# Artikelimport

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=fV5w7fx6DyU>" %}

Der **Artikelimport** ist in der linken Navigation unter **Werkzeuge --> Importe** zu finden. Hier haben Sie die Möglichkeit Artikel zu importieren, Importvorlagen zu erstellen oder Importvorlagen zu importieren.

### Pflichtfelder

Momentan sind folgende Felder Pflichtfelder für den Artikelimport:

* Artikelnummer
* Steuer
* Artikelname (deutsche Bezeichnung, nicht länger als 255 Zeichen)
* Mengeneinheit (deutsche Bezeichnung)

Weitere Daten können, müssen aber nicht importiert werden.&#x20;

{% hint style="info" %}
Pflichtfelder bei einem Update

Bei einem Update (wenn sich die Artikel schon im System befinden und nur aktualisiert werden sollen) ist nur die Artikelnummer Pflichtfeld.&#x20;

Alle weiteren Felder können durch Klicken auf das Löschen Symbol ( x ) aus dem Import entfernt werden.&#x20;
{% endhint %}

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### Drucklayouts auf Englisch

Möchten Sie zusätzlich zu den deutschen Drucklayouts auch englische Drucklayouts verwenden, so sind diese Felder auch zu importieren.&#x20;

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels stehen folgende Felder auch für die englische Sprache zur Verfügung:

* Artikelname (nicht länger als 255 Zeichen)
* Mengeneinheit
* Kurzbeschreibung
* Beschreibung
* Gewichtseinheit
* Hersteller
* Warengruppe

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### **Wichtig vor einem Import**

Einheiten und Werte, die&#x20;

1. im Artikel auswählbar sein sollen und
2. **importiert werden sollen**

müssen **vor dem Import** in desk4 angelegt werden. Das betrifft z.B.:

* Artikeleigenschaften
* Gewichtseinheiten (Das Feld "Name" soll dabei dem Eintrag in der Excel-Datei entsprechen. Kürzel sollen in desk4 trotzdem mit angelegt werden, weil diese später in den Belegen angedruckt werden)
* Mengeneinheiten (Das Feld "Name" soll dabei dem Eintrag in der Excel-Datei entsprechen. Kürzel sollen in desk4 trotzdem mit angelegt werden, weil diese später in den Belegen angedruckt werden)
* Warengruppen
* Hersteller

Die Werte, die die Artikel betreffen, werden unter Einstellungen –> Artikel angelegt.

Die Hersteller werden in den Stammdaten angelegt.

#### Exakte Übereinstimmung der Werte

Die Werte in desk4 und in der Excel-Datei müssen für den Import exakt übereinstimmen.&#x20;

* Achten Sie hierbei auch auf Leerzeichen.
* Bitte auch darauf achten, dass sich wirklich ausschließlich Werte in der Import-Datei befinden und keine Formeln.

**Herkunftsländer**&#x20;

Herkunftsländer können per Iso Code A2 importiert werden (2-stelliges Länderkürzel).

#### **Steuern**

Tragen Sie in der Excel-Datei in die Felder für die Steuern **nur den Zahlenwert ohne** **% Zeichen** ein, also z.B. "19".\
Die deutschen Steuersätze sind standarmäßig angelegt. Falls Sie andere Steuersätze benötigen, so legen Sie diese unter Einstellungen –> FiBu –> Steuersätze erst an / ändern Sie die vorhandenen Steuersätze ab. Folgen Sie hierfür bitte der dazugehörigen Anleitung.

**Preis**

Geben Sie den Nettopreis ohne weitere Zeichen und ohne Währungszeichen ein, also z.B. "59,99".&#x20;

**Wahrheitswerte für die Spezifikationen importieren**

Damit das Häkchen nach einem Import in einer Checkbox angeklickt ist, tragen Sie "true" oder "1" in die Excel-Tabelle ein.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FLxRIw4kDxS1JVupDABGc%2FCheckboxen.PNG?alt=media&#x26;token=475a6cf6-ade7-4516-b04b-7cb316d03b6a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wenn die Checkbox nicht angeklickt sein soll, so tragen Sie "false" oder "0" in die Excel-Tabelle ein, oder lassen den Eintrag einfach leer.&#x20;

**Bilder**

Möchten Sie auch Bilder importieren, so schauen Sie sich dafür die Anleitung für den [Artikelbilderimport ](https://docs.desk4.de/werkzeuge/importe/artikelbilderimport)an.&#x20;

{% hint style="success" %}
**Tipp: Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei"**

Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei", in der Sie im besten Falle nur 2-3 Zeilen Ihrer Daten eingefügt haben, die Überschrift und 1-2 Datensätze. \
So können Sie ausprobieren, ob die Daten wie gewünscht importiert werden: jede Spalte Ihrer Excel-Datei mit dem richtigen Attribut in desk4 verknüpft ist und alle vorher anzulegenden Einheiten und Werte auch wirklich angelegt sind. Prüfen Sie nach dem Export der Probe-Datei die Hinweise (siehe weiter unten) und anschließend die importierten Datensätze in desk4.&#x20;

