Artikelimport
Der Artikelimport ist in der linken Navigation unter Werkzeuge --> Importe zu finden. Hier haben Sie die Möglichkeit Artikel zu importieren, Importvorlagen zu erstellen oder Importvorlagen zu importieren.
Pflichtfelder
Momentan sind folgende Felder Pflichtfelder für den Artikelimport:
Artikelnummer
Steuer
Artikelname (deutsche Bezeichnung, nicht länger als 255 Zeichen)
Mengeneinheit (deutsche Bezeichnung)
Weitere Daten können, müssen aber nicht importiert werden.
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Drucklayouts auf Englisch
Möchten Sie zusätzlich zu den deutschen Drucklayouts auch englische Drucklayouts verwenden, so sind diese Felder auch zu importieren.
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels stehen folgende Felder auch für die englische Sprache zur Verfügung:
Artikelname (nicht länger als 255 Zeichen)
Mengeneinheit
Kurzbeschreibung
Beschreibung
Gewichtseinheit
Hersteller
Warengruppe
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Wichtig vor einem Import
Einheiten und Werte, die
im Artikel auswählbar sein sollen und
importiert werden sollen
müssen vor dem Import in desk4 angelegt werden. Das betrifft z.B.:
Artikeleigenschaften
Gewichtseinheiten (Das Feld "Name" soll dabei dem Eintrag in der Excel-Datei entsprechen. Kürzel sollen in desk4 trotzdem mit angelegt werden, weil diese später in den Belegen angedruckt werden)
Mengeneinheiten (Das Feld "Name" soll dabei dem Eintrag in der Excel-Datei entsprechen. Kürzel sollen in desk4 trotzdem mit angelegt werden, weil diese später in den Belegen angedruckt werden)
Warengruppen
Hersteller
Die Werte, die die Artikel betreffen, werden unter Einstellungen –> Artikel angelegt.
Die Hersteller werden in den Stammdaten angelegt.
Exakte Übereinstimmung der Werte
Die Werte in desk4 und in der Excel-Datei müssen für den Import exakt übereinstimmen.
Achten Sie hierbei auch auf Leerzeichen.
Bitte auch darauf achten, dass sich wirklich ausschließlich Werte in der Import-Datei befinden und keine Formeln.
Herkunftsländer
Herkunftsländer können per Iso Code A2 importiert werden (2-stelliges Länderkürzel).
Steuern
Tragen Sie in der Excel-Datei in die Felder für die Steuern nur den Zahlenwert ohne % Zeichen ein, also z.B. "19". Die deutschen Steuersätze sind standarmäßig angelegt. Falls Sie andere Steuersätze benötigen, so legen Sie diese unter Einstellungen –> FiBu –> Steuersätze erst an / ändern Sie die vorhandenen Steuersätze ab. Folgen Sie hierfür bitte der dazugehörigen Anleitung.
Preis
Geben Sie den Nettopreis ohne weitere Zeichen und ohne Währungszeichen ein, also z.B. "59,99".
Wahrheitswerte für die Checkboxen importieren
Damit das Häkchen nach einem Import in einer Checkbox angeklickt ist, tragen Sie "true" oder "1" in die Excel-Tabelle ein.
Wenn die Checkbox nicht angeklickt sein soll, so tragen Sie "false" oder "0" in die Excel-Tabelle ein, oder lassen den Eintrag einfach leer.
Bilder
Möchten Sie auch Bilder importieren, so schauen Sie sich dafür die Anleitung für den Artikelbilderimport an.
Tipp: Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei"
Erstellen Sie sich eine "Probe-Datei", in der Sie im besten Falle nur 2-3 Zeilen Ihrer Daten eingefügt haben, die Überschrift und 1-2 Datensätze. So können Sie ausprobieren, ob die Daten wie gewünscht importiert werden: jede Spalte Ihrer Excel-Datei mit dem richtigen Attribut in desk4 verknüpft ist und alle vorher anzulegenden Einheiten und Werte auch wirklich angelegt sind. Prüfen Sie nach dem Export der Probe-Datei die Hinweise (siehe weiter unten) und anschließend die importierten Datensätze in desk4.
Es ist sehr viel einfacher 3-4 Hinweise zu lesen und zu verstehen oder 3-4 Datensätze zu löschen als hunderte Hinweise zu lesen oder hunderte nicht korrekt angelegte Datensätze einzeln zu löschen.
Datensätze können durch Sie selbst nicht gleichzeitig gelöscht werden.
Probieren Sie den Import also mit einer Probe-Datei Ihrer Daten aus.
Weiter unten finden Sie als Beispiel eine einfache Muster-Datei von uns.
Denken Sie immer daran, ein Backup zu erstellen. Dieses kann durch uns wieder eingespielt werden.
Der Artikel-Import in desk4
Hier sehen Sie die Übersicht des Imports.
Um einen neuen Artikelimport zu erstellen klicken Sie oben auf den Button „Neuer Artikelimport“.
