Passwörter
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Die Passwortfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit Passwörter von Kunden oder Lieferanten, inklusive zusätzlicher Informationen rund um das Passwort verschlüsselt zu speichern.
Im jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten in der Registerkarte Passwörter finden Sie folgende Ansicht:
Über den Neues Passwort-Button können Sie einen neuen Zugang erstellen und es erscheint diese Ansicht:
Hier bietet sich die Möglichkeit, die Passwortart, die Beschreibung beziehungsweise den Namen, das Passwort, die Homepage zu dem Passwort und Zusatzwerte zu speichern. Um die Daten zu speichern, klicken Sie auf den Speichern-Button. Wenn Sie diese Werte übernommen haben, muss der Kunde/Lieferant gespeichert werden. Außerdem können Sie dem Passwort verschiedene Passwortgruppen zuweisen.
Um ein Passwort anlegen zu können muss erst ein Passworttyp erstellt werden. Wie Ihnen dies gelingt, erfahren Sie hier.
Sie können Passwörter archivieren, klicken Sie dazu im Passwort auf "Archiviert". Um archivierte Passwörter einzusehen, klicken Sie in der Passwortübersicht auf "Archivierte anzeigen".
Mehr über Passwortgruppen erfahren Sie hier. hier.
In den Grundeinstellungen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einzustellen, ob Sie Ihre Passwörter per Zweifach-Verschlüsselung sichern möchten. Ist die "2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter" ausgewählt, so wird nach Erstellen/ Speichern eines Passwortes oder bei dem Versuch darauf zuzugreifen, ein Passwortschlüssel verlangt.
Das Passwort wird über die 2-Fach-Verschlüsselung doppelt in der Datenbank verschlüsselt: durch eine Verschlüsselungslogik von desk4 und zusätzlich durch Ihr eingestellte Passwort.
Ist der Haken nicht gesetzt, so kann (insofern der jeweilige Benutzer die entsprechende Berechtigung besitzt) frei auf alle Passwörter zugegriffen werden.
Um Probleme und unerwünschtes Verhalten zu vermeiden, sollte die Einstellung der 2-Fach Verschlüsselung nicht geändert werden, wenn bereits Passwörter erstellt wurden. Sie können in dem Fall aber für die einzelnen Benutzergruppen einstellen, ob diese auf Passwörter zugreifen können.
Wie Sie Berechtigungen für einzelne Benutzergruppen einstellen, erfahren Sie hier.
Haben Sie die Zweifach-Verschlüsselung für Passwörter aktiviert, so können Sie unter Einstellungen -> Kunden -> Passwortschlüssel, einen Passwortschlüssel global für alle Passwörter erstellen, bzw. bearbeiten.
Ist dies der erste globale Passwortschlüssel, der erstellt wird, so können Sie die Felder für "Alter Schlüssel" leer lassen.
Das "globale" Ändern des Passwortschlüssels in den Einstellungen überschreibt/aktualisiert den Schlüssel aller angelegten Passwörter. Sollten Sie bereits individuelle Schlüssel angelegt haben, so werden die Passwörter anschließend nicht richtig entschlüsselt. Aus diesem Grund wird unbedingt empfohlen ein Backup zu erstellen.
Gehen Sie auf Einstellungen --> Kunden --> Passwortschlüssel
Geben Sie den aktuellen Passwortschlüssel in die Felder für "Alter Schlüssel" ein.
Lassen Sie die Felder für "Neuer Schlüssel" leer.
Klicken Sie auf "Schlüssel ändern".
Gehen Sie nun auf Einstellungen --> Grundeinstellungen.
Entfernen Sie den Haken bei "2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter".
Klicken Sie anschließend auf "Speichern".
Hier sehen Sie eine Tabelle mit den Passwortdaten des Kunden. Diese beinhaltet Passwortart, -name, die Homepage beziehungsweise die Adresse, den Benutzernamen, das Passwort und einen Zusatzwert mit -label. Mit den Kopier-Buttons in den jeweiligen Spalten können Sie den Wert der Spalte in Ihrer Zwischenablage speichern. Das Passwort ist zunächst verborgen. Mit dem Anzeigen-Button können Sie sich das Passwort als Klartext anzeigen lassen. Mit den Drucken- und Senden-Buttons können Sie die Passwortdaten ausdrucken oder per E-Mail versenden.
