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Der Menüpunkt „Artikel“ ist unter dem Hauptpunkt „Stammdaten“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Artikel anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Artikel. Über den obigen Button „Neuer Artikel“ gelangen Sie auf eine neue Seite, wo Sie ihren Artikel mit allen dazugehörigen Angaben anlegen können.
Auf der neu geöffneten Registerkarte können Sie unter dem Reiter „Artikel“ in dem Rahmen „Daten“ die Artikelnummer, EAN, Netto- oder Bruttopreis, Hersteller Artikelnummer, Herkunftsland und Zolltarifnummer von Hand eintragen. Um eine Mengeneinheit, einen Hersteller oder ein Lager zuordnen zu können, legen Sie diese vorher im System an.
Nur das Feld "Name" im Abschnitt "Deutsch" ist Pflichtfeld. Alle anderen Angaben im Artikel sind freiwillig.
Die Hersteller-Artikelnummer wird im Einkauf in den Druck (PDF-Datei) Ihrer Bestellung übernommen.
Das hier ausgewählte Lager ist das standardmäßig ausgewählte Lager für den Wareneingang des Artikels.
Es hat keinen Einfluss darauf, unter welchen Lagern der Artikel tatsächlich geführt wird. Dies entscheiden Sie bei der Auswahl des Lagers im Wareneingang.
Den Bestand in Ihren unterschiedlichen Lagern können Sie im Reiter "Lager" ansehen.
Möchten Sie das Lager für Bestände ändern, so können Sie unter Werkzeuge --> Lagerbewegungen eine Lagerbewegung durchführen.
Mehr über Mengeneinheit erfahren Sie hier.
Mehr über Hersteller erfahren Sie hier.
Mehr über Lager erfahren Sie hier.
In dem Rahmen Details können Sie nun das Gewicht, den Sollbestand/ Meldebestand und eine Garantie Periode für Ihren Artikel händisch einpflegen.
Mehr über den Soll- und den Meldebestand erfahren Sie hier.
Zudem können Sie auswählen, ob ein Artikel rabattierfähig und/ oder provisionsfähig ist.
Nur wenn der Artikel als "rabattierfähig" markiert ist, kann im Beleg ein Rabatt auf diesen gewährt werden.
Nur wenn der Artikel als "provisionsfähig" markiert ist, kann eine Provision auf diesen gewährt werden.
Ein Artikel kann entweder Bestandsführung haben oder eine Dienstleistung sein.
Ist die Bestandsführung in einem Artikel nicht aktiviert, so können mit diesem Artikel keine Lagerbewegungen, Inventuren oder Bestandsimporte durchgeführt werden.
Achtung: Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater ab, FALLS Sie einen Artikel als Dienstleistungs- oder Digitalartikel deklarieren möchten.
Bei Dienstleistungs- oder Digitalartikel wird die Steuer anders abgeführt.
Wenn ein Dienstleistungs- oder Digitalartikel an EU mit ID verkauft wird, wird die Steuer des Dienstleistungslandes berechnet.
Sobald eine Position im Beleg ist, welche als Dienstleistung deklariert ist, werden alle Positionen des Belegs im Zielland versteuert.
Sprechen Sie bitte im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater ab, ob das gewünscht ist.
Wenn nicht gewünscht wird, dass die Steuer des Dienstleistungslandes berechnet wird, dann lassen Sie den Haken bei Dienstleistungs- oder Digitalartikel weg.
Sie können im Artikel auch Seriennummern pflegen, indem Sie in dem Dropdownfeld Anzahl Seriennummern einen Wert auswählen der nicht „keine“ ist. Wenn Sie Seriennummern im Wareneingang pflegen wollen, müssen Sie den Haken bei „Seriennummernpflege bei Wareneingang“ gesetzt haben. Wenn Sie Chargen für einen Artikel anlegen möchten, so setzen Sie einen Haken bei "Chargenartikel".
Mehr über Seriennummern erfahren Sie hier.
Mehr über Chargen erfahren Sie hier.
