Kunden
Den Menüpunkt „Kunden“ ist unter dem Hauptpunkt „Stammdaten“ im linken Seitenmenü zu finden.
Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Kunden anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Kunden.
Über den obigen Button „Neuer Kunden“ gelangen Sie auf eine neue Seite,
auf der Sie Ihren Kunden mit allen dazugehörigen Angaben anlegen können.
Unter „Spalten“ haben Sie außerdem die Möglichkeit Spalten ein- bzw. auszublenden.
Auf der neu geöffneten Registerkarte können Sie unter dem Reiter „Kunden“ in dem Rahmen „Hauptadresse“ den Vor- und Nachnamen,
die Adresse, die Telefon- Fax und Mobilnummer sowie die E-Mail-Adresse von Hand eintragen
Wenn Sie die Adresse richtig eingegeben haben, wird diese als Google MAPs Karte oben auf der rechten Seite angezeigt.
In dem Rahmen „Daten“ können Sie nun per Dropdown- Menü eine Preisliste,
Sprache und eine Kundengruppe zuweisen.
Wenn Sie Englisch als Sprache für den Kunden auswählen, so werden als E-Mail und Belegtexte automatisch die hinterlegten englischen Texte für diesen Kunden verwendet.
Um einem Kunden eine Preisliste oder eine Kundengruppe zuordnen zu können, legen Sie diese vorher im System an.
Im Rahmen „Eigenschaften“ können Sie dem Kunden Eigenschaften zuweisen.
Diese müssen jedoch zuvor in den Einstellungen unter dem Menüpunkt „Kundeneigenschaften„ angelegt werden.
In der Registerkarte „Adressen“ im Rahmen „Rechnungsadresse“ können Sie die Rechnungsadresse des Kunden händisch eintragen.
Über die Auswahl der „Anrede“ schalten sich die jeweiligen Felder frei.
Bei einem Titel „Herr“ aktivieren sich somit beispielsweise die Felder „Vorname“ und „Nachname“.
Desweiteren können Sie im Rahmen „Standard Lieferadresse“ mit einer Anwendung des „Neue Lieferadresse“-Buttons,
eine weitere Lieferadresse anlegen oder
ihre gespeicherte Rechnungsadresse als „Standard Lieferadresse“ auswählen.
Erst nach Bedienen des grünen „Speichern“– Buttons kann die „Standard Lieferadresse“ im Dropdown-Menü ausgewählt werden.
In der Registerkarte „Ansprechpartner“ können Sie über den Button „Neuer Ansprechpartner“ einen neuen Ansprechpartner anlegen.
Füllen Sie hierzu das aufgegangene Formular aus.
Über die Auswahl der „Anrede“ schalten sich die jeweiligen Felder frei.
Bei einem Titel „Herr“ aktivieren sich somit beispielsweise die Felder „Vorname“ und „Nachname“.
Alle weiteren Felder können ganz individuell beschrieben werden.
Der graue Button in der rechten unteren Ecke dient zum „Löschen“ des neu angelegten Ansprechpartners.
Sobald Sie den Lieferanten an sich speichern, können Sie ihren „Hauptansprechpartner“ im Dropdown-Menü auswählen.
Die Werte, die sich zeigen, sind Ihre selbst angelegten Ansprechpartner für diesen Kunden.
Unter der nächsten Registerkarte „Bank“ können Sie die Finanzbuchhaltung einpflegen.
Zahlungsbedingungen: Die hier eingetragene Zahlungsbedingung wird in den Belegen des Kunden vorausgewählt
Währung: Die hier eingetragene Währung wird in den Belegen des Kunden vorausgewählt
Rabatt: Dieser Kundenrabatt in % wird dem Kunden in den Belegen auf alle rabattierfähigen Artikel gewährt. Sie finden diesen Rabatt in den Belegen bei der Auflistung der Summen.
Kostenstelle: Hier haben Sie die Möglichkeit dem Kunden eine Kostenstelle zuzuweisen.
Geben Sie hierzu entweder manuell eine Kostenstelle ein oder wählen Sie eine zuvor erstellte Kostenstelle aus.
