Grundeinstellungen
Der Menüpunkt „Grundeinstellungen“ ist unter dem Hauptpunkt „Einstellungen“ im linken Seitenmenü zu finden.
Sie finden hier die Einstellungen für: Grundeinstellungen, Präfixe, Startnummern, E-Mail, SKR, Abo Rechnung, Elo, Mahnung, DATEV und Texte.
Im 1. Reiter Grundeinstellung können Sie die wichtigsten Einstellungen wie z.B. die minimale Marge einstellen.
Einzelne Punkte der Grundeinstellungen erläutert
Eingabefelder
Dezimalstellen: Die Einstellung hier bestimmt, wie viele Dezimalstellen für die Preise in desk4 angezeigt werden.
Dezimalstellen im Druck: Bestimmt wie viele Dezimalstellen in der Spalte der Einzelpreise angedruckt werden. Zur Info: In der Spalte "Gesamtpreis" jedoch werden DIN EN 16931-1-gemäß immer nur 2 Nachkommastellen angezeigt. Wenn Sie hierzu Genaueres erfahren möchten, können Sie dies in der DIN EN 16931-1 Norm für die Elektronische Rechnungsstellung nachlesen.
EK-Preis für Einkäufe: Welcher Preis für den Artikel soll bei Einkäufen ( = Bestellungen bei Lieferanten) im Feld "Preis" voreingetragen sein?
- Letzter Einkaufspreis: Der Einkaufspreis vom letzten Wareneingang dieses Artikels (Wenn "Letzter Einkaufspreis" ausgewählt wurde, im entsprechenden Feld des Artikels aber keine Zahl / eine 0 eingetragen ist, wird auch der Preis in den Einkäufen mit 0 vorgefüllt). - Einkaufsmittel: Ein berechnetes Mittel der Einkaufspreise dieses Artikels aus Menge und Wert (Wenn "Einkaufsmittel" ausgewählt, aber im entsprechenden Feld des Artikels keine Zahl / eine 0 eingetragen ist, wird der letzte Einkaufspreis vor-eingetragen) - Benutzer Einkaufspreis: Der von Ihnen im Artikel in dem Feld "Benutzer Einkaufspreis" festgelegte Einkaufspreis. Hier können Sie selbst einen Einkaufspreis definieren. (Wenn "Benutzer Einkaufspreis" ausgewählt wurde, im entsprechenden Feld des Artikels aber keine Zahl / eine 0 eingetragen ist, wird der letzte Einkaufspreis vor-eingetragen).
EK-Preis für Auswertungen: Welcher Preis für den Artikel soll bei Umsatz-Auswertungen voreingetragen sein?
- Letzter Einkaufspreis: Der Einkaufspreis vom letzten Wareneingang dieses Artikels (Wenn "Letzter Einkaufspreis" ausgewählt wurde, im entsprechenden Feld des Artikels aber keine Zahl / eine 0 eingetragen ist, wird der Benutzer Einkaufspreis in die Auswertung eingetragen).
- Einkaufsmittel: Ein berechnetes Mittel der Einkaufspreise dieses Artikels aus Menge und Wert (Wenn "Einkaufsmittel" ausgewählt, aber im entsprechenden Feld des Artikels keine Zahl / eine 0 eingetragen ist, wird der Benutzer Einkaufspreis in die Auswertung eingetragen)
- Benutzer Einkaufspreis: Der von Ihnen im Artikel in dem Feld "Benutzer Einkaufspreis" festgelegte Einkaufspreis. Über den "Benutzer Einkaufspreis" können Sie selbst eine Kalkulation in den Preis für die Auswertungen mit einfließen lassen. Beispielsweise, wenn Sie noch Kosten für Mitarbeiter/Miete/Strom/Versand/... in den EK-Preis für die Auswertungen mit einfließen lassen möchten. (Wenn "Benutzer Einkaufspreis" ausgewählt wurde, im entsprechenden Feld des Artikels aber keine Zahl / eine 0 eingetragen ist, wird der letzte Einkaufspreis vor-eingetragen).
EK-Preis für Auswertungen
Wird "Benutzer Einkaufspreis" ausgewählt, wird der Einkaufspreis für die Auswertungen benutzt, der sich zum Erstellungszeitpunkt der Auswertung in diesem Feld im Artikel befindet.
Wird "letzter Einkaufspreis" ausgewählt, wird der Einkaufspreis der letzten Eingangsrechnung für die Auswertung genommen.
