Backup erstellen
Sie können unter Einstellungen -> Grundeinstellungen den Backuphinweis Intervall (Tage) auf einen Wert zwischen 1 und 14 Tagen einstellen.
Vorausgewählt und ausgeliefert wird das System mit dem Wert von 4 Tagen.
Backup Hinweis:
Die Meldung, dass ein Backup erstellt werden muss, erhalten alle Mitarbeiter, welche den Menüpunkt Werkzeuge -> Backups sehen können, an dem Tag, an dem das nächste Backup fällig wäre.
2 Tage später bekommen auch die Mitarbeiter eine Meldung, die den Menüpunkt "Backups" nicht sehen können. Dies dient dazu, damit die Mitarbeiter Ihren Administrator kontaktieren können, damit dieser das Backup erstellt, bevor das System gesperrt wird.
5 Tage nachdem das Backup fällig gewesen wäre, wird das System gesperrt, bis das Backup erstellt und heruntergeladen wurde.
Das Backup muss 1x pro System erstellt werden, NICHT 1x pro Mitarbeiter.
Sie können bis zu sieben (7) Backups in desk4 erstellen und vorhalten. Nach dem siebten Backup müssen ältere Backups gelöscht werden, um wieder freien Speicher für neue Backups zu erhalten. Eine erstellte Sicherung erscheint in der Auswahl-Box und kann entsprechend gewählt werden.
Eine erstellte Sicherung ist im Anschluss auf Ihren lokalen PC oder auf Ihr lokales Speichermedium per Download über das Button „Herunterladen“ abzulegen und bei Ihnen Lokal zu archivieren.
Berechtigung für Backups festlegen
Die Berechtigung, dass Backups erstellt werden können, setzen Sie über die Benutzergruppe.
Legen Sie das Recht in der Benutzergruppe fest und ordnen Sie diese dann den gewünschten Mitarbeitern zu.
Backup und Datensicherung ist Ihre Aufgabe
Grundsätzlich können und sollten Sie jeden Tag ein eigenständiges Backup erstellen. Je nach Rechtsgrundlage und TOM Ihrer DSGVO, ist der Geschäftsführer für die Datensicherung und anschließende Wiederherstellung verantwortlich und haftbar. Um diese Aufgabe zu übertragen, können Sie für desk4 ein automatisches Backup beauftragen, welches täglich einmal Ihre Daten sichert und diese in ein zweites Rechenzentrum auf einen zusätzlichen Speicherplatz überträgt. Durch diese Übertragung der Sicherung in ein zweites Rechenzentrum ist der Datenverlust durch Brand oder Verschlüsselung minimiert. Das Modul kann zusätzlich beauftragt und gemietet werden.
Manuelles Backup: Grundsätzlich können Sie immer ein eigenes Backup erstellen (ohne zusätzlichen Kosten). Der Menüpunkt „Backups“ ist unter dem Hauptpunkt „Werkzeuge“ im linken Seitenmenü zu finden. Um ein Backup zu erstellen, klicken Sie auf den Button „Neues Backup erstellen“.
Was passiert bei Datenverlust: Ein vom Kunden erstelltes Backup Ihres desk4, wird der Firma Dupp für die Wiederherstellung nach Verlust zur Verfügung gestellt. Das Backup wird grundsätzlich vom Kunden über das desk4 Backup erstellt und lokal auf einem PC oder Speicherplatz gesichert. Dieses eigenständig erstellte Backup wird der Firma Dupp übermittelt und seitens Dupp in den Container des Kunden eingespielt.
Wie komme ich nach einer Kündigung an Belege aus desk4: Nach einer Kündigung von desk4 haben Sie als Kunde min. 14 Tage Zeit, alle Ihre Dokumente zu erstellen und zu sichern. Selten kommt es vor, dass ein Kunde kündigt und keine PDFs seiner erstellten Rechnungen gesichert hat. In diesem Fall wird die Firma Dupp, eine vom Kunden erstelltes Backup von desk4, als kostenpflichtige Dienstleistung wiederherstellen. Das Backup wurde vom Kunden über das desk4 Backup erstellt und lokal auf einem PC oder Speicherplatz gesichert. Dieses eigenständig erstellte Backup wird der Firma Dupp übermittelt und seitens Dupp in einer desk4 Rücksicherung für den Kunden eingespielt. Diese Rücksicherung wird Ihnen als Kunden dann für 14 Tage zur Verfügung gestellt. Nun haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen nachträglich als PDF zu erstellen und diese Dokumente auf einem lokalen PC oder Medium zu speichern.
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