Abschlagsrechnungen

Möchten Sie Abschlagsrechnungen erzeugen (dem Kunden Anzahlungen ermöglichen), so gehen Sie wie folgt vor:

1. Sie können (ausschließlich) aus Aufträgen heraus Abschlagsrechnungen erzeugen, indem Sie im Auftrag auf den Button "Weiterführen zu" klicken und "Abschlagsrechnung" auswählen.

2. Sie befinden sich anschließend automatisch im Menüpunkt "Abschlagsrechnungen". Der Abschlagsartikel ist schon als Position im Beleg voreingetragen. Sie können nun in der Spalte "Preis" den Betrag für die Anzahlung eintragen.

   Auf diese Weise (aus einem Auftrag heraus) können beliebig viele Abschlagsrechnungen erzeugt werden. Eingangszahlungen für die Abschlagsrechnungen können wie gewohnt im Beleg verbucht werden.

3. Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen: Möchten Sie nun die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag und führen diesen zu einer Rechnung weiter.

   In der Rechnung werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt. Bei Schlussrechungen mit Seriennummern müssen 1. erst alle Seriennummern angegeben und dann 2. der Beleg gespeichert werden, dann werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.

Der Menüpunkt „Abschlagsrechnungen“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit, die Abschlagsrechnungen einzusehen oder zu bearbeiten.

Übersicht

Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Abschlagsrechnungen. Sie öffnen diese mit einem Doppelklick oder indem Sie rechts auf den roten Pfeil-Button klicken.

Die Spalte links mit dem Papierflieger-Symbol, zeigt Ihnen den Mailversandstatus an. Ist das Symbol grün, so wurde dem Kunden für diesen Beleg bereits eine E-Mail gesendet. Im Tooltip des Symbols können Sie sehen, wann die letzte E-Mail versendet wurde.

Detailansicht

Im Folgenden finden Sie die Beschreibung der geöffneten Abschlagsrechnungen:

Registerkarte "Abschlagsrechnung"

Im Rahmen „Daten“ finden Sie die Adressdaten des Kunden.

Im Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie unter anderem einen Ansprechpartner hinzufügen und eine Zahlungsbedingung per Dropdown-Menü auswählen

Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für die Abschlagsrechnung eintragen. Als Zahlungsbedingungen können Sie Ihre vorher angelegten Zahlungsbedingungen aufrufen.

Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie hier.

Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.

Positionstabelle: Der Abschlagsartikel ist schon als Position im Beleg vor eingetragen. Sie können nun in der Spalte "Preis" den Betrag für die Anzahlung eintragen. Durch Klicken auf den links neben der Position stehenden Pfeil können Sie - wie gewohnt - die Beschreibung des Artikels öffnen.

Artikel mit Verkaufsmengeneinheiten können im Positionstabellenmenü angepasst werden. Die Verkaufsmengeneinheit kann so lange, wie der Beleg noch nicht weitergeführt wurde, angepasst werden.

Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie hier.

Registerkarte "Adressen"

Hier können Sie die Daten für den Beleg ändern. Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.

Die Hauptadresse steht im Rahmen „Daten“. Die „Lieferadresse“ ist manuell änderbar sowie über den grauen Button „Auswählen“ wählbar (falls im Kunden mehrere Lieferadressen angelegt sind). Die „Rechnungsadresse“ ist manuell änderbar.

Ansicht im gedruckten Beleg, wenn abweichende Adressen eingetragen wurden

Im Angebot und im Auftrag erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

Im Lieferschein erscheint immer nur die Lieferadresse

In der Rechnung erscheint oben die Rechnungsadresse und darunter die abweichende Lieferadresse

In der Rücknahme, der Gutschrift, der Stornierung und der Abschlagsrechnung erscheint nur die Rechnungsadresse

Es reicht hierbei aus, dass ein Buchstabe oder eine Ziffer anders ist. Jegliche Abweichung wird vom System als abweichende Adresse erkannt.

Registerkarte "Vor-/Nachtexte"

Im Reiter „Vor-/Nachtexte“ können Sie die Vor- und Nachtexte für die aktuelle Abschlagsrechnung eintragen. Diese erscheinen über bzw. unter der aufgeführten Position.

Registerkarte "Wartung"

Im Reiter „Wartung“ können Sie entweder die Daten einer neuen Wartung hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Wartung auswählen“-Button einer bereits angelegten Wartung aus einer Liste auswählen.