Wird das "Einkaufsmittel" ausgewählt, wird der Einkaufspreis kalkuliert. Es wird bei jeder Eingangsrechnung ein neuer Wert errechnet: (Bestand*altes Einkaufsmittel) + (Menge*aktueller Einkaufspreis) / neuen Gesamtbestand. Beispiel: 20 Artikel auf Lager für ein Einkaufsmittelwert von 10€ = 200€ Nun 10 Artikel für 15€ gekauft = 150€ 200€ + 150€ = 350€ 350 / 30 (neuer Gesamtbestand) = 11,67 als neues Einkaufsmittel
Das Einkaufsmittel ist der genaueste Wert für die Erstellung von Auswertungen.
Min. Marge: Die minimale Gewinnspanne in %. Falls ein niedrigerer Verkaufspreis eingetragen wird als hier in den Grundeinstellungen genehmigt wurde, gibt das System in den Verkaufsbelegen eine Fehlermeldung aus und verhindert den Vorgang. Diese Einstellung soll sicherstellen, dass Artikel nicht mit einer zu geringen Gewinnspanne verkauft werden. Falls Sie Artikel zu einem vergünstigten Preis verkaufen möchten, ist die min. Marge entsprechend niedrig zu setzen. Beispiele für einen Artikel mit einem Einkaufswert von 100 €:
Eintrag im Feld "Min. Marge" | Möglicher Mindestverkaufswert des Artikels |
100 | 200€ |
50 | 150€ |
0 | 100€ |
- 50 | 50€ |
-100 | 0€ |
Ausnahmen: Sie können sowohl in den Artikel im Reiter "Preise" als auch in den Belegen - wenn Sie die einzelnen Positionen aufklappen - Ausnahmen für die Min. Marge eingeben. In desk4 können keine negativen Preise eingegeben eingegeben werden, auch nicht in den Positionstabellen der Belege. Sie können statt dessen eine negative Anzahl in der Positionstabelle der Belege eingeben. Der Betrag der Position wird dann Minus gerechnet.
Backuphinweis Intervall (Tage): Dies betrifft den Hinweis nach dem Anmelden, dass ein Backup (eine Datensicherung) erstellt werden soll. Alle wie viel Tage möchten Sie daran erinnert werden? Das Backup muss unter Werkzeuge --> Backups erstellt UND heruntergeladen werden, damit die Meldung zurückgesetzt wird. Die Meldung bekommen nur die Mitarbeiter, die zur Gruppe der Administratoren gehören.
Angebot nachhaken Intervall (Tage): Das Intervall zum Nachhaken in Tagen. Nach wie vielen Tagen möchten Sie erinnert werden, dass ein Angebot nachzuhaken ist? Das Intervall greift, wenn die Checkbox "Angebot nachhaken" angeklickt ist. Genaueres hierzu finden Sie hier.
Angebot Gültigkeitsdauer (Tage): Im Angebot finden Sie im Reiter "Erweitert" das Feld "Gültig bis". Welche Anzahl an Tagen soll hier voreingestellt zum Erstellungsdatum des Angebots hinzugerechnet werden. Sie können die Gültigkeitsdauer des Angebots manuell im jeweiligen Angebot anpassen.
Gerundete Arbeitsnachweise (Minuten): Hier können Sie einstellen auf wie viele Minuten die resultierende Zeit in den Arbeitsnachweisen gerundet werden soll. Standardmäßig ist dies auf 15 Minuten eingestellt und somit wird in diesem Fall auf jede begonnene Viertelstunde aufgerundet.
Systemrelevante Artikelnummern und Kundennummern
Abschlagsartikelnummer: Werden Rechnungen manchmal in Raten bezahlt? Möchten Sie Anzahlungen anbieten? Dann muss hierfür ein Artikel angelegt und die Artikelnummer hier eingetragen werden (Sie können auch "sprechende" Artikelnummern im Buchstabenformat vergeben, d.h. die Artikel-"Nummer" kann auch "ABSCHLAGSZAHLUNG" lauten).
Kulanzartikelnummer: Für die Kulanzzeit in Arbeitsnachweisen. Diese ist nur nötig, wenn Arbeitsnachweise über desk4 anlegt werden.
Stellt man dem Kunden Serviceleistungen (z.B. eine Reparatur) in Rechnung, kann eine Zeitspanne, die nicht berechnet werden soll, als Kulanz abgezogen werden.
