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Kunden

Den Menüpunkt „Kunden“ ist unter dem Hauptpunkt „Stammdaten“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Kunden anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Kunden. Über den obigen Button „Neuer Kunden“ gelangen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie Ihren Kunden mit allen dazugehörigen Angaben anlegen können. Unter „Spalten“ haben Sie außerdem die Möglichkeit Spalten ein- bzw. auszublenden.

Registerkarte "Kunde"

In der neu geöffneten Registerkarte können Sie unter dem Reiter „Kunde“ im Rahmen „Hauptadresse“ die Haupt-Kontaktdaten des Kunden eintragen.
Wenn Sie die Adresse richtig eingegeben haben, wird diese als Google MAPs Karte oben auf der rechten Seite angezeigt.
Das Land wird mit angedruckt, wenn es sich vom Land der Filiale unterscheidet.
In den Rahmen "Daten" und "Eigenschaften" können Sie zusätzliche Informationen zum Kunden eintragen bzw. auswählen. Die Werte der Auswahlfelder sind vorher in den Einstellungen anzulegen.
Um einem Kunden eine Preisliste oder Kundengruppe, ein Projekt oder eine Eigenschaft zuordnen zu können, legen Sie diese vorher im System an.
Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.
Mehr über Kundengruppen erfahren Sie hier.
Mehr zu den „Kundeneigenschaften“ finden Sie hier.
Wenn Sie Englisch als Sprache für den Kunden auswählen, so werden als E-Mail und Belegtexte automatisch die hinterlegten englischen Texte für diesen Kunden verwendet.
Wie Sie E-Mail und Belegtexte anlegen können erfahren Sie hier.
Im Rahmen "Kommentar" können Sie sich Notizen zum Kunden machen.
Im Rahmen "Warntext" hinterlegte Notizen werden Ihnen jedes Mal als Pop-Up angezeigt, wenn Sie einen Beleg für den Kunden erstellen möchten.
Wenn Sie auf das rote Kästchen "OP-Summe" (rechts oben) klicken, gelangen Sie direkt zur Übersicht aller offenen Posten des jeweiligen Kunden.
Die OP-Summe rechnet sich aus den offenen Posten aus der OP-Verwaltung zusammen (und nicht aus den offenen Rechnungen).
Damit die offenen Posten automatisch erstellt werden, muss das Modul der offenen Posten-Verwaltung hinzugebucht worden und die Checkbox "OP automatisch erstellen" in den Grundeinstellungen angehakt worden sein.
Nur in diesem Fall kann sichergestellt sein, dass alle offenen Posten erstellt wurden und die OP-Summe korrekt ist.
Über das Dropdownmenü "Beleg anlegen" oben rechts, können Sie direkt einen gewünschten Beleg für den gewählten Kunden erstellen.
Bei nachträglichen Änderungen der Adressdaten der Hauptadresse werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen auch für die Rechnungsadresse und die Standard-Lieferadresse übernehmen möchten.
"Mailadresse kopieren" kopiert zusätzlich die in der Hauptadresse eingetragene E-Mailadresse in die per Kontrollkästchen ausgewählten Adressen.
Beispiel: Sie möchten die neue Hauptadresse in die Rechnungsadresse und in die Standard-Lieferadresse kopieren, aber die sich dort befindlichen E-Mail-Adressen NICHT überschreiben, so wählen Sie nur die beiden oberen Häkchen aus. Beispiel 2 (Bild): Sie möchten die Hauptadressdaten + die sich dort befindende E-Mail-Adresse für die Rechnungsadresse übernehmen (die Standardlieferadresse aber so lassen, wie sie gerade ist), so wählen Sie "Rechnungsadresse" und "Mailadresse kopieren" aus.

Kunden Warnungen & Kunden sperren

Über das Zahnrad-Symbol (rechts oben) können Kundendaten DSGVO-Konform unkenntlich gemacht werden. Die bereits erstellten Belege für die Kunden bleiben jedoch in Ihrer ursprünglichen Form erhalten. Darüber hinaus ist es ebenfalls möglich Kunden zu sperren. Gesperrte Kunden können eingesehen, aber nicht bearbeitet werden. Auch können keine Belege mit gesperrten Kunden erstellt werden. Mahnungen sind jedoch weiterhin möglich.