Um einem Artikel eine Warengruppe oder eine Gewichtseinheit zuordnen zu können, legen Sie diese vorher im System an.
Mehr über Warengruppe erfahren Sie hier.
Mehr über Gewichtseinheit erfahren Sie hier.
Geben Sie dem Artikel einen Namen und füllen Sie - falls gewünscht - die Felder für die Kurzbeschreibung und die Beschreibung aus.
Mehr über ChatGPT erfahren Sie hier.
Unter den Feldern für die deutsche Beschreibung finden Sie die Felder für die englische Sprache. Ein Artikelbild (oben rechts) kann mit dem Button „Durchsuchen“ aus verschiedenen Speicherorten Ihres PC’s gewählt werden.
In dem Rahmen „Eigenschaften“ unter der Bildauswahl können Sie dem Artikel zuvor angelegte Eigenschaften zuweisen.
Mehr über Artikeleigenschaften erfahren Sie hier.
Über das Zahnrad-Symbol auf der rechten Seite können Sie den Artikel duplizieren und die Artikelnummer ändern.
Wenn Sie den Artikel dupliziert haben muss die Artikelnummer des neuen Artikels vor dem Speichern geändert werden. Das Feld "Artikelnummer" ist direkt nach dem Duplizieren zu diesem Zweck editierbar.
Ändern Sie den Artikel nun nach Ihren Wünschen ab und speichern Sie diesen.
Achtung! Genaueres zu den Vorgaben für die Artikelnummer (Welche Zeichen erlaubt sind und welche nicht) erfahren Sie hier.
In der Registerkarte „Preise“ können Sie die Preise für Ihren Artikel weiter anpassen.
Um den Netto-/ Bruttopreis pro Menge, benutzter und letzter Einkaufspreis, sowie Einkaufsmittel festzulegen, befüllen Sie die Felder manuell. Im Feld "Min. Marge" können Sie eine Handelsspanne für den Artikel festlegen. Die Währung kann per Dropdown-Menü aus fest angelegten Werten gewählt werden. Momentan ist dies der „Euro“. Ein „Steuersatz“ kann entweder selbst angelegt werden oder man wählt aus den festen Werten: „Standardsatz 19%“, „ermäßigt 7%“ oder „Steuerfrei“.
Mehr über Steuersätze erfahren Sie hier.
Der „Aktionspreis“ ist individuell wählbar und kann einem Zeitraum zugewiesen werden, indem man die Kalenderfelder nutzt.
Verkaufspreis pro
In dem Feld wird die Menge des Artikels bestimmt, für die der Verkaufspreis gilt. Die eingetragene Menge, gilt in allen Bereichen als Basismengeneinheit.
Preislisten
Über die Preislisten können Ausnahmen für den Artikelpreis pro Anzahl (Staffelpreise) und generell pro Preisliste angelegt werden. Beispiel vom obigen Bild: Der Artikel kostet Brutto 449,998 € für den Kunden. Falls im Beleg für den Kunden aber die Preisliste "Endkunde" ausgewählt ist, bekommt der Kunde ab einer Mindestmenge von 5 (pro Position!) einen Rabatt von 5% für einen Verkauf aus der Hauptfiliale.
Jedem Artikel können mehrere „Preislisten“ mit unterschiedlichen Preisen / Rabatten und Mindestmengen zugeordnet werden. Entweder vergeben Sie einen Nettopreis oder einen Bruttopreis oder einen Rabatt für eine bestimmte Anzahl des Artikels. Wenn Sie beides einpflegen, wird immer der Rabatt auf den Artikel berechnet.
Mit der Mindestmenge wird bestimmt, ab welcher Anzahl der Artikel den Preis zugeordnet bekommt.
Der Preis wird gewährt, wenn die Preisliste im Beleg ausgewählt ist und die Anzahl im Beleg innerhalb von einer aufgeführten Position erreicht wird.
Des Weiteren können Sie für jede angelegte Preisliste eine „Filiale“ zuordnen, in der Sie die Preisberechnung vornehmen.
