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Mitarbeiter

Der Menüpunkt „Mitarbeiter“ ist unter dem Hauptpunkt „Einstellungen“ und unter dem Unterpunkt „Mitarbeiter“ zu finden. Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeiter einzusehen, zu bearbeiten und neu anzulegen.
Wichtig: Hier ist auch das Passwort für den Benutzer zu ändern.
Die Änderung des Benutzernamen wird ebenfalls empfohlen. Eine Kurzanleitung zum Namen und Passwortänderung finden Sie hier
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegter Mitarbeiter.
Um einen Benutzer zu erstellen Kicken Sie auf den Button „Neuer Mitarbeiter“.
Auf der sich nun öffnenden Registerkarte können Sie Ihren Mitarbeiter mit allen dazugehörigen Angaben anlegen.

Registerkarte "Mitarbeiter"

Wichtiges:
  • Die * Felder im Benutzer sind Pflichtfelder.
  • Mit dem Benutzernamen und dem dazugehörigen Passwort meldet sich der Benutzer in desk4 an.
  • Der Mitarbeiter kann hier jederzeit sein eigenes Passwort ändern.

Nicht selbsterklärende Felder

  • Zeiterfassungsartikel: Der "Zeiterfassungsartikel" wird für Rechnungen verwendet, die aus Arbeitsnachweisen entstehen. Das bedeutet, dass die Arbeitszeit aus dem Arbeitsnachweis beim Weiterführen mit diesem Artikel versehen wird. Trägt man hier einen Artikel für einen Mitarbeiter ein und dieser erstellt einen Arbeitsnachweis mit einem Zeitraum, dann wird im Beleg dieser Artikel mit der Arbeitszeit des Mitarbeiters multipliziert. Der Zeiterfassungsartikel muss erst angelegt werden, dann kann dieser hier eingetragen werden. Ohne Zeiterfassungsartikel kann für diesen Mitarbeiter keine Zeiterfassung erfolgen.
  • Benutzermailsignatur: Sie können für Ihren Mitarbeiter eine individuelle Signatur hinterlegen, die beim Versand von E-Mails an den Text angehängt wird. Falls jedoch unter Einstellungen --> Grundeinstellungen --> Texte --> Belegsignaturen Signaturen angelegt sind, so haben diese für den speziellen Beleg Vorrang vor den individuellen Benutzermailsignaturen.
  • Filiale: Sie wählen hier aus, in welchen Filialen sich der Benutzer einloggen darf. Bevor Sie dem Benutzer eine oder mehrere Filialen zuordnen können, müssen diese zuerst unter dem Punkt Einstellungen --> Filialen angelegt sein.
Wichtig: Bevor Sie dem Benutzer eine oder mehrere Filialen zuordnen können, müssen Sie diese zuerst unter dem Punkt "Filialen" anlegen. Mehr über Filialen erfahren Sie hier.

Registerkarte Rechteverwaltung

In der Registerkarte „Rechteverwaltung“ können Sie den Mitarbeiter zu einer Berechtigungsgruppe zuweisen oder auswählen, ob dieserAPI Benutzer ist.
API Benutzer:
Schnittstellen-Benutzer, mit dem andere Programme mit desk4 kommunizieren können. Ein Benutzer kann normaler Benutzer oder API-Benutzer sein, nicht beides gleichzeitig.
Wenn das Häkchen bei API Benutzer angeklickt wird, öffnen sich die Einstellungsmöglichkeiten für die Rest-Schnittstelle.
Genaueres zum Api Benutzer finden Sie hier.
Berechtigungsgruppe:
  • Der Super-Admin muss in keiner Gruppe sein. Dieser hat automatisch alle Rechte.
  • Alle normalen Benutzer müssen in einer Berechtigungsgruppe sein, sonst können sie sich nicht einloggen.
  • Der API Benutzer darf in keiner Gruppe sein. Genaueres zum Api Benutzer finden Sie hier.
Wenn ein Mitarbeiter besondere Rechte haben soll, die nur auf ihn zutreffen, sollte für diesen Mitarbeiter eine Gruppe angelegt werden.
Die Berechtigungsgruppen müssen vor der Benutzung unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Gruppen angelegt und je nach gewünschten Rechten konfiguriert werden.
Unter den Passwortgruppen auf der rechten Seite können Sie einsehen und auswählen, auf welche Passwortgruppen der Mitarbeiter Zugriff hat. Dies können Sie auch unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Passwortgruppen pro Passwortgruppe einstellen. Die Änderungen werden jeweils für die andere Ansicht übernommen. In der zuletzt genannten Ansicht der Passwortgruppen können diese auch erstellt werden.

