Revisionssichere PDFs /ZUGFeRD

Ein revisionsicheres PDF nach ZUGFeRD 3a ist ein spezielles Format für elektronische Rechnungen, welches in Deutschland und anderen europäischen Ländern verwendet wird. Es basiert auf dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), der eine einheitliche Struktur für elektronische Rechnungen vorgibt. Die Version 3a dieses Standards beinhaltet spezifische Anforderungen für die Revisionssicherheit und Integrität der Dokumente. Dies gilt für Rechnungen, Storno- oder Rechnungskorrekturen sowie Abschlagsrechnungen.

ZUGFeRD ist automatisch in desk4 aktiviert.

ZUGFeRD wird immer gedruckt. Wenn eine LeitwegID (im Kunden oder im Beleg) eingetragen wurde, wird in der versendeten Mail zusätzlich zur ZUGfERD-XML-Datei die xRechnung angehängt.

Dies gilt für alle Rechnungsarten: Standardrechnungen, Storno-/Rechnungskorrekturen und Abschlagsrechnungen.

Formatierung der Rechnung:

Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig in die Rechnung eingefügt werden. Dies umfasst Firmendaten, Kundeninformationen, Artikelbeschreibungen, Preise, Steuern usw.

Beispiel: hinterlegen Sie Ihre Firmendaten vollständig in Ihrer Filiale. Achten Sie darauf, dass auch die USt-ldNr. eingetragen wurde.

Beispiel für die Hinterlegung der Firmendaten

Überprüfen Sie, dass die Rechnung den ZUGFeRD 3a Standards entspricht, insbesondere in Bezug auf Struktur und Inhalt.

Für andere Belege:

• Wenn es sich um andere Belege als Rechnungen, Stornos/Rechnungskorrekturen oder Abschlagsrechnungen handelt, verwendet desk4 das PDF-Format 1.5 ohne a.

• Diese Belege werden also in einem Standard-PDF-Format erstellt, das nicht speziell für die elektronische Rechnungsstellung optimiert ist.

Überprüfung und Archivierung:

• Überprüfen Sie die generierten PDFs auf Genauigkeit und Vollständigkeit.

• Archivieren Sie die Dokumente entsprechend den gesetzlichen Anforderungen für die Revisionssicherheit.