Inventur auf Mobilgeräten

Die digitale Inventur finden Sie in desk4 unter Werkzeuge -> Inventur

Mit desk4 können Sie die Inventur ganz einfach über ein mobiles Gerät durchführen. Zum Beispiel haben Sie hierüber die Möglichkeit, alle desk4 Funktionen während der Inventur direkt auf einem Tablet verwenden zu können. Gehen Sie Ihre Bestände durch und tragen Sie alle gezählten Positionen ein, zum Schluss können Sie die gezählten Bestände für die einzelnen Lager übernehmen.

Möchten Sie die Artikelanzahl zunächst klassisch auf einem ausgedruckten Zettel dokumentieren und später in desk4 eintragen, so finden Sie die klassische Inventur hier: Auswertungen -> Berichte -> Inventur

Im Folgenden werden die einzelnen Funktionen der digitalen Inventur für Mobilgeräte genauer erläutert.

Eine neue digitale Inventur anlegen

Über die Inventurübersicht haben Sie die Möglichkeit bereits erstellte Inventuren einzusehen oder fortzuführen. Per Klick auf den Button „Neue Inventur“ können Sie eine neue Inventur anlegen.

Vergeben Sie der Inventur einen Namen und einen Stichtag, bestätigen Sie anschließend mit „Speichern“ .

Der Name der Inventur wird bei der Protokollierung verwendet.

Der Stichtag dient nur Ihrer Information und hat keine weitere Funktion in desk4. Das Datum des Stichtages soll Sie daran erinnern, dass Sie bis zu diesem Zeitpunkt keine Lagerbewegung (und keinen Warenein- bzw. Warenausgang) betreffend der zu zählenden Artikel durchführen, damit der Bestand nicht im Nachhinein noch verfälscht wird.

Der eingegebene Bestand wird für den Zeitpunkt übernommen, an dem Sie auf "Bestand übernehmen" klicken.

Nach dem erstellen einer neuen Inventur gelangen Sie in folgende Übersicht:

Artikel hinzufügen

Um Artikel für die Inventur auszuwählen, klicken Sie auf „Artikel hinzufügen“. Im nächsten Fenster haben Sie verschiedene Möglichkeiten Artikel auszuwählen:

• Zum Beispiel können Sie Artikel per EAN oder Artikelnummer wählen. Geben Sie diese hierzu im Feld „EAN/Artikelnummer“ ein.

• Über den Menüpunkt „Barcode“ in der unteren Navigationsleiste können Sie Artikel per Barcode scannen und zu Ihrer Inventur hinzufügen.

• Oder suchen Sie nach einem Artikelnamen und wählen diesen einfach aus der Liste aus.

Haben Sie einen Artikel gewählt, so geben Sie anschließend die gezählte Menge ein und wählen das entsprechende Lager aus. Optional haben Sie die Möglichkeit ein Kommentar für die Position zu hinterlegen. Speichern Sie die Eingaben mit .

Das Lager kann pro Artikel neu ausgewählt werden. Das letzte angegebene Lager bleibt bis zu seiner Änderung vorausgewählt.

Artikel mit Seriennummern

Wenn Sie einen Artikel mit Seriennummern ausgewählt haben, müssen auch alle Seriennummern erfasst werden, die Sie nach der Inventur noch als verfügbare Seriennummern in desk4 führen möchten.

Beispiel: Sie haben einen Artikel mit einem Bestand von 20. Der Artikel hat pro Mengeneinheit 2 Seriennummern, dann geben Sie alle 40 Seriennummern - die noch verfügbar sind - in desk4 ein.

Klicken Sie dafür auf den Button "Neue Seriennummer", bis Sie die gewünschte Anzahl an Seriennummern eintragen können.

Alle nicht eingegebenen Seriennummern stehen nach der Inventur nicht mehr zur Verfügung und werden aus dem System ausgebucht.

Artikel mit Chargen

Wenn Sie einen Artikel mit Chargen ausgewählt haben, müssen auch alle Chargen erfasst werden, die Sie nach der Inventur noch als verfügbare Chargen in desk4 führen möchten. Alle nicht eingegebenen Chargen stehen nach der Inventur nicht mehr zur Verfügung und werden aus dem System ausgebucht.

Artikel mit mehreren Chargen müssen pro Charge separat zur Inventur hinzugefügt werden.

Wählen Sie den Artikel jeweils pro Charge aus und geben Sie die Anzahl der sich in der in der jeweiligen Charge befindlichen Menge des Artikels an. Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“, um die gezählte Menge zur Inventur hinzuzufügen.

Fahren Sie so fort bis Sie alle Chargen des Artikels mit der richtigen gezählten Menge erfasst haben.

Per Klick auf den Stift Button in der unteren Positionstabelle haben Sie die Möglichkeit einzelne Positionen nach Bedarf zu bearbeiten. Über den „X“-Button oben rechts () gelangen Sie zurück in die Hauptansicht.

Auch in der Hauptansicht zeigt Ihnen die Positionstabelle noch einmal alle wichtigen Informationen zu den gezählten Positionen.

Gezählte Bestände übernehmen

Um die gezählten Bestände zu übernehmen, klicken Sie auf „Bestand übernehmen“ . Das nächste Fenster bietet Ihnen zusätzlich die Möglichkeit den Bestand nicht gezählter Artikel auf 0 zu setzen. Klicken Sie hierzu auf das Dropdown „Lager“ und wählen die Lager aus für welche Sie den Bestand nicht gezählter Artikel auf 0 setzen möchten. Bestätigen Sie anschließend mit „Übernehmen“.

Wenn Sie nicht möchten, dass Bestände von nicht in der Liste aufgeführten Artikeln auf 0 gesetzt werden, so wählen Sie kein Lager aus (achten Sie dafür darauf, dass in der Liste kein Lager angeklickt ist). Beispiele:

1) Sie haben NICHT ALLE Artikel aus Ihrem Lager GEZÄHLT--> Dann sollten Sie die Bestände der restlichen Artikel dieses Lagers NICHT auf 0 setzen.

2) Sie haben ALLE Artikel aus einem Lager GEZÄHLT--> Dann können Sie die Bestände von nicht gezählten Artikeln von diesem Lager auf 0 setzen. Da Sie alle Artikel gezählt haben, es also keine weiteren Artikel mehr in diesem Lager gibt, sollten alle weiteren Bestände aus diesem Lager auf 0 gesetzt werden.

Der Button „Export erstellen“ exportiert die Positionstabelle Ihrer Inventur als „.xlsx“ Datei (Excel).

Bestandsbackup erstellen

In der Registerkarte "Bestandsbackup" der Inventur kann der aktuelle Produktbestand gesichert und bei Bedarf wieder hergestellt werden. Wie Ihnen dies gelingt, erfahren Sie hier.