Aufträge
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Der Menüpunkt „Auftrag“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit ihn einzusehen, zu bearbeiten oder einen neuen Auftrag anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Aufträge. Per Doppelklick auf einen Auftrag oder Klick auf den roten Pfeil, können Sie einen bereits angelegten Auftrag öffnen und nach Bedarf bearbeiten. Über den Punkt „Spalten“ können Sie einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden.
Klicken Sie auf „Neuer Auftrag“ um einen neuen Auftrag zu erstellen.
In der neu geöffneten Registerkarte „Auftrag“, können Sie nun einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „Neuer Kunde„-Button einen Neuen anlegen.
Über der Tabelle steht der Satz „Erstelle einen neuen Kunden oder wähle einen bestehenden Kunden aus der Liste aus.“
Auf dieser Seite haben Sie nun die Möglichkeit einen bereits bestehenden Kunden aus der Liste zu importieren, um ihn dem entsprechenden Beleg zuzuordnen.
Mehr über Kunden erfahren Sie hier.
Drücken Sie nun einen roten Aktionsbutton eines Kunden, um in einem Auftrag mit ihm arbeiten zu können.
In der nun geöffneten Registerkarte „Auftrag“ können sie nun den importierten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Kunden erneut über den „Roten Pfeil“– Button zu bearbeiten.
In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.
Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für den Auftrag eintragen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.
Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.
Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positiontabellenmenü hinzufügen.
Artikel mit Verkaufsmengeneinheiten können im Positionstabellenmenü angepasst werden. Die Verkaufsmengeneinheit muss jedoch zuvor unter Stammdaten im jeweiligen Artikel hinterlegt werden. Die Verkaufsmengeneinheiten können im Nachhinein noch angepasst werden. Der Auftrag muss dafür direkt angelegt sein und darf nicht weitergeführt worden sein.
Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.
Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie hier.
Mehr über Preislisten erfahren Sie hier.
Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.
Um den Auftrag abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.
Nach dem bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten rausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in den Auftrag. Nun wird er in der Auftrags-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.
Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Postion des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Auch können Sie entscheiden, aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.
Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen Sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist er Haken nicht gesetzt wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.
Des weiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern, falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufssbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.
Mehr über die Rechte erfahren Sie hier.
Hier können Sie die Daten für den Beleg ändern. Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.
Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten“.
Die „Lieferadresse“ ist manuell, sowie über den grauen Button „Auswählen“ wählbar. Hier können Sie dann zwischen allen Lieferadressen auswählen, welche Sie im Kunden angelegt haben.
Die „Rechnungsadresse“ ist manuell änderbar.
Ansicht im gedruckten Beleg, wenn abweichende Adressen eingetragen wurden
Im Angebot und im Auftrag erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse
Im Lieferschein erscheint immer nur die Lieferadresse
In der Rechnung erscheint oben die Rechnungsadresse und darunter die abweichende Lieferadresse
In der Rücknahme, der Gutschrift, der Stornierung und der Abschlagsrechnung erscheint nur die Rechnungsadresse
Es reicht hierbei aus, dass ein Buchstabe oder eine Ziffer anders ist. Jegliche Abweichung wird vom System als abweichende Adresse erkannt.
Im Reiter „Vor-/Nachtexte“ können Sie speziell für den Kundenauftrag einen „Vortext“ und einen „Nachtext“ anfertigen.
Klicken Sie direkt auf das Drucken- oder das Senden-Symbol wird jeweils das voreingestellte Standard-Drucklayout benutzt.
Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem jeweiligen Symbol, können Sie entscheiden, welches Drucklayout Sie auswählen möchten.
Über den Drucken-Button wird eine PDF-Datei erzeugt, welche Sie drucken oder herunterladen können.
Über den kleinen Pfeil neben dem Drucken-Symbol, können Sie entscheiden, welches Drucklayout Sie auswählen möchten. Zur Auswahl stehen: Auftrag, Vorkasserechnung, Proformarechnung, Auftrag strukturiert und Packliste. Diese jeweils auf Deutsch und Englisch.
Anschließend öffnet sich das Fenster für den E-Mail-Versand.
Der Beleg ist automatisch im ausgewählten Drucklayout angehängt (1). Über die Belegauswahl auf der rechten Seite (Zahnrad-Button) (2) können Sie weitere desk4-Belege, die diesen Kunden betreffen, über den roten Button als Anhänge hinzufügen.
Über den "Anhänge-Button" unten links (3) können Sie weitere Anhänge von Ihrem Computer auswählen und mitsenden.
(4) Als Absender können Sie - je nach Einstellungen - unter verschiedenen Absender-Adressen auswählen.
