Startnummern
Hier wird eingestellt, mit welcher Nummer Rechnungen, Aufträge, Kunden, etc. in desk4 starten sollen.
Wenn schon Nummern für Belege, Kunden oder Lieferanten aus anderen System existieren, welche berücksichtigt werden sollen, tragen Sie hier die letzte existierende Nummer ein.
desk4 trägt die nächste freie Nummer ein, die größer ist, als die hier eingetragene Nummer und die sich im System befindliche Nummer.
Beispiel: Im Kundennummernkreis ist die "100000" eingetragen 1) Wenn sich keine Kunden mit einer höheren Kundennummer im System befinden, trägt das System für den nächsten angelegten Kunden die "100001" ein. 2) Sie importieren Kunden mit bereits vorhandenen Kundennummern. Dort ist die höchste Kundennummer die "123455". Das System vergibt nun als nächste Kundennummer die "123456", da bei den Nummern immer hoch gezählt wird.
Tipp: Wenn Sie versehentlich einen Kunden mit einer zu hohe Kundennummer per Import angelegt haben, so löschen Sie den Kunden wieder und legen Sie ihn danach nochmals mit einer niedrigeren Kundennummer an oder lassen diese vom System vergeben. Das geht natürlich nur, wenn noch keine Belege für den Kunden erstellt wurden.
Nummernkreise von Kunden und Lieferanten
Um Fehler zu vermeiden ist es wichtig, dass sich die Nummernkreise von Kunden und Lieferanten nicht überschneiden.
Achten Sie darum beim Anlegen und importieren von Kunden und Lieferanten darauf, dass die Startnummern der Kunden im Bereich 1-6 und die Startnummern der Lieferanten im Bereich 7-9 liegen.
Auch müssen die Kunden/Lieferantennummern 5-9 Stellen lang sein, um Datev-Konform zu sein.
Bei uns sind die Kunden/Lieferantennummern standardmäßig 6-stellig.
Eine Kundennummer sieht in desk4 also z.B. so aus: 100476
Und eine Lieferantennummer sieht in desk4 also z.B. so aus: 700823
Bei DATEV sind die Kunden- bzw. die Lieferantennummern bis zu 9-stellig Die Sachkonten sind bis zu 8-stellig.
Personenkonten sind immer um 1 Stelle länger als die Sachkonten.
Die Sachkontenlänge ist standardmäßig 4stellig, kann aber auf bis zu 8 Stellen erweitert werden - in dem Fall hätte man also 9-stellige Debitoren/Kreditoren.
Manche Steuerberater lassen den Standard mit Sachkonten vierstellig und Personenkonten fünfstellig.
Wenn man 6-stellige Debitoren / Kreditoren nutzen möchte, ist die Erhöhung der Sachkonten auf 5 Stellen die einfachste Vorgehensweise, dies zu bewerkstelligen.
Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder informieren Sie sich hierzu bei Datev!
Beleg-Nummern und deren Höchstgrenze
Die höchste Zahl, die als Belegnummer erreicht werden kann ist die 2147483647.
Wählen Sie Ihre Startnummern bitte dementsprechend niedriger, damit die Höchstgrenze der Belegnummern auch während des Jahres nicht überschritten wird.
Achtung:
Die Einstellungen eignen sich nicht dafür, das Jahr und den Monat in der Belegnummer abzubilden, weil die Belegnummern pro Präfixlänge fortlaufend hochzählen (siehe Bild).
Beispiel:
Wäre die letzte Rechnung im Juni die mit der Endnummer 2 und würden Sie den Präfix von "RE-2024-06-" auf "RE-2024-07-" ändern, würde das System trotzdem für den Juli die Endnummer 3 vergeben, also automatisch weiter hoch zählen.
Dass die Nummern fortlaufend sind, ist so gewollt und kann nicht geändert werden.
Wir raten deswegen dazu, Jahr und Monat NICHT in den Belegnummern abbilden zu wollen, sondern die Rechnungsnummern einfach automatisch vom System hochzählen zu lassen.
Die Anzahl der Stellen bei den Startnummern darf nachträglich nicht verändert werden.
Eine Änderung der Stellenzahl kann zu Fehlern führen, z.B., dass Belege nicht erstellt werden können.
Beispiel: In der Gutschrift steht die Nummer: "0000000". Die erste Gutschrift, die vom System angelegt wird, hat dann die Nummer: "0000001". Falls Sie aber beispielsweise schon 45 Gutschriften über ein anderes System haben, welche Sie mit berücksichtigen möchten, so tragen sie statt "0000000" --> "0000045" ein.
Tragen Sie NICHT nur die "45" ein, wenn bereits Gutschriften erstellt wurden. Die nachträgliche Änderung der Anzahl der Stellen kann im System zu Problemen führen.
Für alle Filialen wird der gleiche Rechnungsnummernkreis benutzt.
Es ist nicht möglich, einen eigenen Rechnungsnummernkreis pro Filiale einzustellen. Da pro desk4 Instanz eine Firma verwaltet werden kann (USt-IdNr.), müssen Rechnungen fortlaufend sein. Dies dann natürlich auch übergreifend über mehrere Filialen.
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