Mitarbeiter
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Der Menüpunkt „Mitarbeiter“ ist unter dem Hauptpunkt „Einstellungen“ und unter dem Unterpunkt „Mitarbeiter“ zu finden. Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeiter einzusehen, zu bearbeiten und neu anzulegen.
Wichtig: Hier ist auch das Passwort für den Benutzer zu ändern.
Die Änderung des Benutzernamen wird ebenfalls empfohlen. Eine Kurzanleitung zum Namen und Passwortänderung finden Sie
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegter Mitarbeiter.
Um einen Benutzer zu erstellen Kicken Sie auf den Button „Neuer Mitarbeiter“.
Auf der sich nun öffnenden Registerkarte können Sie Ihren Mitarbeiter mit allen dazugehörigen Angaben anlegen.
Wichtiges:
Die * Felder im Benutzer sind Pflichtfelder.
Mit dem Benutzernamen und dem dazugehörigen Passwort meldet sich der Benutzer in desk4 an.
Der Mitarbeiter kann hier jederzeit sein eigenes Passwort ändern.
Zeiterfassungsartikel: Der "Zeiterfassungsartikel" wird für Rechnungen verwendet, die aus Arbeitsnachweisen entstehen. Das bedeutet, dass die Arbeitszeit aus dem Arbeitsnachweis beim Weiterführen mit diesem Artikel versehen wird. Trägt man hier einen Artikel für einen Mitarbeiter ein und dieser erstellt einen Arbeitsnachweis mit einem Zeitraum, dann wird im Beleg dieser Artikel mit der Arbeitszeit des Mitarbeiters multipliziert. Der Zeiterfassungsartikel muss erst angelegt werden, dann kann dieser hier eingetragen werden. Ohne Zeiterfassungsartikel kann für diesen Mitarbeiter keine Zeiterfassung erfolgen.
Benutzermailsignatur: Sie können für Ihren Mitarbeiter eine individuelle Signatur hinterlegen, die beim Versand von E-Mails an den Text angehängt wird. Falls jedoch unter Einstellungen --> Grundeinstellungen --> Texte --> Belegsignaturen Signaturen angelegt sind, so haben diese für den speziellen Beleg Vorrang vor den individuellen Benutzermailsignaturen.
Mitarbeiter Unterschrift: Diese wird in einem ausdruckbaren CRM-Eintrag (Einstellungen -> Kunden -> CRM-Eintragsart) angedruckt, falls im CRM-Eintrag die Checkbox "Unterschrift andrucken" aktiviert ist.
Standardfiliale: Hier können sie festlegen, welche Filiale bei der Anmeldung des Benutzers standardmäßig ausgewählt wird.
Filialen: Sie wählen hier aus, in welchen Filialen sich der Benutzer einloggen darf. Bevor Sie dem Benutzer eine oder mehrere Filialen zuordnen können, müssen diese zuerst unter dem Punkt Einstellungen --> Filialen angelegt sein.
In der Registerkarte „Rechteverwaltung“ können Sie den Mitarbeiter zu einer Berechtigungsgruppe zuweisen oder auswählen, ob dieserAPI Benutzer ist.
API Benutzer:
Schnittstellen-Benutzer, mit dem andere Programme mit desk4 kommunizieren können. Ein Benutzer kann normaler Benutzer oder API-Benutzer sein, nicht beides gleichzeitig.
Wenn das Häkchen bei API Benutzer angeklickt wird, öffnen sich die Einstellungsmöglichkeiten für die Rest-Schnittstelle.
Berechtigungsgruppe:
Der Super-Admin muss in keiner Gruppe sein. Dieser hat automatisch alle Rechte.
Alle normalen Benutzer müssen in einer Berechtigungsgruppe sein, sonst können sie sich nicht einloggen.
Wenn ein Mitarbeiter besondere Rechte haben soll, die nur auf ihn zutreffen, sollte für diesen Mitarbeiter eine Gruppe angelegt werden.
Die Berechtigungsgruppen müssen vor der Benutzung unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Gruppen angelegt und je nach gewünschten Rechten konfiguriert werden.
Unter den Passwortgruppen auf der rechten Seite können Sie einsehen und auswählen, auf welche Passwortgruppen der Mitarbeiter Zugriff hat. Dies können Sie auch unter Einstellungen -> Mitarbeiter -> Passwortgruppen pro Passwortgruppe einstellen. Die Änderungen werden jeweils für die andere Ansicht übernommen. In der zuletzt genannten Ansicht der Passwortgruppen können diese auch erstellt werden.
Im Feld "Zusätzliche E-Mail-Absenderadressen" auf der linken Seite können dem Mitarbeiter weitere E-Mail-Absenderadressen zugeordnet werden. Um die verschiedenen Absenderadressen später leichter unterscheiden/ identifizieren zu können, können Sie im Feld "E-Mail-Absendername" den Absendernamen, bzw. eine Bezeichnung für die E-Mail eintragen. Diese wird dann in der E-Mail-Auswahl im Mailversand angezeigt.