Registerkarte "Adressen"

Beim Anlegen des Kunden werden die Adressdaten der Hauptadresse automatisch auch in die Rechnungsadresse und in die Standardlieferadresse eingetragen.
Diese können Sie natürlich auch händisch anpassen.
Über die Auswahl der „Anrede“ schalten sich die jeweiligen Adress-Felder frei. Über den Button „Neue Lieferadresse“ (rechte Seite) können weitere Lieferadressen angelegt werden.
Über das sich darüber befindende Auswahlfeld kann dann die Standard-Lieferadresse ausgewählt werden.
Abweichende Rechnungsadresse und Standardlieferadresse(n) Tragen Sie hier abweichende Adressen ein, wenn sich die Rechnungsadresse und die Standardlieferadresse von der Hauptadresse unterscheiden.
Wenn Sie anschließend einen Lieferschein oder eine Rechnung erstellen, erscheinen im Druck und in der Mail die hierfür definierten Kontaktdaten. Es ist dann kein zusätzliches Auswählen des Ansprechpartners erforderlich.
Achtung: In der Bildschirmansicht des Belegs sehen Sie nach wie vor die Daten der Hauptadresse. Lieferadresse und Rechnungsadresse sind ausschließlich in den gedruckten Belegen, bzw. im Empfängerfeld der E-Mail sichtbar.

Registerkarte "Ansprechpartner"

In der Registerkarte „Ansprechpartner“ können Sie über den Button „Neuer Ansprechpartner“ einen neuen Ansprechpartner anlegen.
Über die Auswahl der Anrede schalten sich die jeweiligen Felder frei. Bei den Anreden "Frau" oder "Herr" aktivieren sich beispielsweise die Felder "Vorname" und "Nachname". Alle weiteren Felder können ganz individuell beschrieben werden.
Wenn Sie das Häkchen bei "Hauptansprechpartner" angeklickt haben, wird dieser Ansprechpartner beim Erstellen eines Beleges vorausgewählt.

Ansprechpartner in der Druck-Ansicht von Belegen

  • Der Ansprechpartner wird nur im Beleg mit angedruckt, wenn die Felder "Vorname" und "Nachname" im Kunden (Hauptadresse) nicht gefüllt sind (--> der "Kunde" selbst also eine Firma ist). Ansonsten würden 2 Namenszeilen in der Adresszeile stehen (was verwirrend und unschön auf dem Beleg aussehen würde).
  • In Rechnungen werden Ansprechpartner niemals angedruckt. Eine Rechnung geht immer an die eigentliche Firma.
Vorausgewählte E-Mail Empfänger, falls diese hinterlegt sind:
  • Vorausgewählt für den Versand des Angebots, des Auftrags und der Abschlagsrechnung per E-Mail ist die für den ausgewählten Ansprechpartner hinterlegte E-Mail-Adresse. Ist kein Ansprechpartner ausgewählt, wird die E-Mail-Adresse der Hauptadresse vorausgewählt.
  • Vorausgewählt für den Versand des Lieferscheins und der Rücknahme per E-Mail ist die in der Lieferadresse hinterlegte E-Mail-Adresse.
  • Vorausgewählt für den Versand der Rechnung und der Gutschrift per E-Mail ist die in der Rechnungsadresse hinterlegte E-Mail-Adresse.

Registerkarte "Bank"

