# Passwörter

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=ym4FyJ4bikc>" %}

Die Passwortfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit Passwörter von Kunden oder Lieferanten, inklusive zusätzlicher Informationen rund um das Passwort verschlüsselt zu speichern.

### Passwörter anlegen

Im jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten in der Registerkarte **Passwörter** finden Sie folgende Ansicht:

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FZMKHlz9HOw3PH2Yb17e9%2F30-10-2025_16-14-06.PNG?alt=media&#x26;token=f9ae6a51-bd8a-436a-ae87-b1994750b509" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier sehen Sie eine Tabelle mit den Passwortdaten des Kunden. Diese beinhaltet Passwortart, -name, die Homepage beziehungsweise die Adresse, den Benutzernamen, das Passwort und einen Zusatzwert mit -label. Mit den Kopier-Buttons in den jeweiligen Spalten können Sie den Wert der Spalte in Ihrer Zwischenablage speichern. Das Passwort ist zunächst verborgen.\
Mit dem Anzeigen-Button ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FConB4jUIXD8p7UdyjS7v%2FPasswortAnzeigen.PNG?alt=media\&token=77fc8b3d-c090-403e-9af5-0d245f6e0dc3) können Sie sich das Passwort als Klartext anzeigen lassen.\
Mit den Drucken- und Senden-Buttons ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2Fa6aGujyMZZjMfQoXRPvL%2FPasswortButtons.PNG?alt=media\&token=805fc4f0-e3dc-4f35-930b-693a1be5e33d)können Sie die Passwortdaten ausdrucken\
oder per E-Mail versenden.<br>

Über den **Neues Passwort**-Button können Sie einen neuen Zugang erstellen und es erscheint diese Ansicht:

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FvBYM2HvfHtadeVUZlJt3%2F30-10-2025_16-18-27.PNG?alt=media&#x26;token=3b1b1959-1482-4aff-ba5b-516baa2c1314" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier bietet sich die Möglichkeit, die **Passwortart**, die **Beschreibung** beziehungsweise den Namen, das Passwort, die Homepage zu dem Passwort und Zusatzwerte zu speichern. Um die Daten zu speichern, klicken Sie auf den **Speichern**-Button. Wenn Sie diese Werte übernommen haben, muss der Kunde/Lieferant gespeichert werden. Außerdem können Sie dem Passwort verschiedene **Passwortgruppen** zuweisen.

{% hint style="info" %}
Um ein Passwort anlegen zu können muss erst ein Passworttyp erstellt werden. Wie Ihnen dies gelingt, erfahren Sie [hier](https://docs.desk4.de/einstellungen/kunden/passworttypen).
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Sie können Passwörter **archivieren**, klicken Sie dazu im Passwort auf "**Archiviert**".\
Um archivierte Passwörter einzusehen, klicken Sie in der Passwortübersicht auf "**Archivierte anzeigen**".
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Mehr über Passwortgruppen erfahren Sie hier. [hier](https://docs.desk4.de/einstellungen/mitarbeiter/passwortberechtigungen).
{% endhint %}

### 2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter&#x20;

In den[ ***Grundeinstellungen***](https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen) haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einzustellen, \
ob Sie Ihre Passwörter per Zweifach-Verschlüsselung sichern möchten.\
Ist die **"2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter"** ausgewählt, so wird nach Erstellen/ Speichern eines Passwortes oder bei dem Versuch darauf zuzugreifen oder das Passwort zu löschen,\
ein Passwortschlüssel verlangt.<br>

{% hint style="info" %}
Das Passwort wird über die 2-Fach-Verschlüsselung doppelt **in der Datenbank** verschlüsselt: durch eine Verschlüsselungslogik von desk4 und zusätzlich durch Ihr eingestellte Passwort.&#x20;
{% endhint %}

\
**Ist der Haken nicht gesetzt, so kann (insofern der jeweilige Benutzer die entsprechende Berechtigung besitzt) frei auf alle Passwörter zugegriffen werden.**

{% hint style="danger" %}
Um Probleme und unerwünschtes Verhalten zu vermeiden,\
sollte die Einstellung der 2-Fach Verschlüsselung nicht geändert werden,\
wenn bereits Passwörter erstellt wurden. \
Sie können in dem Fall aber für die einzelnen Benutzergruppen einstellen, ob diese auf Passwörter zugreifen können.&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Wie Sie Berechtigungen für einzelne **Benutzergruppen** einstellen, erfahren Sie [***hier.***](https://docs.desk4.de/einstellungen/mitarbeiter/berechtigungen)
{% endhint %}

Haben Sie die Zweifach-Verschlüsselung für Passwörter aktiviert,\
so können Sie unter **Einstellungen -> Kunden -> Passwortschlüssel**,\
einen Passwortschlüssel global für alle Passwörter erstellen, bzw. bearbeiten.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FBJVs9sF5Z8Rr28Az6NrB%2F30-10-2025_16-23-07.PNG?alt=media&#x26;token=0da56724-affa-4028-aa88-be015a79b233" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Ist dies der erste globale Passwortschlüssel, der erstellt wird, so können Sie die Felder für "Alter Schlüssel" leer lassen.&#x20;

{% hint style="danger" %}
Das "globale" Ändern des Passwortschlüssels in den Einstellungen überschreibt/aktualisiert den Schlüssel aller angelegten Passwörter.\
Sollten Sie bereits individuelle Schlüssel angelegt haben,\
so werden die Passwörter anschließend nicht richtig entschlüsselt.\
Aus diesem Grund wird **unbedingt empfohlen ein Backup zu erstellen**.
{% endhint %}

### 2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter aufheben

Gehen Sie auf **Einstellungen --> Kunden --> Passwortschlüssel**

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FrThrkaFbGWizEEsWeiXE%2F30-10-2025_16-23-07.PNG?alt=media&#x26;token=421e94a7-cc4d-4793-8522-70dfb7743cac" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Geben Sie den aktuellen Passwortschlüssel in die Felder für "Alter Schlüssel" ein.&#x20;
* Lassen Sie die Felder für "Neuer Schlüssel" leer.&#x20;
* Klicken Sie auf "Schlüssel ändern".&#x20;

Gehen Sie nun auf Einstellungen --> Grundeinstellungen.

* Entfernen Sie den Haken bei "2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter".&#x20;
* Klicken Sie anschließend auf "Speichern".&#x20;