Um eine zuvor erstellte Kostenstelle auszuwählen, klicken sie auf den "Plus-Button" 
.
Es erscheint eine Liste mit denen von Ihnen angelegten Kostenstellen.
Durch klicken auf den "roten pfeil-Button" oder durch Doppelklick auf die entsprechende Kostenstelle können Sie diese für den Kunden auswählen.
USt-IdNr.: Ist der Kunde ein Geschäftskunde und hat eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer, so ist diese hier einzutragen.
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besteht für Deutschland aus dem Länderkennzeichen DE mit anschließend 9 Ziffern: siehe Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den EU-Mitgliedstaaten
Bitte achten Sie darauf, dass die USt-ldNr. den gesetzlichen Vorgaben entspricht und tragen Sie diese ohne Leer- und Sonderzeichen ein.
Debitorennummer: Wenn hier keine Debitorennummer eingetragen wird, setzt das System die Kundennummer als Debitorennummer ein.
Neuberechnung von Belegen anhand:
- Hauptwährungspreis: Der Preis im Beleg ändert sich je Fremdwährungswechselkur. Der angezeigte Betrag im Beleg ändert sich für die ausländische Währung je Wechselkurs zur Hauptwährung. Der Betrag, der über die Artkel eingenommen wir, ist über die korrekte Umrechnung immer gleich hoch. Beispiel: Im Kunden ist als Währung "Britisches Pfund" eingetragen. Sie erstellen einen Beleg für den Kunden. Im Beleg wird der Betrag mit dem von Ihnen eingetragenen Umrechnungsfaktor in der Fremdwährung angezeigt. Wenn Sie nun den Umrechnungsfaktor im Beleg ändern, ist auch der Preis der Artikel im Beleg dementsprechend umgerechnet.
- Fremdwährungspreis: Der Preis im Beleg bleibt gleich, auch wenn sich der Umrechnungsfaktor geändert hat. Die Differenz wird vom Unternehmen getragen. Über diese Einstellung ändern sich Ihre realen Einnahmen über den Wechselkurs (der Betrag in der Fibu und der Wert, der in die Datev übernommen wird). Beispiel: Im Kunden ist als Währung "Britisches Pfund" eingetragen. Sie erstellen einen Beleg für den Kunden. Im Beleg wird der Betrag mit dem von Ihnen eingetragenen Umrechnungsfaktor in der Fremdwährung angezeigt. Wenn Sie nun den Umrechnungsfaktor im Beleg ändern, bleibt der Preis der Artikel im Beleg gleich.
Bruttokunde: Es kann festgelegt werden ob der Kunde ein "Bruttokunde" ist. Wenn die Checkbox nicht angehakt ist, ist der Kunde ein Nettokunde.
13b: Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer gemäß § 13b UStG
Reverse Charge: Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge)
ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde.
Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw.
In der Registerkarte „Belege“ können Sie alle Belege einsehen, in denen Ihr Kunde auftaucht.
Um einen Beleg anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den roten Aktionsbutton des jeweiligen Dokuments.
Die Tabelle kann allerdings auch nach Beleg-Typ selektieren.
Um diese Aktion zu tätigen, nutzen Sie den Dropdown-Button „Dokumenttyp:Alle“ und suchen Sie nach dem gewünschten Beleg-Typ.
Mit dem Button „Filter zurücksetzen“ können Sie die in der Tabelle eingegebenen Suchbegriffe wieder rückgängig machen.
In der Registerkarte „Geräte“ können Sie die zugewiesen Geräte des Kunden einsehen und über den roten Aktionsbutton bearbeiten.
In der Registerkarte „Passwörter“ können Sie Zugangsdaten für Ihre Kunden und Lieferanten ansehen und pflegen (im IT-Bereich z.B für Hosting oder Kundenportale)
Über den Button Neues Passwort können Sie ein neues Passwort erstellen.