Unter der nächsten Registerkarte „Bank“ können Sie die Finanzbuchhaltung einpflegen.
Zahlungsbedingungen: Die hier eingetragene Zahlungsbedingung wird in den Belegen des Kunden vorausgewählt
Mehr über Zahlungsbedingungen erfahren Sie hier.
Währung: Die hier eingetragene Währung wird in den Belegen des Kunden vorausgewählt
Rabatt: Dieser Kundenrabatt in % wird dem Kunden in den Belegen auf alle rabattierfähigen Artikel gewährt. Sie finden diesen Rabatt in den Belegen bei der Auflistung der Summen.
Kostenstelle: Hier haben Sie die Möglichkeit dem Kunden eine Kostenstelle zuzuweisen. Geben Sie hierzu entweder manuell eine Kostenstelle ein oder wählen Sie eine zuvor erstellte Kostenstelle aus. Um eine zuvor erstellte Kostenstelle auszuwählen, klicken sie auf den "Plus-Button"
. Es erscheint eine Liste mit denen von Ihnen angelegten Kostenstellen. Durch klicken auf den "roten pfeil-Button" oder durch Doppelklick auf die entsprechende Kostenstelle können Sie diese für den Kunden auswählen.
Wie Sie Kostenstellen anlegen können erfahren Sie hier.
USt-IdNr.: Ist der Kunde ein Geschäftskunde und hat eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer, so ist diese hier einzutragen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besteht für Deutschland aus dem Länderkennzeichen DE mit anschließend 9 Ziffern: siehe Aufbau der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den EU-Mitgliedstaaten Bitte achten Sie darauf, dass die USt-ldNr. den gesetzlichen Vorgaben entspricht und tragen Sie diese ohne Leer- und Sonderzeichen ein.
Debitorennummer: Wenn hier keine Debitorennummer eingetragen wird, setzt das System die Kundennummer als Debitorennummer ein.
Neuberechnung von Belegen anhand:
  • Hauptwährungspreis: Der Preis im Beleg ändert sich je Fremdwährungswechselkur. Der angezeigte Betrag im Beleg ändert sich für die ausländische Währung je Wechselkurs zur Hauptwährung. Der Betrag, der über die Artkel eingenommen wir, ist über die korrekte Umrechnung immer gleich hoch. Beispiel: Im Kunden ist als Währung "Britisches Pfund" eingetragen. Sie erstellen einen Beleg für den Kunden. Im Beleg wird der Betrag mit dem von Ihnen eingetragenen Umrechnungsfaktor in der Fremdwährung angezeigt. Wenn Sie nun den Umrechnungsfaktor im Beleg ändern, ist auch der Preis der Artikel im Beleg dementsprechend umgerechnet.
  • Fremdwährungspreis: Der Preis im Beleg bleibt gleich, auch wenn sich der Umrechnungsfaktor geändert hat. Die Differenz wird vom Unternehmen getragen. Über diese Einstellung ändern sich Ihre realen Einnahmen über den Wechselkurs (der Betrag in der Fibu und der Wert, der in die Datev übernommen wird). Beispiel: Im Kunden ist als Währung "Britisches Pfund" eingetragen. Sie erstellen einen Beleg für den Kunden. Im Beleg wird der Betrag mit dem von Ihnen eingetragenen Umrechnungsfaktor in der Fremdwährung angezeigt. Wenn Sie nun den Umrechnungsfaktor im Beleg ändern, bleibt der Preis der Artikel im Beleg gleich.
Bruttokunde: Es kann festgelegt werden ob der Kunde ein "Bruttokunde" ist. Wenn die Checkbox nicht angehakt ist, ist der Kunde ein Nettokunde.
13b: Der Leistungsempfänger schuldet die Umsatzsteuer gemäß § 13b UStG
Reverse Charge: Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge)
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.
ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) – mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie – erarbeitet wurde. Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw.

Registerkarte "Belege"

In der Registerkarte „Belege“ können Sie alle Belege einsehen, in denen Ihr Kunde auftaucht.
Um einen Beleg anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den roten Aktionsbutton des jeweiligen Dokuments. Die Tabelle kann allerdings auch nach Beleg-Typ selektieren. Um diese Aktion zu tätigen, nutzen Sie den Dropdown-Button „Dokumenttyp:Alle“ und suchen Sie nach dem gewünschten Beleg-Typ.
Mit dem Button „Filter zurücksetzen“ können Sie die in der Tabelle eingegebenen Suchbegriffe wieder rückgängig machen.

Registerkarte "Geräte"

In der Registerkarte „Geräte“ können Sie die zugewiesen Geräte des Kunden einsehen und über den roten Aktionsbutton bearbeiten.
Mehr über Geräte erfahren Sie hier.

Registerkarte "Passwörter"

In der Registerkarte „Passwörter“ können Sie Zugangsdaten für Ihre Kunden und Lieferanten ansehen und pflegen (im IT-Bereich z.B für Hosting oder Kundenportale)
Über den Button Neues Passwort können Sie ein neues Passwort erstellen.
Sie können die Art des Passworts hinterlegen, (weitere Passworttypen können Sie unter Grundeinstellungen > Passworttypen ergänzen) Sie können Benutzernamen, Homepage, und Passwort angeben, sowie in Zusatzfelder ein Zusatzlabel, Zusatzwert und einen Kommentar für weitere Benutzer, die auf die Stammdaten zugreifen.
Mehr über die Passwortverwaltung erfahren Sie hier.

