Arbeitsnachweise
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Der Menüpunkt „Arbeitsnachweise“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit Arbeitsnachweise zu erstellen, einzusehen oder zu bearbeiten.
In der Übersicht finden Sie alle angelegten Arbeitsnachweise.
Durch Doppelklicken auf einen Arbeitsnachweis oder durch einen Klick auf den roten Button am Ende der Zeile können Sie einen Arbeitsnachweis einsehen.
In der Detailansicht (siehe nachfolgende Beschreibung) haben Sie die Möglichkeit, ihre Arbeit zu dokumentieren.
KUNDENDATEN
Auf der linken Seite sehen Sie die Daten des Kunden, für den dieser Beleg angelegt ist.
Kundennummer: Die Kundennummer des Kunden
Kartenausschnitt: Ein Kartenausschnitt mit der Adresse Ihre Kunden
Route planen: Der Button unter dem Kartenausschnitt öffnet Google Maps mit den eingetragenen Kontaktdaten für Start und Ziel.
Kontaktdaten: Die Kontaktdaten Ihres Kunden. Die Adressdaten des Kunden werden im Beleg mit angedruckt. Falls ein Ansprechpartner aus den Dokumentdaten ausgewählt wurde, wird dieser im Druck angezeigt. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden im Druck nicht hinzugefügt.
DOKUMENTDATEN
Geplant: Der Zeitpunkt, für den der Arbeitsnachweis geplant ist. Liegt dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit, wird das Datum im Dashboard rot angezeigt und Sie bekommen (zukünftig) beim Einloggen eine Meldung, dass Sie Überfällige Aufgaben haben.
Consultant/Techniker: Mitarbeiter, der die Tätigkeit ausführen soll. Sie können im Auswahlfeld unter Ihren angelegten Mitarbeitern auswählen.
Wichtig: Damit ein Arbeitsnachweis weitergeführt werden kann, muss bei "Stammdaten" --> "Artikel" ein Zeiterfassungsartikel angelegt und dem Consultant/Techniker unter "Einstellungen" --> "Mitarbeiter" zugeordnet sein. Der Zeiterfassungsartikel bestimmt, mit welchem Betrag die Arbeitszeit multipliziert werden soll. Für den Zeiterfassungsartikel entfernen Sie das Häkchen bei "Bestandsführung" und aktivieren (FALLS GEWÜNSCHT) das Häkchen für "Dienstleistung".
Achtung: Sprechen Sie vorher mit Ihrem Steuerberater ab, FALLS Sie einen Artikel als Dienstleistungs- oder Digitalartikel deklarieren möchten.
Bei Dienstleistungs- oder Digitalartikel wird die Steuer anders abgeführt.
Wenn ein Dienstleistungs- oder Digitalartikel an EU mit ID verkauft wird, wird die Steuer des Dienstleistungslandes berechnet.
Sobald eine Position im Beleg ist, welche als Dienstleistung deklariert ist, werden alle Positionen des Belegs im Zielland versteuert.
Sprechen Sie bitte im Zweifelsfall mit Ihrem Steuerberater ab, ob das gewünscht ist.
Wenn nicht gewünscht wird, dass die Steuer des Dienstleistungslandes berechnet wird, dann lassen Sie den Haken bei Dienstleistungs- oder Digitalartikel weg.
Laufzeitanfang und -ende können Sie entweder (1) manuell eintragen, (2) mit dem Date-Picker auswählen (3) oder mittels des grünen Start- und des roten Stopp-buttons vom System eintragen lassen. Zu (1): Tragen Sie hierfür ein Datum samt Uhrzeit ein Zu (2): Klicken Sie auf den Kalender. Nun können Sie den Tag und - über die Schieberegler - die Stunden und Minuten auswählen. Durch Herausklicken aus dem Kalender werden die Daten übernommen. Zu (3): Klicken Sie hierfür einfach auf die farbigen Buttons. Das aktuelle Datum wird mit Uhrzeit in das Feld eingetragen.
geplante Zeit: Ihr ursprünglich geschätzter Aufwand
Kulanzzeit: Die hier eingetragene Zeit wird dem Kunden nicht berechnet und im Druck der Rechnung von der resultierenden Zeit abgezogen.
resultierende Zeit: Die Zeit zwischen Laufzeitanfang und Laufzeitende. Falls Sie eine Kulanzzeit eingetragen haben, wird diese im Druck der Rechnung von der resultierenden Zeit abgezogen. Standardmäßig wird die resultierende Zeit in desk4 auf alle begonnenen 15 Minuten aufgerundet. In den Grundeinstellungen können Sie die Rundungszeit für die Arbeitsnachweise einstellen.
