Arbeitsnachweise
Der Menüpunkt „Arbeitsnachweise“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden.
Sie haben die Möglichkeit Arbeitsnachweise zu erstellen, einzusehen oder zu bearbeiten.
In der Übersicht finden Sie alle angelegten Arbeitsnachweise.
Durch Doppelklicken auf einen Arbeitsnachweis oder durch einen Klick auf den roten Button am Ende der Zeile können Sie einen Arbeitsnachweis einsehen.
In der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, ihre Arbeit zu dokumentieren.
Reiter "Arbeitsnachweis"
KUNDENDATEN
Auf der linken Seite sehen Sie die Daten des Kunden, für den dieser Beleg angelegt ist.
- Kundennummer: Die Kundennummer des Kunden
- Kartenausschnitt: Ein Kartenausschnitt mit der Adresse Ihre Kunden
- Route planen: Der Button unter dem Kartenausschnitt öffnet Google Maps mit den eingetragenen Kontaktdaten für Start und Ziel.
- Kontaktdaten: Die Kontaktdaten Ihres Kunden. Die Adressdaten des Kunden werden im Beleg mit angedruckt. Falls ein Ansprechparter aus den Dokumentdaten ausgewählt wurde, wird dieser im Druck angezeigt. E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden im Druck nicht hinzugefügt.
- Pfeil-Button:Über den Pfeil Button neben der Kundennummer kommen Sie auf die Stammdaten des Kunden
- Zahnrad-Button:Über den Zahnrad-Button kann der Kunde des Beleges geändert, alle Positionen neu geladen oder gelöscht werden.
DOKUMENTDATEN
- Geplant: Der Zeitpunkt, für den der Arbeitsnachweis geplant ist. Liegt dieser Zeitpunkt in der Vergangenheit, wird das Datum im Dashboard rot angezeigt und Sie bekommen (zukünftig) beim Einloggen eine Meldung, dass Sie Überfällige Aufgaben haben.
- Consultant/Techniker: Mitarbeiter, der die Tätigkeit ausführen soll. Sie können im Auswahlfeld unter Ihren angelegten Mitarbeitern auswählen.
Wichtig: Damit ein Arbeitsnachweis weitergeführt werden kann, muss bei "Stammdaten" --> "Artikel" ein Zeiterfassungsartikel angelegt und dem Consultant/Techniker unter "Einstellungen" --> "Mitarbeiter" zugeordnet sein.
Der Zeiterfassungsartikel bestimmt, mit welchem Betrag die Arbeitszeit multipliziert werden soll. Für den Zeiterfassungsartikel entfernen Sie das Häkchen bei "Bestandsführung" und aktivieren das Häkchen für "Dienstleistung".
- Laufzeitanfang und -ende können Sie entweder (1) manuell eintragen, (2) mit dem Date-Picker auswählen (3) oder mittels des grünen Start- und des roten Stoppbuttons vom System eintragen lassen. Zu (1): Tragen Sie hierfür ein Datum samt Uhrzeit ein Zu (2): Klicken Sie auf den Kalender. Nun können Sie den Tag und - über die Schieberegler - die Stunden und Minuten auswählen. Durch Herausklicken aus dem Kalender werden die Daten übernommen. Zu (3): Klicken Sie hierfür einfach auf die farbigen Buttons. Das aktuelle Datum wird mit Uhrzeit in das Feld eingetragen.
- geplante Zeit: Ihr ursprünglich geschätzter Aufwand
- Kulanzzeit: Die hier eingetragene Zeit wird dem Kunden nicht berechnet und im Druck der Rechnung von der resultierenden Zeit abgezogen.
- resultierende Zeit: Die Zeit zwischen Laufzeitanfang und Laufzeitende. Falls Sie eine Kulanzzeit eingetragen haben, wird diese im Druck der Rechnung von der resultierenden Zeit abgezogen.
- Bearbeiter: Sachbearbeiter, der den Arbeitsnachweis erstellt hat.