Registerkarte "CRM"

In der Registerkarte „CRM“ (Customer-Relationship-Management, zu Deutsch „Kundenbeziehungsmanagement) können Sie Interaktionen mit Ihrem Kunden dokumentieren, einsehen und bearbeiten.
Hier können Sie die Kommunikation mit bestehenden und potenziellen Kunden protokollieren, um diese für alle zuständigen Mitarbeiter zugänglich verwalten und verbessern zu können. Dies dient dazu, den aktuellen Stand der Interaktionen nachzuverfolgen und auch zukünftige Schritte der Kontaktaufnahme oder das Offerieren von weiteren Angeboten zu planen.
Versendete Belege werden automatisch im CRM protokolliert. Weitere CRM-Einträge können manuell angelegt werden.

Beispiel für die automatische Protokollierung eines Belegversands:

Die Kundin "Madeleine Musterfrau" bekommt über den Menüpunkt Verkauf --> Angebote ein Angebot zugesendet.
Der Versand der E-Mail wird zusätzlich im Reiter CRM der Kundin protokolliert.
Hier sehen Sie:
  1. 1.
    Das Datum und die Uhrzeit, an dem dieser Beleg versendet wurde
  2. 2.
    Die Belegart
  3. 3.
    Der ausgewählte Ansprechpartner
  4. 4.
    In der Kurzbeschreibung werden die Belegart, die Belegnummer und das Datum, an dem dieser Beleg erstellt wurde, aufgelistet.
  5. 5.
    Über das kleine Dreieck können Sie die Vorschau des CRM-Eintrags öffnen.
  6. 6.
    Der Text der E-Mail, mit dem der Beleg an die Kundin gesendet wurde.
  7. 7.
    Absender und Empfänger der gesendeten E-Mail.
  8. 8.
    Die Anhänge, die mitgesendet wurden.
  9. 9.
    Über diese Buttons kann der CRM-Eintrag (also in diesem Fall die Notiz über das Versenden eines Belegs) ausgedruckt oder gemailt werden, falls dies in den Einstellungen der CRM-Eintragsart so konfiguriert wurd (Einstellungen --> Kunden --> CRM-Eintragsart). Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier.
  10. 10.
    Über diese Buttons kann der CRM-Eintrag editiert und gelöscht werden.
  11. 11.
    Mit dem Button Neuer CRM-Eintrag fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu.
Geöffnete Ansicht eines CRM-Eintrags:
  1. 1.
    In dem Feld Art können Sie mit dem Dropdown-Menü eine CRM-Eintragsart auswählen. Hier ist automatisch die Standard CRM-Eintragsart ausgewählt. Je nach Einstellungen in der CRM-Eintragsart kann der Eintrag per Mail versendet werden. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie hier.
  2. 2.
    Wählen Sie hier den zuständigen Ansprechpartner beim Kunden aus.
  3. 3.
    Ihr Mitarbeiter, dem dieser Eintrag zugeordnet ist. Der Ersteller des CRM-Eintrags wird dabei vorausgewählt.
  4. 4.
    Die Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners werden automatisch eingefügt. Die Kontaktdaten sind nur im Ansprechpartner änderbar.
  5. 5.
    Soll die unter Einstellungen --> Mitarbeiter --> Mitarbeiter Unterschrift hinterlegte Unterschrift für den unter Punkt 3 ausgewählten Mitarbeiter im Druck des CRM-Eintrags (PDF-Erstellung) angedruckt werden?
  6. 6.
    Das Datum und die Uhrzeit für das Ereignis.
  7. 7.
    Die Kurzbeschreibung erscheint in der Übersicht und falls Sie einen Termin zum Nachhaken eintragen auch in den Aufgaben des unter Punkt 3 ausgewählten Mitarbeiters.
  8. 8.
    Wenn Sie einen Termin zum Nachhaken eintragen, erscheint das Ereignis in den Aufgaben des unter Punkt 3 ausgewählten Mitarbeiters (u.a. im Dashboard oben rechts) bis dies als "Erledigt" markiert wurde (Punkt 10).
  9. 9.
    Falls das Ereignis einem Projekt zugeordnet werden soll, können Sie dieses hier auswählen. Der CRM-Eintrag wird dann zusätzlich unter Stammdaten --> Projekte im Reiter CRM aufgeführt.
  10. 10.
    Wenn Sie einen Termin zum Nachhaken eingetragen haben, erscheint die Aufgabe so lange in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters, bis diese als Erledigt markiert wurde.
  11. 11.
    Der eigentliche Beschreibungstext des Ereignisses
  12. 12.
    Ersteller und Erstellungsdatum des CRM-Eintrags
  13. 13.
    Der letzte Bearbeiter und das letzte Bearbeitungsdatum des CRM-Eintrags
  14. 14.
    Ob und wann der CRM-Eintrag von wem zuletzt versendet wurde. Achtung, es geht hier nur um den Versand des CRM-Eintrags, also des Protokolls. Wenn der CRM-Eintrag über einen automatisch protokollierter Belegversand nicht nochmal zusätzlich versendet wurde, so steht hier immer "Letzter Mailversand: Nicht versendet". Der Beleg selbst ist versendet worden. In dem Fall ist das Protokoll über den Beleg aber nicht noch einmal zusätzlich versendet worden.
Sie können unter Einstellungen --> Kunden --> CRM-Eintragsart festlegen, ob die Eintragsart
  • als Standard vorausgewählt werden soll
  • druckbar und per Mail versendbar sein soll
  • die Beschreibung des CRM-Eintrags bei Mailversand als PDF-Anhang hinzufügen soll
Ob der Eintrag gedruckt oder gemailt werden kann, sehen Sie, sobald dieser gespeichert wurde und Sie sich in der Übersicht der Einträge befinden. Druck- oder Mailbare Einträge haben die entsprechenden Icons auf der rechten Seite.
Mehr über CRM-Eintragsarten erfahren Sie hier.