<mark style="color:red;">Es ist sehr viel einfacher 3-4 Hinweise zu lesen und zu verstehen oder 3-4 Datensätze zu löschen als  hunderte Hinweise zu lesen oder hunderte nicht korrekt angelegte Datensätze</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">**einzeln**</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">zu löschen.</mark>&#x20;

<mark style="color:red;">Datensätze können durch Sie selbst nicht gleichzeitig gelöscht werden.</mark>&#x20;

Probieren Sie den Import also mit einer Probe-Datei Ihrer Daten aus.&#x20;

Weiter unten finden Sie als Beispiel eine einfache Muster-Datei von uns.&#x20;

<mark style="color:green;">**Denken Sie immer daran, ein Backup zu erstellen.**</mark> Dieses kann durch uns wieder eingespielt werden.&#x20;
{% endhint %}

<img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FkPJ6sKgkCh00A9IQl8Rz%2Ffile.drawing.svg?alt=media&#x26;token=d76af466-b646-4c0f-84b5-d97e37ff62ab" alt="" class="gitbook-drawing">

### **Der Artikel-Import in desk4**

Hier sehen Sie die Übersicht des Imports.&#x20;

Um einen neuen Artikelimport zu erstellen klicken Sie oben auf den Button **„Neuer Artikelimport“.**

{% hint style="info" %}
Erstellte Importvorlagen können wiederverwendet werden. Prüfen Sie beim erneuten Verwenden einer Importvorlage das komplette Mapping (alle Spaltenzuweisungen) und ordnen Sie diese ggfls. erneut zu.&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2F2jV0WlJenpuI79rKoxoC%2F%C3%9Cbersicht.PNG?alt=media&#x26;token=a6280b0a-a3e9-4521-9664-e55a9e9bd5e0" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

In der Registerkarte **„Artikelimport“** ist zunächst die zu importierende Excel-Datei auszuwählen und hochzuladen (durch Klicken des **„Durchsuchen“** -Buttons).&#x20;

Folgende Werte sind voreingestellt und enthalten die empfohlenen Einstellungen:

* **Überschrift vorhanden** sagt aus, dass Ihre Excel-Tabelle Überschriften enthält (Empfohlen!!)
* **Zeile der Überschrift**: In welcher Zeile sich die Überschrift befindet
* **Zeile vom Beginn der Daten**: In welcher Zeile **die zu importierenden Daten beginnen**\
  Beispiel: Sie haben in der 1. Zeile eine Überschrift und direkt darunter befindet sich der erste Datensatz, der in desk4 importiert werden soll. Dann ist hier die Zahl 2 einzutragen.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2F89hjPM9WcKdXOot5tvGF%2FNeuerArtikelimport.PNG?alt=media&#x26;token=29d8cbd3-88a3-4b6a-8ff1-be4edfc27dab" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im nächsten Schritt öffnet sich die Einrichtungsseite für den Artikelimport

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FAhlQuYreI7mRWDFco137%2FMain.PNG?alt=media&#x26;token=2abb29b5-37f8-4ae5-abae-9a7a7c8146ef" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier geben Sie dem Import <mark style="color:red;">**(1)**</mark> einen **Namen** (Pflichtangabe) und können einen Kommentar hinzufügen.&#x20;

Im oberen Bereich sehen Sie <mark style="color:red;">**(2)**</mark> die **Pflichtdaten**, die für das Anlegen des Imports benötigt werden.&#x20;

Nun ist es Ihre Aufgabe <mark style="color:red;">**(3)**</mark> ein **Mapping** (=> eine Zuordnung) durchzuführen. Das bedeutet, dass Sie Ihre jeweiligen **Excel-Spalten** anhand der Überschriften den **Attributen in desk4** zuordnen. <br>

Über <mark style="color:red;">**(4)**</mark> den **+** Button im unteren Bereich können weitere Zeilen hinzugefügt und damit Daten aus Ihrer Excel-Datei mit desk4-Attributen verbunden werden - bis alle gewünschten Zuordnungen eingetragen sind.

Sind alle gewünschten Zuordnungen eingetragen, <mark style="color:red;">**(5)**</mark> **speichern** Sie Ihr Mapping.&#x20;

Jetzt können Sie <mark style="color:red;">**(6)**</mark> den **Import starten**.

