# Abschlagsrechnungen

{% hint style="info" %}
Möchten Sie **Abschlagsrechnungen** erzeugen (dem Kunden Anzahlungen ermöglichen), so gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie können (**ausschließlich**) aus Aufträgen heraus Abschlagsrechnungen erzeugen, indem Sie im Auftrag auf den Button "Weiterführen zu" klicken und "**Abschlagsrechnung**" auswählen.  
2. Sie befinden sich anschließend automatisch im Menüpunkt "**Abschlagsrechnungen**". Der Abschlagsartikel ist schon als Position im Beleg voreingetragen. \
   Sie können nun in der Spalte "Preis" den Betrag für die Anzahlung eintragen. 

   Auf diese Weise (aus einem Auftrag heraus) können beliebig viele Abschlagsrechnungen erzeugt werden. Eingangszahlungen für die Abschlagsrechnungen können wie gewohnt im Beleg verbucht werden. 
3. **Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen**: \
   Möchten Sie nun die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag und führen diesen zu einer Rechnung weiter.  

   **In der Rechnung werden alle&#x20;**<mark style="background-color:green;">**bezahlten**</mark>**&#x20;Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.** \
   \ <mark style="background-color:yellow;">**Bei Schlussrechungen mit Seriennummern müssen**</mark> \ <mark style="background-color:yellow;">**1. erst alle Seriennummern angegeben und dann**</mark> \ <mark style="background-color:yellow;">**2. der Beleg gespeichert werden,**</mark> \ <mark style="background-color:yellow;">**dann werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.**</mark>&#x20;
   {% endhint %}

Der Menüpunkt **„Abschlagsrechnungen“** ist unter dem Hauptpunkt **„Verkauf“** im linken Seitenmenü zu finden.\
Sie haben die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungen einzusehen oder zu bearbeiten.

### Übersicht

Die **„Übersicht“** zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Abschlagsrechnungen. Sie öffnen diese mit einem Doppelklick oder indem Sie rechts auf den roten Pfeil-Button klicken.&#x20;

<figure><img src="/files/eyAcA70i0jNgB2O1YmBj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
Die Spalte links mit dem Papierflieger-Symbol![](/files/XFW4W6ybc7aprlrWiclq), zeigt Ihnen den **Mailversandstatus** an.\
Ist das Symbol grün, so wurde dem Kunden für diesen Beleg bereits eine E-Mail gesendet.\
Im Tooltip des Symbols können Sie sehen, wann die letzte E-Mail versendet wurde.
{% endhint %}

### Detailansicht

Im Folgenden finden Sie die Beschreibung der geöffneten Abschlagsrechnungen:

### Registerkarte "Abschlagsrechnung"

<figure><img src="/files/6CSgvz0I7m41bv7gUOqj" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im Rahmen **„Daten“** finden Sie die Adressdaten des Kunden.<br>

Im Rahmen **„Dokumentdaten“** können Sie unter anderem einen Ansprechpartner hinzufügen und eine Zahlungsbedingung per Dropdown-Menü auswählen&#x20;

Als **Ansprechpartner** lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für die Abschlagsrechnung eintragen.\
Als **Zahlungsbedingungen** können Sie Ihre vorher angelegten Zahlungsbedingungen aufrufen.

{% hint style="danger" %} <mark style="color:red;">Mehr über</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">**Zahlungsbedingung**</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">erfahren Sie</mark> [***hier***](/einstellungen/finanzen/zahlungsbedingungen.md).
{% endhint %}

Im Rahmen **„Interne Bemerkung“** können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.

**Positionstabelle:**\
Der Abschlagsartikel ist schon als Position im Beleg vor eingetragen. \
Sie können nun in der Spalte "Preis" den Betrag für die Anzahlung eintragen. \
\
Durch Klicken auf den links neben der Position stehenden Pfeil können Sie - wie gewohnt - die Beschreibung des Artikels öffnen.

Artikel mit [<mark style="color:red;">Verkaufsmengeneinheiten</mark>](/stammdaten/artikel.md#registerkarte-verpackungseinheiten) können im Positionstabellenmenü angepasst werden. Die Verkaufsmengeneinheit kann so lange, wie der Beleg noch nicht weitergeführt wurde, angepasst werden.

{% hint style="danger" %} <mark style="color:red;">Mehr über das</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">**Positionstabellenmenü**</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">erfahren Sie</mark> [***hier***](/faq/positionstabellenmenu.md).
{% endhint %}

### Registerkarte "Adressen"

Hier können Sie die Daten für den Beleg ändern. **Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.**

![](/files/BeKDdPNJwNloLQtHCrul)

Die Hauptadresse steht im Rahmen **„Daten“**.\
Die **„Lieferadresse“** ist manuell änderbar sowie über den grauen Button **„Auswählen“** wählbar (falls im Kunden mehrere Lieferadressen angelegt sind). \
Die **„Rechnungsadresse“** ist manuell änderbar.

