Zwei-Faktor-Authentifizierung
Die „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Konten vor dem Zugriff durch unberechtigte Personen.
Einstellungen für die 2-Faktor-Authentifikation
Unter Einstellungen --> Grundeinstellungen können Sie die 2-Faktor-Authentifikation nach x Tagen einstellen.
Stellen Sie die Auswahl beispielsweise auf 1, müssen Sie sich 1x täglich per 2-Faktor-Verfahren authentifizieren - falls Sie sich anmelden.
Zusätzlich zu der hier eingestellten Zeitdauer in Tagen existiert noch ein weiteres Ablaufdatum von 10 Tagen. Dieses zählt immer 10 Tage zum letzten Geräte-Login hinzu und ist unter den registrierten Geräten einzusehen.
Die Einstellung für die 2-Faktor Authentifikation in den Grundeinstellungen (Bild oben) ist das Ablaufdatum, wenn der User sich innerhalb von 10 Tagen mindestens 1x eingeloggt hat.
Die Einstellungen für die 2-Faktor Authentifikation werden über Cookies ausgelesen.
Falls Sie in Ihrem Browser eingestellt haben, dass Cookies nicht erlaubt sind, oder dass Cookies nach dem Schließen des Browsers gelöscht werden, können wir die Einstellungen beim nächsten Login nicht mehr auslesen - und Sie müssen erneut eine 2-Faktor Authentifizierung durchführen.
Sie können in den Einstellungen des Browsers auch Ausnahmen hinzufügen, wenn Sie Cookies nur für bestimmte Websites, wie z.B. Ihrer desk4-Instanz erlauben möchten.
2-Faktor-Authentifizierung per E-Mail
Diese Methode ist voreingestellt, wenn die 2-Faktor Authentifizierung über die Grundeinstellungen aktiviert wurde. Es bedarf hier keiner weiteren Maßnahmen.
Wenn Sie die App-Authentifizierung aktiviert haben und wieder zur Authentifizierung per E-Mail zurückkehren möchten, so klicken Sie auf "App-Authentifizierung entfernen".
2-Faktor-Authentifizierung per App
Falls noch nicht geschehen, laden Sie sich im App-Store eine Authenticator-App Ihrer Wahl auf ein Handy oder Tablet herunter (z.B. den Google Authenticator oder den Microsoft Authenticator)
Erstellen Sie sich ein Konto in Ihrer Authenticator-App
Melden Sie sich mit dem gewünschten Benutzer in desk4 an und gehen Sie im eingeloggten Benutzer auf -> 2-Faktor-Authentifizierung -> App-Authentifizierung einrichten
Geben Sie Ihr desk4-Passwort ein
Fügen Sie in Ihrer Authenticator-App ein neues Konto hinzu (z.B. über das + Symbol) und wählen Sie als Methode "QR-Code scannen" aus.
Scannen Sie den in desk4 angezeigten Code mit Ihrem Gerät ein.
Nach der erfolgreichen Verknüpfung bekommen Sie einen Code in Ihrer App angezeigt. Geben Sie diesen in desk4 ein (Schritt 2 im Bild) und klicken Sie dann auf den grünen Button
Nun ist desk4 mit der Authentifizierungs-App verknüpft und Sie bekommen den Code für die 2-Faktor-Authentifizierung zukünftig auf Ihre App gesendet.
Eingabe des 2-Faktor-Authentifizierungs-Codes
Wenn Sie sich über einen neuen Browser oder ein noch nicht registriertes Endgerät in desk4 anmelden möchten, erhalten Sie je nach gewählter Authentifizierungsmethode einen Authentifizierungs-Code an Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Authentifizierungs-App.
Falls Sie sich zukünftig lieber per App authentifizieren möchten, so können Sie dies gemäß obiger Anleitung nach dem Einloggen einrichten.
Falls Sie sich statt per Authentifizierungs-App per E-Mail authentifizieren möchten, so können Sie dies im unteren Bereich des Code-Eingabefensters auswählen.
Es ist zu beachten, dass der Authentifizierungs-Code per E-Mails nur 5 Minuten gültig ist.
Bei Falscheingabe des Authentifizierungs-Codes werden Sie darauf hingewiesen, den Code zu überprüfen.
Wenn Sie den Code per E-Mail nicht erhalten haben (prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner), dann können Sie sich diesen unter „Code erneut senden“ nochmals zusenden lassen.
Wenn versucht wird, den Code nach Ablauf der Gültigkeit (5 Minuten) zu verwenden, bekommen Sie eine Meldung und einen neuen Code per E-Mail zugesendet.
Der Code der App wird jeweils in dieser neu erzeugt.
Per 2-Faktor-Authentifizierung registrierte Geräte
Unter
eingeloggter Benutzer --> 2-Faktor-Authentifizierung und
Einstellungen --> Mitarbeiter --> Registrierte Geräte eines Mitarbeiters
erhalten Sie eine Auflistung über alle Geräten, mit denen sich der Mitarbeiter per „Zwei-Faktor-Authentifizierung“ in desk4 registriert hat. In den jeweiligen Spalten wird für jedes Gerät der Gerätename, der letzte Geräte-Login, das Registrierdatum, das Ablaufdatum und die 2-Faktor-Methode angezeigt, mit der sich der Mitarbeiter eingeloggt hat.
Mit den entsprechenden Rechten haben Sie die Möglichkeit, die Geräte von Mitarbeitern einzusehen und zu löschen.
Falls das Gerät eines Mitarbeiters gelöscht wurde, muss dieser beim erneuten Login mit dem entsprechenden Gerät wieder die Zwei-Faktor-Authentifizierung durchführen.
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