Gutschriftenartikelnummer: Hier wird die Artikelnummer des Gutschriftartikels eingetragen. Ansonsten können keine Gutschriften erstellt werden.
Eingangsgutschriftenartikelnummer: Die Artikelnummer für Eingangsgutschriften.
Barkunden-Kundennummer: Wird für den Barverkauf benötigt, wenn Laufkundschaft vorhanden ist und etwas bar bezahlt werden kann (damit ein Beleg erstellt werden kann, ohne dass die Daten jedes Kunden bei einem Barverkauf ins System eingetragen werden müssen).
Legen Sie an, was Sie nutzen möchten:
| Was | Wo anzulegen | Beispiel-Name und -Nummer |
|---|---|---|
Kulanzartikelnummer | Im Artikel | KULANZ |
Abschlagsartikelnummer | Im Artikel | ABSCHLAGSZAHLUNG |
Gutschriftenartikelnummer | Im Artikel | GUTSCHRIFT |
Eingangsgutschriftenartikelnummer | Im Artikel | EINGANGS-GUTSCHRIFT |
Barkunden-Kundennummer | Im Kunden | [Wird vom System vergeben] |
Systemartikel anlegen
Sie können "sprechende" Artikelnummern im Buchstabenformat vergeben. Wenn Sie die Artikelnummer und den Namen für die Systemartikel gleich halten, können Sie diese leicht wiederfinden. Entfernen Sie das Häkchen bei "Bestandsführung", sofern dieses angeklickt ist. Möchten Sie einen Rabatt auf die systemrelevanten Artikel gewähren können, so fügen Sie das Häkchen bei "Rabattierfähig" hinzu.
Tragen Sie die Artikelnummer nach dem Anlegen des Artikels in den Grundeinstellungen ein.
Barkunden anlegen
Legen Sie einen neuen Kunden an. Als Anrede können Sie "Firma" auswählen. Im Feld Firma tragen Sie "BARKUNDE" ein. Als Adresse tragen Sie die Adresse Ihrer Filiale ein. Nun speichern Sie den Barkunden. Beim Speichern des Kunden wird vom System eine Kundennummer erzeugt. Diese Kundennummer tragen Sie in den Grundeinstellungen in das Feld "Barkunden-Kundennummer"
Checkboxen der Grundeinstellungen
Bestandsprüfung beim Auftrag: Soll bei Erstellung eines Auftrags vom System geprüft werden, ob der Lagerbestand pro Artikel ausreichend ist? Falls der Bestand nicht ausreicht, wird eine Fehlermeldung ausgegeben. Der Auftrag kann dann nicht erstellt werden. Wenn der Haken hier gesetzt ist, werden bei der Überprüfung alle Aufträge berücksichtigt, in denen der Artikel aufgeführt ist. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, wird der Bestand erst bei der Weiterführung zu einem Lieferschein geprüft. Haken Sie "Bestandsprüfung beim Auftrag" nicht an, wenn Sie negativen Bestand erlauben wollen (Häkchen "Erlaube negativen Bestand"). Möchten Sie "negativen Bestand erlauben", hat das Häkchen der Bestandsprüfung hier keine Funktion. Der Bestand wird nicht geprüft, weder bei der Erstellung eines Auftrags, noch beim Weiterführen zu einem Lieferschein. Wichtig: möchten Sie desk4 mit einem Onlineshop verbinden, sollten Sie das Häkchen "Bestandsprüfung beim Auftrag" nur aktivieren, falls Sie für alle bestellbaren Artikel in Ihrem Onlineshop in desk4 genügend Bestand haben. Die Artikel werden bei einer Bestellung in desk4 angelegt - falls diese noch nicht in desk4 existieren. Die Artikel bekommen dabei einen Bestand von 0. Deswegen würde eine Bestandsprüfung nun zu einer Fehlermeldung führen.
Artikelnummer nur Großschreibung: Soll im Eingabefeld der Artikelnummer automatisch alles in Großbuchstaben geschrieben werden?
