Dokumentenmanagement System (DMS)

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Menüpunkte

Briefkasten: Alle Dokumente hier sind noch nicht abgelegt (extra Button in der Detailansicht), können aber schon gespeichert sein. Wenn Sie ein Dokument im DMS hochladen, ist es als erstes im Briefkasten. Es wird erst aus dieser Ansicht entfernt, wenn es abgelegt wurde.

Dokumente: hier finden Sie alles, was Sie zumindest einer Dokumentart zugeordnet und abgelegt haben. Alles, was Sie ablegen, finden Sie also in den Dokumenten wieder.

Interne Dokumente ist eine extra Zuweisung im DMS: Dieser Menüpunkt dient der allgemeinen Aufbewahrung unter keiner speziellen Dokumentart. Hier finden Sie alle Dokumente, welche Sie der Dokumentenart "Interne Dokumente" zugeordnet haben.

Briefkasten

Im Briefkasten können Dokumente hochgeladen werden.

Dies kann über den "Dokument hinzufügen" - Button (1) oder über Drag & Drop (aus einem anderen Ordner ziehen und im Briefkasten ablegen) erfolgen.

Es können folgende Dateitypen abgelegt werden: docx, gif, jpg, jpeg, pdf, png, ppt, pptx, tif, webp, xls, xlsx

Upload-Limit

Die maximale Größe für einen Dateiupload beträgt 2MB.

Falls Sie größere Dateien hochladen möchten, sprechen Sie uns an, wir können das Upload-Limit für Sie erhöhen.

Standardmäßig werden im Briefkasten nur die Dokumente angezeigt, die dem eigenen Benutzer zugeordnet und noch nicht in einer Dokumentart abgelegt sind.

Mit Checkbox (2) können auch zuvor ausgeblendete Dokumente wieder eingeblendet werden.

Nach dem Hochladen werden die Dateiart (durch das Icon), der Benutzer und der Dateiname automatisch vom System angelegt.

Weitere Daten können Sie nach dem Öffnen des Dokuments hinterlegen.

Detailansicht

Über das Zahnradsymbol oben rechts können Sie Dokumente umbenennen oder ausblenden. Ausgeblendete Dokumente werden dann in der Übersicht nicht mehr angezeigt.

Die DMS-Art und die DMS-Unterart für Ihre Auswahl erstellen Sie hier: Einstellungen -> DMS ->Arten.

Berechtigungsgruppen erstellen Sie hier: Einstellungen -> DMS -> Berechtigungen. Über die Gruppen können Sie mehrere Benutzer zuordnen.

Achtung: nach der Zuweisung von Benutzern zu einer Gruppe, müssen sich diese erst einmal aus- und wieder einloggen, um die Dokumente angezeigt zu bekommen.

(1) Art: hier kann eine DMS-Art ausgewählt werden. Die DMS-Arten können unter Einstellungen → DMS → Arten erstellt werden.

(2) Unterart: Hier kann eine Unterart für die zuvor ausgewählte DMS-Art ausgewählt werden. Die Unterart wir auch unter Einstellungen → DMS → Arten erstellt.

(3) Benutzer: Derjenige, der das Dokument hier abgelegt, wird hier immer automatisch ausgewählt.

(4) Referenz: An dieser Stelle kann eine Referenz für das Dokument eingetragen werden.

(5) Ext. Belegnummer: In diesem Feld ist es möglich eine externe Belegnummer einzutragen, falls eine vorhanden ist.

(6) Belegdatum: Hier wird zunächst das Datum eingetragen, an dem der Beleg in desk4 hinzugefügt wurde. Das Datum ist anpassbar.

(7) Kommentar: Falls notwendig, kann ein Kommentar für ein Dokument hinzugefügt werden.

(8) Dokumentart: In diesem Feld können Sie die Art Ihres Dokuments festlegen. Hier können Sie zwischen einem der verschiedenen Belegarten oder den zusätzlichen Dokumentarten "Globale Dokumente" und "Interne Dokumente" auswählen (die zusätzlichen Dokumentarten werden in den nächsten Punkten der Anleitung erläutert). Sobald eine Dokumentenart ausgewählt wurde, öffnet sich eine Übersicht des ausgewählten Belegtyps. Anschließend kann der passende Beleg ausgewählt und das Dokument diesem somit zugeordnet werden. Sobald der Vorgang gespeichert wurde, ist das Dokument nun auch über den ausgewählten Beleg aufrufbar (Reiter "DMS" im Beleg).

