Kassen
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Über den Menüpunkt "Kassen" gelangen Sie zum TSE-konformen Kassensystem von desk4.
Ab 2023 müssen alle computergestützten Kassen und alle Registerkassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Dies wurde vom deutschen Finanzministerium durch die Kassensicherheitsverordnung verpflichtend eingeführt. So soll verhindert werden, dass mit dem Kassensystem getätigte Aufzeichnungen nachträglich geändert oder gelöscht werden können.
Mehr zum desk4 Kassensystem erfahren Sie hier: https://www.desk4.de/erweiterungen/kassensystem/
Klicken Sie oben auf der Übersichtsseite auf den Button "Neue Kasse", um eine neue Kasse anzulegen.
Über den Button "Neue Kasse" gelangen Sie direkt in die Einstellungen und Favoritenartikel.
Möchten Sie die Einstellungen oder die Favoritenartikel einer bereits bestehenden Kasse öffnen, so klicken Sie auf der Kassen-Übersichtsseite auf den Button "Einstellungen" (direkt unter Ihrer Kasse).
Geben Sie in den Einstellungen einen Namen (1) für die Kasse ein.
Im Feld "Lager" (2) wählen Sie das Lager aus, für welches diese Kasse angelegt wird.
Der "Bar-Anfangsbestand" (3) ist optional hinterlegbar. Über die Eintragung in diesem Feld rechnet das System nach dem Tagesabschluss aus, welcher Betrag herausgenommen werden muss, um wieder den gewünschten Bar-Anfangsbestand zu erreichen.
Wählen Sie das "Kassenkonto" (4) und ein "Differenzkonto" (5) aus. Auf das Differenzkonto bucht das System nach Tagesabschluss per Kassenbucheintrag Differenzen zu den zu zahlenden Beträgen (z.B., wenn ein Kunde zu viel oder zu wenig gezahlt hat).
Wenn Sie Gutschriften gewähren möchten, können Sie einen "Gutscheinartikel" (6) auswählen. Hierfür muss dieser zunächst als Artikel mit einem Standardpreis (am Besten ohne Bestandsführung) angelegt werden. Der Wert des Gutscheins kann jeweils im Warenkorb angepasst werden. Der Gutscheinartikel ist der einzige Artikel, welcher negativ berechnet wird und in der Menge nicht anpassbar ist. Übrigens: Rabatte können aber auch über Belegrabatte und Rabatte in den Positionen abgebildet werden.
Wählen Sie im Auswahlfeld eine Voreinstellung (7) (wird pro gebuchter Kasse von uns angelegt).
Geben Sie den von uns an Sie gesendeten EAS-Code (8) ein.
Hier wird die Anzahl der Kassenbelege ohne TSE-Signatur angezeigt (9). Z.B., wenn ein Beleg erstellt wird, während der TSE kurzzeitig nicht erreichbar ist.
Setzen Sie den Haken "TSE Aktiv" (10) erst, wenn Sie wirklich gültige Kassenbelege erstellen möchten. Wenn der Haken aktiviert ist, werden alle Belege auch an die TSE übermittelt.
Speichern Sie Ihre Einstellungen über den grünen Button.
Falls Kassenbelege ohne TSE-Signatur bestehen, klicken Sie auf den Button TSE-Sync (11). Über den Button werden die Belege mit der TSE synchronisiert. Eine Synchronisation findet auch automatisch beim Login in die Kasse statt.
Achten Sie darauf, spätestens alle 7 Tage die TSE-Exporte über den Button "Download TSE-Export" (12) herunterzuladen. Sichern Sie sich mehrere Kopien des Downloads.
Haben Sie gerade eine neue Kasse erstellt, sind Sie bereits auf der richtigen Seite.
Um die Favoritenartikel einer bereits bestehenden Kasse zu bearbeiten, klicken Sie auf der Kassen-Übersichtsseite auf den Button "Einstellungen" (direkt unter Ihrer Kasse).
Auf der rechten Seite der Einstellungen können Sie Favoritenartikel für den Schnellzugriff zu Ihrer Kasse hinzufügen.
Tragen Sie für die Auswahl der Artikel - wie gewohnt - entweder die EAN/Artikelnummer in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken Sie auf das Plus, oder klicken Sie auf "Artikel suchen", um die Artikel aus Ihrer Artikelliste herauszusuchen (1).
Speichern (2) Sie anschließend Ihre Auswahl.
Öffnen Sie die Kasse aus den Einstellungen heraus über den Button "Kasse öffnen" rechts oben.
Aus der Übersicht heraus klicken Sie auf den Button "Öffnen" direkt unter Ihrer Kasse.
In der geöffneten Kasse sehen Sie auf der linken Seite den Auswahlbereich für die Artikel und auf der rechten Seite den Warenkorb des Kunden.
Über das Menü auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit,
gespeicherte Warenkörbe einzusehen und wieder zu öffnen,
die bereits erstellten Kassenbelege einzusehen, über das Drucker-Symbol auszudrucken oder zu mailen oder diese über den roten Button zu stornieren,
die Kasse wieder zu verlassen,
und den Tagesabschluss einzusehen.
