Dokumentenmanagement System (DMS)
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Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.
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Im Briefkasten können Dokumente hochgeladen werden.
Dies kann über den "Dokument hinzufügen" - Button (1) oder über Drag & Drop (aus einem anderen Ordner ziehen und im Briefkasten ablegen) erfolgen.
Standardmäßig werden im Briefkasten nur die Dokumente angezeigt, die dem eigenen Benutzer zugeordnet und noch nicht in einer Dokumentart abgelegt sind.
Mit Checkbox (2) können auch zuvor ausgeblendete Dokumente wieder eingeblendet werden.
Nach dem Hochladen werden die Dateiart (durch das Icon), der Benutzer und der Dateiname automatisch vom System angelegt.
Weitere Daten können Sie nach dem Öffnen des Dokuments hinterlegen.
(1) Art: hier kann eine DMS-Art ausgewählt werden. Die DMS-Arten können unter Einstellungen → DMS → Arten erstellt werden.
(2) Unterart: Hier kann eine Unterart für die zuvor ausgewählte DMS-Art ausgewählt werden. Die Unterart wir auch unter Einstellungen → DMS → Arten erstellt.
(3) Benutzer: Derjenige, der das Dokument hier abgelegt, wird hier immer automatisch ausgewählt.
(4) Referenz: An dieser Stelle kann eine Referenz für das Dokument eingetragen werden.
(5) Ext. Belegnummer: In diesem Feld ist es möglich eine externe Belegnummer einzutragen, falls eine vorhanden ist.
(6) Belegdatum: Hier wird automatisch ein Datum eingetragen, wenn ein Dokument in das DMS-System hochgeladen wird.
(7) Kommentar: Falls notwendig, kann ein Kommentar für ein Dokument hinzugefügt werden.
(8) Dokumentart: In diesem Feld können Sie die Art Ihres Dokuments festlegen. Hier können Sie zwischen einem der verschiedenen Belege oder einer der anderen Arten wählen. Sobald eine Art ausgewählt wird
(9) ID/Nummer: Hier kommt es drauf an, was für eine Dokumentart ausgewählt worden ist. Je nachdem, was ausgewählt wurde, kann dort die Kundennummer, Lieferantennummer oder Belegnummer eingetragen werden.
(10) Beschriftung: Das Feld wird automatisch befüllt, wenn das Dokument direkt in einem Kunden abgelegt wird. In dem Feld werden dann automatisch der Kundenname und die Kundennummer eingetragen. Falls das Dokument im Nachhinein einem Kunden zugewiesen wurde, kann das Feld trotzdem manuell befüllt werden.
(11) Berechtigung: Mit der Berechtigung kann man festlegen, welche Mitarbeiter Zugriff auf das Dokument haben. Die Berechtigungen können unter Einstellungen → DMS → Berechtigungen angelegt werden. Weitere Informationen erhalten Sie unter DMS-Gruppen.
(12) DATEV-Document: Ist dieser Haken gesetzt, kann das Dokument an Datev übergeben werden. Dies ist zum Beispiel bei Eingangsrechnungen wichtig, bei denen ein Dokument hinterlegt ist.
(13) Zusatzdaten: Hier können zusätzliche Felder für das Dokumentenmanagement System befüllt werden. Diese Felder können unter Einstellungen → Grundeinstellungen → benutzerdefinierte Felder umbenannt werden.
Global abgelegte Dokumente sind in jedem Belegversand (z.B. Rechnung oder Bestellung) und jedem CRM-Eintrag, bei einem Mailversand, hinzufügbar.
Intern abgelegte Dokumente finden Sie unter DMS → Interne Dokumente. Auf den Bereich, der internen Dokumente haben nur Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung Zugriff.
Dieser Menüpunkt dient der allgemeinen Aufbewahrung unter keiner speziellen Dokumentart.
Bei allen weiteren Dokumentarten kann direkt ein Beleg ausgewählt werden, bei welchem das Dokument abgelegt wird.
Nach der Auswahl der Dokumentenart öffnet sich direkt die Auswahl für den eigentlichen Beleg.
Das Dokument wird nach der Speicherung / dem Ablegen im DMS-Bereich des Belegs abgelegt.
Über das Zahnradsymbol oben rechts können Sie Dokumente ausblenden, diese werden dann in der Übersicht nicht mehr angezeigt.
