# Mitarbeiter

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=RiJBsYhnFBY>" %}

Der Menüpunkt **„Mitarbeiter“** ist unter dem Hauptpunkt **„Einstellungen“** und unter dem Unterpunkt **„Mitarbeiter“** zu finden.\
Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeiter einzusehen, zu bearbeiten und neu anzulegen.

{% hint style="warning" %}
**Wichtig: Hier ist auch das Passwort für den Benutzer zu ändern.**&#x20;

Die Änderung des Benutzernamen wird ebenfalls empfohlen. Eine Kurzanleitung zum Namen und Passwortänderung finden Sie [*<mark style="color:orange;">**hier**</mark>*](https://docs.desk4.de/einstellungen/mitarbeiter/mitarbeiter/zugangsdaten-und-passwort-anpassen)<br>
{% endhint %}

Die **„Übersicht“** zeigt eine Tabelle der bisher angelegter Mitarbeiter.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FV3g7DYgQTGCRFGjQOtZP%2F15-10-2025_10-28-37.PNG?alt=media&#x26;token=64ac1f42-2d61-462b-a5fe-16ab8a4651b9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um einen Benutzer zu erstellen Kicken Sie auf den Button „**Mitarbeiter**“.&#x20;

Auf der sich nun öffnenden Registerkarte können Sie Ihren Mitarbeiter mit allen dazugehörigen Angaben anlegen.

### Registerkarte "Mitarbeiter"

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FFDLU0SDGfYrzSi5rquog%2F15-10-2025_10-34-20.PNG?alt=media&#x26;token=b7e12e31-29bc-4d78-86da-648e760b284d" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
***Wichtiges:***

* Die **\*** Felder im Benutzer sind **Pflichtfelder**.
* Mit dem **Benutzernamen** und dem dazugehörigen **Passwort** meldet sich der Benutzer in desk4 an.
* Der Mitarbeiter kann hier jederzeit sein eigenes **Passwort ändern**.
  {% endhint %}

#### Nicht selbsterklärende Felder

* **Zeiterfassungsartikel:** Der "Zeiterfassungsartikel" wird für Rechnungen verwendet, die aus Arbeitsnachweisen entstehen.\
  Das bedeutet, dass die Arbeitszeit aus dem Arbeitsnachweis beim Weiterführen mit diesem Artikel versehen wird.\
  Trägt man hier einen Artikel für einen Mitarbeiter ein und dieser erstellt einen Arbeitsnachweis mit einem Zeitraum, dann wird im Beleg dieser Artikel mit der Arbeitszeit des Mitarbeiters multipliziert.\
  Der Zeiterfassungsartikel muss erst angelegt werden, dann kann dieser hier eingetragen werden. Ohne Zeiterfassungsartikel kann für diesen Mitarbeiter keine Zeiterfassung erfolgen.
* **Benutzermailsignatur:** Sie können für Ihren Mitarbeiter eine individuelle Signatur hinterlegen, die beim Versand von E-Mails an den Text angehängt wird. \
  Falls jedoch unter **Einstellungen** --> **Grundeinstellungen** --> **Texte** --> **Belegsignaturen** Signaturen angelegt sind, so haben diese für den speziellen Beleg Vorrang vor den individuellen Benutzermailsignaturen.

{% hint style="info" %}
**Tipp:**\
Um verschiedene Absenderadressen später leichter unterscheiden/ identifizieren\
zu können, tragen Sie unter "Daten" im Feld "E-Mail-Absendername" den Absendernamen,\
bzw. eine Bezeichnung für die E-Mail ein.\
Diese wird dann in der E-Mail-Auswahl im Mailversand angezeigt.
{% endhint %}

* **Mitarbeiter Unterschrift:** Diese wird in einem ausdruckbaren CRM-Eintrag (Einstellungen -> Kunden -> CRM-Eintragsart) angedruckt, falls im CRM-Eintrag die Checkbox "Unterschrift andrucken" aktiviert ist.&#x20;
* **Standardfiliale:** Hier können sie festlegen, welche Filiale bei der Anmeldung des Benutzers standardmäßig ausgewählt wird.
* **Filialen:** Sie wählen hier aus, in welchen Filialen sich der Benutzer einloggen darf.\
  Bevor Sie dem Benutzer eine oder mehrere Filialen zuordnen können, müssen diese zuerst unter dem Punkt **Einstellungen** --> **Filialen** angelegt sein.

{% hint style="warning" %}
**Wichtig**: Bevor Sie dem Benutzer eine oder mehrere Filialen zuordnen können, müssen Sie diese zuerst unter dem Punkt "**Filialen"** anlegen. Mehr über Filialen erfahren Sie [*<mark style="color:orange;">**hier**</mark>**.***](https://docs.desk4.de/einstellungen/filialen)
{% endhint %}

### Registerkarte Rechteverwaltung

In der Registerkarte **„Rechteverwaltung“** können Sie den Mitarbeiter zu einer Berechtigungsgruppe zuweisen **oder** auswählen, ob dieserAPI Benutzer ist.<br>

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FlQQw2mxRweKJYaqPmvjX%2F15-10-2025_10-39-00.PNG?alt=media&#x26;token=7f1d6465-909d-4ba4-a472-6bc4db097e20" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**API Benutzer:**&#x20;

Schnittstellen-Benutzer, mit dem andere Programme mit desk4 kommunizieren können. \
Ein Benutzer kann **normaler Benutzer** **oder API-Benutzer** sein, nicht beides gleichzeitig.&#x20;

Wenn das Häkchen bei API Benutzer angeklickt wird, öffnen sich die Einstellungsmöglichkeiten für die Rest-Schnittstelle.

