# ChatGPT (OpenAI)

## Konfiguration und Einstellungen

### Konto bei OpenAI erstellen

Registrieren Sie sich unter: <https://auth.openai.com/create-account>

### API Zugangsdaten generieren

Erstellen Sie einen API-Schlüssel unter: <https://platform.openai.com/api-keys>

### Zahlungsinformationen hinterlegen

Um die OpenAI-API nutzen zu können, ist die Hinterlegung einer Zahlungsmethode sowie das Aufladen des OpenAI-Kontos erforderlich. Die **Nutzung der API ist kostenpflichtig**; die genauen Preise finden Sie auf der OpenAI-Website (<https://openai.com/api/pricing/>).

### Einstellungen in desk4

**Einstellungen -> Grundeinstellungen -> ChatGPT**

<figure><img src="/files/CXeycNc04E6FHntuMPf4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Tragen Sie rechts oben den API-Schlüssel von ChatGPT ein.\
Links oben können Sie das gewünschte ChatGPT Modell auswählen

In den weiteren Feldern können Sie die vordefinierten Abfragen eintragen. \
Beispiel: Kurzbeschreibung und Beschreibung für die Artikel, Optimierung von CRM-Einträgen und die Optimierung von E-Mail-Texten.&#x20;

Nach dem Speichern können Sie rechts oben über API testen prüfen, ob Sie den ChatGPT API-Schlüssel korrekt eingegeben haben und die Verbindung erfolgreich war.&#x20;

## Verwendung

Überall in desk4, wo Sie das <img src="/files/SUwc3QAxKgnJ9JvGqz1m" alt="" data-size="line"> Symbol von ChatGPT (OpenAI) sehen, kann ChatGPT benutzt werden, z.B. in CRM-Einträgen, im E-Mail-Versand und in der Artikelbeschreibung.&#x20;

<figure><img src="/files/i0r6TlaFAPDpT0B04vLN" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Beispiel für die Artikelbeschreibung:**&#x20;

<figure><img src="/files/6fkFhYtVgvFOAXKiD79C" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<mark style="color:red;">**1)**</mark> Ihre vordefinierte Abfrage aus den Grundeinstellungen. Diese kann selbstverständlich angepasst werden.&#x20;

<mark style="color:red;">**2)**</mark> Tragen Sie die Merkmale hier stichpunktartig ein, aus denen ChatGPT einen Artikeltext formulieren soll.&#x20;

<mark style="color:red;">**3)**</mark> Klicken Sie auf "Generieren"

<mark style="color:red;">**4)**</mark> Der Text, den ChatGPT für Sie erzeugt hat.&#x20;

<mark style="color:red;">**5)**</mark> Wenn Sie möchten, können Sie den Text noch anpassen.\
Klicken Sie danach auf "Übernehmen", damit der Text in das zugehörige Beschreibungsfeld eingefügt wird. Vergessen Sie nicht, den Artikel danach noch zu speichern.&#x20;

### Link zum Chatbot in der Topbar anzeigen lassen

Möchten Sie den ChatGPT Chatbot in desk4 einbauen, um diesem Fragen unabhängig von desk4 zu stellen?&#x20;

Dann können Sie dies in den Grundeinstellungen tun.&#x20;

<mark style="color:red;">**1)**</mark> Unter **Einstellungen -> Grundeinstellungen** können Sie die Checkbox "ChatGPT anzeigen" aktivieren.

<mark style="color:red;">**2)**</mark> Nach dem Speichern befindet sich der Link in der TopBar.&#x20;

<mark style="color:red;">**3)**</mark> Nach einem Klick auf den Link öffnet sich der allgemeine ChatGPT Chatbot, welchem Sie Fragen außerhalb von desk4 stellen können.

<figure><img src="/files/USo1qwHcB7eucfWGVS9S" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Kunden- und Lieferantenanlage mittels KI

In desk4 können Sie neue Kunden und Lieferanten komfortabel mithilfe von KI anlegen.

<figure><img src="/files/yPGkILkJN58GsrwqFq4q" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Geben Sie im vorgesehenen Textfeld eine Information zum Kunden bzw. Lieferanten ein, z. B.
   * den Firmennamen oder
   * die Website-URL des Unternehmens.
2. Starten Sie anschließend die KI-Unterstützung.\
   Die KI analysiert Ihre Eingabe und ermittelt automatisch die relevanten Daten für die Kunden-/Lieferantenanlage (z. B. Firmenname, Adresse, Kontaktdaten).
3. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Felder und bestätigen Sie die Anlage.
4. Die Dublettenprüfung erfolgt automatisch anhand der **E-Mail-Adresse**.\
   Existiert bereits ein Kunde bzw. Lieferant mit derselben E-Mail-Adresse, wird kein neuer angelegt.

Die KI unterstützt Sie bei der Datenerfassung, die Dublettenprüfung erfolgt zuverlässig über die E-Mail-Adresse.

### Positions im Beleg hinzufügen mittels KI

In desk4 können Sie Belegpositionen mithilfe von KI automatisch erfassen.

<figure><img src="/files/PqAgCWWDyi6IdO7s8tL0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Tragen Sie im vorgesehenen Textfeld Inhalte ein, z. B.
   * Text aus einer E-Mail oder
   * Informationen aus einer Datei (auch tabellarische Angaben).
2. Starten Sie die KI-Unterstützung.\
   Die KI analysiert den eingegebenen Text bzw. die Tabelleninformationen und ermittelt automatisch:
   * die Artikelnummer oder EAN-Nummer
   * die jeweilige Menge.
3. Auf Basis der erkannten Informationen werden die entsprechenden Positionen im Beleg automatisch angelegt.
4. Prüfen Sie die erzeugten Belegpositionen und passen Sie diese bei Bedarf manuell an.

Die KI erkennt Artikelnummern oder EAN-Nummern sowie Mengen und legt daraus automatisch Belegpositionen an.


---

# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/chatgpt-openai.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.