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Der Menüpunkt „Artikel“ ist unter dem Hauptpunkt „Stammdaten“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Artikel anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Artikel. Über den obigen Button „Neuer Artikel“ gelangen Sie auf eine neue Seite, wo Sie ihren Artikel mit allen dazugehörigen Angaben anlegen können.
Auf der neu geöffneten Registerkarte können Sie unter dem Reiter „Artikel“ in dem Rahmen „Daten“ die Artikelnummer, EAN, Netto- oder Bruttopreis, Hersteller Artikelnummer, Herkunftsland und Zolltarifnummer von Hand eintragen. Um eine Mengeneinheit, einen Hersteller oder ein Lager zuordnen zu können, legen Sie diese vorher im System an.
Die einzelnen Felder:
EAN: eindeutige Identifikationsnummer für Produkte.
Nettopreis und Bruttopreis: Sie tragen einen der Preise ein, der andere Preis berechnet sich automatisch aus dem eingestelten Steuersatz (siehe Reiter "Preise")
Hersteller: Wenn der Hersteller angelegt ist, kann dieser ausgewählt werden. Der Hersteller wird momentan nirgends angedruckt.
Hersteller Artikelnummer: spielt in verschiedenen Dokumenten und Prozessen eine Rolle, besonders wenn es um den internationalen Handel geht.
Herkunftsland: für verschiedene Zolldokumente und Handelsunterlagen von Bedeutung.
Zolltarifnummer: für alle internationalen Handelsgeschäfte relevant, sowohl beim Export als auch beim Import von Waren.
Lager: wählen Sie zwischen den angelegten Lagern. Das hier ausgewählte Lager wird standardmäßig im Wareneingang und Warenausgang für den Artikel vorausgewählt.
Sie können das Lager jedoch im eigentlichen Beleg anpassen.
Lagerplatz: Hier können Sie den Ort der Lagerung genauer bestimmen (z.B. 3. Regal, 2. Fach)
In dem Rahmen Details können Sie nun das Gewicht, den Sollbestand/ Meldebestand und eine Garantie Periode für Ihren Artikel händisch einpflegen.
Zudem können Sie auswählen, ob ein Artikel rabattierfähig und/ oder provisionsfähig ist.
Nur wenn der Artikel als "rabattierfähig" markiert ist, kann im Beleg ein Rabatt auf diesen gewährt werden.
Nur wenn der Artikel als "provisionsfähig" markiert ist, kann eine Provision auf diesen gewährt werden.
Ein Artikel kann entweder Bestandsführung haben oder eine Dienstleistung sein.
Ist die Bestandsführung in einem Artikel nicht aktiviert, so können mit diesem Artikel keine Lagerbewegungen, Inventuren oder Bestandsimporte durchgeführt werden.
Achtung: Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater ab, FALLS Sie einen Artikel als Dienstleistungs- oder Digitalartikel deklarieren möchten.
Bei Dienstleistungs- oder Digitalartikel wird die Steuer anders abgeführt.
Wenn ein Dienstleistungs- oder Digitalartikel an EU mit ID verkauft wird, wird die Steuer des Dienstleistungslandes berechnet.
Sobald eine Position im Beleg ist, welche als Dienstleistung deklariert ist, werden alle Positionen des Belegs im Zielland versteuert.
Sprechen Sie bitte im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater ab, ob das gewünscht ist.
Wenn nicht gewünscht wird, dass die Steuer des Dienstleistungslandes berechnet wird, dann lassen Sie den Haken bei Dienstleistungs- oder Digitalartikel weg.
Sie können im Artikel auch Seriennummern pflegen, indem Sie in dem Dropdownfeld Anzahl Seriennummern einen Wert auswählen der nicht „keine“ ist. Wenn Sie Seriennummern im Wareneingang pflegen wollen, müssen Sie den Haken bei „Seriennummernpflege bei Wareneingang“ gesetzt haben. Wenn Sie Chargen für einen Artikel anlegen möchten, so setzen Sie einen Haken bei "Chargenartikel".
Um einem Artikel eine Warengruppe oder eine Gewichtseinheit zuordnen zu können, legen Sie diese vorher im System an.
Geben Sie dem Artikel einen Namen und füllen Sie - falls gewünscht - die Felder für die Kurzbeschreibung und die Beschreibung aus.