Wenn keine zusätzlichen E-Mail-Absenderadressen hinterlegt sind, kann der Benutzer nur mit seiner eigenen E-Mail-Adresse versenden.
Denken Sie auch daran, die E-Mail-Absenderadressen der Grundeinstellungen beim Mitarbeiter oder der Mitarbeiter-Gruppe zu hinterlegen, falls der Mitarbeiter diese nutzen können soll.
Falls Sie Office 365 / Exchange 365 verwenden, müssen diese zunächst bei Microsoft freigeschaltet werden.
Freischalten der zusätzlichen E-Mail-Adressen bei Office 365 / Exchange 365: (SMTP im Admincenter freischalten)
"Aktive Benutzer" auswählen
Emailadresse auswählen
Benutzer öffnen
auf "Email" wechseln
dann "EmailApps verwalten" öffnen
SMTP über "Authentifiziertes SMTP" aktivieren
Im Feld SMTP-Daten können über das Häkchen rechts oben benutzerdefinierte SMTP-Daten hinterlegt werden, falls die SMTP-Daten aus den Grundeinstellungen für diesen Mitarbeiter nicht gelten sollen.
Hier finden Sie alle Geräte, mit denen sich der Benutzer über die 2-Faktor-Authentifizierung angemeldet hat.
Das Registrierdatum zeigt, wann der Benutzer sich zum 1. Mal mit dem Gerät angemeldet hat.
Das Ablaufdatum zählt immer 10 Tage zum letzten Geräte-Login hinzu.
Unter Einstellungen --> Grundeinstellungen können Sie zusätzlich einstellen, nach wie vielen Tagen eine zusätzliche 2-Faktor-Authentifizierung erfolgen soll.
Hier können Sie angeben ob:
dieser Mitarbeiter „Aktiv“ ist oder nicht.
ob der Benutzer nach seiner Anmeldung ein "Aufgaben-Popup" mit seinen überfälligen Aufgaben angezeigt bekommen soll.
ob der Mitarbeiter nur die ihm zugewiesenen Belege oder Kunden einsehen darf.
ob der Mitarbeiter trotz Beschränkung auf ihm zugewiesene Belege, alle Aufträge im Arbeitsnachweis zuweisen darf.
ob beim nächsten Login eine Passwortänderung erforderlich ist.
wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum bevorstehende Aufgaben auf dem Dashboard angezeigt werden sollen.
Nicht auf „Aktiv“ gesetzte Mitarbeiter können sich nicht im System anmelden.
Denken Sie also daran, Mitarbeitern nach deren Ausscheiden den Aktiv-Status zu entfernen.
Achtung: Der Superadmin (der allererste Benutzer mit der ID 1) kann weder gelöscht noch deaktiviert werden. Der Superadmin kann aktualisiert werden, jedoch nur durch sich selbst.
Wenn Sie die Zugangsdaten des Superadmins wissen, können Sie sich als dieser einloggen und die Daten wie gewünscht anpassen.
Verlässt der Superadmin das Unternehmen, bevor Sie die Daten ändern können, sollten Sie zumindest seinen Benutzernamen wissen und Zugriff auf die in desk4 hinterlegte E-Mail-Adresse dieses Benutzers haben.
Dann können Sie in desk4 beim Einloggen die "Passwort-Vergessen-Funktion" nutzen und die Daten anschließend ändern.
Mitarbeiter, die bereits im System verwendet werden, können wegen der Dokumentationspflicht nicht gelöscht werden.
Entfernen Sie bei ausgeschiedenen Mitarbeitern das Häkchen bei "Aktiv", damit diese sich nicht mehr im System einloggen können.
In der Registerkarte „CRM“ können Sie verschiedene Interaktionen mit Ihrem Mitarbeiter dokumentieren.
Der Begriff Dokumentenmanagement (auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Hier können Mitarbeiter spezifische Dokumente angelegt und Bearbeitet werden.
Wichtig: Bevor Sie dem Benutzer eine oder mehrere Filialen zuordnen können, müssen Sie diese zuerst unter dem Punkt "Filialen" anlegen. Mehr über Filialen erfahren Sie
Genaueres zum Api Benutzer finden Sie .
Der API Benutzer darf in keiner Gruppe sein. Genaueres zum Api Benutzer finden Sie .
Zusätzlich zu den können Sie weitere E-Mail-Einstellungen pro Benutzer konfigurieren.
Seite öffnen:
Bitte denken Sie daran die zusätzlichen E-Mail-Adressen sowohl bei Microsoft freizuschalten, als auch in desk4 einzutragen.
Des Weiteren können Sie beim Mitarbeiter auch eigene DKIM-Daten eintragen. Genaueres zu DKIM finden Sie .
Zusätzlich zu den Einstellungen im Mitarbeiter und können auch in der (außer bei den Administratoren) zusätzliche E-Mail-Absenderadressen hinzugefügt werden.
Mehr über die 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie .
Das Mitarbeiter-CRM funktioniert analog zum Kunden-CRM, welches ausführlich beschrieben ist.
Mehr zu DMS erfahren Sie .
