Lieferscheine
Last updated
Last updated
Der Menüpunkt „Lieferscheine“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Lieferschein anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Lieferscheine.
Per Doppelklick auf einen Eintrag oder Klick auf den roten Pfeil, können Sie einen bereits erstellten Lieferschein öffnen und nach Bedarf bearbeiten.
Über den oberen Button „Neuer Lieferschein“ können Sie einen neuen Lieferschein anlegen.
In der neu geöffneten Registerkarte „Lieferschein“, können Sie nun einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „Neuer Kunde„-Button einen Neuen anlegen. Über der Tabelle steht der Satz „Erstelle einen neuen Kunden oder wähle einen bestehenden Kunden aus der Liste aus.“
Mehr über Kunden erfahren Sie hier.
Drücken Sie nun einen roten Aktionsbutton eines Kunden, um in einem Lieferschein mit ihm arbeiten zu können.
In der nun geöffneten Registerkarte „Lieferschein“ können Sie nun den importierten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.
Hier haben Sie die Möglichkeit, den Kunden erneut über den „Roten Stift“– Button zu bearbeiten.
In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.
Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für den Lieferschein eintragen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.
Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.
Artikel mit Verkaufsmengeneinheiten können im Positionstabellenmenü angepasst werden. Die Verkaufsmengeneinheit muss jedoch zuvor unter Stammdaten im jeweiligen Artikel hinterlegt werden. Die Verkaufsmengeneinheiten können im Nachhinein noch angepasst werden. Der Lieferschein muss dafür direkt angelegt sein und darf nicht weitergeführt worden sein.
Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positionstabellenmenü Bemerkungen hinzufügen.
Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.
Ob die Mitarbeiter einer bestimmten Gruppe im Lieferschein Preise oder den Lagerplatz angezeigt bekommen, bestimmen Sie über die Rechte der Gruppe.
Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie hier.
Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.
Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.
Um den Lieferschein abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.
Nach dem Bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten herausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in den Lieferschein. Nun wird er in der Lieferschein-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.
Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Position des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Auch können Sie entscheiden, aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.
Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist er Haken nicht gesetzt wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.
Des weiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufssbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.
Mehr über die Rechte erfahren Sie hier.
Hier können Sie die Daten für den Beleg ändern. Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.
Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten“.
Die „Lieferadresse“ ist manuell, sowie über den grauen Button „Auswählen“ wählbar. Hier können Sie dann zwischen allen Lieferadressen auswählen, welche Sie im Kunden angelegt haben.
Die „Rechnungsadresse“ ist manuell änderbar.
Ansicht im gedruckten Beleg, wenn abweichende Adressen eingetragen wurden
Im Angebot und im Auftrag erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse.
Im Lieferschein erscheint immer nur die Lieferadresse.
In der Rechnung erscheint oben die Rechnungsadresse und darunter die abweichende Lieferadresse.
In der Rücknahme, der Gutschrift, der Stornierung und der Abschlagsrechnung erscheint nur die Rechnungsadresse.
Es reicht hierbei aus, dass ein Buchstabe oder eine Ziffer anders ist. Jegliche Abweichung wird vom System als abweichende Adresse erkannt.
Im Reiter „Vor-/Nachtexte“ können Sie speziell für den Kundenlieferschein einen „Vortext“ und einen „Nachtext“ anfertigen.
Zudem haben Sie die Möglichkeit, die PDF-Datei als Packliste zu drucken. Um eine Packliste zu drucken, können Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Druck-Button gehen und Packliste auswählen.
Mehr über die Packliste erfahren Sie hier.
In diesem Fenster ist die Empfängerzeile automatisch mit der E-Mail Adresse des Ansprechpartners des gefüllt, falls der Lieferant keinen Ansprechpartner besitzt, wird die E-Mailadresse des Lieferanten verwendet. Im Anhang ist automatisch eine PDF-Datei der Druckansicht, die den Lieferschein beinhaltet. Hier können Sie weitere Anhänge hinzufügen und einen E-Mailtext mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verfassen.
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus einer Liste auswählen.
Um Genaueres über die Felder zu erfahren, klicken Sie auf den unteren Link, da die Ansicht im Lieferschein gleich der im Gerät ist.
Mehr über Geräte erfahren Sie hier.
In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre erstellten Vorlagen nutzen, in dem Sie auf den roten Pfeil klicken. Dadurch wird die Vorlage als Lieferschein übernommen.
Wenn Sie in der Registerkarte Vorlagen auf den Button Dokumenttyp oben rechts klicken, können Sie auch bestehende Belege aus allen Dokumenttypen als Vorlage nutzen.
Mehr über Vorlagen erfahren Sie hier.
In der Registerkarte Übernahme können Sie komplette Aufträge oder einzelne Positionen aus den jeweiligen Aufträgen dem Lieferschein hinzufügen.
Mehr über Übernahme erfahren Sie hier.
Die DHL Anbindung ist ein Zusatzmodul und muss zu desk4 dazu gebucht werden.
Vor der Erstellung eines DHL-Pakets müssen die Daten Ihres DHL-Geschäftskontos in den Einstellungen hinterlegt werden.
In der Registerkarte DHL-Pakete können Sie DHL-Pakete erstellen, und DHL-Versandlabel drucken.
Eine Anleitung zur Erstellung eines DHL-Paketlabels finden Sie hier.
In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn der Auftrag beispielsweise weitergeführt wurde zu einem Lieferschein, einer Rechnung etc., werden diese Belege in der Historie aufgeführt.
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.
Um Ihren nun fertigen Lieferschein weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button. Somit wird er automatisch zu einer Rechnung transferiert.
Mit einem Klick auf den links stehenden Pfeil, haben Sie die Option, den Lieferschein zu einer Rechnung zu transferieren, oder den Lieferschein auf „Erledigt“ zu setzen.
Mehr über Rechnungen erfahren Sie hier.
Über das Zahnradmenü können Sie alle Positionen neu laden oder alle Positionen löschen. Auch haben Sie hier die Möglichkeit einen UPS-Export als XML-Datei herunterzuladen.
Mehr über UPS-Exporte erfahren Sie hier.
Mit diesem „Druck“-Button können Sie ganz leicht, den Lieferschein als PDF generieren und drucken oder herunterladen.
Mit diesem E-Mailbutton gelangen Sie in eine Ansicht in der Sie das Angebot per E-Mail verschicken können.