CRM - Eintragsart: Sepa-Mandat

Sie haben die Möglichkeit ein Formular für ein SEPA-Lastschrift-Mandat für den Kunden zu erstellen, indem Sie den CRM-Eintrag der Art Sepa Mandat auswählen und diesen anschließend drucken, bzw. direkt per E-Mail versenden (der Ausdruck wird der E-Mail automatisch angehängt). Die im Kunden hinterlegten Bankdaten, sowie die Bankdaten der Filiale, in der Sie aktuell eingeloggt sind, werden automatisch in den Ausdruck übernommen.
Die vom Kunden zurückgesendeten Daten können anschließend manuell (z.B. unter Kunde --> Bank --> neues Konto) hinterlegt werden.

Registerkarte "Rabatte"

In der Registerkarte „Rabatte“ können Sie Warengruppenrabatte für den Kunden anlegen.
Über den Button Neuer Warengruppenrabatt gelangen Sie in die Maske zur Erstellung eines neuen Rabattes.
Sie haben über die Anzahl die Möglichkeit den Rabatt ab einer bestimmten Stückzahl zu erstellen. Wenn Sie den Rabatt immer gewähren möchten, so tragen Sie bei der Anzahl eine "0" ein.
Der Rabatt wird in Prozent eingetragen. Wenn „Rabatt anzeigen“ ausgewählt ist, wird der Rabatt im Auftrag aufgeführt, ansonsten wird dieser auf den Preis angerechnet, aber taucht nicht gesondert im Beleg auf.
Der Rabatt wird gewährt, wenn die Anzahl im Beleg innerhalb von einer aufgeführten Position erreicht wird.
Über die Filter in der Kopfspalte der Rabatte können Sie die anzuzeigenden Rabatte anzeigen lassen.

Registerkarte "Provisionen"

In der Registerkarte "Provisionen" sehen Sie die zugeordneten Provisionsempfänger für den ausgewählten Kunden.
Über den Button "neue Provision" gelangen Sie in die Übersicht der bereits angelegten Provisionsempfänger und können dem aktuellen Kunden (weitere) Provisionsempfänger zuweisen.
Zunächst werden Provisionsempfänger mit den jeweiligen Standardwerten (Provisionshöhe, Provisionsart und Berechnung) in der Provisionsverwaltung angelegt.
Anschließend können Sie die zugehörigen Kunden direkt in der Provisionsverwaltung oder hier im Kunden zuordnen.
Über den Pfeil auf der rechten Seite können Sie den jeweiligen Provisionsempfänger in der Provisionsverwaltung aufrufen, um die Einstellunge zu überprüfen oder diese anzupassen.
Über den Löschen-Button des jeweiligen Eintrags wird die Zuordnung zum Provisionsempfänger entfernt.
Mehr über Kundengruppen erfahren Sie hier.
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