Sie haben die Möglichkeit, sich nicht nur die gespeicherten Kassenbelege der aktuellen Kasse, sondern auch die gespeicherten Kassenbelege aller weiteren Kassen (1) anzeigen zu lassen. In der Kopfzeile (2) können Sie wie gewohnt nach dem gewünschten Kassenbeleg filtern. Die einzelnen Kassenbelege lassen sich öffnen (3), um die Details (4) einzusehen. Sie können die Belege drucken und per E-Mail versenden (5). Der rote Button auf der rechten Seite führt Sie zu der Stornierung (5).
Es gibt 2 Möglichkeiten, die erstellten Kassenbelege zu stornieren:
(1) Über "Vorgang abbrechen" wird die Zahlung über die ursprüngliche Zahlungsart zurück gebucht.
Die Artikel werden mit ihrer negativen Anzahl in den Warenkorb gelegt. Über "Vorgang abbrechen" werden die Artikel zurück in Ihren Bestand gebucht. Gleichzeitig gibt es eine Rückbuchung bei der ursprünglichen Zahlungsart des Beleges (einzusehen unter Finanzen -> Zahlungen).
Nachdem der Vorgang abgebrochen
(2) Die 2. Möglichkeit, die erstellten Kassenbelege zu stornieren, ist über den "Stornieren" - Button.
Auch hier werden alle Artikel des Kassenbelegs mit ihrer negativen Anzahl in den Warenkorb gelegt. Über "Vorgang abbrechen" werden die Artikel zurück in Ihren Bestand gebucht. Gleichzeitig gibt es eine Rückbuchung über die Barzahlung (einzusehen unter Finanzen -> Zahlungen).
Nachdem der "Vorgang abbrechen" - Button betätigt wurde, können Sie die Stornierung per Mail versenden (nachdem eine gültige E-Mail-Adresse in das Feld "E-Mail" eingetragen wurde) (1), drucken (2) oder den Druck einfach abbrechen (3).
Nach der Stornierung bekommt der ursprüngliche Kassenbeleg den Vermerk "Storniert" (1).
Zusätzlich wird ein weiterer Beleg angelegt: die eigentliche Stornierung (2), bei welcher die Artikel wieder ausgebucht werden.
Gespeicherte Kassenbelege können aus desk4 heraus zusätzlich über den Menüpunkt Kassen → Kassenbelege einsehen.
Sie haben die Möglichkeit, sich nicht nur die gespeicherten Warenkörbe der aktuellen Kasse, sondern auch die gespeicherten Warenkörbe aller weiteren Kassen (1) anzeigen zu lassen. In der Kopfzeile (2) können Sie wie gewohnt nach dem gewünschten Warenkorb filtern. Die einzelnen Warenkörbe lassen sich öffnen (3), um die Details (4) einzusehen. Über den roten Button (5) können Sie den Warenkorb erneut öffnen.
Zusätzlich können Sie die gespeicherten Warenkörbe aus desk4 heraus über den Menüpunkt Kassen → Warenkörbe einsehen.
Über diesen Button verlassen Sie die Kasse und gelangen in die normale Ansicht von desk4.
Hier können Sie pro getätigter Zahlungsart den Tagesabschluss buchen.
Die Felder unter "Gezählt" und "Entnahme" sind editierbar; in diesen können Sie Summen hinterlegen.
Anhand Ihrer Eintragungen berechnet sich die "Differenz" und der "Neue Bestand".
Die Zeile mit dem Schein- und Münzen-Symbolen zeigt den Barverkauf an (1).
Die "Empfohlene Barentnahme" (2) wird Ihnen anhand des in den Einstellungen der Kasse hinterlegten Bar-Anfangsbestandes und der unter "Gezählt" eingetragenen Summe berechnet. Dies soll sicherstellen, dass der Anfangsbestand der Kasse immer gleich ist. Sie können die Barentnahme im Feld der "Entnahme" eintragen.
Über den Button "Abschließen" (3) wird der Tagesabschluss gebucht.
Über den Umschalter auf der rechten Seite können Sie zwischen der Favoriten-Ansicht und der Listenansicht (welche alle Ihre Artikel enthält) wechseln.
In der Listenansicht können Sie die Artikel wie gewohnt suchen und auswählen.
Sie haben 4 Möglichkeiten, Artikel zum Warenkorb hinzuzufügen:
Über die manuelle Eingabe einer EAN-/ oder Artikelnummer. Geben Sie dafür die Nummer in das Feld "EAN/Artikelnummer" ein und klicken Sie auf das rote Plus. Der Artikel muss hierfür selbstverständlich unter der eingetragenen EAN-/ oder Artikelnummer geführt werden.
Über das Scannen einer EAN-/ oder Artikelnummer. Setzen Sie dafür den Cursor in das Feld "EAN/Artikelnummer" und scannen Sie die Barcodes der Artikel ein. Der Artikel muss hierfür selbstverständlich unter der eingetragenen EAN-/ oder Artikelnummer geführt werden.
