Dashboard
Das Dashboard ist die Startseite Ihrer Desk4-Warenwirtschaft. Sie hat das Ziel, eine übersichtliche Schnittstelle zu bilden, auf der alle relevanten Informationen Ihre Filiale betreffend leicht zugänglich vorzufinden sind.
Das Dashboard anpassen
Auf vielfachen Wunsch kann das Dashboard nun pro Benutzer und Endgerät-Größe angepasst werden. Hierfür klicken Sie rechts oben auf den Button "Dashboard anpassen".
Nun haben Sie verschiedene Möglichkeiten.
Widgets verschieben
Über die 3 Punkte auf der linken Seite eines Widgets, können Sie dieses "greifen" und verschieben.
Ein dunkler Bereich beim Verschieben zeigt an, an welchen Stellen das Widget nun platziert werden würde, wenn Sie es loslassen.
Widget ausblenden
Sie können das Widget ausblenden, indem Sie auf das Auge-Symbol klicken...
... oder über den Button "Widgets ein-/ausblenden" ...
... in der Listenansicht auswählen, welche Widgets Sie sehen möchten und welche nicht.
Wenn Sie über die Listenansicht gehen, klicken Sie anschließend auf den Button "Fertig", damit sich diese wieder schließt.
Möchten Sie die Standard-Einstellungen zurücksetzen, klicken Sie auf den Button "Zurücksetzen".
Klicken Sie auch bei diesem Button anschließend auf "Fertig", damit sich die Listenansicht wieder schließt.
Größe ändern
Hovern Sie mit der Maus über das Widget, sehen Sie das <> - Symbol. An diesem können Sie das Widget "greifen" und in die Breite bzw. die Länge ziehen.
Widgets, welche nun keinen Platz mehr an der Stelle haben, verschieben sich automatisch.
Widget bearbeiten
Bei den Kennzahlen und den Schnellaktionen haben Sie noch zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten.
Bei den Kennzahlen können Sie den Zeitraum für die Anzeige des Widgets auswählen.
Bei den Schnellaktionen ist auswählbar, welche der Schnellaktionen in der Übersicht angezeigt werden.
Die einzelnen Bereiche des Dashboards
Kennzahlen: Offene Belege und unbezahlte Rechnungen
Hier finden Sie eine Übersicht und einen Trend über die wichtigsten noch offenen Belegarten, sowie die unbezahlten Rechnungen.
Ist die Bearbeitungsansicht aktiviert (über den Button "Dashboard anpassen" rechts oben), lässt sich die Zeiteinheit der angezeigten Kennzahlen jeweils über den Stift anpassen.
Sie können bei den Kennzahlen zwischen Wochen-, Monats- und Jahresansicht wechseln.
Die Kachel zeigt das Vorkommen und die Entwicklung in der eingestellten Zeiteinheit.
Legende:
1) Vorkommen in der eingestellten Zeiteinheit (also z.B. 8 neue offene Angebote in dieser Woche oder 936 in diesem Jahr) 2) Vergleich zum vorherigen Zeitraum der eingestellten Zeiteinheit (wie war es letzte Woche oder letztes Jahr) 3) Graphische Darstellung der Entwicklung über die eingestellte Zeiteinheit
Durch einen Klick auf die entsprechende Infobox gelangen Sie in die dazugehörige Listenansicht der Belege.
Aufgaben
In diesem Bereich werden Ihnen Ihre offenen Aufgaben angezeigt. Sie können im Filter einstellen, welche Aufgabenarten angezeigt werden.
Über das Tabmenü können Sie die Ansicht wechseln, es können alle Aufgaben, Aufgaben im Rückstand und überfällige Aufgaben angezeigt werden.
Farbkennzeichnung am linken Rand der Aufgaben:
blau -> Aufgaben in der Zukunft
gelb -> Aufgaben im Rückstand (bis zu 7 Tage)
rot -> überfällige Aufgaben (über 7 Tage)
Es ist auch möglich, die Sortierreihenfolge zu ändern 
Über "Zeige alle" im unteren Bereich werden ALLE noch offenen Aufgaben für den Benutzer angezeigt.
