Aufträge

Der Menüpunkt „Auftrag“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Auftrag anzulegen.

Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Aufträge.

Die einzelnen Buttons der Toolbar

• + [Belegart]: Über diesen Button kann ein neuer Beleg der jeweiligen Belegart angelegt werden

• Drucken: Sie haben hinter diesem Button verschiedene Seriendruck-Möglichkeiten zur Verfügung

• Serienmailversand: Auch hier stehen unterschiedliche Möglichkeiten für den Versand bereit

• Filter zurücksetzen: In den Kopfspalten gesetzte Suchfilter werden wieder gelöscht

• Spaltenauswahl: hierüber können Sie einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden.

• Daten exportieren: Über das Zahnrad stehen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Auf den Übersichtsseiten können Sie hierüber die Daten mit der eingestellten Spaltenansicht exportieren.

• Weiterführen: Über diese Funktion ist ein Mehrfach-Weiterführen möglich. Haken Sie hierfür alle Belege an, welche Sie weiterführen möchten und klicken Sie dann auf den Weiterführen-Button. Anschließend wählen Sie aus, ob die Belege zu einer anderen Belegart oder zu "geschlossen" weitergeführt werden sollen.

Tourenplanung mit Google Maps API

Google-Maps-optimierte Routenplanung basierend auf der Auswahl von Lieferadressen.

Die Anleitung zur Tourenplanung mit Google Maps finden Sie hier.

Ihre bereits erstellten Belege

Auf den Übersichtsseiten werden Ihnen jeweils Ihre bereits erstellten Belege angezeigt.

Per Doppelklick auf eine Zeile oder einfachem Klick auf den roten Pfeil auf der rechten Seite, können Sie einen bereits angelegten Beleg öffnen und nach Bedarf bearbeiten.

Die Spaltenauswahl für die Ansicht kann pro Benutzer konfiguriert werden.

Auf der linken Seite finden Sie die Checkboxen für Sammelaufgaben, wie den Seriendruck, den Serienmailversand und das Sammelweiterführen.

Direkt daneben können Sie über den kleinen Pfeil die Postenanzeige öffnen (siehe nächste Überschrift).

Die Spalte mit dem Papierflieger-Symbol, zeigt Ihnen den Mailversandstatus an. Wurde dem Kunden für diesen Beleg bereits eine E-Mail gesendet, so befindet sich ein grüner Papierflieger in der Spalte. Im Tooltip des Symbols können Sie sehen, wann die letzte E-Mail versendet wurde.

Ab Version 26.10.x.x. können Sie einen geöffneten Beleg über das Zahnrad-Menü als versendet markieren. Dies ist für Belege gedacht, welche Sie z.B. ausdrucken und per Post versenden oder persönlich übergeben möchten. Per Zahnrad-Menü auf versendet gestellte Belege haben auf der Übersichtsseite ein gelbes Papierflieger-Symbol .

Postenanzeige in der Übersicht

Über den Pfeil auf der linken Seite können Sie den Beleg aufklappen und die einzelnen Posten des Belegs einsehen.

Blätterfunktion für die einzelnen Posten der Belege auf den Übersichtsseiten

Markieren Sie eine Zeile mit der Maus. Anschließend können Sie mit der Pfeil nach oben und der Pfeil nach unten Taste zwischen den Zeilen wechseln.

Öffnen können Sie die Postenanzeige über die Leertaste.

So können Sie mit einem abwechselnden Bedienen der Pfeiltasten und der Leerzeile die Posten Ihrer Belege durchgehen und inspizieren.

Neuen Auftrag erstellen

Klicken Sie auf „Neuer Auftrag“ um einen neuen Auftrag zu erstellen.

In der neu geöffneten Registerkarte „Auftrag“, können Sie nun einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „Neuer Kunde„-Button einen Neuen anlegen.

Über der Tabelle steht der Satz „Erstelle einen neuen Kunden oder wähle einen bestehenden Kunden aus der Liste aus.“

Auf dieser Seite haben Sie nun die Möglichkeit einen bereits bestehenden Kunden aus der Liste zu importieren, um ihn dem entsprechenden Beleg zuzuordnen.

