Abschlagsrechnungen
Der Menüpunkt „Abschlagsrechnungen“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden.
Sie haben die Möglichkeit Sie einzusehen oder zu bearbeiten.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Abschlagsrechnungen. Sobald Sie auf einen der rechts in der Übersicht stehenden Pfeile oder auf einen Artikel mit Doppelklick klicken, öffnet sich der gewünschte Artikel.
In der nun geöffneten Registerkarte „Abschlagsrechnung“ können Sie nun den aus dem Auftrag weitergeführten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Kunden erneut über den „Roten Stift“– Button zu bearbeiten.
Sie werden mit diesem Klick direkt in den Reiter „Adressen“ der Abschlagsrechnung weitergeleitet.
Hier können Sie die vom Kunden hinterlegten Daten speziell für die Abschlagsrechnung ändern.
Sie ändern damit nicht den Kunden selbst, sondern nur die Abschlagsrechnung!
Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten“.
Die „Lieferadresse“ ist manuell sowie über den grauen Button „Auswählen“ wählbar. Die Lieferadressen, welche nach dem Bedienen des grauen Button erscheinen, sind die von Ihnen angelegten Lieferadressen im Kunden.
Die „Rechnungsadresse“ ist nur manuell änderbar.
Nun geht es wieder einen Schritt zurück auf die Übersichtsseite der Abschlagsrechnung, wo die allgemeinen Daten des Kunden importiert wurden.
In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung per Dropdown-Menü auswählen und über einen Klick auf das Kalender-Icon ein Lieferdatum hinzufügen.
Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für die Abschlagsrechnung eintragen.
Als Zahlungsbedingungen können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.
Das Lieferdatum können Sie ganz leicht mit einem klick auf den Kalender rechts an der Zeile und dem auswählen des gewünschten Tages hinzufügen.
Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen.
Außerdem sehen Sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können Sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Buton gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist er Haken nicht gesetzt wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.
Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.
Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positiontabellenmenü Bemerkungen
Um einen „Abschlagsartikel“ in der Abschlagsrechnung sehen zu können, müssen Sie einen Artikel ohne Preis mit dem passenden Namen anlegen.
Diesen hinterlegen Sie dann in den Grundeinstellungen als Abschlagsartikel im Feld „Abschlagsartikelnummer“.
Somit wird dieser Artikel immer automatisch vom System in einer Abschlagsrechnung angeführt.
Nun können Sie zu guter Letzt im Reiter „Vor-/Nachtexte“ speziell für die Abschlagsrechnung einen „Vortext“ und einen „Nachtext“ anfertigen.
Dieser wird dann im Druck der Abschlagsrechnung erscheinen.
Mit dem „Druck“-Button können Sie ganz leicht,
die Abschlagsrechnung als PDF generieren und drucken oder herunterladen.
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder
mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus einer Liste auswählen.
Um Genaueres über die Felder zu erfahren,
klicken Sie auf den unteren Link,
da die Ansicht in der Abschlagsrechnung gleich der im Gerät ist.
In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn ein Auftrag beispielsweise weitergeführt wurde zu Lieferschein, Rechnung etc., tauchen diese Belege in der Historie auf.
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Außerdem können Sie die Zahlung entweder über EC-Zahlung, Barzahlung oder Weiterführen zu auf bezahlt setzen.
Über Weiterführen zu setzen Sie die Abschlagsrechnung auf komplett bezahlt.
Teilzahlungen können Sie über EC-Zahlung und Barzahlung eingeben.
Die Barzahlung wird dann im Kassenbuch mit der Rechnungsnummer als Beschreibung gebucht.
Wenn die Zahlung bar erfolgt, wird diese auch zu Datev weitergeleitet.
Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen:
Beachten Sie, dass eine Abschlagsrechnung auf den Status „Bezahlt“ gesetzt werden muss, damit diese in einer Rechnung berücksichtigt wird.
Möchten Sie - nachdem alle Abschlagsrechnungen des Kunden bezahlt wurden - die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag und führen diesen zu einer Rechnung weiter.
In der Rechnung werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.
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