Dokumentenmanagement System (DMS)

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

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Briefkasten

Im Briefkasten können Dokumente hochgeladen werden.

Dies kann über den "Dokument hinzufügen" - Button (1) oder über Drag & Drop (aus einem anderen Ordner ziehen und im Briefkasten ablegen) erfolgen.

Es können folgende Dateitypen abgelegt werden: docx, gif, jpg, jpeg, pdf, png, ppt, pptx, tif, webp, xls, xlsx

Standardmäßig werden im Briefkasten nur die Dokumente angezeigt, die dem eigenen Benutzer zugeordnet und noch nicht in einer Dokumentart abgelegt sind.

Über die Checkbox (2) können bei entsprechenden Rechten auch die Briefkasten-Dokumente von allen Mitarbeitern angezeigt werden.

Nach dem Hochladen werden die Dateiart (durch das Icon), der Benutzer und der Dateiname automatisch vom System angelegt.

Weitere Daten können Sie nach dem Öffnen des Dokuments hinterlegen

Detailansicht

Die DMS-Art und die DMS-Unterart für Ihre Auswahl erstellen Sie hier: Einstellungen -> DMS -> Arten.

Die DMS-Gruppe für Ihre Auswahl erstellen Sie hier: Einstellungen -> DMS -> DMS-Gruppen. Über die Gruppen können Sie auch verschiedene Benutzer zuordnen.

Achtung: nach der Zuweisung von Benutzern zu einer Gruppe, müssen sich diese erst einmal aus- und wieder einloggen, um die Dokumente angezeigt zu bekommen.

Dokumentart Globale Dokumente

Global abgelegte Dokumente sind in jedem Belegversand (z.B. Rechnung oder Bestellung) und jedem CRM-Eintrag, welcher per Mail versendbar ist, hinzufügbar.

Dokumentart Interne Dokumente

Intern abgelegte Dokumente finden Sie unter DMS -> Interne Dokumente.

Dieser Menüpunkt dient der allgemeinen Aufbewahrung unter keiner speziellen Dokumentart.

Alle weiteren Dokumentarten

Bei allen weiteren Dokumentarten kann direkt ein Beleg ausgewählt werden, bei welchem das Dokument abgelegt wird.

Nach der Auswahl der Dokumentenart öffnet sich direkt die Auswahl für den eigentlichen Beleg.

Das Dokument wird nach der Speicherung / dem Ablegen im DMS-Bereich des Belegs abgelegt.