Inventur

Über diese Funktion können Sie die Anzahl bereits gezählter Artikel direkt in desk4 eintragen und übernehmen oder Ihr Lager mit einem Tablet durchgehen (auf dem sich desk4 befindet) und alle Positionen, die Sie zählen möchten eintragen.

Mehr zur Inventur auf Mobilgeräten erfahren Sie hier. Möchten Sie die Artikelanzahl zunächst klassisch auf einem ausgedruckten Zettel dokumentieren und später hier eintragen, so finden Sie die klassische Inventur hier: Auswertungen --> Berichte --> Inventur

Der Bestand von Artikeln wird zum Zeitpunkt des Erstellens der Inventur zwischengespeichert. Sie sollten in der Zeit der Erstellung einer Inventur bis zum Abschluss dieser keine Warenein- oder Ausgänge mehr im System verbuchen, damit Ihnen keine falschen Zahlen angezeigt werden.

Den Menüpunkt der digitalen Inventur finden Sie unter Werkzeuge --> Inventur.

Webinar zur Inventur

Anleitung zur Inventur zum Nachlesen

Eine neue digitale Inventur anlegen

Um eine neue Inventur anzulegen, klicken Sie auf den Button „Neue Inventur“. Daraufhin öffnet sich eine neue Registerkarte.

Pflichtfelder: Geben Sie der Inventur einen Namen und legen Sie den Stichtag über das Kalendersymbol fest.

Der Name der Inventur wird bei der Protokollierung verwendet.

Der Stichtag dient nur Ihrer Information und hat keine weitere Funktion in desk4. Das Datum des Stichtages soll Sie daran erinnern, dass Sie bis zu diesem Zeitpunkt keine Lagerbewegung (und keinen Warenein- bzw. Warenausgang) betreffend der zu zählenden Artikel durchführen, damit der Bestand nicht im Nachhinein noch verfälscht wird. Der eingegebene Bestand wird für den Zeitpunkt übernommen, an dem Sie auf "Bestand übernehmen" klicken.

Nach dem Speichern wählen Sie Artikel für Artikel aus und tragen den tatsächlich gezählten Bestand in desk4 ein.

Dies können Sie jeweils entweder durch die direkte Eingabe einer EAN/Artikelnummer und Klicken des „+“-Symbols, oder über den Button "Artikel suchen" durchführen.

Wenn Sie einen Artikel ausgewählt haben, wird dieser in den POSITIONSDATEN angezeigt.

Sie können nun auf der linken Seite eintragen, wie viele Artikel Sie gezählt haben und auf der rechten Seite, für welches Lager die Zählung eingetragen werden soll.

Das Lager kann pro Artikel neu ausgewählt werden. Das letzte angegebene Lager bleibt bis zu seiner Änderung vorausgewählt.

Des Weiteren können Sie einen Kommentar für die Position hinzufügen.

Artikel mit Seriennummern

Wenn Sie einen Artikel mit Seriennummern ausgewählt haben, müssen auch alle Seriennummern erfasst werden, die Sie nach der Inventur noch als verfügbare Seriennummern in desk4 führen möchten.

Beispiel: Sie haben einen Artikel mit einem Bestand von 20. Der Artikel hat pro Mengeneinheit 2 Seriennummern, dann geben Sie alle 40 Seriennummern - die noch verfügbar sind - in desk4 ein.

Klicken Sie dafür auf den Button "Neue Seriennummer", bis Sie die gewünschte Anzahl an Seriennummern eintragen können.

Alle nicht eingegebenen Seriennummern stehen nach der Inventur nicht mehr zur Verfügung und werden aus dem System ausgebucht.

Wenn Sie bei Ihrem Artikel "Seriennummernpflege bei Wareneingang" aktiviert haben, MÜSSEN die Seriennummern vor dem Hinzufügen der Position eingegeben werden (sonst gibt das System eine Fehlermeldung aus).

Wenn Sie die Option nicht aktiviert haben, sind die Seriennummern bei der Inventur keine Pflicht, nicht eingegebene Seriennummern stehen allerdings anschließend nicht mehr zur Verfügung.

Artikel mit Chargen

Wenn Sie einen Artikel mit Chargen ausgewählt haben, müssen auch alle Chargen erfasst werden, die Sie nach der Inventur noch als verfügbare Chargen in desk4 führen möchten.

Alle nicht eingegebenen Chargen stehen nach der Inventur nicht mehr zur Verfügung und werden aus dem System ausgebucht.