Diese finden Sie auch unter "Mein Benutzer -> Aufgaben".
Schnellaktionen
Über die Schnellaktionen können Sie auswählen, zu welchen Aktionen Sie direkt springen möchten, um z.B. direkt aus dem Dashboard ein Angebot anzulegen.
Bei den meisten Schnellaktionen gelangen Sie in das Anlegen einer bestimmten Belegart. Bei anderen Schnellaktionen gelangen Sie in die Übersicht (z.B. bei Artikel und Kunde)
Wohin Sie der Klick auf die Kachel führt, wird Ihnen angezeigt.
In der Bearbeitungsansicht kann über den Stift ausgewählt werden, welche Schnellaktionen angezeigt werden.
Microsoft 365 Kalender
Sie können Ihre Outlook-Termine direkt im Dashboard sehen ...
... wenn Sie Ihr Microsoft-365-Konto mit desk4 verbunden haben.
Die Kalenderansicht aktualisiert sich bei jedem neu Öffnen der Seite oder wenn Sie auf den Aktualisieren-Button klicken.
Bei Problemen mit der Snchronisierung loggen Sie sich einmal über desk4 bei Microsoft aus und wieder neu ein (2. Bild oberhalb).
Über den Button "In Outlook öffnen" wird Ihr Outlook Kalender im Browser geöffnet.
Umsatzauswertung
Im oberen Bereich sehen Sie
1) den gesamten Umsatz in Euro für das aktuelle Jahr 2) den Vergleich zum Vorjahr bis zum aktuellen Zeitpunkt in % 3) den Umsatz im gesamten Vorjahr in € 4) den Durchschnitt pro Monat für das aktuelle Jahr bis zum derzeitigen Zeitraum.
Im unteren Bereich (unteres Bild) sehen Sie den Graphen für den ausgewählten aktuellen Zeitraum (1) und über die gestrichelte Linie den jeweiligen Vorjahreszeitraum (2).
Durch einen Klick auf die Bezeichnung kann der Graph aus- und wieder eingeblendet werden.
Wenn Sie den Mauszeiger über einen Knotenpunkt bewegen, wird der Umsatz zu diesem Zeitpunkt und dem Vorjahreszeitpunkt eingeblendet.
Sie können für die Anzeige auswählen zwischen der: - 3-Monats-Ansicht - 6-Monats-Ansicht - 12-Monats-Ansicht - YTD-Ansicht. YTD steht für Year-to-Date und bedeutet von Jahresbeginn bis zum heutigen Tag.
In der Bearbeitungsansicht können Sie die Zeiträume und den Vorjahresvergleich anpassen.
Nur bei der Ansicht YTD wird immer der Kalenderzeitraum angezeigt.
Video Tutorials
Hier können Sie sich direkt in desk4 ausgewählte Video-Tutorials anschauen.
Klicken Sie auf der rechten Seite auf "Zeige alle" gelangen Sie auf den YouTube-Channel von desk4 und können sich weitere Lern-Videos ansehen.
Beste Warengruppe und bester Hersteller
Sie können sich die jeweils 5 besten Warengruppen und Hersteller der letzten 24 Stunden, 30 Tage und 365 Tage anzeigen lassen.
Es ist auswählbar, ob das Ranking nach Umsatz, Roherlös oder Menge angezeigt wird.
Über den Aktualisieren-Button (rechts oben) werden die aktuellen Werte seit dem letzten Login berechnet und angezeigt.
Die Zahl auf der linken Seite (im Beispiele 2 Artikel bei Kaffeemaschinen und 28 Artikel beim Hersteller BioFarm) zeigt an, wie viele Artikel sich in der Warengruppe befinden bzw. wie viele Artikel diesem Hersteller zugeordnet sind.
Die Zahl auf der rechten Seite (im Beispiele der Wert 14 bei Kaffeemaschinen und 28 beim Hersteller BioFarm) zeigt den Wert für die ausgewählte Anzeigeart (Umsatz, Roherlös oder Menge).
