Lieferscheine
Der Menüpunkt „Lieferscheine“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Lieferschein anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Lieferscheine.
Die Spalte links mit dem Papierflieger-Symbol
, zeigt Ihnen den Mailversandstatus an.
Ist das Symbol grün, so wurde dem Kunden für diesen Beleg bereits eine E-Mail gesendet.
Im Tooltip des Symbols (Mouseover) können Sie sehen, wann die letzte E-Mail versendet wurde.
Per Doppelklick auf einen Eintrag oder Klick auf den roten Pfeil, können Sie einen bereits erstellten Lieferschein öffnen und nach Bedarf bearbeiten.
Neuen Lieferschein erstellen
Über den oberen Button „Neuer Lieferschein“ können Sie einen neuen Lieferschein anlegen.
Nun können Sie einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „+ Kunde„-Button einen Neuen anlegen.
Mehr über Kunden erfahren Sie hier.
Drücken Sie nun den roten Aktionsbutton eines Kunden (rechte Seite), um in einem Lieferschein mit ihm arbeiten zu können.
Registerkarte "Lieferschein"
In der Registerkarte „Lieferschein“ können Sie den geöffneten Kunden in dem Rahmen „Kundendaten“ einsehen.
Im Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie u.a. einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.
Als Ansprechpartner lässt sich ein vor der Erzeugung des Belegs im Kunden hinterlegter Ansprechpartner auswählen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie in den Einstellungen hinterlegte Werte wählen.
Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen. Diese werden weder mit angedruckt noch an den Kunden gesendet.
Positionstabellenmenü
Über das Positionstabellenmenü werden die einzelnen Positionen (Artikel und Dienstleistungen) Ihres Belegs verwaltet.
Da dies für alle Belegarten gleich ist, finden Sie die Erläuterungen hierzu unter nachfolgendem Link:
Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.
Ob die Mitarbeiter einer bestimmten Gruppe im Lieferschein Preise oder den Lagerplatz angezeigt bekommen, bestimmen Sie über die Rechte der Gruppe.
Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie hier.
Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.
Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.
Artikel zum Lieferschein hinzufügen
Um den Lieferschein abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.
Nach dem Bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten herausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in den Lieferschein. Nun wird er in der Lieferschein-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.
Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Position des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Auch können Sie entscheiden, aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.
Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist er Haken nicht gesetzt wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.
Des weiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufssbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.
Mehr über die Rechte erfahren Sie hier.
Registerkarte "Adressen"
Hier können Sie die Daten für den Beleg ändern. Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.
Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten“.
Die „Lieferadresse“ ist manuell änderbar, sowie über den Button „Auswählen“ wählbar. Hier können Sie dann zwischen allen Lieferadressen auswählen, welche Sie im Kunden angelegt haben.
Die „Rechnungsadresse“ ist manuell änderbar.
Registerkarte "Vor-/Nachtexte"
Im Reiter „Vor-/Nachtexte“ können Sie speziell für den Kundenlieferschein einen „Vortext“ und einen „Nachtext“ anfertigen.
Lieferschein drucken und versenden
Mit diesem „Druck“-Button können Sie ganz leicht,
den Lieferschein als PDF generieren und drucken oder herunterladen.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, die PDF-Datei als Packliste zu drucken. Um eine Packliste zu drucken, können Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Druck-Button gehen und Packliste auswählen.
Mehr über die Packliste erfahren Sie hier.
Mit diesem E-Mailbutton gelangen Sie in eine Ansicht in der Sie das Angebot per E-Mail verschicken können.
In diesem Fenster ist die Empfängerzeile automatisch mit der E-Mail Adresse des Ansprechpartners des gefüllt, falls der Lieferant keinen Ansprechpartner besitzt, wird die E-Mailadresse des Lieferanten verwendet. Im Anhang ist automatisch eine PDF-Datei der Druckansicht, die den Lieferschein beinhaltet. Hier können Sie weitere Anhänge hinzufügen und einen E-Mailtext mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verfassen.
Registerkarte "Geräte"
m Reiter „Wartungen“ können Sie entweder die Daten einer neuen Wartung hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Wartung auswählen“-Button einer bereits angelegten Wartung aus einer Liste auswählen.
Um Genaueres über die Felder zu erfahren, klicken Sie auf den unteren Link, da die Ansicht im Lieferschein gleich der in der Wartung ist.
Mehr über Wartungen erfahren Sie hier.
Registerkarte "DMS"
Das DMS (Dokumentenmanagement System) ist kostenpflichtig und als optionale Erweiterung erhältlich.
Mehr über das DMS erfahren Sie hier.
In der Registerkarte DMS finden Sie (je nach Rechten) über das DMS-System abgelegten Dokumente und können weitere Dokumente (auch per Drag & Drop) ablegen, öffnen, bearbeiten und herunterladen.
Falls sich Datensätze im Reiter DMS befinden, erkennen Sie dies an einem farbigen Punkt.
Registerkarte "Vorlagen"
In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre erstellten Vorlagen nutzen, in dem Sie auf den roten Pfeil klicken. Dadurch wird die Vorlage als Lieferschein übernommen.
Wenn Sie in der Registerkarte Vorlagen auf den Button Dokumenttyp oben rechts klicken, können Sie auch bestehende Belege aus allen Dokumenttypen als Vorlage nutzen.
Mehr über Vorlagen erfahren Sie hier.
Registerkarte "Übernahme"
In der Registerkarte Übernahme können Sie komplette Aufträge oder einzelne Positionen aus den jeweiligen Aufträgen dem Lieferschein hinzufügen.
Mehr über Übernahme erfahren Sie hier.
Registerkarte "DHL-Pakete"
Die DHL Anbindung ist ein Zusatzmodul und muss zu desk4 dazu gebucht werden.
Vor der Erstellung eines DHL-Pakets müssen die Daten Ihres DHL-Geschäftskontos in den Einstellungen hinterlegt werden.
In der Registerkarte DHL-Pakete können Sie DHL-Pakete erstellen, und DHL-Versandlabel drucken.
Eine Anleitung zur Erstellung eines DHL-Paketlabels finden Sie hier.
Registerkarte "Historie"
In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn der Auftrag beispielsweise weitergeführt wurde zu einem Lieferschein, einer Rechnung etc., werden diese Belege in der Historie aufgeführt.
Registerkarte "Erweitert"
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Lieferschein weiterführen
Um Ihren nun fertigen Lieferschein weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button.
Sie haben die Möglichkeit, den Lieferschein zu einer Rechnung, zu einer Abschlagsrechnung (für Anzahlungen) und zu einer Rücknahme zu transferieren oder den Lieferschein auf „Erledigt“ zu setzen.
Mehr über Rechnungen erfahren Sie hier.
Sonstige Buttons
Über das Zahnradmenü können Sie alle Positionen neu laden oder alle Positionen löschen. Auch haben Sie hier die Möglichkeit einen UPS-Export als XML-Datei herunterzuladen.
Mehr über UPS-Exporte erfahren Sie hier.
Last updated