Belege bei Berichterstellung verbuchen: Sollen Rechnungen, Gutschriften und Abschlagsrechnungen AUCH nach Erstellen eines Berichtes (über diesen Zeitraum) auf "Verbucht" gesetzt werden? Ohne dieses Häkchen werden die Belege nur nach einem Weiterführen zum "nächsthöheren" Beleg in der Hierarchie auf "Verbucht" gesetzt (beispielsweise wenn aus einem Angebot ein Auftrag wurde) und bei einem Datev-Export für den exportierten Dokument-Typ. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
Angebot nachhaken: möchten Sie im Angebot eine Kontrollfunktion, ob und wann dieses Angebot beim Kunden nachzuhaken ist? Genaueres hierzu finden Sie hier.
Arbeitsnachweis Schnellerfassung anzeigen: Möchten Sie einen Link in der Topbar, um Arbeitsnachweise schneller starten zu können?
OP automatisch erstellen: Zusatzmodul "Offene Posten Verwaltung". Dies ist ein Zusatzmodul und muss zu desk4 hinzugebucht werden. Genaueres hierzu erfahren Sie hier. Sprechen Sie uns vor der Aktivierung an.
Bestandsbuchung bei Eingangsrechnung: Betrifft den Einkauf (= Eingang) Ihrer Waren. Der neue Bestand eines Wareneingangs kann im Menüpunkt "Wareneingang" oder erst bei der Eingangsrechnung gebucht werden. Wenn dies NICHT angehakt ist, erfolgt die Bestandsbuchung ganz normal beim Wareneingang. Möchte man auch ohne protokollierte Wareneingänge Eingangsrechnungen erstellen, benötigt man hier ein Häkchen. Der Bestand wird dann aber immer erst bei der Eingangsrechnung geändert, auch wenn ein Wareneingang gebucht wurde.
Belegübersicht Netto: Soll auf der Übersichtsseite der Belege in der Spalte "Preis" der Nettopreis statt des Bruttopreises angezeigt werden? Die geänderte Ansicht wird erst nach dem aus- und erneuten Einloggen angezeigt.
Menge auf Bestand ändern bei Transfer zu Lieferschein/Rechnung: Wenn die Menge eines Artikels im Auftrag den tatsächlichen aktuellen Bestand überschreitet, dann wird die Menge beim Weiterführen des Auftrags zu einem Lieferschein / Rechnung automatisch angepasst. Nachbestellungen bei Lieferanten werden bei der Berechnung nicht miteinbezogen, es geht um den tatsächlichen aktuellen Bestand im Lager. Falls Sie die Bestandsprüfung schon im Auftrag durchführen lassen, brauchen Sie diese Checkbox nicht aktivieren. Wenn Sie negativen Bestand erlauben, hat die Checkbox "Menge auf Bestand ändern bei Transfer zu Lieferschein/Rechnung" keine Funktion.
Umrechnungsfaktor weiterführen: Im Beleg geänderten Umrechnungsfakor für Währungen weiterführen. Unter Einstellungen --> FiBu --> Währungen können Sie Währungen mit einem dazugehörigen Umrechnungsfaktor anlegen. Wenn Sie den Umrechnungsfakor in einem Beleg ändern sollten, möchten Sie die Änderung dann beim Weiterführen zum nächsten Beleg übernehmen? Wenn Sie das Häkchen hier nicht setzen, wird im weitergeführten Beleg wieder der ursprüngliche Umrechnungsfaktor aus Einstellungen --> FiBu --> Währungen angezeigt.
Erlaube negativen Bestand: Möchten Sie die negativen Bestand in Ihren Lagern erlauben? Der Bestand wird dann weiterhin protokolliert, aber es wird nicht geprüft, ob die Lagerführung in den Minusbereich kommt. Sie können dann im Lager auch Minuswerte stehen haben.
Negative Anzahl bei Wareneingang möglich: Darf beim Wareneingang ein Minuswert bei der Anzahl eingetragen werden? Beispiel: Sie bekommen im Wareneingang eine Palette Getränke, geben dem Lieferanten aber gleichzeitig 2 Paletten Pfand zurück.