(9) ID/Nummer: Hier kommt es drauf an, was für eine Dokumentart ausgewählt worden ist. Je nachdem, was ausgewählt wurde, kann dort die Kundennummer, Lieferantennummer oder Belegnummer eingetragen werden.

(10) Beschriftung: In der Beschriftung wird zunächst automatisch der Name der Datei eingetragen. Wird die Datei bei einem Beleg abgelegt, ändert sich die Beschriftung in den Namen des zugehörigen Kunden (Verkauf) oder Lieferanten (Einkauf).

(11) Berechtigung: Mit der Berechtigung kann man festlegen, welche Mitarbeiter Zugriff auf das Dokument haben. Die Berechtigungen können unter Einstellungen → DMS → Berechtigungen angelegt werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter den Berechtigungen.

(12) DATEV-Dokument: Ist dieser Haken gesetzt, kann das Dokument an Datev übergeben werden. Dies ist zum Beispiel bei Eingangsrechnungen wichtig, bei denen ein Dokument hinterlegt ist.

Wichtig: Bei Eingangsrechnungen und Gutschriften werden die zugeordneten Dokumente mit Datev-Haken automatisch mit dem Beleg an Datev übermittelt.

Bei allen anderen Dokumentarten muss die Übermittlung an Datev manuell erfolgen (Auswahl des Dokumenttyps "DMS" im Finanzexport).

(13) Zusatzdaten: Hier können zusätzliche Felder für das Dokumentenmanagement System befüllt werden. Diese Felder können unter Einstellungen → Grundeinstellungen → benutzerdefinierte Felder umbenannt werden.

Dokumentart "Globale Dokumente"

Global abgelegte Dokumente sind in jedem Belegversand (z.B. Rechnung oder Bestellung) und jedem CRM-Eintrag, bei einem Mailversand, hinzufügbar.

Dokumentart "Interne Dokumente"

Intern abgelegte Dokumente finden Sie unter DMS → Interne Dokumente. Auf den Bereich, der internen Dokumente haben nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung Zugriff.

Dieser Menüpunkt dient der allgemeinen Aufbewahrung unter keiner speziellen Dokumentart.

Alle weiteren Dokumentarten

Bei allen weiteren Dokumentarten kann direkt ein Beleg ausgewählt werden, bei welchem das Dokument abgelegt wird.

Nach der Auswahl der Dokumentenart öffnet sich direkt die Auswahl für den eigentlichen Beleg.

Das Dokument wird nach der Speicherung / dem Ablegen im DMS-Bereich des ausgewählten Belegs abgelegt.

Unterschied zwischen "Speichern" und "Ablegen"

Unterschied zwischen "Speichern" und "Ablegen"

Speichern = einfach Speichern

Ablegen = Speichern, Sperren und aus dem Briefkasten entfernen. Die Sperrung dies kann aber durch das Zahnrad-Menü immer wieder aufgehoben werden.

Alle neuen Dokumente werden vom System automatisch als Erstes im Menüpunkt Briefkasten abgelegt.

Alles, was hier drin ist, sollte also noch irgendwo eingeordnet werden.

Im Briefkasten ist es dann so lange, bis es ABGELEGT ist.

Hierfür muss also der Button Ablegen geklickt werden.

Wenn Sie "nur" zuordnen und speichern, ist es dort, wo Sie es zugeordnet haben UND gleichzeitig noch im Briefkasten.

Wenn es abgelegt ist, dann ist es dort, wo Sie es zugeordnet haben UND gleichzeitig noch im Ordner Dokumente.

Abgelegte Dokumente sind gesperrt, aber Sie können diese jederzeit über das Zahnrad in der Detailansicht des Dokuments wieder öffnen.

Es bleibt dann abgelegt in den Dokumenten, aber kann wieder bearbeitet werden.

Einstellungen für das DMS

Die Arten und Unterarten können Sie im Menüpunkt Einstellungen -> DMS -> Arten erstellen.

Die Berechtigungsgruppen erstellen Sie im Menüpunkt Einstellungen -> DMS -> Berechtigungen. Achten Sie darauf, dass Sie den Berechtigungsgruppen dann auch Benutzer zuweisen. Die zugewiesenen Benutzer müssen sich nach der Zuweisung neu einloggen, damit die Änderungen wirksam werden.

Das Recht, ob jemand ein abgelegtes Dokument bearbeiten kann, finden Sie in der zugehörigen Berechtigungsgruppe unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Berechtigungen -> Sonstige Berechtigungen.