News
In den News erhalten Sie wichtige Nachrichten zu Neuerungen in desk4. Rufen Sie diese Seite in regelmäßigen Abständen auf, um kein wichtiges Update zu verpassen.
Mit einem Klick können Sie die ausgewählte News öffnen.
Möchten Sie eine Liste weiterer News angezeigt bekommen, so klicken Sie auf der rechten Seite auf Archiv.
Liquidität
Dieser Bereich zeigt eine finanzielle Übersicht mit vier Hauptkennzahlen und detaillierten Fälligkeitsanalysen auf Basis der OP-Verwaltung.
Vier Kennzahlen oben:
Forderungen – Gesamtbetrag aus nicht bezahlten Kundenrechnungen (positive Posten) in €
Anzahl offene Posten – Gesamtanzahl nicht bezahlter Rechnungen/Gutschriften
Verbindlichkeiten – Gesamtbetrag offener Lieferantenrechnungen (negative Posten)
Fällig in 30 Tagen – Netto-Gesamtbetrag aller Positionen, die in den nächsten 30 Tagen fällig werden
Bilanz heute
Der Betrag auf der rechten Seite zeigt die Differenz aus Forderungen minus Verbindlichkeiten
Grün = positive Bilanz (Guthaben)
Rot = negative Bilanz (Schulden)
Balken-Diagramm – Cash-Aufstellung von Bilanz heute
Zeigt die Zusammensetzung der Forderungen in drei Kategorien:
Grün -> offen (Nicht überfällige, fällige oder undatierte Posten)
Orange -> überfällig (bereits verstrichene Fälligkeitsdaten)
Rot -> Verbindlichkeiten (Lieferantenrechnungen, negative Posten)
Jede Kategorie zeigt ihren prozentualen Anteil an der Gesamtsumme.
Fälligkeits-Staffel
Detaillierte Analyse von Forderungen nach Überfälligkeit (5 Stufen):
Grün: nicht fällig. Fällig ab heute oder später.
Blau: Bis zu 30 Tage überfällig. Fällig von vor 30 Tagen bis heute
Orange: 31-60 Tage überfällig. Fällig von vor 60 bis vor 30 Tagen
Orange-Rot: 61-90 Tage überfällig | Fällig von vor 90 bis vor 60 Tagen
Rot: stark überfällig. Fällig vor über 90 Tagen
Jede Stufe zeigt:
Anzahl (wie viele Positionen)
Betrag (Summe in EUR)
Der Balken visualisiert die proportionale Verteilung.
Beste Artikel und beste Kunden
Sie können sich die jeweils 5 besten Artikel und Kunden der letzten 24 Stunden, 30 Tage und 365 Tage anzeigen lassen.
Es ist auswählbar, ob das Ranking nach Umsatz, Roherlös oder Menge (beim Kunden nur nach Umsatz und Roherlös) angezeigt wird.
Über den Aktualisieren-Button (rechts oben) werden die aktuellen Werte seit dem letzten Login berechnet und angezeigt.
Die Zahl auf der rechten Seite zeigt den Wert für die ausgewählte Anzeigeart (Umsatz, Roherlös oder Menge).
2 frei definierbare Bereiche für Belege (voreingestellt auf Angebot und Auftrag)
In diesen Bereichen können Sie die Belegart selbst einstellen. Mit Klick auf das Filtern-Symbol können Sie unter den verschiedenen Belegarten auswählen.
Voreingestellt sind die Bereiche auf die Belegarten Angebot und Auftrag.
Über das Plus-Symbol können Sie einen neuen Beleg der aktuell eingestellten Belegart erstellen. Sie werden dann direkt in die Kundenauswahl für die Belegart geführt.
Über "Zeige alle" im unteren Bereich kommen Sie auf die Übersichtsseite der eingestellten Belegart.
Interne Info
In der "internen Info" können Sie - bei entsprechenden Rechten - Informationen für Ihre Mitarbeiter und Kollegen hinterlegen. Der Bereich ist durch Sie frei editierbar. Sie können die Nachricht über den Stift-Button 
ändern.
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