Mehr über Kunden erfahren Sie hier.

Drücken Sie nun einen roten Aktionsbutton eines Kunden, um in einem Auftrag mit ihm arbeiten zu können.

Registerkarte "Auftrag"

In der nun geöffneten Registerkarte „Auftrag“ können sie nun den importierten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.

Hier haben Sie die Möglichkeit den Kunden erneut über den „Roten Pfeil“– Button zu bearbeiten.

In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.

Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für den Auftrag eintragen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.

Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.

Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positiontabellenmenü hinzufügen.

Artikel mit Verkaufsmengeneinheiten können im Positionstabellenmenü angepasst werden. Die Verkaufsmengeneinheit muss jedoch zuvor unter Stammdaten im jeweiligen Artikel hinterlegt werden. Die Verkaufsmengeneinheiten können im Nachhinein noch angepasst werden. Der Auftrag muss dafür direkt angelegt sein und darf nicht weitergeführt worden sein.

Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.

Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie hier.

Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.

Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.

Artikel zum Auftrag hinzufügen

Um den Auftrag abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.

Nach dem bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten rausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in den Auftrag. Nun wird er in der Auftrags-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.

Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Postion des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Auch können Sie entscheiden, aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.

Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen Sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist er Haken nicht gesetzt wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.

Des weiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern, falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufssbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.

Mehr über die Rechte erfahren Sie hier.

Registerkarte "Adressen"

Hier können Sie die Daten für den Beleg ändern. Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.

Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten“.

Die „Lieferadresse“ ist manuell, sowie über den Button „Auswählen“ wählbar. Hier können Sie dann zwischen allen Lieferadressen auswählen, welche Sie im Kunden angelegt haben.

Die „Rechnungsadresse“ ist manuell änderbar.

Ansicht im gedruckten Beleg, wenn abweichende Adressen eingetragen wurden

Im Angebot und im Auftrag erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

Im Lieferschein erscheint immer nur die Lieferadresse

In der Rechnung erscheint oben die Rechnungsadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

In der Rücknahme, der Gutschrift, der Stornierung und der Abschlagsrechnung erscheint nur die Rechnungsadresse

In Bestellungen erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

Es reicht hierbei aus, dass ein Buchstabe oder eine Ziffer anders ist. Jegliche Abweichung wird vom System als abweichende Adresse erkannt.

Registerkarte "Vor-/Nachtexte"

Im Reiter „Vor-/Nachtexte“ können Sie speziell für den Kundenauftrag einen „Vortext“ und einen „Nachtext“ anfertigen.

Auftrag drucken und versenden

Klicken Sie direkt auf das Drucken- oder das Senden-Symbol wird jeweils das voreingestellte Standard-Drucklayout benutzt.

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem jeweiligen Symbol, können Sie entscheiden, welches Drucklayout Sie auswählen möchten.

Über den Drucken-Button wird eine PDF-Datei erzeugt, welche Sie drucken oder herunterladen können.

Über den kleinen Pfeil neben dem Drucken-Symbol, können Sie entscheiden, welches Drucklayout Sie auswählen möchten. Zur Auswahl stehen: Auftrag, Vorkasserechnung, Proformarechnung, Auftrag strukturiert und Packliste. Diese jeweils auf Deutsch und Englisch.

Die gleichen Möglichkeiten der PDF-Erzeugung haben Sie, wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben dem E-Mail-Button klicken .

Anschließend öffnet sich das Fenster für den E-Mail-Versand.

Der Beleg ist automatisch im ausgewählten Drucklayout angehängt (1). Über die Belegauswahl auf der rechten Seite (Zahnrad-Button) (2) können Sie weitere desk4-Belege, die diesen Kunden betreffen, über den roten Button als Anhänge hinzufügen.

Über den "Anhänge-Button" unten links (3) können Sie weitere Anhänge von Ihrem Computer auswählen und mitsenden.

