Rechnungen
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Der Menüpunkt „Rechnung“ ist unter dem Hauptpunkt „Verkauf“ im linken Seitenmenü zu finden. Sie haben die Möglichkeit, diese einzusehen, zu bearbeiten oder eine neue Rechnung anzulegen.
Die „Übersicht“ zeigt eine Tabelle der bisher angelegten Rechnungen. Über den oberen Button „Neue Rechnung“ gelangen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie Ihre Rechnung mit allen dazugehörigen Angaben anlegen können. Über das Auswahlfeld „Spalten“ haben sie die Möglichkeit einzelne Spalten ein- bzw. auszublenden.
Über „Neue Rechnung“, können Sie einen bereits angelegten Kunden auswählen oder mit einem Klick auf den roten „Neuer Kunde„-Button einen neuen Kunden für die Rechnung anlegen.
Öffnen Sie einen bereits bestehenden Kunden in der Auswahl, um eine Rechnung für diesen zu erstellen.
In der nun geöffneten Registerkarte „Rechnung“ können Sie nun den importierten Kunden in dem Rahmen „Daten“ einsehen.
Hier haben Sie die Möglichkeit den Kunden erneut über den „Roten Stift“– Button zu bearbeiten.
In dem Rahmen „Dokumentdaten“ können Sie einen Ansprechpartner hinzufügen, eine Zahlungsbedingung und eine Preisliste per Dropdown-Menü auswählen.
Als Ansprechpartner lässt sich ein zuvor hinterlegter Ansprechpartner des Kunden auswählen oder ganz leicht händisch speziell für die Rechnung eintragen. Als Preisliste und Zahlungsbedingung können Sie selbst angelegte oder vorgefertigte Werte eintragen lassen.
Im Rahmen „Interne Bemerkung“ können Sie eine interne Bemerkung für diesen Beleg hinzufügen.
Außerdem können Sie noch Bemerkungen durch das Positiontabellenmenü Bemerkungen hinzufügen.
Um die Rechnung abzurunden, fügen Sie nun die gewünschten Artikel hinzu. Dies können Sie ganz leicht über den roten Button „Artikel suchen“ handhaben.
Nach dem Bedienen des Buttons öffnet sich eine Tabelle, in der Sie Ihren Artikel über die einzelne Suche der Spalten rausfiltern können. Über den roten Aktionsbutton des ausgesuchten Artikels laden Sie diesen in die Rechnung. Nun wird er in der Rechnung-Tabelle aufgelistet und steht zur individuellen Bearbeitung bereit.
Ändern Sie nach Ihren Wünschen die Position des Artikels in der Tabelle und/oder die Anzahl. Sie können auch entscheiden aus welchem Lager dieser Artikel abgebucht wird.
Sobald Sie einen Artikel hinzugefügt haben, erscheint dieser in der Liste. Nun können Sie durch klicken des Links neben der Position stehenden Pfeiles, die Beschreibung des Artikels öffnen. Außerdem sehen Sie dort am Ende der Beschreibung das Lager aus dem der Artikel genommen wird und dessen Lagerbestand. Durch klicken des DropDown Buttons können Sie das Lager wechseln. Ein weiterer Punkt sind die Button „Artikel andrucken“ und „Preis andrucken“ sobald diese Button gesetzt sind, ist jeweils der Artikel oder der Preis auf dem Druck zu sehen, ist der Haken nicht gesetzt, wird der Artikel oder der Preis nicht angedruckt.
Desweiteren können Sie den Preis des Artikels im Beleg ändern falls gewünscht, doch um den Preis ändern zu können brauchen Sie die Berechtigung „Preise ändern(Verkaufsbelege)“. Diese können Sie in den Berechtigungseinstellungen vergeben.
Hier können Sie die vom Kunden hinterlegten Daten speziell für die ausgewählte Rechnung und allen Belegen zu denen Sie diese weiterführen, ändern. Sie ändern damit nicht die Adressdaten im Kunden selbst, sondern nur die Daten im aktuellen Beleg und allen Belegen, zu denen Sie diesen weiterführen.
Möchten Sie die Daten des Kunden dauerhaft ändern, so tun Sie dies in den Stammdaten des Kunden. Die geänderten Daten werden nachträglich angelegten Belegen angezeigt.
Adressbereiche
Daten: Die Hauptadresse steht im Rahmen "Daten".
Lieferadresse: Sie können über den "Auswählen"-Button eine andere "Lieferadresse" auswählen, falls Sie mehrere Lieferadressen im Kunden angelegt haben. Die Lieferadressen können Sie auch manuell anpassen.
Rechnungsadresse: Die "Rechnungsadresse" ist manuell änderbar. Über den Button "Adresse neu laden" können Sie die Rechnungsadresse auf die Rechnungsadresse aus den Stammdaten des Kunden zurücksetzen.