Nachdem der Import beendet wurde, finden Sie <mark style="color:red;">**(7)**</mark> am rechten oberen Bildschirmrand **Hinweise,** ob alle Daten erfolgreich importiert wurden.&#x20;

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

### **Musterdatei für den Artikelimport:**

Wenn Sie den Import ausprobieren möchten, können Sie hierfür unsere Musterdatei nutzen. \
Im Bild sehen Sie die Musterdatei und darunter das dazugehörige Mapping. \
\
Die 4 Pflichtfelder sind in der Musterdatei mit einem dunkleren grün gekennzeichnet.\
Die hellgrünen Spalten sind freiwillige Angaben.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2F91oOS8N86IXuthtrwcOu%2FArtikelimportvorlageExcel.PNG?alt=media&#x26;token=87d2e775-6bab-4bc1-a8d2-f71ab5d61b02" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FrNrrOeGskeFATwV49Zlf%2FArtikelimportvorlageDesk4.PNG?alt=media&#x26;token=a9374120-f640-486b-ae2c-1f131ce41461" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Schauen Sie sich die Excel-Datei an und prüfen Sie im ersten Schritt, ob die Gewichtseinheiten und die Mengeneinheiten unter **Einstellungen** --> **Artikel** schon existieren. Falls nicht, legen Sie diese an.

Prüfen Sie nun, ob die eingetragenen Hersteller unter **Stammdaten** --> **Hersteller** existieren. Falls nicht, legen Sie diese an. &#x20;

{% file src="<https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2Frus8pKrQkcrmLKzP4u4Q%2FArtikelimport%20Vorlage.xlsx?alt=media&token=dd771c67-e0a6-4882-93d3-ef038802583e>" %}
Excel-Datei mit Beispieldaten
{% endfile %}

{% file src="<https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FC3QYnfzu8son548xu3ST%2FArtikelimport%20Vorlage%20Komplett.xlsx?alt=media&token=f3f6d2b1-308f-4ee9-bf2d-91239f5d8051>" %}
Hier finden Sie alle Felder, welche Sie importieren können. Nur die 4 grünen Felder am Beginn der Datei sind Pflichtfelder
{% endfile %}

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;">**Bilderimport**</mark>: Möchten Sie auch Bilder importieren, so schauen Sie sich dafür die Anleitung für den [Artikelbilderimport ](https://docs.desk4.de/werkzeuge/importe/artikelbilderimport)an.&#x20;
{% endhint %}

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

### Bestände

Der Bestand der Artikel kann über den Bestandsimport eingefügt werden.&#x20;

Es werden nur die Daten aktualisiert, die Sie im Mapping ausgewählt haben. Achten Sie dennoch auf die Angaben der Pflichtfelder.

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

### Update der Artikel

Um Ihre Artikel zu updaten, führen Sie den Import erneut durch.&#x20;

Es werden nur die Spalten und Datensätze aktualisiert, die Sie im Mapping ausgewählt haben.&#x20;

Sie können alle Felder, die Sie nicht updaten möchten, über das x auf der rechten Seite aus dem Mapping entfernen.&#x20;

Bei einem Update der Artikel ist nur die Artikelnummer Pflichtfeld.&#x20;

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

### Gespeicherte Mappings

Ihre gespeicherten Mappings finden Sie auf der Übersichtsseite.&#x20;

Mit Hilfe der roten Button am rechten Rand können Sie dieses entweder einsehen (und bearbeiten) oder (als json-Datei) herunterladen.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FZb5SjmpsCAno5zp9Ef9w%2FDownload.PNG?alt=media&#x26;token=ed4a33d8-99c4-4d72-93ff-68d95f91cf57" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Heruntergeladene Mappings können auch wieder als **Vorlage importiert** werden. So können Sie ein Mapping z.B. mehrfach (unter einem anderen Namen) abspeichern und unterschiedlich anpassen.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2F1XGeGNQIC477GXF25PVG%2FUpload.PNG?alt=media&#x26;token=6b2cc2d4-ac3a-4edd-8980-2971c39c186c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Nachdem Sie diesen Button geklickt haben, können Sie mit Hilfe des **„Durchsuchen“**-Buttons Ihre Json-Datei aussuchen und über den betreffenden Button **hochladen**.

{% hint style="info" %}
Achtung: desk4 wird regelmäßig geupdated und weiterentwickelt. Im Zuge einer Weiterentwicklung kann es sein, dass ein vorhandenes Mapping im Laufe der Zeit nicht mehr verwendet werden kann und neu erstellt werden muss.
{% endhint %}

\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_\_

### **Artikelimport aus Shopware (Mapping-Datei)**

Zu beachten ist:

* Die exportierte CSV-Datei aus Shopware muss als .xlsx gespeichert werden
* alle Preise, die in **Brutto** angegeben sind, **müssen in Netto** umgerechnet werden

{% file src="<https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FpvTrVVnVVumYTX8xEux6%2FShopware%20Artikelimportvorlage.json?alt=media&token=40fa2e5e-3b7e-4e52-9e18-3ef21f0f3a52>" %}
Mapping-Datei mit den Zuordnungen zwischen Excel-Spalten und desk4-Attributen
{% endfile %}