(5) Als Empfänger ist die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners vorgefüllt. Falls kein Ansprechpartner ausgewählt ist, wird die E-Mail-Adresse des Kunden verwendet. Dieses Feld ist aber frei beschreibbar, Sie können auch eine oder mehrere andere E-Mail-Adressen eintragen.
(6) Hier können weitere Empfänger eingetragen werden, wenn diese voneinander wissen dürfen.
(7) Hier tragen Sie weitere Empfänger ein, wenn diese nichts voneinander wissen sollen. Die Empfänger in diesem Feld werden weder von den anderen Empfängern gesehen, noch können sie selbst andere Adressen sehen.
(8) Der Betreff ist voreingetragen, aber frei editierbar.
(9) Im Reiter E-Mailtext können Sie den E-Mailtext anpassen.
(10) Im Reiter Signatur kann die Signatur aus den Einstellungen überprüft und geändert werden.
(11) Sie können die E-Mail für das spätere Versenden Speichern, den Vorgang abbrechen oder die E-Mail versenden.
Mehr über die Packliste erfahren Sie hier.
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus einer Liste auswählen.
Um Genaueres über die Felder zu erfahren, klicken Sie auf den unteren Link, da die Ansicht im Auftrag gleich der im Gerät ist.
Mehr über Geräte erfahren Sie hier.
In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre erstellten Vorlagen nutzen, in dem Sie auf den roten Pfeil klicken. Dadurch wird die Vorlage als Auftrag übernommen.
Wenn Sie in der Registerkarte Vorlagen auf den Button Dokumenttyp oben rechts klicken, können Sie auch bestehende Belege aus allen Dokumenttypen als Vorlage nutzen.
Mehr über Vorlagen erfahren Sie hier.
In der Registerkarte Übernahme können Sie komplette Aufträge oder einzelne Positionen aus den jeweiligen Aufträgen dem Lieferschein hinzufügen.
Mehr über Übernahme erfahren Sie hier.
In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn der Auftrag beispielsweise weitergeführt wurde zu einem Lieferschein, einer Rechnung etc., werden diese Belege in der Historie aufgeführt.
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.
Lieferdatum: Das vorrausichtliche Lieferdatum wird im Auftrag mit angedruckt.
Das Lieferdatum wird nicht in den Lieferschein übernommen. Im Lieferschein steht ja das tatsächliche Datum der Lieferung. Deswegen wird das voraussichtliche Datum dort nicht mehr gebraucht.
Um Ihren nun fertigen Auftrag weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button. Somit wird er automatisch zu einem Lieferschein transferiert.
Mit einem Klick auf den links stehenden Pfeil, haben Sie die Option, den Auftrag zu einem Lieferschein, einer Abschlagsrechnung, einer Rechnung zu transferieren, oder den Auftrag auf „Erledigt“ zu setzen.
Mehr über Lieferscheine erfahren Sie hier.
Achtung: Möchten Sie Abschlagsrechnungen erzeugen (dem Kunden Anzahlungen ermöglichen), so können Sie dies nur hier, im Auftrag tun. Aus einem Lieferschein oder einer Rechnung kann keine Abschlagsrechnung erzeugt werden. Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen: Haben Sie eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erzeugt, so finden Sie diese unter Verkauf --> Abschlagsrechnungen. Sie können diese dort auch auf "bezahlt" setzen. Möchten Sie nun die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag und führen diesen zu einer Rechnung weiter.
In der Rechnung werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.
Mehr über Abschlagsrechnungen erfahren Sie hier.
Aufträge zu Arbeitsnachweisen weiterführen
Klicken Sie rechts oben auf "Weiterführen zu" und wählen Sie dann "Arbeitsnachweis" aus.
Im sich anschließend öffnenden Arbeitsnachweis wird die Auftragsnummer des Ursprungsauftrags direkt zugewiesen.
Will man den ursprünglichen Auftrag später zu einem Lieferschein oder einer Rechnung weiterführen, bekommt man einen Hinweis, falls zugehörige Arbeitsnachweise vor dem Weiterführen noch abgeschlossen werden müssen.
Sind dem Auftrag Arbeitsnachweise zugewiesen, die bereits abgeschlossen sind, werden die zugehörigen Positionen (inklussive Zeiterfassung) beim Weiterführen zu einem Lieferschein oder einer Rechnung mit hinzugefügt.
Mehr über Rechnungen erfahren Sie hier.
Über das Zahnradmenü können Sie alle Positionen neu laden oder alle Positionen löschen.
Die gleichen Möglichkeiten der PDF-Erzeugung haben Sie, wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben dem E-Mail-Button klicken .