Sie können die Preisliste im Beleg oder auch schon in den Kunden selbst zuordnen - falls für den Kunden immer die gleiche Preisliste gelten soll.
Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.
Sie können Ihre Konten für die Warengruppe über den Plus-Button auswählen. Die sich öffnende Tabelle enthält Steuerkonten aus dem SKR03 / SKR04, welche Sie unter Einstellungen -> Finanzen -> Steuerkonten bearbeiten können.
In der Registerkarte „Belege“ können Sie alle Belege einsehen, in denen Ihr Artikel hinzugefügt wurde. Um einen Beleg anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den roten Aktionsbutton des jeweiligen Dokuments.
Über das Dropdown-Feld: „Dokumenttyp“ können Sie nach allen in desk4 verfügbaren Belegarten filtern.
In der Registerkarte „Lager“ können Sie einsehen, welchen Lagerbestand der Artikel in den vorhandenen Lagern aufweist. Zudem zeigt die Tabelle die Anzahl des Artikels in einem noch offnen Auftrag, um erkenntlich zu machen, dass eine voraussichtliche Minderung des Lagerbestandes eintreten kann. Allerdings weist die Tabelle ebenfalls die zu erwartene offene Bestellmenge des Artikels auf, um erkenntlich zu machen, dass eine voraussichtliche Erhöhung des Lagerbestandes eintreten kann.
Um ein Lager eines Artikels überhaupt einsehen zu können, muss zuvor eins angelegt sein.
Mehr über Lager erfahren Sie hier.
In der Registerkarte „Stücklisten“ ist es möglich mehrere weiter Artikel an den aktuellen Artikel anzuknüpfen. Dass bedeutet, dass diese weiteren Artikel jedes Mal zusätzlich im Beleg hinzugefügt werden, wenn der Hauptartikel ausgewählt wird.
Beispiel für einen Verwendungszweck für Stücklisten: Sie verkaufen ein Smartphone und liefern dem Kunden bei jedem Verkauf zusätzlich eine Display-Schutzfolie. Dann können Sie die Display-Schutzfolie mit in die Stückliste des Smartphones aufnehmen, so dass diese den Belegen bei Auswahl des Smartphones automatisch hinzugefügt wird.
Checkboxen der Stückliste:
Aktuellen Artikelpreis nutzen: Sie können den aktuellen Preis des Artikels auch in einer Stückliste verwenden. Wenn Sie das Häkchen entfernen, können Sie dem Artikel für die Stückliste einen anderen Preis geben.
Artikel andrucken: Soll der Artikel mit angedruckt werden, wenn der Hauptartikel im Beleg verwendet wird?
Preis andrucken: Soll der Preis des Artikels mit angedruckt werden?
Bild andrucken: Soll das Bild des Stücklistenartikels mit angedruckt werden?
Menge andrucken: Soll die Menge des Stücklistenartikels mit angedruckt werden?
Artikelnummer andrucken: Soll die Artikelnummer des Stücklistenartikels mit angedruckt werden?
Button Preis kalkulieren: Hier sehen Sie
die Summe der Nettopreise der Artikel, die Sie in der Stückliste haben, deren Preise Sie aber nicht mit im Beleg andrucken möchten (also wenn die Checkbox für "Preis andrucken" nicht angehakt ist).
die Summe der Einkaufspreise der Artikel, die Sie in der Stückliste haben, deren Preise Sie aber nicht mit im Beleg andrucken möchten. Hier wird der Preis genommen, den Sie unter Einstellungen --> Grundeinstellungen --> EK-Preis für Auswertungen eingestellt haben.
Über das Textfeld Nettopreis (Hauptartikel) können Sie den Preis für den Hauptartikel neu kalkulieren und übernehmen. Falls Sie die Preise für die Stücklistenartikel also nicht mit andrucken möchten, können Sie diese trotzdem in die Kalkulation für Ihren Hauptartikel anpassen. Der Hauptartikel bekommt dann den Preis, den Sie hier eingetragen haben.
