sie sich über den Button "Microsoft Logout" in desk4 bei Microsoft aus. Danach können Sie vorne beginnen.

Mandant-ID (Tenant-ID) - Sicherheit erhöhen

Um die Sicherheit zu erhöhen und damit kein falsches Microsoft Konto verbunden werden kann, können Sie die Mandant-ID oder auch Tenant-ID genannt, in den Grundeinstellungen von desk4 hinterlegen.

Unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> Microsoft kann die Microsoft Tenant-Id eingetragen werden. Das System prüft beim Verbinden mit Microsoft, ob die Tenant-ID des Benutzers mit der ID der Firma übereinstimmt. Somit ist es nicht mehr möglich, dass ein Konto einer anderen Firma oder eines privaten Kontos verknüpft wird.

Ihre Tenant-ID finden Sie im Microsoft Entra Admin Center im Menüpunkt Übersicht. Im Standard ist keine Tenant-ID in desk4 eingetragen.

Gesendeter Postausgangsordner für freigegebene Postfächer

Wenn Sie die versendeten E-Mails in Ihren freigegebenen Postfächern (z.B. auch in Outlook) aufgeführt haben möchten, dann muss für das jeweilige Postfach per PowerShell die Berechtigungen erteilt werden. Verwenden Sie dazu bitte folgende PowerShell-Befehle.

Die Powershell darf nur geschulten Administrator verwendet werden.

Wenden Sie sich ggfls. an Ihren Microsoft Berater.

Microsoft Powershell als Admin starten:

Set-ExecutionPolicy -ExecutionPolicy RemoteSigned -Scope CurrentUser
Install-Module Microsoft.Graph -Scope CurrentUser
Install-Module Microsoft.Graph.Beta
Install-Module -Name ExchangeonlineManagement
Connect-Exchangeonline -UserPrincipalName Benutzername/E-Mail/Admin
Set-Mailbox "Postfachname" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Set-Mailbox "Postfachname" -MessageCopyForSentAsEnabled $true


Get-Mailbox -Identity "Postfachname" | Format-List DisplayName, RecipientType, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled
Get-Mailbox -Identity "Postfachname" | Format-List DisplayName, RecipientType, MessageCopyForSentAsEnabled

Versendete E-Mails werden ab jetzt sowohl im eigenen als auch im zusätzlich freigegebenen Postfach unter den gesendeten E-Mails angezeigt.

Beschränkungen und Limits

Mehr Informationen zu den Limits beim E-Mail Versand haben wir hier beschrieben.

Weitere FAQ's aus Kundenfragen

• Frage: Werden die E-Mails auch als gesendete E-Mails in den Absender-Ordnern der in den Grundeinstellungen eingetragenen Absender-E-Mail-Adressen erscheinen (z.B. Angebotsmailadresse) Antwort: Wenn die Powershell-Einträge (dementsprechend) getätigt wurden, ja

• Frage: Sollte man trotz der Microsoft 356-Einstellungen die SMTP-Einstellungen unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> E-Mail pflegen?

  Antwort: Wenn Sie den Fallback auf SMTP möchten, dann ja.

  Reihenfolge:

  Microsoft 356 hat Vorrang, wenn eingestellt,

  danach die Einstellungen unter Einstellungen -> Mitarbeiter.

  Danach die Einstellungen unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> E-Mail