Unter den Feldern für die deutsche Beschreibung finden Sie die Felder für die englische Sprache. Ein Artikelbild (oben rechts) kann mit dem Button „Durchsuchen“ aus verschiedenen Speicherorten Ihres PC’s gewählt werden.
In dem Rahmen „Eigenschaften“ unter der Bildauswahl können Sie dem Artikel zuvor angelegte Eigenschaften zuweisen.
Über das Zahnrad-Symbol auf der rechten Seite können Sie den Artikel duplizieren und die Artikelnummer ändern.
Wenn Sie den Artikel dupliziert haben muss die Artikelnummer des neuen Artikels vor dem Speichern geändert werden. Das Feld "Artikelnummer" ist direkt nach dem Duplizieren zu diesem Zweck editierbar.
Ändern Sie den Artikel nun nach Ihren Wünschen ab und speichern Sie diesen.
In der Registerkarte „Preise“ können Sie die Preise für Ihren Artikel weiter anpassen.
Um den Netto-/ Bruttopreis pro Menge, benutzter und letzter Einkaufspreis, sowie Einkaufsmittel festzulegen, befüllen Sie die Felder manuell. Im Feld "Min. Marge" können Sie eine Handelsspanne für den Artikel festlegen. Die Währung kann per Dropdown-Menü aus fest angelegten Werten gewählt werden. Momentan ist dies der „Euro“. Ein „Steuersatz“ kann entweder selbst angelegt werden oder man wählt aus den festen Werten: „Standardsatz 19%“, „ermäßigt 7%“ oder „Steuerfrei“.
Der „Aktionspreis“ ist individuell wählbar und kann einem Zeitraum zugewiesen werden, indem man die Kalenderfelder nutzt.
Verkaufspreis pro
In dem Feld wird die Menge des Artikels bestimmt, für die der Verkaufspreis gilt. Die eingetragene Menge, gilt in allen Bereichen als Basismengeneinheit.
Preislisten
Über die Preislisten können Ausnahmen für den Artikelpreis pro Anzahl (Staffelpreise) und generell pro Preisliste angelegt werden. Beispiel vom obigen Bild: Der Artikel kostet Brutto 449,998 € für den Kunden. Falls im Beleg für den Kunden aber die Preisliste "Endkunde" ausgewählt ist, bekommt der Kunde ab einer Mindestmenge von 5 (pro Position!) einen Rabatt von 5% für einen Verkauf aus der Hauptfiliale.
Jedem Artikel können mehrere „Preislisten“ mit unterschiedlichen Preisen / Rabatten und Mindestmengen zugeordnet werden. Entweder vergeben Sie einen Nettopreis oder einen Bruttopreis oder einen Rabatt für eine bestimmte Anzahl des Artikels. Wenn Sie beides einpflegen, wird immer der Rabatt auf den Artikel berechnet.
Mit der Mindestmenge wird bestimmt, ab welcher Anzahl der Artikel den Preis zugeordnet bekommt.
Des Weiteren können Sie für jede angelegte Preisliste eine „Filiale“ zuordnen, in der Sie die Preisberechnung vornehmen.
Sie können die Preisliste im Beleg oder auch schon in den Kunden selbst zuordnen - falls für den Kunden immer die gleiche Preisliste gelten soll.
Sie können Ihre Konten für die Warengruppe über den Plus-Button auswählen. Die sich öffnende Tabelle enthält Steuerkonten aus dem SKR03 / SKR04, welche Sie unter Einstellungen -> Finanzen -> Steuerkonten bearbeiten können.
In der Registerkarte „Belege“ können Sie alle Belege einsehen, in denen Ihr Artikel hinzugefügt wurde. Um einen Beleg anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den roten Aktionsbutton des jeweiligen Dokuments.
Über das Dropdown-Feld: „Dokumenttyp“ können Sie nach allen in desk4 verfügbaren Belegarten filtern.