- Ansprechpartner: Ansprechpartner beim Kunden. Wenn Sie einen Ansprechpartner auswählen, wird dieser in die Kontaktdaten auf der linken Seite eingetragen und im Beleg mit angedruckt. Die Ansprechpartner werden im Kunden angelegt und können dann hier ausgewählt werden.
- Arbeitsnachweisart: Unter "Einstellungen" --> "Arbeitsnachweisart" können Sie diese erstellen und für die Berechnung auch mit einem Artikel verbinden.
- Projekt: Unter "Stammdaten" --> "Projekte" können Projekte erstellt und hier im Arbeitsnachweis zugeordnet werden. Unter "Stammdaten" --> "Projekte" können alle dem Projekt zugeordneten Belege angezeigt und exportiert werden. Dies bietet eine ergänzende Zuordnungsmöglichkeit.
- Status: Es gibt die Status "Geplant", "Gestartet" und "Erledigt"
In den dafür vorgesehenen Felder können Sie Ihre AUFGABEN und ERLEDIGTen Tätigkeiten eintragen.
Zusätzlich möglich: Über Kopieren und Einfügen sowie über Drag and Drop können Sie auch Bilder im Bereich "Aufgaben" und "Erledigt" hinterlegen.
Momentan ist dies noch nicht mit allen Browsern möglich, funktioniert aber mit aktuellen Google Chrome und Microsoft Edge Browsern
Sie haben im unteren Teil der Maske die Möglichkeit, dem Arbeitsnachweis zugehörige Artikel hinzuzufügen.
Dies können Dienstleistungsartikel, Kulanzartikel oder beispielsweise Artikel sein, die Sie im Rahmen des Arbeitsnachweises benutzt haben (wie z.B. Reinigungsmittel oder die Miete für spezielle Programme).
Sie können die Artikelnummer entweder manuell eintragen oder den Artikel über "Artikel suchen" filtern und auswählen.
Wenn Ihre Arbeit abgeschlossen ist, können Sie den Arbeitsnachweis über das "Status" - Feld als erledigt markieren.
Über den gelben „Unterschreiben“-Button können Vor-Ort-Kunden den Arbeitsnachweis direkt bestätigten, wenn Sie diesen per Smartphone oder Tablet vorlegen.
Dem Arbeitsnachweis kann auf diese Art eine Kundenbestätigung mit Unterschrift sowie einem Zeitstempel hinzugefügt werden
Reiter "Adressen"
Im Reiter Adressen sind die Kontaktadressen des Kunden hinterlegt. Änderungen wirken sich nur auf den aktuellen Beleg aus.
Möchten Sie die Kontaktdaten des Kunden dauerhaft ändern, so öffnen Sie diese über "Stammdaten" --> "Kunden".
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder
mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus der Liste auswählen.
Reiter "Vor-/Nachtexte"
Hier können die Vor- und Nachtexte für die Positionen des Belegs angepasst werden.
Die Standard-Texte können unter "Einstellungen" --> "Grundeinstellungen" --> "Texte" hinterlegt werden.
Reiter "Historie"
Hier ist die Historie des Belegs dokumentiet.
Durch Anklicken wird man direkt auf die hinterlegten Belege geführt.
Reiter "Erweitert"
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
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Wenn Sie am rechten oberen Rand das „Zahnrad-Symbol“ wählen, kann die Übersicht der Arbeitsnachweise als Excel-Datei exportiert werden.
Über "Weiterführen zu" können auch mehrere per Checkbox ausgewählte Belege per Sammeltransfer zu einer anderen Belegart weitergeführt werden.
Wenn im sich öffnenden Fenster der Haken bei "Belege pro Kunde zusammenführen" gesetzt ist, werden - falls mehrere Arbeitsnachweise für den gleichen Kunden ausgewählt wurden - diese in einem Beleg zusammengefasst.
Sie können Arbeitsnachweise auch nach Projekten oder ihrem Status filtern. Klicken Sie hierzu auf den Pfeil im jeweiligen Feld und wählen das Projekt und oder den Status aus.
Last modified 1mo ago