Ansprechpartnerimport
Der Ansprechpartnerimport ist in der linken Navigation unter Werkzeuge --> Importe zu finden. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Ansprechpartner für die Kunden und die Lieferanten zu importieren und Importvorlagen zu erstellen oder diese zu importieren.
Die Ansprechpartner werden - wenn ausgewählt - mit im Beleg angedruckt, WENN die Felder Vor- und Nachname im eigentlichen Kunden leer sind (wie z.B. bei einer Firma)
Nur in diesem Falle sollte auch ein Ansprechpartner ausgewählt werden, sonst würden 2 Namen in der Adresszeile stehen.
Der Import für beide Ansprechpartner (Kundenansprechpartner und Lieferantenansprechpartner) ist identisch.
Hier sehen Sie die Übersicht des Kundenansprechpartner-Imports. Mit Hilfe der roten Buttons am rechten Rand jeder Importvorlage können Sie diese entweder herunterladen oder einsehen.
Neuen Ansprechpartnerimport erstellen
Um einen neuen Import zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Neuer Kundenansprechpartnerimport" bzw. "Neuer Lieferantenansprechpartnerimport". Nach einem Klick auf diesen Button gelangen Sie in die nächste Registerkarte.
In der sich nun geöffneten Registerkarte legen Sie fest, in welcher Zeile sich die Überschrift befindet (normalerweise ist dies die Zeile 1) und in welcher Zeile der Beginn der eigentlichen Datensätze ist (normalerweise ist dies die Zeile 2).
Jetzt importieren Sie die gewünschte Excel-Datei. Dies gelingt Ihnen durch Klicken des „Durchsuchen“ -Button. Anschließend kann die ausgewählte Datei in desk4 durch Klicken auf den „Hochladen“ -Button hochgeladen werden.
Im nächsten Schritt öffnet sich die Einrichtungsseite für das Mapping und den Import.
Pflichtdaten für den Ansprechpartnerimport
In den Daten (oben):
Name des Ansprechpartnerimports
Im Mapping:
Kundennummer / Lieferantennummer
Anrede
Weisen Sie nun die Spalten Ihrer Excel-Datei den entsprechenden Attributen in desk4 zu.
Unter den Pflichtdaten befindet sich der Abschnitt "Daten". Hier können Sie weitere Spalten Ihrer Excel-Datei zu desk4 Attributen zuordnen - wenn Sie möchten.
Über den + -Button am Ende der Seite können Sie weitere Zeilen für weitere Exel-Spalten hinzufügen.
Hinweise zu einigen Feldern des Ansprechpartnerimports
Nummer: Die Kundennummer / Lieferantennummer, für die Sie Ansprechpartner hinterlegen möchten.
Anrede: bitte verwenden Sie bei der Anrede nur "Herr" und "Frau". Mit allen weiteren Anrede-Formen können die Felder für Vorname und Nachname NICHT gefüllt werden
Mail-Anrede: wird automatisch vom System angelegt und kann momentan nicht importiert werden. Sie können die Mail-Anrede aber im Ansprechpartner anpassen.
Hauptansprechpartner: möchten Sie den Ansprechpartner als Hauptansprechpartner kennzeichnen, so tragen Sie eine 1 in die entsprechende Spalte. Es kann nur ein Ansprechpartner der Hauptansprechpartner je Kunde oder Lieferant sein. Ist der Ansprechpartner NICHT der Hauptansprechpartner, so tragen Sie eine 0 in der Spalte ein.
Geburtstag: Sie können einen Geburtstag im Format TT.MM.JJJJ hinterlegen. Achten Sie darauf, dass die Spalte mit dem Geburtstag in Excel als Text formatiert ist, sonst kann es evtl. zu Fehlern kommen.
Kommentar: Sie können für sich persönlich einen Kommentar zu dem Ansprechpartner hinterlegen.
Nachdem die Zuweisung erfolgt ist, speichern Sie diese über den grünen Speichern-Button. Dann starten Sie den Import mit dem Button "Import starten" (oben, 2. von rechts).
Wenn die Datei importiert wurde, sehen Sie über den Button "Hinweise" (oben rechts), ob der Import erfolgreich war; wie viele Datensätze erfolgreich angelegt oder upgedatet wurden und auch, ob Datensätze nicht importiert werden konnten.
Musterdatei für den Ansprechpartnerimport:
Gespeicherte Mappings
Ihre gespeicherten Mappings finden Sie auf der Übersichtsseite.
Mit Hilfe der roten Buttons am rechten Rand können Sie dieses entweder einsehen (und bearbeiten) oder (als json-Datei) herunterladen.
Heruntergeladene Mappings können auch wieder als Vorlage importiert werden. So können Sie ein Mapping z.B. mehrfach (unter einem anderen Namen) abspeichern und unterschiedlich anpassen.
Achtung: desk4 wird regelmäßig geupdated und weiterentwickelt. Im Zuge einer Weiterentwicklung kann es sein, dass ein vorhandenes Mapping im Laufe der Zeit nicht mehr verwendet werden kann und neu erstellt werden muss.
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