Genaueres zum Api Benutzer finden Sie [hier](https://docs.desk4.de/faq/api-zugang).&#x20;

**Berechtigungsgruppe:**&#x20;

* **Der Super-Admin muss in keiner Gruppe sein. Dieser hat automatisch alle Rechte.**&#x20;
* Alle **normalen Benutzer** müssen in **einer** Berechtigungsgruppe sein, sonst können sie sich nicht einloggen.&#x20;
* Der **API Benutzer darf in keiner Gruppe** sein. Genaueres zum Api Benutzer finden Sie [hier](https://docs.desk4.de/faq/api-zugang). <br>

Wenn ein Mitarbeiter besondere Rechte haben soll, die nur auf ihn zutreffen, sollte für diesen Mitarbeiter eine Gruppe angelegt werden.<br>

{% hint style="warning" %}
Die **Berechtigungsgruppen** müssen vor der Benutzung unter **Einstellungen** -> **Mitarbeiter** -> **Gruppen** angelegt und je nach gewünschten Rechten konfiguriert werden.
{% endhint %}

Unter den **Passwortgruppen** auf der rechten Seite können Sie einsehen und auswählen, auf welche Passwortgruppen der Mitarbeiter Zugriff hat. \
Dies können Sie auch unter **Einstellungen** -> **Mitarbeiter** -> **Passwortgruppen** pro Passwortgruppe einstellen. Die Änderungen werden jeweils für die andere Ansicht übernommen. \
In der zuletzt genannten Ansicht der Passwortgruppen können diese auch erstellt werden.&#x20;

### Registerkarte "E-Mail"

Zusätzlich zu den [allgemeinen E-Mail-Einstellungen für die Instanz](https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/e-mail-smtp-konto-and-dkim) können Sie weitere E-Mail-Einstellungen pro Benutzer konfigurieren.&#x20;

{% hint style="info" %}
Falls keine allgemeinen E-Mail-Einstellungen hinterlegt sind, **müssen** für jeden Benutzer, der eine E-Mail über desk4 versenden möchte, E-Mail-Einstellungen konfiguriert werden.&#x20;
{% endhint %}

Im Feld "Zusätzliche E-Mail-Absenderadressen" auf der linken Seite können dem Mitarbeiter weitere\
E-Mail-Absenderadressen zugeordnet werden.\
Um die verschiedenen Absenderadressen später leichter unterscheiden/ identifizieren zu können,\
können Sie im Feld "E-Mail-Absendername" den Absendernamen, bzw. eine Bezeichnung für die E-Mail eintragen. Diese wird dann in der E-Mail-Auswahl im Mailversand angezeigt.

{% hint style="warning" %} <mark style="color:red;">**Wenn keine zusätzlichen E-Mail-Absenderadressen hinterlegt sind, kann der Benutzer nur mit seiner eigenen E-Mail-Adresse versenden.**</mark>&#x20;

**Denken Sie auch daran, die E-Mail-Absenderadressen der Grundeinstellungen beim Mitarbeiter oder der Mitarbeiter-Gruppe zu hinterlegen, falls der Mitarbeiter diese nutzen können soll.**&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2F9WgxZ1LLuCtJbfwa3WCZ%2F15-10-2025_10-44-21.PNG?alt=media&#x26;token=7ed0be9f-9be4-43a7-8974-7f653e1d5832" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Informationen zur Anbindung und dem E-Mailversand über Micoroft 365 finden Sie weitere Informationen [hier](https://docs.desk4.de/faq/microsoft-365-exchange-online-anbindung).
{% endhint %}

Im Feld SMTP-Daten können über das Häkchen rechts oben benutzerdefinierte SMTP-Daten hinterlegt werden, falls die SMTP-Daten aus den Grundeinstellungen für diesen Mitarbeiter nicht gelten sollen.&#x20;

Des Weiteren können Sie beim Mitarbeiter auch eigene DKIM-Daten eintragen. Genaueres zu DKIM finden Sie [in den allgemeinen E-Mail-Einstellungen](https://docs.desk4.de/grundeinstellungen/e-mail-smtp-konto-and-dkim#dkim-einrichten).&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FxByS841oATWtVhwyTESY%2F15-10-2025_10-51-20.PNG?alt=media&#x26;token=7eb27a4c-8067-4255-94db-53983d160d35" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Zusätzlich zu den Einstellungen im Mitarbeiter und [in den Grundeinstellungen](https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/e-mail-smtp-konto-and-dkim) können auch in der [Gruppe der Mitarbeiter](https://docs.desk4.de/einstellungen/mitarbeiter/berechtigungen) (außer bei den Administratoren) zusätzliche E-Mail-Absenderadressen hinzugefügt werden.&#x20;

