Backup erstellen
Grundsätzlich können und sollten Sie jeden Tag ein eigenständiges Backup erstellen. Je nach Rechtsgrundlage und TOM Ihrer DSGVO, ist der Geschäftsführer für die Datensicherung und anschließende Wiederherstellung verantwortlich und haftbar. Um diese Aufgabe zu übertragen, können Sie für desk4 eine automatisches Backup beauftragen, welches Täglich einmal Ihre Daten sichert und diese in ein zweites Rechenzentrum auf ein zusätzlichen Speicherplatz überträgt. Auch durch diese Übertragung der Sicherung in ein zweites Rechenzentrum, ist der Datenverlust durch Brand oder Verschlüsselung minimiert. Das Modul kann für 20,00 € pro Monat zusätzlich beauftragt und gemietet werden.
Manuelles Backup:
Grundsätzlich können Sie immer ein eigenes Backup erstellen (ohne zusätzlichen Kosten). Der Menüpunkt „Backups“ ist unter dem Hauptpunkt „Werkzeuge“ im linken Seitenmenu zu finden. Um ein Backup zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Neues Backup erstellen“.
Je nachdem welche Grundeinstellungen Sie ausgewählt haben, geben Sie nun ein mindestens
6-Stelliges Passwort für Ihr Backup ein. Wenn Sie keine Passwörter für Ihre Backups verwenden möchten, können Sie dies in den Grundeinstellungen deaktivieren.
Backup Hinweis:
Falls Sie vergessen ein Backup zu erstellen, erhalten Sie nach 14 Tagen einen Hinweis, welcher Sie auffordert ein Backup zu erstellen. Diese Meldung erscheint täglich nur ein Mal beim Login, jedoch nur bei Mitarbeitern welche die Berechtigung haben ein Backup zu erstellen. Falls das Backup abgelehnt werden sollte, wird die Entscheidung dokumentiert. Ebenso wird eine Mail an den Mitarbeiter gesendet, wenn eine Woche kein Backup erstellt wurde. Diese Mail wird jede Woche erneut versendet, ebenso wird der Mailversand dokumentiert. Sie können konfigurieren wie oft die Meldung erscheinen soll.
Sie können bis zu sieben (7) Backups in desk4 erstellen und vorhalten. Nach den siebten Backup, müssen Sie ältere Backups löschen um wieder freien Speicher für neue Backups zu erhalten. Eine erstellte Sicherung wird in der DropDownBox erscheinen und kann entsprechend ausgewählt werden.
Eine erstellte Sicherung ist im Anschluss auf Ihren lokalen PC oder auf Ihr lokales Speichermedium per Download über das Button „Herunterladen“ abzulegen und bei Ihnen Lokal zu archivieren.
Was passiert bei Datenverlust:
Ein vom Kunden erstelltes Backup Ihres desk4, wird der Firma Dupp für die Wiederherstellung nach Verlust zur Verfügung gestellt. Das Backup wird grundsätzlich vom Kunden über das desk4 Backup erstellt und lokal auf einem PC oder Speicherplatz gesichert. Dieses eigenständig erstellte Backup wird der Firma Dupp übermittelt und seitens Dupp in den Container des Kunden eingespielt.
Wie komme ich an Dokumente nach eine Kündigung:
Nach einer Kündigung von desk4 haben Sie als Kunde min. 14 Tage Zeit, alle Ihre Dokumente zu erstellen und zu sichern. Selten kommt es vor, das ein Kunde kündigt und keine PDF seiner erstellten Rechnungen gesichert hat. In diesem Fall wird die Firma Dupp, eine vom Kunden erstelltes Backup von desk4, als kostenpflichtige Dienstleistung wiederherstellen. Das Backup wurde vom Kunden über das desk4 Backup erstellt und lokal auf einem PC oder Speicherplatz gesichert. Dieses eigenständig erstellte Backup wird der Firma Dupp übermittelt und seitens Dupp in einer desk4 Rücksicherung für den Kunden eingespielt. Diese Rücksicherung wird Ihnen als Kunden dann für 14 Tage zur Verfügung gestellt. Nun haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen nachträglich als PDF zu erstellen und diese Dokumente auf einem lokalen PC oder Medium zu speichern.
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