Artikel mit mehreren Chargen müssen pro Charge separat zur Inventur hinzugefügt werden.

Wählen Sie den Artikel jeweils pro Charge aus und geben Sie die Anzahl der sich in der in der jeweiligen Charge befindlichen Menge des Artikels an. Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“, um die gezählte Menge zur Inventur hinzuzufügen.

Fahren Sie so fort bis Sie alle Chargen des Artikels mit der richtigen gezählten Menge erfasst haben.

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Artikel zur Liste der gezählten Bestände hinzufügen (Positionstabelle unten)

Über den grünen Hinzufügen-Button wird der Artikel der Positionstabelle (unten) hinzugefügt.

Nun sehen Sie Ihren Artikel in der Positionstabelle. In dieser Liste wird alles Wichtige über die Artikel nochmals aufgeführt.

Gezählte Bestände übernehmen

Nach dem Speichern können Sie mit dem Button „Bestand übernehmen“ (oben rechts in der Inventurbearbeitung) den Bestand in Ihren Lagern auf die Anzahl tatsächlich gezählter Artikel anpassen.

Nachfolgend haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, für welche Lager der Bestand nicht gezählter Artikel auf 0 gesetzt werden soll.

Sie können – alle Lager: durch Anklicken des obersten Kontrollkästchens oder – einzelne Lager: durch Anklicken ausgewählter Lager aktivieren. Wenn Sie nicht möchten, dass Bestände von nicht in der Liste aufgeführten Artikeln auf 0 gesetzt werden, so wählen Sie kein Lager aus (achten Sie dafür darauf, dass in der Liste kein Lager angeklickt ist).

Beispiele:

1) Sie haben NICHT ALLE Artikel aus Ihrem Lager GEZÄHLT--> Dann sollten Sie die Bestände der restlichen Artikel dieses Lagers NICHT auf 0 setzen.

2) Sie haben ALLE Artikel aus einem Lager GEZÄHLT--> Dann können Sie die Bestände von nicht gezählten Artikeln von diesem Lager auf 0 setzen. Da Sie alle Artikel gezählt haben, es also keine weiteren Artikel mehr in diesem Lager gibt, sollten alle weiteren Bestände aus diesem Lager auf 0 gesetzt werden.

Der Button „Export erstellen“ (oben rechts in der Inventurbearbeitung) exportiert die Positionstabelle Ihrer Inventur als „.xlsx“ Datei (Excel).

Bestandsbackup erstellen und wieder einspielen (Bestandsimport)

In der Registerkarte "Bestandbackup" der Inventur kann der aktuelle Produktbestand gesichert werden.

Sobald eine Inventur angelegt wird, wird automatisch ein Bestandsbackup erstellt.

Natürlich können Sie dieses auch jederzeit selbst erstellen.

Das Bestandsbackup finden Sie im letzten Reiter der Inventur.

Dieses können Sie erstellen, herunterladen und auch selbst wieder einspielen.

Vorgehen zum Erstellen und Herunterladen eines Bestandbackups

1. Erstellen Sie über den Button ein neues Bestandsbackup (falls Sie dieses außerhalb der Inventur erstellen möchten. Bei einer Inventur wird das Bestandsbackup automatisch erstellt).

2. Wählen Sie das Bestandsbackup aus dem Drop-Down-Menü aus und laden Sie dieses herunter. (Das Bestandsbackup besteht aus einer Zip-Datei, da es mehrere Lager und Filialen geben kann. Pro Lager und Filiale ist eine Excel-Datei in der Zip-File.)

3. Entpacken Sie die Zip-Datei

Vorgehen, um ein Bestandsbackup einzuspielen / Ihre Bestände zu importieren

Klicken Sie auf Werkzeuge --> Importe --> Bestände

Der Bestand wird jeweils pro Lager importiert.

1. Wählen Sie das Lager aus, dessen Bestand Sie importieren möchten.

2. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die passende Datei für den Import auszuwählen.

Nach dem Hochladen sehen Sie im unteren Bereich die Meldungen über den Erfolg des Bestandimports.

Das System zeigt Ihnen an, wie viele Datensätze erfolgreich geupdated wurden.

Gehen Sie so Lager für Lager vor, bis Sie die Bestände für alle Ihre Lager importiert haben.

Bei einem Bestandsimport sind nur die Bestände bereits vorhandener Artikel betroffen. Sonstige Änderungen und Arbeiten im System bleiben unberührt.