E-Rechnung / XRechnung /ZUGFeRD
Die Begriffe E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD im Überblick:
Eine E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff für jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Die XRechnung ist ein spezifisches Format für E-Rechnungen in Deutschland, das auf einem XML-Standard basiert und für den Austausch mit öffentlichen Verwaltungen entwickelt wurde.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das die Vorteile von PDF (lesbar für Menschen) und XML (verarbeitbar für Maschinen) kombiniert und besonders für den Austausch im B2B-Bereich gedacht ist.
Während die XRechnung verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist, bleibt ZUGFeRD eine flexible Option für den B2B-Bereich.
Zusammengenommen sind alle drei Formate darauf ausgelegt, den elektronischen Rechnungsaustausch effizienter zu gestalten, unterscheiden sich aber in Anwendungsbereichen und technischen Spezifikationen.
Prüfprogramm für alle E-Rechnungs-Formate
https://portal3.gefeg.com/invoice/account/register
Folgende Standards unterstützt desk4
XRechnung: XRechnung_UBL_Invoice; v2.1.1
ZUGFeRD: EN16931 – FacturX 1.0.07 – ZUGFeRD 2.3 - EXTENDED
Webinar zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wird, auf digitalem Weg übermittelt und vom Empfänger automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden kann.
Das Versenden einer einfachen PDF-Rechnung genügt nicht. Die Rechnung muss einem vorgegebenen Standard folgen, damit eine automatische Verarbeitung durch den Empfänger möglich ist.
Die Vorteile: Der Empfänger kann die Rechnung mit einem Klick auslesen, überprüfen, freigeben und die Zahlung veranlassen.
Der Begriff E-Rechnung umfasst alle Rechnungsformate, die diesen grundlegenden Anforderungen gerecht werden.
Gesetzliche Regelungen in Deutschland: Ab 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und empfangen zu können. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren bereits heute ausschließlich E-Rechnungen.
Die gängigen Standards sind:
XRechnung: XML-basiert, speziell für den öffentlichen Sektor (B2G).
ZUGFeRD: Hybridformat aus PDF und XML, flexibel einsetzbar im B2B- und B2G-Bereich.
Vorteile: E-Rechnungen sparen Zeit und Kosten durch Automatisierung, reduzieren Fehler und sind umweltfreundlich, da kein Papier benötigt wird. Außerdem garantieren Verschlüsselungen und digitale Signaturen eine sichere Datenübertragung.
Die E-Rechnung ist ein zentraler Baustein der Digitalisierung und bietet klare Vorteile für Unternehmen, die frühzeitig umsteigen.
Mehr zur E-Rechnung finden Sie hier.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen, das PDF- und XML-Daten kombiniert. Es wurde 2013 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN16931.
Funktionsweise:
PDF/A-3-Datei: Ermöglicht die manuelle Prüfung der Rechnung.
XML-Datensatz: Ermöglicht die automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware.
Einsatzbereich:
Flexibel einsetzbar im B2B-, B2G- und B2C-Bereich.
International kompatibel durch Standards wie die Cross-Industry-Invoice (CII).
Unterschied zur XRechnung:
ZUGFeRD kombiniert PDF und XML, was Flexibilität für manuelle und digitale Prozesse bietet.
Die XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten und ist vor allem für automatisierte Abläufe im B2G-Bereich gedacht.
Alle unsere Rechnungen werden automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt.
ZUGFeRD kombiniert das Standard-PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format.
Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw.
Mit Rechnungen im ZUGFeRD-Format wird eine xml-Datei an die Rechnungs-PDF angehängt, die von Datev-Online ausgelesen wird.
Mehr über ZUGFeRD erfahren Sie hier. Das Kurzvideo sehen Sie hier.
Revisionssichere PDFs /ZUGFeRD
Ein revisionsicheres PDF nach ZUGFeRD 3a ist ein spezielles Format für elektronische Rechnungen, welches in Deutschland und anderen europäischen Ländern verwendet wird. Es basiert auf dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), der eine einheitliche Struktur für elektronische Rechnungen vorgibt. Die Version 3a dieses Standards beinhaltet spezifische Anforderungen für die Revisionssicherheit und Integrität der Dokumente. Dies gilt für Rechnungen, Storno- oder Rechnungskorrekturen sowie Abschlagsrechnungen.