In der Registerkarte „Lager“ können Sie einsehen, welchen Lagerbestand der Artikel in den vorhandenen Lagern aufweist. Zudem zeigt die Tabelle die Anzahl des Artikels in einem noch offenen Auftrag, um erkenntlich zu machen, dass eine voraussichtliche Minderung des Lagerbestandes eintreten kann. Allerdings weist die Tabelle ebenfalls die zu erwartende offene Bestellmenge des Artikels auf, um erkenntlich zu machen, dass eine voraussichtliche Erhöhung des Lagerbestandes eintreten kann. Gleiches gilt für die Fertigungsbestände.
Um ein Lager eines Artikels überhaupt einsehen zu können, muss zuvor eins angelegt sein.
Das Lagerbuch zeigt Ihnen in chronologischer Reihenfolge die Bestandsänderungen des Artikels im jeweiligen Lager. Sie können hier nach Bedarf nach Datum, Belegart, Beständen oder Bestandsänderungen suchen und Filtern.
In der Registerkarte „Stücklisten“ ist es möglich mehrere weiter Artikel an den aktuellen Artikel anzuknüpfen. Dass bedeutet, dass diese weiteren Artikel jedes Mal zusätzlich im Beleg hinzugefügt werden, wenn der Hauptartikel ausgewählt wird.
Checkboxen der Stückliste:
Aktuellen Artikelpreis nutzen: Sie können den aktuellen Preis des Artikels auch in einer Stückliste verwenden. Wenn Sie das Häkchen entfernen, können Sie dem Artikel für die Stückliste einen anderen Preis geben.
Artikel andrucken: Soll der Artikel mit angedruckt werden, wenn der Hauptartikel im Beleg verwendet wird?
Preis andrucken: Soll der Preis des Artikels mit angedruckt werden?
Bild andrucken: Soll das Bild des Stücklistenartikels mit angedruckt werden?
Menge andrucken: Soll die Menge des Stücklistenartikels mit angedruckt werden?
Artikelnummer andrucken: Soll die Artikelnummer des Stücklistenartikels mit angedruckt werden?
Button Preis kalkulieren: Hier sehen Sie
die Summe der Nettopreise der Artikel, die Sie in der Stückliste haben, deren Preise Sie aber nicht mit im Beleg andrucken möchten (also wenn die Checkbox für "Preis andrucken" nicht angehakt ist).
die Summe der Einkaufspreise der Artikel, die Sie in der Stückliste haben, deren Preise Sie aber nicht mit im Beleg andrucken möchten. Hier wird der Preis genommen, den Sie unter Einstellungen --> Grundeinstellungen --> EK-Preis für Auswertungen eingestellt haben.
Über das Textfeld Nettopreis (Hauptartikel) können Sie den Preis für den Hauptartikel neu kalkulieren und übernehmen. Falls Sie die Preise für die Stücklistenartikel also nicht mit andrucken möchten, können Sie diese trotzdem in die Kalkulation für Ihren Hauptartikel anpassen. Der Hauptartikel bekommt dann den Preis, den Sie hier eingetragen haben.
Die Registerkarte Seriennummern erscheint, sobald im Artikel im Rahmen Details im Dropdownmenu „Anzahl Seriennummern“ einen Wert auswählt der nicht „keine“ ist. Hier haben Sie die Möglichkeit die Seriennummern des aktuellen Artikels zu pflegen. Mit Hilfe des Neue Seriennummer-Buttons können Sie für diesen Artikel eine neue Seriennummer hinzufügen. Hier zu erscheint ein Fenster, indem Sie das Ziellager auswählen in welchem die Artikel sind und die jeweilige Seriennummer. Wenn eine Seriennummer in einem Beleg verwendet wird, wird der Status der Seriennummer bei „Verfügbar“ auf „Nein“ gesetzt und somit kann diese Seriennummer nicht mehr in anderen Belgen verwendet werden. Mit dem Pfeil auf den Seriennummern klappt die Historie der jeweiligen Seriennummer auf und Sie können einsehen in welchen Belegen die Seriennummer verwendet wird.
Hier haben Sie die Möglichkeit Chargen eines Artikels einzusehen, zu pflegen und zu erstellen.
In dieser Registerkarte können Sie den ausgewählten Artikel archivieren, indem Sie einen Haken im Feld "Archiviert" setzen. Archivierte Artikel können nicht mehr zum Verkauf angeboten werden.
In der Übersicht der Artikel können Sie die archivierten Artikel aber jederzeit wieder einblenden.