(4) In der Absenderzeile (Von) wird automatisch die im Mitarbeiter hinterlegte Haupt-Absender-E-Mail ausgewählt. Alternativ können dort auch, falls diese vorab im Mitarbeiter hinterlegt wurden, eine andere E-Mail-Absendeadresse ausgewählt werden.

weitere Information bezüglich der E-Mail-Absenderadresse findern Sie hier.

(5) Die Empfängerzeile (An) der E-Mail ist mit der E-Mail-Adresse des Ansprechpartners vorgefüllt. Falls kein Ansprechpartner ausgewählt ist, wird die E-Mail-Adresse der Hauptadresse des Kunden verwendet. Dieses Feld ist frei beschreibbar, dass heißt sie können auch eine oder mehrere andere E-Mail-Adressen eintragen.

(6) Hier können weitere Empfänger eingetragen werden, wenn diese voneinander wissen dürfen.

(7) Hier tragen Sie weitere Empfänger ein, wenn diese nichts voneinander wissen sollen. Die Empfänger in diesem Feld werden weder von den anderen Empfängern gesehen, noch können sie selbst andere Adressen sehen.

(8) Der Betreff ist voreingetragen, aber frei editierbar.

(9) Im Reiter E-Mailtext können Sie den E-Mailtext anpassen.

(10) Im Reiter Signatur kann die Signatur aus den Einstellungen überprüft und geändert werden.

(11) Sie können die E-Mail für das spätere Versenden Speichern, den Vorgang abbrechen oder die E-Mail versenden.

Mehr über die Packliste erfahren Sie hier.

Registerkarte "Wartungen"

Im Reiter „Wartungen“ können Sie entweder die Daten einer neuen Wartung hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Wartung auswählen“-Button einer bereits angelegten Wartung aus einer Liste auswählen.

Mehr über Wartungen erfahren Sie hier.

Registerkarte "DMS"

Das DMS (Dokumentenmanagement System) ist kostenpflichtig und als optionale Erweiterung erhältlich.

Mehr über das DMS erfahren Sie hier.

In der Registerkarte DMS finden Sie (je nach Rechten) über das DMS-System abgelegten Dokumente und können weitere Dokumente (auch per Drag & Drop) ablegen, öffnen, bearbeiten und herunterladen.

Falls sich Datensätze im Reiter DMS befinden, erkennen Sie dies an einem farbigen Punkt.

Registerkarte "Vorlagen"

In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre erstellten Vorlagen nutzen, in dem Sie auf den roten Pfeil klicken. Dadurch wird die Vorlage als Auftrag übernommen.

Wenn Sie in der Registerkarte Vorlagen auf den Button Dokumenttyp oben rechts klicken, können Sie auch bestehende Belege aus allen Dokumenttypen als Vorlage nutzen.

Mehr über Vorlagen erfahren Sie hier.

Registerkarte "Übernahme"

In der Registerkarte Übernahme können Sie komplette Aufträge oder einzelne Positionen aus den jeweiligen Aufträgen dem Lieferschein hinzufügen.

Mehr über Übernahme erfahren Sie hier.

Registerkarte "Historie"

In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn der Auftrag beispielsweise weitergeführt wurde zu einem Lieferschein, einer Rechnung etc., werden diese Belege in der Historie aufgeführt.

Registerkarte "Erweitert"

Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.

„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.

Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.

Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.

Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.

Lieferdatum: Das vorrausichtliche Lieferdatum wird im Auftrag mit angedruckt.

Das Lieferdatum wird nicht in den Lieferschein übernommen. Im Lieferschein steht ja das tatsächliche Datum der Lieferung. Deswegen wird das voraussichtliche Datum dort nicht mehr gebraucht.

Auftrag weiterführen

Um Ihren fertigen Auftrag weiterführen zu können, klicken Sie rechts oben auf den „Weiterführen zu“-Button. Nun können Sie diesen z.B. zu einem Lieferschein oder zu einer anderen Belegart weiterführen.