Bruttokunde Standard: Aktivieren Sie das Häkchen, wenn Sie Ihren Waren hauptsächlich an Endkunden verkaufen. Legen Sie neue Kunden an, wird Ihre hier getroffene Auswahl für neu erstellte Kunden übernommen. Sie können die Auswahl, ob Brutto- oder Nettokunde aber auch im einzelnen Kunden im Reiter "Bank" anpassen. In neu erstellten Belegen für den Kunden wird diese Anpassung übernommen. In bereits erstellten Belegen sind die Einstellungen vom Zeitpunkt der Erstellung sichtbar. Beispiel Bruttokunde Standard:
_____________________________________________________________________________________________________
Beispiel Nettokunde Standard:
Vor- und Nachtexte weiterführen: Möchten Sie die Vor- und Nachtexte eines Beleges beim Weiterführen mitführen? Beispiel: In Ihrem Angebot steht der Vortext: "Sehr geehrte Damen und Herren, anbei übersende ich Ihnen das besprochene Angebot." Wenn das Häkchen hier aktiviert ist, wird dieser Vortext auch beim Weiterführen des Angebots zu einem Auftrag beibehalten. Möchten Sie die Vor- und Nachtexte lieber entsprechend dem Beleg angezeigt bekommen, so lassen Sie das Häkchen deaktiviert. Die pro Beleg voreingestellten Vor- und Nachtexte finden Sie im Reiter "Texte".
Sepamandat für Kunden erstellen: Über diesen Haken wird automatisch beim Neu-Anlegen eines Kunden ein per Mail versendbarer Kontakt-Eintrag (CRM) erstellt. Der Kontakteintrag muss manuell versendet werden. In diesem Eintrag ist als PDF-Anhang das Sepa-Lastschrift-Mandat, in welches der Kunde seine Bankdaten eintragen und per Unterschrift dem Zahlungseinzug einwilligen kann. Hat der Kunde seine Daten eingetragen und unterschrieben, so können Sie die Daten in desk4 eintragen.
Es erfolgt kein automatischer Zahlungslauf. Die Daten können in desk4 gespeichert werden, die Weiterverarbeitung muss aber momentan noch über eine externe Finanzbuchhaltungssoftware erfolgen.
Das Häkchen betrifft die automatische Erstellung. SEPA-Mandate können aber auch händisch erstellt werden, unter:
Stammdaten --> Kunden --> CRM
Wählen Sie in der CRM-Art: Sepa Mandat aus.
CRM Schnellerfassung anzeigen: Möchten Sie einen Link in der Topbar, um CRM-Einträge schneller erstellen zu können? Sie können hier Interaktionen mit dem Kunden protokollieren.
Mahnungen erlauben: Die Mahnungen gehören zum Zusatzmodul "Offene Posten Verwaltung". Dieses muss für die Benutzung zu desk4 hinzugebucht werden. Genaueres hierzu erfahren Sie hier.
ZUGFeRD: Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. Es ist auch möglich, das ZUGFeRD-Format im Kunden oder im Beleg zu aktivieren.
Barverkauf anzeigen: Möchten Sie einen Link in der Topbar, um eine Rechnung für einen Barverkauf erstellen zu können (z.B. für Laufkundschaft)? Um den Barverkauf nutzen zu können, muss die "Barkunden-Kundennummer" hier in den Grundeinstellungen gepflegt sein.
Menge 0 Positionen bei Transfer zu Rechnung entfernen: Wenn im Lieferschein bei Positionen eine Anzahl von 0 steht, werden diese Positionen beim Weiterführen zu einer Rechnung entfernt.
Aufmaßberechnung: Hiermit aktivieren Sie die Aufmaßberechnung in Belegen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Flächen in Räumen berechnen wollen, zum Beispiel für eine Renovierung. Mehr über das Thema erfahren Sie hier.
Aufmaß-Preiskalkulation: Hiermit aktivieren Sie die Aufmaß-Preiskalkulation in Belegen. Wenn Sie in der geöffneten Position des Artikels auf "Preiskalkulation" klicken, dann können Sie einen Preis für Ihre Artikel berechnen, der sich aus mehreren Stellen zusammensetzt. Ein Beispiel dafür wäre, wenn Sie einen Arbeitswert, einen Materialwert und einen Wert für Verschleiß addieren, um einen Gesamtwert zu erzielen. Mehr über Preiskalkulation erfahren Sie hier.
2-Fach-Verschlüsselung für Passwörter: Ist hier ein Haken gesetzt, so wird nach Erstellen/ Speichern eines Passwortes oder bei dem Versuch darauf zuzugreifen, ein Passwortschlüssel verlangt. Ist der Haken nicht gesetzt, so kann frei auf alle Passwörter zugegriffen werden. Um Probleme und unerwünschtes Verhalten zu vermeiden, wird empfohlen diese Einstellung nicht zu ändern, wenn Sie bereits Passwörter erstellt haben. Mehr über Passwörter erfahren Sie hier.
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