Erstellte Importvorlagen können wiederverwendet werden. Prüfen Sie beim erneuten Verwenden einer Importvorlage das komplette Mapping (alle Spaltenzuweisungen) und ordnen Sie diese ggfls. erneut zu.
In der Registerkarte „Artikelimport“ ist zunächst die zu importierende Excel-Datei auszuwählen (durch Klicken des „Durchsuchen“ -Buttons) und anschließend hochzuladen (durch Klicken auf den „Hochladen“ -Button).
Folgende Werte sind voreingestellt und enthalten die empfohlenen Einstellungen:
Überschrift vorhanden sagt aus, dass Ihre Excel-Tabelle Überschriften enthält (Empfohlen!!)
Zeile der Überschrift: In welcher Zeile sich die Überschrift befindet
Zeile vom Beginn der Daten: In welcher Zeile die zu importierenden Daten beginnen Beispiel: Sie haben in der 1. Zeile eine Überschrift und direkt darunter befindet sich der erste Datensatz, der in desk4 importiert werden soll. Dann ist hier die Zahl 2 einzutragen.
Im nächsten Schritt öffnet sich die Einrichtungsseite für den Artikelimport
Hier geben Sie dem Import (1) einen Namen (Pflichtangabe) und können einen Kommentar hinzufügen.
Im oberen Bereich sehen Sie (2) die Pflichtdaten, die für das Anlegen des Imports benötigt werden.
Nun ist es Ihre Aufgabe (3) ein Mapping (=> eine Zuordnung) durchzuführen. Das bedeutet, dass Sie Ihre jeweiligen Excel-Spalten anhand der Überschriften den Attributen in desk4 zuordnen.
Über (4) den + Button im unteren Bereich können weitere Zeilen hinzugefügt und damit Daten aus Ihrer Excel-Datei mit desk4-Attributen verbunden werden - bis alle gewünschten Zuordnungen eingetragen sind.
Sind alle gewünschten Zuordnungen eingetragen, (5) speichern Sie Ihr Mapping.
Jetzt können Sie (6) den Import starten.
Nachdem der Import beendet wurde, finden Sie (7) am rechten oberen Bildschirmrand Hinweise, ob alle Daten erfolgreich importiert wurden.
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Musterdatei für den Artikelimport:
Wenn Sie den Import ausprobieren möchten, können Sie hierfür unsere Musterdatei nutzen. Im Bild sehen Sie die Musterdatei und darunter das dazugehörige Mapping. Die 4 Pflichtfelder sind in der Musterdatei mit einem dunkleren grün gekennzeichnet. Die hellgrünen Spalten sind freiwillige Angaben.
Schauen Sie sich die Excel-Datei an und prüfen Sie im ersten Schritt, ob die Gewichtseinheiten und die Mengeneinheiten unter Einstellungen --> Artikel schon existieren. Falls nicht, legen Sie diese an.
Prüfen Sie nun, ob die eingetragenen Hersteller unter Stammdaten --> Hersteller existieren. Falls nicht, legen Sie diese an.
Bilderimport: Möchten Sie auch Bilder importieren, so schauen Sie sich dafür die Anleitung für den Artikelbilderimport an.
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Bestände
Der Bestand der Artikel kann über den Bestandsimport eingefügt werden.
Es werden nur die Daten aktualisiert, die Sie im Mapping ausgewählt haben. Achten Sie dennoch auf die Angaben der Pflichtfelder.
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Update der Artikel
Um Ihre Artikel zu updaten, führen Sie den Import erneut durch.
Es werden nur die Daten aktualisiert, die Sie im Mapping ausgewählt haben. Achten Sie dennoch auf die Angaben der Pflichtfelder.
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Gespeicherte Mappings
Ihre gespeicherten Mappings finden Sie auf der Übersichtsseite.
Mit Hilfe der roten Button am rechten Rand können Sie dieses entweder einsehen (und bearbeiten) oder (als json-Datei) herunterladen.
Heruntergeladene Mappings können auch wieder als Vorlage importiert werden. So können Sie ein Mapping z.B. mehrfach (unter einem anderen Namen) abspeichern und unterschiedlich anpassen.
Nachdem Sie diesen Button geklickt haben, können Sie mit Hilfe des „Durchsuchen“-Buttons Ihre Json-Datei aussuchen und über den betreffenden Button hochladen.
Achtung: desk4 wird regelmäßig geupdated und weiterentwickelt. Im Zuge einer Weiterentwicklung kann es sein, dass ein vorhandenes Mapping im Laufe der Zeit nicht mehr verwendet werden kann und neu erstellt werden muss.
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Artikelimport aus Shopware (Mapping-Datei)
Zu beachten ist:
Die exportierte CSV-Datei aus Shopware muss als .xlsx gespeichert werden
alle Preise, die in Brutto angegeben sind, müssen in Netto umgerechnet werden
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