Mehr über Wartung erfahren Sie hier.

Registerkarte "DMS"

Das DMS (Dokumentenmanagement System) ist kostenpflichtig und als optionale Erweiterung erhältlich.

Mehr über das DMS erfahren Sie hier.

In der Registerkarte DMS finden Sie (je nach Rechten) über das DMS-System abgelegten Dokumente und können weitere Dokumente (auch per Drag & Drop) ablegen, öffnen, bearbeiten und herunterladen.

Falls sich Datensätze im Reiter DMS befinden, erkennen Sie dies an einem farbigen Punkt.

Registerkarte "Historie"

In der Registerkarte „Historie“ können Sie sehen, von welchem Auftrag aus die Abschlagsrechnung erzeugt wurde. Sie können den Auftrag auch öffnen.

Registerkarte "Erweitert"

Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen.

„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.

Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie hier.

Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.

Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie hier.

Zahlungen buchen, weiterführen und Beleg schließen (oben rechts)

Sie können die Zahlung entweder über EC-Zahlung, Barzahlung oder Weiterführen zu registrieren.

Über EC-Zahlung und Barzahlung können Sie Teilbeträge eingegeben und buchen, oder die Rechnung direkt auf "Komplett bezahlen" setzen.

Über EC eingegebene Zahlungen finden Sie unter Finanzen -> Zahlungen -> EC.

Über Bar eingegebene Zahlungen finden Sie unter Finanzen -> Zahlungen -> Bar. Barzahlungen werden auch ins Kassenbuch eingetragen. Wenn die Zahlung Bar erfolgt, wird diese auch zu Datev weitergeleitet.

Über Weiterführen zu setzen Sie die Abschlagsrechnung komplett auf "Bezahlt". Wird die Abschlagsrechnung nicht bezahlt werden, so können Sie diese auch schließen.

Wichtig: Schlussrechnung nach Abschlagsrechnungen: Beachten Sie, dass eine Abschlagsrechnung auf den Status „Bezahlt“ gesetzt werden muss, damit diese in einer Rechnung berücksichtigt wird. Möchten Sie - nachdem alle Abschlagsrechnungen des Kunden bezahlt wurden - die Schlussrechnung erzeugen, gehen Sie wieder in den ursprünglichen Auftrag oder Lieferschein und führen diesen zu einer Rechnung weiter.

In der Schlussrechnung werden alle bezahlten Abschlagsrechnungen aufgeführt und berücksichtigt.

Um Ihre fertige Abschlagsrechnung weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button.

Mit einem Klick auf den Button haben Sie folgende Optionen:

• Gutschrift: es wird eine Gutschrift für den Kunden angelegt und der Gutschriftenartikel als Position eingetragen. Der Betrag für die Gutschrift ist frei eintragbar, der Name für den Gutschriftenartikel ist anpassbar. Die Artikel aus der Rechnung werden NICHT wieder zum Bestand in desk4 hinzugefügt. Eine Gutschrift wird beispielsweise gewählt, wenn ein Artikel defekt ist und man diesen dem Kunden nicht in Rechnung stellen möchte.

• Bezahlt: Der Beleg wird auf "Bezahlt" gesetzt und der offene Posten wird um den Betrag der zu zahlenden Summe verringert.

• Geschlossen: falls die Abschlagsrechnung noch nicht weitergeführt, verbucht oder bezahlt wurde, können Sie diese auf "Geschlossen" setzen. Das wäre z.B. der Fall, wenn der Kunde den Abschlag doch nicht bezahlen möchte.

Sonstige Buttons

Über das Zahnradmenü können Sie alle Positionen neu laden, löschen, die xRechnung herunterladen oder einen bereits verbuchten Beleg temporär öffnen und bearbeiten. Die nötige Berechtigung hierzu finden Sie in den Einstellungen unter Mitarbeiter-Gruppen im Feld "Kennzeichen" unter "Verbuchte Rechnungen ändern".

Beachten Sie hierbei jedoch, dass In der Regel verbuchte Rechnungen nicht geändert, sondern storniert und neu erstellt werden sollten. Viele mögliche Änderungen führen zu Problemen mit dem Finanzamt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich zu 100% sicher sind, dass die gewünschten Änderungen rechtskonform sind.

Mehr über Mitarbeitergruppen erfahren Sie hier.

Informationen über elektronische Rechnungen als xRechnung für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern finden Sie hier.