desk4 Verfahrensdokumentation nach GoBD
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Grundsätzlich ist die desk4 Warenwirtschaft nach § 140 ausgelegt und erfüllt die Vorgaben der GoBD. Desk4 beinhaltet keine eigene Finanzbuchhaltung und ermöglicht die Stapelübergabe der Buchungen an die Datev. Eine ordentliche Sicherung können Sie jederzeit vom System selbst erstellen.
Erfahren Sie wie man ein erstellt.
Zusätzlich erstellen wir für einen Aufpreis von 20,00 € pro Monat auch ein automatisches Backup in unseren Cloudspeicher ihres kompletten desk4 Systems.
Eine ordentliche Archivierung der erstellten Ausgangs Dokumente können Sie selbst vornehmen und aus der Cloud an eine Dokumentmailkopieadressen senden um somit die Archivierung von gesandet Emails mit Dokumentenanhang zu gewährleisten.
Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage. In ihr wird beispielsweise beschrieben, wie in ihrem Unternehmen mit Belegen und anderen Unterlagen umgegangen wird. Also wie sie diese bekommen, erfassen, verarbeiten, aufbewahren und irgendwann einmal vernichten. Diese müssen Sie für Ihr Unternehmen selbst erstellen oder erstellen lassen. Möglichkeiten der Verfahrensdokumentation finden Sie im Internet.
Aus den GoBD ergeben sich folgende Anforderungen an die Aufzeichnung und Aufbewahrung von buchführungsrelevanten Dokumenten:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung (inklusive der Zeitgerechtigkeit)
Belegwesen (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift)
Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen in zeitlicher Reihenfolge)
Internes Kontrollsystem (IKS)
Datensicherheit per TOM als Cloudserverfunktion
Unveränderbarkeit von steuerlich relevanten Dokumenten nach Übergaben an die Finanzbuchhaltung
Aufbewahrung durch Emailkopie der Dokumente auf eine Archivierungsystem
Datenzugriff
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich:
der Entstehung (Erfassung)
der Indizierung,
der Verarbeitung und der Speicherung,
dem eindeutigen Wiederfinden,
der maschinellen Auswertbarkeit,
der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
der Reproduktion der archivierten Informationen (Tz 152).
Anforderungen zur Verfahrensdokumentation hat die Finanzverwaltung in Tz 151ff der GoBD festgelegt: Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit im Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des Datenverarbeitungs(=DV)-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus
der Inhalt,
der Aufbau,
der Ablauf und
die Ergebnisse des DV-Verfahrens
vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Die Ausgestaltung und der Detaillierungsgrad einer Verfahrensdokumentation nach GoBD sind abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein sachverständiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD besteht in der Regel aus einer
allgemeinen Beschreibung,
einer Anwenderdokumentation,
einer technischen Systemdokumentation und
einer Betriebsdokumentation. (Tz 153)
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. (Tz 155)
Formelle Mängel führen nicht zum Verwerfen der Buchhaltung. Die Vermutung der sachlichen Richtigkeit ist jedoch widerlegt, wenn nachgewiesen werden kann, dass Anlass zu sachlichen Beanstandungen gegen das Ergebnis der Buchführungen oder der Aufzeichnungen bestehen. Um die Buchführung zu verwerfen, muss die Finanzbehörde zudem aufzeigen, dass das Ergebnis der Buchführung nicht richtig ist. Denn auch eine formal nicht ordnungsgemäße Buchführung kann ein richtiges Ergebnis ausweisen. Ist die Vermutung jedoch zerstört, weil die Finanzverwaltung nachgewiesen hat, dass das Ergebnis der Buchführung nicht richtig ist, ist das der Besteuerung zu Grunde zu legende Ergebnis auch ohne ausdrückliche Beweise – also durch Schätzung – festzustellen. Dabei trägt der Steuerpflichtige die objektive Beweislast für die für ihn günstige Umstände, d. h. er muss Nachweise für die Abzugsmöglichkeit von Betriebsausgaben erbringen. Dieser Fall kann bei Vorliegen von formalen Fehlern und unvollständigen Aufzeichnungen in Verbindung mit der Ertragsschätzung zur insgesamt unvorteilhaften Ergebnisfestsetzung für den Steuerpflichtigen durch die Finanzverwaltung zur Folge haben.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist von dem Steuerpflichtigen für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften der GoBD ein internes Kontrollsystem zu installieren. Dieses IKS umfasst u. a. Zugangs- und Zugriffskontrollen, Funktionstrennungen, Erfassungs- und Verarbeitungskontrollen sowie sonstige Schutzmaßnahmen. Der Aufbau und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems sind ebenfalls in einer eigenen Verfahrensdokumentation zu dokumentieren (Tz 100).