Wartungen (Geräte)
Die Wartungen dienen einer internen Information bzw. eines internen Arbeitsauftrags.
Legen Sie für wiederkehrenden Aufgaben Abo-Rechnungen (mit allen gewünschten Positionen und Pauschalen) an und führen Sie diese dann monatlich zu einer Rechnung weiter.
Unabhängig davon erzeugen Sie Wartungsaufträge, damit die Mitarbeiter daran erinnert werden, die Aufgaben durchzuführen und dies protokolliert ist.
Der Menüpunkt „Wartungen (Geräte)“ ist unter dem Hauptpunkt „Stammdaten“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit diesen einzusehen, zu bearbeiten oder eine neue Wartung anzulegen.
Die Übersicht zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Wartungen.
Geräteübersicht
Die meisten Spalten der Übersicht sind selbsterklärend. Über die Spaltenauswahl (rechts oben) können Sie weitere Felder ein- und ausblenden.
Status der Wartung
Überfällig = der Termin für die nächste Wartung war vor mindestens 7 Tagen. Fällig = der Termin für die nächste Wartung ist in einem Zeitraum von -6 bis + 1 Tagen in Kürze = der Termin für die nächste Wartung ist in einem Zeitraum von +1 bis + 8 Tagen zukünftig = nächste Wartung in mehr als 8 Tagen
Detailansicht eines Geräts und Übersicht über die Felder
DATEN
Kundennummer: Wählen Sie die Kundennummer des zugehörigen Kunden aus.
Wurde die Wartung über einen Verkauf eines Artikels mit Seriennummer(n) erzeugt, ist jeweils die Kundennummer des Kunden, der das Gerät
zuletzt ausgeliehen hat
oder das Gerät gekauft hat
eingetragen, also die Kundennummer des Kunden, zu dem das Gerät (identifizierbar anhand der Seriennummer) aktuell zugeordnet ist. Es gibt in der Ansicht keine Unterscheidung zwischen Vermietung und Verkauf.
Name: Das Feld "Name" ist Pflichtfeld, damit aus der Wartung ein Arbeitsnachweis erstellt werden kann. Der Eintrag wird in den Aufgabenbereich des Arbeitsnachweises übernommen.
Garantie: Die Daten der Garantie werden aus dem Artikel selbst entnommen (wenn dort eingetragen). Sie können diese selbstverständlich anpassen. Sind die Garantie-Daten und das Anschaffungsdatum eingetragen, berechnet sich der Wert im Feld "Garantie bis" automatisch.
Die Garantie-Werte werden momentan an keiner anderen Stelle ausgelesen oder weitergeführt.
Die Werte, die hier eingetragen werden, dienen nur Ihrer Information.
Die Felder Mac-Adresse, IMEI, IMEI2, PIN-Code und Entsperrmuster zählen als Zusatzfelder. Die Bezeichnungen dieser Felder können in den Grundeinstellungen geändert und frei nach Bedarf gewählt werden. So lange gepflegt, werden die Eingaben der Felder Seriennummer und IMEI an Belege angedruckt.
KOMMENTAR
Hier können Sie einen Kommentar, beispielsweise eine nähere Beschreibung oder Information über das Gerät oder die Wartung hinterlegen.
WARTUNGEN
Hier können die Grunddaten für die Wartungen eingetragen werden.
Letzte Wartung füllt sich automatisch, wenn eine Wartung erstellt wurde.
Nächste Wartung kann frei editiert werden. Dies eignet sich besonders für das Datum der allerersten Wartung. Wollen Sie das Gerät beispielsweise das erste Mal nach einem Jahr und anschließend alle 6 Monate überprüfen, so tragen Sie das Datum der ersten Wartung in die "nächste Wartung" ein und anschließend (in die darunterliegenden Felder) die nach dieser Überprüfung greifende Periode und Periode Zeiteinheit. Periode und Periode Zeiteinheit greifen erst ab dem Datum der ersten erstellten Wartung.
Letzte Wartung und nächste Wartung füllen sich automatisch, wenn die Periode und die Periode Zeiteinheit eingestellt sind und nachträglich eine Wartung generiert wird. Etwaige Inhalte in diesen Feldern werden über das neu Generieren einer Wartung überschrieben.