Registerkarte "E-Mail"

Zusätzlich zu den allgemeinen E-Mail-Einstellungen für die Instanz können Sie weitere E-Mail-Einstellungen pro Benutzer konfigurieren.
Falls keine allgemeinen E-Mail-Einstellungen hinterlegt sind, müssen für jeden Benutzer, der eine E-Mail über desk4 versenden möchte, E-Mail-Einstellungen konfiguriert werden.
Im Feld "Zusätzliche E-Mail-Absenderadressen" auf der linken Seite können dem Mitarbeiter weitere E-Mail-Absenderadressen zugeordnet werden.
Falls Sie Office 365 / Exchange 365 verwenden, müssen diese zunächst bei Microsoft freigeschaltet werden.
Freischalten der zusätzlichen E-Mail-Adressen bei Office 365 / Exchange 365: (SMTP im Admincenter freischalten)
  1. 1.
  2. 2.
    "Aktive Benutzer" auswählen
  3. 3.
    Emailadresse auswählen
  4. 4.
    Benutzer öffnen
  5. 5.
    auf "Email" wechseln
  6. 6.
    dann "EmailApps verwalten" öffnen
  7. 7.
    SMTP über "Authentifiziertes SMTP" aktivieren
Bitte denken Sie daran die zusätzlichen E-Mail-Adressen sowohl bei Microsoft freizuschalten, als auch in desk4 einzutragen.
Versendet der Mitarbeiter über freigeschaltete und in desk4 eingetragene SMTP Zugangsdaten, wird die E-Mail bei Office 365 beim Mitarbeiter im Outlook-Ordner unter den gesendeten E-Mails aufgeführt.
Im Feld SMTP-Daten können über das Häkchen rechts oben benutzerdefinierte SMTP-Daten hinterlegt werden, falls die SMTP-Daten aus den Grundeinstellungen für diesen Mitarbeiter nicht gelten sollen.
Des Weiteren können Sie beim Mitarbeiter auch eigene DKIM-Daten eintragen. Genaueres zu DKIM finden Sie in den allgemeinen E-Mail-Einstellungen.
Zusätzlich zu den Einstellungen im Mitarbeiter und in den Grundeinstellungen können auch in der Gruppe der Mitarbeiter zusätzliche E-Mail-Absenderadressen hinzugefügt werden.
Die in der Gruppe hinzugefügten Absenderadressen stehen allen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung.

Registerkarte "Registrierte Geräte"

Hier finden Sie alle Geräte, mit denen sich der Benutzer über die 2-Faktor-Authentifizierung angemeldet hat.
Das Registrierdatum zeigt, wann der Benutzer sich zum 1. Mal mit dem Gerät angemeldet hat.
Das Ablaufdatum zählt immer 10 Tage zum letzten Geräte-Login hinzu.
Unter Einstellungen --> Grundeinstellungen können Sie zusätzlich einstellen, nach wie vielen Tagen eine zusätzliche 2-Faktor-Authentifizierung erfolgen soll.
Mehr über die 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie hier.

Registerkarte "Erweitert"

Hier können Sie angeben ob:
  • dieser Mitarbeiter „Aktiv“ ist oder nicht.
  • ob der Benutzer nach seiner Anmeldung ein "Aufgaben-Popup" mit seinen überfälligen Aufgaben angezeigt bekommen soll.
  • ob der Mitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Belege einsehen darf.
  • ob beim nächsten Login eine Passwortänderung erforderlich ist und
Nicht auf „Aktiv“ gesetzte Mitarbeiter können sich nicht im System anmelden.
Denken Sie also daran, Mitarbeitern nach deren Ausscheiden den Aktiv-Status zu entfernen.
Achtung: Der Superadmin (der allererste Benutzer mit der ID 1) kann weder gelöscht noch deaktiviert werden. Der Superadmin kann aktualisiert werden, jedoch nur durch sich selbst.
Wenn Sie die Zugangsdaten des Superadmins wissen, können Sie sich als dieser einloggen und die Daten wie gewünscht anpassen.
Verlässt der Superadmin das Unternehmen, bevor Sie die Daten ändern können, sollten Sie zumindest seinen Benutzernamen wissen und Zugriff auf die in desk4 hinterlegte E-Mail-Adresse dieses Benutzers haben.
Dann können Sie in desk4 beim Einloggen die "Passwort-Vergessen-Funktion" nutzen und die Daten anschließend ändern.
Superadmin (Benutzername ist beispielhaft) über die "Passwort-Vergessen-Funktion" zurücksetzen