Sie können die Art des Passworts hinterlegen, (weitere Passworttypen können Sie unter Grundeinstellungen > Passworttypen ergänzen)
Sie können Benutzernamen, Homepage, und Passwort angeben, sowie in Zusatzfelder ein Zusatzlabel, Zusatzwert und einen Kommentar für weitere Benutzer, die auf die Stammdaten zugreifen.
In der Registerkarte „CRM“ können Sie verschiedene Interaktionen mit Ihrem Kunden dokumentieren, einsehen oder bearbeiten.
Mit dem Button Neuer CRM-Eintrag fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu und gelangen in die nächste Ansicht.
Über einen Doppelklick auf den Text bzw. einen Klick auf den Bearbeiten-Button ganz rechts in der Zeile (
) können Sie den Eintrag nachträglich bearbeiten. Mit Hilfe des roten Löschen-Buttons ganz rechts (X) können Sie den Eintrag löschen.
In dem Feld Art können Sie mit dem Dropdown-Menü eine CRM-Eintragsart auswählen. Hier ist automatisch die Standard CRM-Eintragsart ausgewählt.
Sie können unter Einstellungen --> Kunden --> CRM-Eintragsart festlegen, ob die Eintragsart
- als Standard vorausgewählt werden soll
- druckbar und per Mail versendbar sein soll
- die Beschreibung des CRM-Eintrags bei Mailversand als PDF-Anhang hinzufügen soll
In dem Feld Ansprechpartner können Sie mit den Dropdown-Menü einen Ansprechpartner des Kunden auswählen. Des Weiteren können Sie in dem Feld Kurzbeschreibung einen kurzen Text eingeben, den Sie später dann für den jeweiligen Kontakt in der Übersicht angezeigt bekommen. Nun können Sie in der Beschreibung z.B. den detaillierten Ablauf des Gespräches o.Ä. hinzufügen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit ein Sepa Mandat zu erstellen, indem Sie einen CRM-Eintrag der Art Sepa Mandat anlegen und diesen anschließend drucken. Die im Kunden hinterlegten Bankdaten, sowie die Bankdaten der Filiale, in der Sie aktuell eingeloggt sind, werden automatisch in den Ausdruck übernommen.
In der Registerkarte „Rabatte“ können Sie Warengruppenrabatte für den Kunden anlegen.
Über den Button Neuer Warengruppenrabatt gelangen Sie in die Maske zur Erstellung eines neuen Rabattes.
Sie haben über die Anzahl die Möglichkeit den Rabatt ab einer bestimmten Stückzahl zu erstellen. Wenn Sie den Rabatt immer gewähren möchten, so tragen Sie bei der Anzahl eine "0" ein.
Der Rabatt wird in Prozent eingetragen. Wenn „Rabatt anzeigen“ ausgewählt ist, wird der Rabatt im Auftrag aufgeführt, ansonsten wird dieser auf den Preis angerechnet, aber taucht nicht gesondert im Beleg auf.
Der Rabatt wird gewährt, wenn die Anzahl im Beleg innerhalb von einer aufgeführten Position erreicht wird.
Über die Filter in der Kopfspalte der Rabatte können Sie die anzuzeigenden Rabatte anzeigen lassen.
In der Registerkarte "Provisionen" sehen Sie die zugeordneten Provisionsempfänger für den ausgewählten Kunden.
Über den Button "neue Provision" gelangen Sie in die Übersicht der bereits angelegten Provisionsempfänger und können dem aktuellen Kunden (weitere) Provisionsempfänger zuweisen.
Zunächst werden Provisionsempfänger mit den jeweiligen Standardwerten (Provisionshöhe, Provisionsart und Berechnung) in der Provisionsverwaltung angelegt.
Anschließend können Sie die zugehörigen Kunden direkt in der Provisionsverwaltung oder hier im Kunden zuordnen.
Über den Pfeil auf der rechten Seite können Sie den jeweiligen Provisionsempfänger in der Provisionsverwaltung aufrufen, um die Einstellunge zu überprüfen oder diese anzupassen.
Über den Löschen-Button des jeweiligen Eintrags wird die Zuordnung zum Provisionsempfänger entfernt.
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