Unter Consultant/Techniker kann die Wartung einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Die Aufgabe sieht dieser ab einem Zeitraum von 1 Woche vor dem nächsten Wartungstermin in seinen Aufgaben im Dashboard.
Wartungen anlegen
Es gibt 3 Möglichkeiten, Wartungen zu erstellen:
Über den Verkauf eines Artikels mit Seriennummer(n)
Manuell in der Wartungsverwaltung
Über den Reiter "Wartung" der Verkaufsbelege
1) Eine Wartung über den Verkauf eines Artikels mit Seriennummer(n) anlegen
Aktivieren Sie hierfür im entsprechenden Artikel "Wartung bei Seriennummerverkauf erstellen" (1) (siehe Bild unten).
Damit diese Option gesetzt werden kann, muss die "Anzahl Seriennummer je Mengeneinheit" mindestens auf 1 gesetzt werden (2).
Tipp: Wenn Sie die "Seriennummernpflege bei Wareneingang" (3) aktivieren, können Sie sicherstellen, dass schon beim Wareneingang für alle entsprechenden Artikel eine Seriennummer hinterlegt wird.
Erstellen Sie nun eine Rechnung über diesen Artikel, wird gleichzeitig unter Stammdaten --> Wartung eine Wartung angelegt.
2) Eine Wartung in der Geräteverwaltung anlegen
Klicken Sie hierfür unter Stammdaten --> Wartungen auf den Button "Wartung"
Tragen Sie in der Wartung alle gewünschten DATEN ein und unten im Bereich WARTUNGEN alle Daten außer „letzte Wartung“.
Wichtig!
Falls Sie möchten, dass aus der Wartung ein Arbeitsnachweis generiert wird, achten Sie besonders darauf, dass die rot umrandeten Felder mit Werten gefüllt sind
Wenn z.B. kein Kunde oder kein Techniker ausgewählt sind, dann kann auch kein Arbeitsnachweis angelegt werden.
Die letzte Wartung wird automatisch eingetragen, sobald der entsprechende Arbeitsnachweis vom System (Cron-Aufgabe) erzeugt wurde.
Die nachfolgenden Wartungen (Feld nächste Wartung) werden ab dann auch automatisch durch die Cron-Aufgabe berechnet und in das Feld eingetragen.
Belege
In der Registerkarte Belege können Sie alle Belege sehen, in denen das Gerät einem Beleg zugeordnet wurde, z.B. der Arbeitsnachweis und (je nach Einstellungen) die Rechnung, zu der der Arbeitsnachweis weitergeführt wurde.
(1) Um einen Beleg anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den roten Aktionsbutton des jeweiligen Dokuments. (2) Die Tabelle kann allerdings auch nach Beleg-Typ selektieren. (3) Mit dem Button Filter zurücksetzen können Sie die in der Tabelle eingegebenen Suchbegriffe wieder rückgängig machen.
3) Über den Reiter "Wartung" der Verkaufsbelege
Über den Reiter "Wartung" der Verkaufsbelege können unabhängig von Artikeln Wartungen angelegt oder ausgewählt werden.
Diese werden auch direkt im Beleg mit angedruckt.
Automatische Erzeugung von Arbeitsnachweisen aus Wartungen
Die automatische Erzeugung der Arbeitsnachweise erfolgt über die im System angelegte Cron-Aufgabe (Werkzeuge -> Cron-Aufgaben -> „Geräteprüfung“).
Hierüber wird geprüft, ob Arbeitsnachweise aus Wartungen erstellt werden müssen.
Standardmäßig werden die Arbeitsnachweise 7 Tage im Voraus angelegt. Sie können aber einen anderen Wert einstellen.
Wenn Sie auf "Jetzt ausführen" klicken, prüft die Cron-Aufgabe, ob nach den Einstellungen zum aktuellen Zeitpunkt Arbeitsnachweise erzeugt werden müssen und legt diese dann - falls erforderlich - an.
Arbeitsnachweis weiterführen gesperrt, wenn Wartung zugewiesen
Da die Wartungen nur für das interne Protokollieren angedacht sind, ist standardmäßig die Checkbox "Arbeitsnachweis weiterführen gesperrt wenn Wartung zugewiesen" angehakt.
Sie können die Checkbox aber auch deaktivieren, wenn Sie die Wartungen anders nutzen und den Arbeitsnachweis z.B. zu einer Rechnung weiterführen möchten.
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