Bearbeiter: Sachbearbeiter, der den Arbeitsnachweis erstellt hat.
Ansprechpartner: Ansprechpartner beim Kunden. Wenn Sie einen Ansprechpartner auswählen, wird dieser in die Kontaktdaten auf der linken Seite eingetragen und im Beleg mit angedruckt. Die Ansprechpartner werden im Kunden angelegt und können dann hier ausgewählt werden.
Arbeitsnachweisart: Unter "Einstellungen" --> "Arbeitsnachweisart" können Sie diese erstellen und für die Berechnung auch mit einem Artikel verbinden.
Projekt: Unter "Stammdaten" --> "Projekte" können Projekte erstellt und hier im Arbeitsnachweis zugeordnet werden. Unter "Stammdaten" -> "Projekte" können alle dem Projekt zugeordneten Belege angezeigt und exportiert werden. Dies bietet eine ergänzende Zuordnungsmöglichkeit.
Status: Es gibt die Status "Geplant", "Gestartet" und "Erledigt". Zusätzlich gibt es den Status "Notiz". Dieser Status dient dazu um Notizen und Vorschläge zu hinterlegen oder Arbeitsnachweise zu planen, welche in Zukunft erledigt werden könnten.
In den dafür vorgesehenen Felder können Sie Ihre AUFGABEN und ERLEDIGTen Tätigkeiten eintragen.
Zusätzlich möglich: Über Kopieren und Einfügen sowie über Drag and Drop können Sie auch Bilder im Bereich "Aufgaben" und "Erledigt" hinterlegen.
Momentan ist dies noch nicht mit allen Browsern möglich, funktioniert aber mit aktuellen Google Chrome und Microsoft Edge Browsern
Sie haben im unteren Teil der Maske die Möglichkeit, dem Arbeitsnachweis zugehörige Artikel hinzuzufügen.
Dies können Dienstleistungsartikel, Kulanzartikel oder beispielsweise Artikel sein, die Sie im Rahmen des Arbeitsnachweises benutzt haben (wie z.B. Reinigungsmittel oder die Miete für spezielle Programme).
Sie können die Artikelnummer entweder manuell eintragen oder den Artikel über "Artikel suchen" filtern und auswählen.
Ob die Mitarbeiter einer bestimmten Gruppe im Arbeitsnachweis den Einkaufspreis und Rohgewinn einzelner Positionen angezeigt bekommen, bestimmen Sie über die Rechte der Gruppe.
Wenn Ihre Arbeit abgeschlossen ist, können Sie den Arbeitsnachweis über das "Status" - Feld als erledigt markieren.
Über den gelben „Unterschreiben“-Button können Vor-Ort-Kunden den Arbeitsnachweis direkt bestätigten, wenn Sie diesen per Smartphone oder Tablet vorlegen.
Dem Arbeitsnachweis kann auf diese Art eine Kundenbestätigung mit Unterschrift sowie einem Zeitstempel hinzugefügt werden
Im Reiter Adressen sind die Kontaktadressen des Kunden hinterlegt. Änderungen wirken sich nur auf den aktuellen Beleg aus.
Möchten Sie die Kontaktdaten des Kunden dauerhaft ändern, so öffnen Sie diese über "Stammdaten" --> "Kunden".
Hier können die Vor- und Nachtexte für die Positionen des Belegs angepasst werden.
Die Standard-Texte können unter "Einstellungen" --> "Grundeinstellungen" --> "Texte" hinterlegt werden.
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus der Liste auswählen.
Hier ist die Historie des Belegs dokumentiert (ob der Beleg bereits zu andern Belegarten weitergeführt wurde).