{% hint style="info" %}
**Ansicht im gedruckten Beleg, wenn abweichende Adressen eingetragen wurden**

Im Angebot und im Auftrag erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

Im Lieferschein erscheint immer nur die Lieferadresse

In der Rechnung erscheint oben die Rechnungsadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

In der Rücknahme, der Gutschrift, der Stornierung und der Abschlagsrechnung erscheint nur die Rechnungsadresse

Es reicht hierbei aus, dass ein Buchstabe oder eine Ziffer anders ist. Jegliche Abweichung wird vom System als abweichende Adresse erkannt.
{% endhint %}

### Registerkarte "Vor-/Nachtexte"

Im Reiter **„Vor-/Nachtexte“**  können Sie die Vor- und Nachtexte für die aktuelle Abschlagsrechnung eintragen. \
Diese erscheinen über bzw. unter der aufgeführten Position.&#x20;

![](/files/9FA2dFIb4geaCNhtH1Tm)

### Registerkarte "Wartung" <a href="#registerkarte-wartungen" id="registerkarte-wartungen"></a>

Im Reiter **„Wartung“** können Sie entweder die Daten einer neuen Wartung hinzufügen oder mit einem Klick auf den **„Wartung auswählen“**-Button einer bereits angelegten Wartung aus einer Liste auswählen.

<figure><img src="/files/5uycpwyhO9OAls5Mumun" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="danger" %} <mark style="color:red;">Mehr über</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">**Wartung**</mark> <mark style="color:red;"></mark><mark style="color:red;">erfahren Sie</mark> [***hier***](/stammdaten/wartungen-gerate.md).
{% endhint %}

### Registerkarte "DMS"

{% hint style="warning" %}
Das DMS (Dokumentenmanagement System) ist kostenpflichtig und als optionale Erweiterung erhältlich.

Mehr über das DMS erfahren Sie [hier](https://docs.desk4.de/dokumentenmanagement-system-dms).
{% endhint %}

In der Registerkarte DMS finden Sie (je nach Rechten) über das DMS-System abgelegten Dokumente und können weitere Dokumente (auch per Drag & Drop) ablegen, öffnen, bearbeiten und herunterladen.

Falls sich Datensätze im Reiter DMS befinden, erkennen Sie dies an einem farbigen Punkt.

<figure><img src="/files/zvq4wufuTuMf5pKVRAbR" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Registerkarte "Historie"

In der Registerkarte „**Historie**“ können Sie sehen, von welchem Auftrag aus die Abschlagsrechnung erzeugt wurde. Sie können den Auftrag auch öffnen.&#x20;

<figure><img src="/files/zVhzKYFFLp3Q56NIvXP9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Registerkarte "Erweitert"

<figure><img src="/files/U9hr4sCDuPgGllNFYWbX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.&#x20;

„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.

{% hint style="info" %}
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie [**hier**](/faq/13b-und-reverse-charge.md).&#x20;
{% endhint %}

Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.

{% hint style="info" %}
**Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie** [**hier**](/werkzeuge/drucklayouts/drucklayout-einstellungen.md)**.**
{% endhint %}

### Zahlungen buchen, weiterführen und Beleg schließen (oben rechts)

Sie können die Zahlung entweder über **EC-Zahlung**, **Barzahlung** oder **Weiterführen zu** registrieren.&#x20;

Über **EC-Zahlung** und **Barzahlung** können Sie Teilbeträge eingegeben und buchen, oder die Rechnung direkt auf "Komplett bezahlen" setzen.&#x20;

<figure><img src="/files/2il2pIf1VTMuFxD9mxUo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Über **EC** eingegebene Zahlungen finden Sie unter Finanzen -> Zahlungen -> EC.

Über **Bar** eingegebene Zahlungen finden Sie unter Finanzen -> Zahlungen -> Bar. Barzahlungen werden auch ins Kassenbuch eingetragen. Wenn die Zahlung Bar erfolgt, wird diese auch zu Datev weitergeleitet.

Über **Weiterführen zu** setzen Sie die Abschlagsrechnung komplett auf "Bezahlt". Wird die Abschlagsrechnung nicht bezahlt werden, so können Sie diese auch schließen.&#x20;

<figure><img src="/files/eMOJ4IGrVfCiu902uEk4" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="info" %}
**Wichtig: Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen**: \
Beachten Sie, **dass eine Abschlagsrechnung auf den Status „Bezahlt“ gesetzt werden muss, damit diese in einer Rechnung berücksichtigt wird.**\
Möchten Sie - nachdem alle Abschlagsrechnungen des Kunden bezahlt wurden - die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag oder Lieferschein und führen diesen zu einer Rechnung weiter.&#x20;

**In der Schlussrechnung werden alle&#x20;**<mark style="background-color:green;">**bezahlten**</mark>**&#x20;Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.**&#x20;
{% endhint %}

<figure><img src="/files/yDCLYXMkf8rxbGC10OFw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Um Ihre fertige Abschlagsrechnung weiterführen zu können, klicken Sie auf den **„Weiterführen zu“**-Button.