Daten für die Rechnung:
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig in die Rechnung eingefügt werden. Dies umfasst Firmendaten, Kundeninformationen, Artikelbeschreibungen, Preise, Steuern usw.
Beispiel: hinterlegen Sie Ihre Firmendaten vollständig in Ihrer Filiale. Achten Sie darauf, dass auch die USt-ldNr. eingetragen wurde.
Überprüfen Sie, dass die Rechnung den ZUGFeRD 3a Standards entspricht, insbesondere in Bezug auf Struktur und Inhalt.
Für andere Belege:
Wenn es sich um andere Belege als Rechnungen, Stornos/Rechnungskorrekturen oder Abschlagsrechnungen handelt, verwendet desk4 das PDF-Format 1.5 ohne a.
Diese Belege werden also in einem Standard-PDF-Format erstellt, das nicht speziell für die elektronische Rechnungsstellung optimiert ist.
Überprüfung und Archivierung:
Überprüfen Sie die generierten PDFs auf Genauigkeit und Vollständigkeit.
Archivieren Sie die Dokumente entsprechend den gesetzlichen Anforderungen für die Revisionssicherheit.
ZUGFeRD wird immer angedruckt.
Wenn eine LeitwegID (siehe weiter unten) im Kunden oder im Beleg eingetragen wurde, wird in der versendeten Mail zusätzlich zur ZUGfERD-XML-Datei eine XRechnung angehängt.
Was ist eine XRechnung?
Der Standard der E-Rechnungen für öffentliche Stellen in Deutschland heißt XRechnung.
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell für den digitalen Austausch zwischen Unternehmen, Behörden und Organisationen entwickelt wurde. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung und basiert auf dem europäischen Standard EN16931.
Einsatzbereiche:
Die XRechnung zielt darauf ab, den elektronischen Rechnungsaustausch insbesondere mit öffentlichen Verwaltungen zu standardisieren.
Sie ist besonders für die Rechnungslegung gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend und wird häufig im B2G-Bereich (Business-to-Government) genutzt.
Seit November 2020 verpflichtend für Bundesbehörden bei Rechnungen über 1.000 €.
Künftig auch im B2B-Bereich durch das Wachstumschancengesetz verpflichtend.
Unterschied zu ZUGFeRD: Während die XRechnung rein XML-basiert ist, kombiniert ZUGFeRD PDF- und XML-Daten, wodurch es flexibler für manuelle und automatisierte Prozesse einsetzbar ist.
Übertragung: XRechnungen können per E-Mail, über Webportale oder via Drittanbieter-Software versendet werden.
Mehr zur XRechnung erfahren Sie hier.
Voraussetzungen zur Erstellung von XRechnungen in desk4
Wichtig: Tragen Sie vor der Erstellung der XRechnung Ihre Bankdaten und Ihre Adresse in Ihrer Filiale ein. Diese Daten werden beim Einreichen der XRechnung benötigt.
Leitweg ID
XRechnungen können in desk4 erstellt werden, wenn die Leitweg ID im Beleg gefüllt ist.
Die Leitweg ID ermöglicht die eindeutige Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland und die Weiterleitung der elektronischen Rechnung zu Rechnungsbearbeitungssystemen.
Wenn die Leitweg-ID im Kunden selbst hinterlegt ist, wird diese in den neuen Belegen für den betreffenden Kunden automatisch hinzugefügt.
XRechnung herunterladen
In einer gespeicherten Rechnung mit Leitweg ID können Sie die XRechnung nun über das Zahnrad-Menü herunterladen.
Momentan finden Sie das Zahnrad-Menü für das Herunterladen der Rechnung nur im Reiter "Rechnung" im Beleg.
In der heruntergeladenen XML-Datei finden Sie die Leitweg ID als Käuferreferenz (BuyerReferenz)
Die heruntergeladene XML-Datei kann an Rechnungsplattformen übermittelt werden.
Interessante externe Links zum Thema Leitweg ID und xRechnung:
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