Durch Anklicken wird man direkt auf die verknüpften Belege geführt.
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.
Über das Zahnradmenü haben Sie die Möglichkeit, den Kunden zu wechseln, alle Positionen neu zu laden und alle Positionen zu löschen.
Über den Button Weiterführen zu können Sie den Arbeitsnachweis zu einem Auftrag oder einer Rechnung weiterführen. Möchten Sie den Arbeitsnachweis nicht berechnen, können Sie diesen auch schließen.
Weiterführen zu Auftrag: Haben Sie den Arbeitsnachweis aus einem Auftrag heraus erstellt, wird die Auftragsnummer direkt in die Dokumentendaten des Arbeitsnachweises eingetragen. Ist der Arbeitsnachweis "Erledigt", kann dieser wieder zum Auftrag "zurückgeführt" werden. Die Zeiten und Positionen werden mit in den Auftrag übernommen. Es ist auch möglich, einen Auftrag aus einem Arbeitsnachweis heraus zuzuordnen, oder die Zuordnung wieder zu entfernen.
Weiterführen zu Rechnung: Ist kein Auftrag zugeordnet, kann der Arbeitsnachweis zu einer Rechnung weitergeführt werden.
Weiterführen zu geschlossen: Möchten Sie den Arbeitsnachweis nicht berechnen, können Sie diesen auch schließen.
Neuen Arbeitsnachweis starten
Seriendruck für Arbeitsnachweise starten (PDF)
Serienmailversand für Arbeitsnachweise starten
Adresse auswählen (in einer späteren desk4-Version wird man über die Spalten-Auswahl die Adresse des Kunden einblenden können)
Weiterführen zu (hier können Sie weitere Belegarten auswählen)
Filter (die Sie in die Spaltenköpfe eingetragen haben) zurücksetzen
Zahnrad-Symbol: die Übersicht der Arbeitsnachweise als Excel-Datei exportieren
Auswahl der anzuzeigenden Spalten
Den Arbeitsnachweis über den Pfeil öffnen
Anzeige der (erledigten) Aufgaben im Abeitsnachweis
Über "Weiterführen zu" können auch mehrere per Checkbox ausgewählte Belege per Sammeltransfer zu einer anderen Belegart weitergeführt werden. Wenn im sich öffnenden Fenster der Haken bei "Belege pro Kunde zusammenführen" gesetzt ist, werden - falls mehrere Arbeitsnachweise für den gleichen Kunden ausgewählt wurden - diese in einem Beleg zusammengefasst.
Sie können Arbeitsnachweise auch nach Projekten oder ihrem Status filtern. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil im jeweiligen Feld und wählen das Projekt und oder den Status aus.
Hierfür haben Sie mehrere Möglichkeiten.
Beispiel 1:
Führen Sie die Arbeitsnachweise jeweils zu einem Auftrag weiter.
Führen Sie einen der Aufträge zu einer Rechnung weiter.
Klicken Sie in dieser Rechnung auf den Reiter "Übernahme".
Wählen Sie dann über den Button "Dokumenttyp:..." --> "Auftrag" aus. Nun bekommen Sie alle noch offenen Aufträge für diesen Kunden angezeigt.
Durch Auswahl der Aufträge über das Kontrollkästchen auf der linken Seite und nachfolgendem Klick auf den grünen Button "Übernehmen", werden alle ausgewählten Aufträge zur aktuellen Rechnung weitergeführt (--> mitsamt aller Positionen zur aktuellen Rechnung ergänzt).
Beispiel 2:
Sie können in der Übersicht der Arbeitsnachweise die Arbeitsnachweise eines Kunden anklicken (jeweils das Kontrollkästchen auf der linken Seite) und dann über den Button "Weiterführen zu" Rechnung auswählen. Hierfür müssen alle ausgewählten Arbeitsnachweise auf "Erledigt" stehen und dürfen noch nicht berechnet sein.
Pfeil-Button: Über den Pfeil Button neben der Kundennummer kommen Sie auf die Stammdaten des Kunden
Zahnrad-Button: Über den Zahnrad-Button kann der Kunde des Beleges geändert, alle Positionen neu geladen oder gelöscht werden.