<figure><img src="/files/Lgtg6sbio6j6OfYLoJ57" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Mit einem Klick auf den Button haben Sie folgende Optionen:

* Gutschrift: es wird eine Gutschrift für den Kunden angelegt und der Gutschriftenartikel als Position eingetragen. Der Betrag für die Gutschrift ist frei eintragbar, der Name für den Gutschriftenartikel ist anpassbar. \
  Die Artikel aus der Rechnung werden NICHT wieder zum Bestand in desk4 hinzugefügt. Eine Gutschrift wird beispielsweise gewählt, wenn ein Artikel defekt ist und man diesen dem Kunden nicht in Rechnung stellen möchte.
* Bezahlt: Der Beleg wird auf "Bezahlt" gesetzt und der offene Posten wird um den Betrag der zu zahlenden Summe verringert.
* Geschlossen: falls die Abschlagsrechnung noch nicht weitergeführt, verbucht oder bezahlt wurde, können Sie diese auf "Geschlossen" setzen. \
  Das wäre z.B. der Fall, wenn der Kunde den Abschlag doch nicht bezahlen möchte.&#x20;

### Sonstige Buttons

![](/files/fZhDTo1UcUZSlAhuEaNQ)Mit dem E-Mailbutton gelangen Sie in die Ansicht, in welcher der Beleg per E-Mail versendet werden kann. Hier kann auch zwischen verschiedenen Layouts gewählt werden.

<figure><img src="/files/J2yut8fqf2bdF2KN9ZNf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Die Empfängerzeile (An) der E-Mail ist mit der Rechnungs-E-Mail-Adresse vorgefüllt. Die Rechnungs-E-Mail-Adresse wird vorausgefüllt sowohl wenn ein Ansprechpartner ausgewählt wurde als auch, wenn kein Ansprechpartner vorhanden ist oder ausgewählt wurde. Dieses Feld ist frei beschreibbar, dass heißt sie können auch eine oder mehrere andere E-Mail-Adressen eintragen.

Im Anhang ist automatisch eine PDF-Datei der Druckansicht, die den Beleg beinhaltet. Hier können Sie weitere Anhänge hinzufügen und einen E-Mailtext mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verfassen.

Über das **Zahnradmenü** können Sie alle Positionen neu laden, löschen, die xRechnung herunterladen oder einen bereits verbuchten Beleg temporär öffnen und bearbeiten. Die nötige Berechtigung hierzu finden Sie in den Einstellungen unter Mitarbeiter-Gruppen im Feld "Kennzeichen" unter **"Verbuchte Rechnungen ändern".**

### **Zahnradmenü**

<figure><img src="/files/C0ZXXdXNtP9B4VqGtEQ1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

1. Solange der Beleg noch offen ist können hier die die Kontaktdaten neu geladen werden. Alle Adressdaten werden aktualisiert. Hier werden die im Kunden gepflegten Adressdaten verwendet. Wenn im Kunden mehrere Lieferadressen gepflegt sind, kann ausgewählt werden welche Adresse verwendet werden soll.

![](https://docs.desk4.de/~gitbook/image?url=https%3A%2F%2F901075246-files.gitbook.io%2F%7E%2Ffiles%2Fv0%2Fb%2Fgitbook-x-prod.appspot.com%2Fo%2Fspaces%252FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%252Fuploads%252FcMNW7t4kOJqFTr2Fjqeq%252Fmehrere_Lieferadressen.jpg%3Falt%3Dmedia%26token%3D4715f087-36e4-4543-89a6-8dfa3c0c3972\&width=768\&dpr=3\&quality=100\&sign=f6b3297b\&sv=2)

2. Hier werden alle Artikel die im Beleg vorhanden sind neu geladen. Es werden also alle Artikelinformationen und Anpassungen die im Beleg vorhanden waren, mit den Informationen aus dem Artikel überschrieben.
3. Unter Alle Positionen löschen werden alle Positionen des Beleges mit einem Klick gelöscht.
4. Mit diesem Button werden die Lager aller im Beleg vorhandenen Artikel auf einmal geändert. Gesperrte Lager können hier nicht ausgewählt werden.
5. Hier haben Sie die Möglichkeit eine xRechnung herunterzuladen.
6. Verbuchte Belege können Temporär geöffnet werden um etwas zu ergänzen oder etwas zu korrigieren.

{% hint style="danger" %}
Beachten Sie hierbei jedoch, dass In der Regel verbuchte Rechnungen nicht geändert, sondern storniert und neu erstellt werden sollten. Viele mögliche Änderungen führen zu Problemen mit dem Finanzamt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich zu 100% sicher sind, dass die gewünschten Änderungen rechtskonform sind.
{% endhint %}

{% hint style="danger" %}
Mehr über **Mitarbeitergruppen** erfahren Sie [***hier***](https://docs.desk4.de/einstellungen/mitarbeiter/berechtigungen).
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Informationen über elektronische Rechnungen als xRechnung für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern finden Sie [**hier**](https://docs.desk4.de/verkauf/rechnungen/e-rechnung-xrechnung-zugferd).
{% endhint %}


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# Agent Instructions: Querying This Documentation

If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.

Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:

```
GET https://docs.desk4.de/verkauf/abschlagsrechnungen.md?ask=<question>
```

The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.

Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.