Die Registerkarte Seriennummern erscheint, sobald im Artikel im Rahmen Details im Dropdownmenu „Anzahl Seriennummern“ einen Wert auswählt der nicht „keine“ ist. Hier haben Sie die Möglichkeit die Seriennummern des aktuellen Artikels zu pflegen. Mit Hilfe des Neue Seriennummer-Buttons können Sie für diesen Artikel eine neue Seriennummer hinzufügen. Hier zu erscheint ein Fenster, indem Sie das Ziellager auswählen in welchem die Artikel sind und die jeweilige Seriennummer. Wenn eine Seriennummer in einem Beleg verwendet wird, wird der Status der Seriennummer bei „Verfügbar“ auf „Nein“ gesetzt und somit kann diese Seriennummer nicht mehr in anderen Belgen verwendet werden. Mit dem Pfeil auf den Seriennummern klappt die Historie der jeweiligen Seriennummer auf und Sie können einsehen in welchen Belegen die Seriennummer verwendet wird.
Mehr über Seriennummern erfahren Sie hier.
Hier haben Sie die Möglichkeit Chargen eines Artikels einzusehen, zu pflegen und zu erstellen.
Eine umfangreiche Erklärung zu der Funktionsweise von Chargen finden Sie hier.
In dieser Registerkarte können Sie den ausgewählten Artikel archivieren, indem Sie einen Haken im Feld "Archiviert" setzen. Archivierte Artikel können nicht mehr zum Verkauf angeboten werden.
In der Übersicht der Artikel können Sie die archivierten Artikel aber jederzeit wieder einblenden.
Setzen Sie dafür das Häkchen bei "Archivierte anzeigen" und blenden Sie die Spalte mit dem Namen "Archiviert" ein. Mit einem Klick auf den Spaltenkopf können Sie nach archivierten Artikeln sortieren.
Eine Archivierung kann in der Registerkarte "Erweitert" des Artikels auch wieder rückgängig gemacht werden.
In dieser Registerkarte können Sie unter anderem Lieferanten spezifische Preise/ Staffelpreise und Lieferzeiten für einen Artikel hinterlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button „+ Lieferant“. Wählen Sie zunächst einen Lieferanten aus der Liste aus.
Im nächsten Fenster können Sie die Lieferzeit des Lieferanten für diesen Artikel, sowie die Lieferantenartikelnummer eintragen. Per Klick auf „Eintrag hinzufügen“ unter „Lieferantenspezifische Preise“, können Sie jeweils die Anzahl und den zugehörigen Nettopreis für verschiedene Artikelmengen hinterlegen.
Mit der Checkbox „Hauptlieferant“ (oben links) können Sie festlegen ob dieser Lieferant als Hauptlieferant für diesen Artikel hinterlegt werden soll.
Lieferanten welche hier gepflegt wurden, werden dann z.B. bei Bestellvorschlägen berücksichtigt.
In dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit verschiedene Verpackungseinheiten für einen Artikel zu hinterlegen. Hierzu wählen Sie zunächst die Basismengeneinheit für den Artikel aus. Geben Sie dann die Mengeneinheit der neuen Verpackungseinheit, als auch die Verpackungsgröße in der Basismengeneinheit an. Per Klick auf den Button „Verpackungseinheit hinzufügen“ können Sie weitere Verpackungseinheiten für den Artikel anlegen. Hinterlegte Verpackungseinheiten stehen Ihnen dann im Ein- und Verkauf zur Verfügung und können in der Detailansicht der einzelnen Positionen unter „Verkaufseinheit“ gewählt werden.
Wie Sie Mengeneinheiten anlegen können, erfahren Sie hier.
Der Begriff „DMS“ steht für Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) und bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. In dieser Registerkarte können Artikel spezifische Dokumente angelegt und bearbeitet werden.
Mehr zu DMS erfahren Sie hier.
Über einen Click auf das -Symbol können Sie sich von ChatGPT beim Verfassen der Beschreibungen unterstützen lassen. Voraussetzung dafür ist ein Konto bei ChatGPT (OpenAI)