Setzen Sie dafür das Häkchen bei "Archivierte anzeigen" und blenden Sie die Spalte mit dem Namen "Archiviert" ein. Mit einem Klick auf den Spaltenkopf können Sie nach archivierten Artikeln sortieren.
Eine Archivierung kann in der Registerkarte "Erweitert" des Artikels auch wieder rückgängig gemacht werden.
Hier können Sie lieferantenspezifische Preise (inklussive Staffelpreisen), Lieferantenartikelnummern und Lieferzeiten für Artikel hinterlegen.
Um eine neue Lieferanten-Zuordnung zu erstellen, klicken Sie auf den Button „+ Lieferant“. Wählen Sie zunächst einen Ihrer bereits angelegten Lieferanten aus der Liste aus.
Im sich öffnenden Fenster können Sie die Lieferantenartikelnummer und die Lieferzeit des Lieferanten für diesen Artikel eintragen. Außerdem können Sie hinterlegen, ob dieser Lieferant der Hauptlieferant für diesen Artikel ist.
Die lieferantenspezifischen Preise für den Artikel können Sie per Klick auf „Eintrag hinzufügen“ hinterlegen. Über die Angaben im Feld "Anzahl" ist es auch möglich, Staffelpreise einzutragen.
Ab desk4 25.5.x.x können Sie in den Drucklayout-Einstellungen bestimmen, ob die Lieferantenartikelnummer in Bestellungen angedruckt wird; also angezeigt wird, wenn der Beleg ausgedruckt wird. In desk4 selbst wird weiterhin die Artikelnummer angezeigt, welche Sie für den Artikel in desk4 hinterlegt haben.
In dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit verschiedene Verpackungseinheiten für einen Artikel zu hinterlegen. Hierzu wählen Sie zunächst die Basismengeneinheit für den Artikel aus. Geben Sie dann die Mengeneinheit der neuen Verpackungseinheit, als auch die Verpackungsgröße in der Basismengeneinheit an. Per Klick auf den Button „Verpackungseinheit hinzufügen“ können Sie weitere Verpackungseinheiten für den Artikel anlegen. Hinterlegte Verpackungseinheiten stehen Ihnen dann im Ein- und Verkauf zur Verfügung und können in der Detailansicht der einzelnen Positionen unter „Verkaufseinheit“ gewählt werden.
Der Begriff „DMS“ steht für Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) und bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. In dieser Registerkarte können Artikel spezifische Dokumente angelegt und bearbeitet werden.
Artikelnummer: Sie können Zahlen und Buchstaben vergeben. Falls Sie keine Artikelnummer eintragen, wird eine vom System vergeben. Achtung! Genaueres zu den Vorgaben für die Artikelnummer (Welche Zeichen erlaubt sind und welche nicht) erfahren Sie .
Mehr über Mengeneinheit erfahren Sie .
Mehr über Hersteller erfahren Sie .
Mehr über Lager erfahren Sie .
Mehr über den Soll- und den Meldebestand erfahren Sie .
Mehr über Seriennummern erfahren Sie .
Mehr über Chargen erfahren Sie .
Mehr über Warengruppe erfahren Sie .
Mehr über Gewichtseinheit erfahren Sie .
Über einen Click auf das -Symbol können Sie sich von ChatGPT beim Verfassen der Beschreibungen unterstützen lassen. Voraussetzung dafür ist ein Konto bei ChatGPT (OpenAI)
Mehr über ChatGPT erfahren Sie .
Mehr über Artikeleigenschaften erfahren Sie.
Achtung! Genaueres zu den Vorgaben für die Artikelnummer (Welche Zeichen erlaubt sind und welche nicht) erfahren Sie .
Mehr über Steuersätze erfahren Sie .
Mehr über Preislisten erfahren Sie .
Ganz rechts in der Tabelle können Sie über den - Button das "Lagerbuch" öffnen.
Mehr über Lager erfahren Sie .
Mehr über Seriennummern erfahren Sie .
Eine umfangreiche Erklärung zu der Funktionsweise von Chargen finden Sie .
Die hier gepflegten Lieferanten werden dann z.B. bei berücksichtigt.
Wie Sie Mengeneinheiten anlegen können, erfahren Sie .
Mehr zu DMS erfahren Sie .