Die in der Gruppe hinzugefügten Absenderadressen stehen allen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung.&#x20;

{% endhint %}

### Registerkarte "Registrierte Geräte"

Hier finden Sie alle Geräte, mit denen sich der Benutzer über die 2-Faktor-Authentifizierung angemeldet hat.&#x20;

Das **Registrierdatum** zeigt, wann der Benutzer sich zum 1. Mal mit dem Gerät angemeldet hat.&#x20;

Das **Ablaufdatum** zählt immer 10 Tage zum letzten Geräte-Login hinzu.&#x20;

Unter **Einstellungen** --> **Grundeinstellungen** können Sie zusätzlich einstellen, nach wie vielen Tagen eine **zusätzliche 2-Faktor-Authentifizierung** erfolgen soll.&#x20;

{% hint style="info" %}
Mehr über die 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie [hier](https://docs.desk4.de/faq/zwei-faktor-authentifizierung).
{% endhint %}

### Registerkarte "Erweitert"

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FJBlSwiPI0aF8ffCUhAKS%2F15-10-2025_10-55-28.PNG?alt=media&#x26;token=10d3b649-1ae4-4f81-b0e6-3c8be4818495" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier können Sie angeben ob:

* dieser Mitarbeiter **„Aktiv“** ist oder nicht.&#x20;
* ob der Benutzer nach seiner Anmeldung ein "**Aufgaben-Popup**" mit seinen überfälligen Aufgaben angezeigt bekommen soll.&#x20;
* ob der Mitarbeiter nur die ihm **zugewiesenen Belege oder Kunden** einsehen darf.
* ob der Mitarbeiter trotz Beschränkung auf ihm zugewiesene Belege,\
  **alle Aufträge im Arbeitsnachweis** zuweisen darf.
* ob **beim nächsten Login eine Passwortänderung** erforderlich ist.
* wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum **bevorstehende Aufgaben** auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.

{% hint style="warning" %}
Nicht auf **„Aktiv“** gesetzte Mitarbeiter können sich nicht im System anmelden.&#x20;

**Denken Sie also daran, Mitarbeitern nach deren Ausscheiden den Aktiv-Status zu entfernen.**&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Achtung: Der **Superadmin** (der allererste Benutzer mit der ID 1) kann weder gelöscht noch deaktiviert werden. \
**Der Superadmin kann aktualisiert werden, jedoch nur durch sich selbst.**&#x20;

Wenn Sie die Zugangsdaten des Superadmins wissen, können Sie sich als dieser einloggen und die Daten wie gewünscht anpassen. <br>

Verlässt der Superadmin das Unternehmen, bevor Sie die Daten ändern können, sollten Sie zumindest seinen Benutzernamen wissen und Zugriff auf die in desk4 hinterlegte E-Mail-Adresse dieses Benutzers haben.&#x20;

Dann können Sie in desk4 beim Einloggen die "Passwort-Vergessen-Funktion" nutzen und die Daten anschließend ändern.
{% endhint %}

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FmAIn2c0N31DyMDHNGmzo%2F15-10-2025_10-57-59.PNG?alt=media&#x26;token=470893ce-adcd-42f9-99c3-2832fc765aa6" alt=""><figcaption><p>Superadmin (Benutzername ist beispielhaft) über die "Passwort-Vergessen-Funktion" zurücksetzen</p></figcaption></figure>

### Mitarbeiter löschen

Mitarbeiter, die bereits im System verwendet werden, können wegen der Dokumentationspflicht nicht gelöscht werden.&#x20;

Entfernen Sie bei ausgeschiedenen Mitarbeitern das Häkchen bei "Aktiv", damit diese sich nicht mehr im System einloggen können.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FscSsc3OQM1VRnjpt0Gfo%2F15-10-2025_11-01-24.PNG?alt=media&#x26;token=ba605bbc-1514-419c-8832-b33e0e2263cd" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Registerkarte "CRM" <a href="#registerkarte-crm" id="registerkarte-crm"></a>

In der Registerkarte „**CRM**“ können Sie verschiedene Interaktionen mit Ihrem Mitarbeiter dokumentieren.

Das Mitarbeiter-CRM funktioniert analog zum Kunden-CRM, welches [**hier** ](https://docs.desk4.de/stammdaten/kunden#registerkarte-crm)ausführlich beschrieben ist.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FRHSOffW1PCG93hJ5VNgC%2F15-10-2025_11-21-21.PNG?alt=media&#x26;token=6db6b234-e37d-4d78-a7f0-e65f9c17c86a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Registerkarte "DMS"

Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.\
Hier können Mitarbeiter spezifische Dokumente angelegt und Bearbeitet werden.

{% hint style="info" %}
Mehr zu **DMS** erfahren Sie [***hier***](https://docs.desk4.de/dokumentenmanagement-system-dms).
{% endhint %}