Mehr über Lieferscheine erfahren Sie hier.

Mehr über Rechnungen erfahren Sie hier.

Achtung: Abschlagsrechnungen (um dem Kunden Anzahlungen zu ermöglichen) können Sie hier im Auftrag oder im Lieferschein erzeugen. Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen: Haben Sie eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erzeugt, so finden Sie diese unter Verkauf --> Abschlagsrechnungen. Sie können diese dort auch auf "bezahlt" setzen. Möchten Sie nun die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag oder Lieferschein und führen diesen zu einer Rechnung weiter.

In der Rechnung werden alle vor der Rechnungserzeugung bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.

Mehr über Abschlagsrechnungen erfahren Sie hier.

Aufträge zu Arbeitsnachweisen weiterführen

Klicken Sie rechts oben auf "Weiterführen zu" und wählen Sie dann "Arbeitsnachweis" aus.

Im sich anschließend öffnenden Arbeitsnachweis wird die Auftragsnummer des Ursprungsauftrags direkt zugewiesen.

Will man den ursprünglichen Auftrag später zu einem Lieferschein oder einer Rechnung weiterführen, bekommt man einen Hinweis, falls zugehörige Arbeitsnachweise vor dem Weiterführen noch abgeschlossen werden müssen.

Sind dem Auftrag Arbeitsnachweise zugewiesen, die bereits abgeschlossen sind, werden die zugehörigen Positionen (inklussive Zeiterfassung) beim Weiterführen zu einem Lieferschein oder einer Rechnung mit hinzugefügt.

Aufträge zu Bestellungen weiterführen

Klicken Sie rechts oben auf "Weiterführen zu" und wählen Sie dann "Bestellungen" aus.

Um einen Auftrag zu einer Bestellung weiterführen zu können, muss für die Artikel der Bestellung ein Hauptlieferant gepflegt sein.

Für die jeweiligen Lieferanten wird dann eine Bestellung mit den jeweiligen Positionen angelegt.

Aufträge zu Abo-Rechnungen weiterführen. (Hierzu wird das Modul Abo-Rechnungen benötigt)

Um aus einen Auftrag eine Abo-Rechnungen zu erstellen, klick Sie rechts oben auf "Weiterführen zu" und wählen dann "Abo-Rechnungen" aus.

Anschließend öffnet sich eine neue "Abo-Rechnungen". Es werden alle Position, Preise, die Artikelanzahl und die Texte aus dem Auftrag mit übernommen. In der Historie der "Abo-Rechnung" wird dann der Aufrag aufgelistet.

Der Status des Auftrags bleibt weiterhin offen und kann anschließend noch weitergeführt werden.

Mehr über Abo-Rechnungen erfahren Sie hier.

Sonstige Buttons

Über das Zahnradmenü können Sie alle Positionen neu laden oder alle Positionen löschen.

1. Solange der Beleg noch offen ist können hier die die Kontaktdaten neu geladen werden. Alle Adressdaten werden aktualisiert. Hier werden die im Kunden gepflegten Adressdaten verwendet. Wenn im Kunden mehrere Lieferadressen gepflegt sind, kann ausgewählt werden welche Adresse verwendet werden soll.

1. Hier werden alle Artikel die im Beleg vorhanden sind neu geladen. Es werden also alle Artikelinformationen und Anpassungen die im Beleg vorhanden waren, mit den Informationen aus dem Artikel überschrieben.

2. Unter Alle Positionen löschen werden alle Positionen des Beleges mit einem Klick gelöscht.

3. Mit diesem Button werden die Lager aller im Beleg vorhandenen Artikel auf einmal geändert. Gesperrte Lager können hier nicht ausgewählt werden.

4. Verbuchte Belege können Temporär geöffnet werden um etwas zu ergänzen oder etwas zu korrigieren.

In der Regel sollten verbuchte Belege nicht geändert werden. Viele mögliche Änderungen führen zu Problemen mit dem Finanzamt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich zu 100% sicher sind, dass die gewünschten Änderungen rechtskonform sind.