Über das einfache Anklicken Ihrer Favoritenartikel
Über das gewohnte Hinzufügen von Artikeln über die Listenansicht
Über den Button (1) können Sie den Kunden auswählen. Voreingestellt ist immer der Barkunde. Der aktuell ausgewählte Kunde wird rechts oben angezeigt.
Durch die Auswahl des Kunden können sich evtl. auch die Preise ändern. Sie bekommen immer die Preise für den aktuell ausgewählten Kunden angezeigt.
Sie können die Anzahl des Artikels (2) ändern, indem Sie den Artikel entweder mehrfach zum Warenkorb hinzufügen oder im Warenkorb den Minus- oder Plus-Button unter dem Artikel betätigen. Auch das direkte Eingeben einer Anzahl ist in diesem Feld möglich. Hier können Sie (je nach Einstellungen in der entsprechenden Mengeneinheit) auch Kommastellen eingeben. Beispiel: Sie haben die Mengeneinheit "Liter" mit 1 Kommastelle definiert. Dann können Sie hier auch 1,5 Liter eintragen.
Über den Stift-Button (3) können Sie den Preis des Artikels bearbeiten. So können Sie dem ausgewählten Kunden Sonderpreise für den aktuellen Warenkorb gewähren. Hier ist es auch möglich, einen prozentualen Rabatt oder einen Rabatt in Euro einzustellen.
Über den Papierkorb-Button (4) lässt sich der Artikel wieder aus dem Warenkorb entfernen.
Im unteren Bereich sehen Sie den gewährten Kundenrabatt in Prozent und in der Summe (5).
Genauso wird Ihnen der Belegrabatt (6) angezeigt.
Über das 3-Punkt-Menü (7) können Sie
einen Belegrabatt hinterlegen, der Ihnen unter Punkt 6 angezeigt wird
den Warenkorb zu einem Lieferschein weiterführen
den letzten Beleg drucken (führen Sie dies idealerweise durch, bevor Sie einen neuen Warenkorb anlegen)
aktuellen Warenkorb löschen (alle Artikel des Warenkorbs entfernen)
aktuellen Warenkorb für später speichern (z.B. falls der Kunde sich entschließt, den Bezahlvorgang erst später durchzuführen)
Über den Button "Jetzt bezahlen" (8) wird die Bezahl-Ansicht geöffnet.
Auf der linken Seite (1) wird der Warenkorb nochmals angezeigt. Diese Ansicht ist nicht editierbar. Falls es notwendig sein sollte, hier Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf der rechten Seite auf den orangefarbenen "Abbrechen"-Button (2). Sie werden dann wieder zurück auf die Kassen-Ansicht geführt und können den Warenkorb anpassen.
Im rechten Bereich sehen Sie oben:
den Gesamt-Betrag, den der Kunde zu bezahlen hat (3)
den noch offenen Betrag (falls der Kunde in Teilschritten bezahlt) (4)
und das Rückgeld, welches dem Kunden wieder auszuzahlen ist (5)
Direkt darunter sind für eine schnelle Abwicklung "Barzahlungs-Vorschläge" (6). Diese enthalten übliche Geldsummen, die der Kunde Ihnen für die Begleichung des Gesamt-Betrags überreichen könnte. Sie können diese durch einen Mausklick auswählen.
Zahlt der Kunde auf eine andere Weise, können die Symbole für die unterschiedlichen Zahlmethoden (7) (siehe Bild unten) angeklickt, und der auf diese Weise bezahlte Betrag direkt eingegeben werden. Die Zahlung des Gesamt-Betrags kann über diese Möglichkeiten auch über mehrere Bezahlarten akkumuliert abgewickelt werden.
Möchten Sie die gezahlten Beträge einfach nur hinzufügen, so klicken Sie auf Speichern (8). Ist der Gesamtbetrag mit der Zahlung vollständig beglichen, so können Sie einen der beiden "Abschließen"-Buttons (9) betätigen.
Nach dem Klicken auf einen "Abschließen"-Button öffnet sich ein PopUp, um den Beleg per Mail an den Kunden zu senden (10) (nach Eingabe der E-Mail-Adresse) oder den Beleg auszudrucken (11).
Möchte der Kunde dies nicht, kann das PopUp auch einfach über das "x" (12) geschlossen werden.
Entschließt der Kunde sich im Nachhinein, dass er den Beleg ausgedruckt haben möchte, können Sie dies über das 3-Punkt-Menü in der Kassen-Ansicht tun. Das allerdings nur, wenn dies der letzte erstellte Beleg war. Ältere Belege können Sie über das Menü der Kassen-Ansicht ausdrucken. Beide Möglichkeiten werden weiter oben in der Anleitung zur Kassen-Ansicht beschrieben.
Über Finanzen -> Zahlungen -> Kassenbuch können Einnahmen und Ausgaben (z.B. für das Hinterlegen eines Anfangsbestandes oder eine Entnahme) protokolliert werden.
Über Einstellungen -> Filialen bestimmen Sie den Header (1) und den Footer (2) für Ihre Kassenbelege.
Denken Sie daran, auch hier das Kassenkonto (3) einzupflegen.