Ansicht im gedruckten Beleg, wenn abweichende Adressen eingetragen wurden
Im Angebot und im Auftrag erscheint die Hauptadresse und darunter die abweichende Lieferadresse.
Im Lieferschein erscheint immer nur die Lieferadresse.
In der Rechnung erscheint oben die Rechnungsadresse und darunter die abweichende Lieferadresse.
In der Rücknahme, der Gutschrift, der Stornierung und der Abschlagsrechnung erscheint nur die Rechnungsadresse.
Es reicht hierbei aus, dass ein Buchstabe oder eine Ziffer anders ist. Jegliche Abweichung wird vom System als abweichende Adresse erkannt.
Die Standard-Einstellungen für die Vor- und Nachtexte finden Sie unter Einstellungen --> Grundeinstellungen --> Texte. Im Beleg selbst können Sie die "Vor- und Nachtexte" für den aktuellen Beleg anpassen.
Diese werden im Druck der Rechnung angefügt.
Im Reiter „Geräte“ können Sie entweder die Daten eines neuen Gerätes hinzufügen oder mit einem Klick auf den „Gerät auswählen“-Button ein bereits angelegtes Gerät aus einer Liste auswählen.
Um Genaueres über die Felder zu erfahren, klicken Sie auf den unteren Link
In der Registerkarte Vorlagen können Sie Ihre unter Verkauf --> Vorlagen erstellten Vorlagen nutzen. Über den roten Pfeil am Ende der Seite wird die entsprechende Vorlage in die Rechnung übernommen.
Über eine Änderung des Dokumenttyps können Sie auch die Artikel aus bereits erstellten anderen Belegen in die Rechnung übernehmen.
In der Registerkarte „Übernahme“ können Sie mehrere noch nicht weitergeführte Belege des Dokumenttyps Auftrag und Lieferschein zu einer Rechnung zusammenfassen.
Den Dokumenttyp zur Übernahme können Sie oben rechts auswählen.
In der Registerkarte „Provisionen“ können Sie die Provisionen einsehen, die auf den aktuellen Beleg gewährt werden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine weitere Provision hinzuzufügen.
Um eine weitere Provision hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button "Provision hinzufügen". Nun können Sie einen Artikel auswählen, auf den eine Provision gewährt werden soll. Im nächsten Schritte wählen Sie einen der unter Auswertungen --> Provisionen bereits angelegten Provisionsempfänger aus. Im 3. Schritt können Sie die Provisionshöhe bearbeiten. Diese kann auch nach dem Speichern noch angepasst werden.
In der Registerkarte „Historie“ können Sie die zugehörigen Belege sehen. Wenn die Rechnung beispielsweise vorher von einem Angebot, einem Auftrag oder einem Lieferschein weitergeführt wurde, werden diese Belege in der Historie aufgeführt.
Hier können Sie das Layout des Drucks anpassen und erweiterte Einstellungen tätigen. Wie z.B. die Währung oder Sprache ändern, ein Leistungsdatum oder eine alternatieve Lieferzeit in Textform eintragen.
„Leistung nach 13b UstG“ bewirkt, dass auf Ihrem Beleg keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Stattdessen wird darauf hingewiesen, dass der Empfänger die Umsatzsteuer schuldet.
Sie können festlegen, ob alle Artikel, Bilder, Mengen, Artikelnummern und Preise aus der Positionstabelle angedruckt werden oder nicht.
Mit dem „Drucken“-Button können Sie die Rechnung als PDF generieren und anschließend drucken oder herunterladen. Über das Pfeil-Symbol auf der rechten Seite des Buttons lässt sich das Druck-Layout auswählen.
Klicken Sie jedoch direkt auf das Drucken-Symbol, wird das Standardlayout für diesen Beleg ausgedruckt.
Im Anhang ist automatisch eine PDF-Datei der Druckansicht, die den Beleg beinhaltet. Hier können Sie weitere Anhänge hinzufügen und einen E-Mailtext mit Hilfe des WYSIWYG-Editors verfassen.
Um Ihre nun fertige Rechnung weiterführen zu können, klicken Sie auf den „Weiterführen zu“-Button.
Mit einem Klick auf den Button haben Sie folgende Optionen:
Gutschrift: es wird eine Gutschrift für den Kunden angelegt und der Gutschriftenartikel als Position eingetragen. Der Betrag für die Gutschrift ist hier frei eintragbar, der Name für den Gutschriftenartikel ist anpassbar. Die Artikel aus der Rechnung werden NICHT wieder zum Bestand in desk4 hinzugefügt. Eine Gutschrift wird beispielsweise gewählt, wenn ein Artikel defekt ist und man diesem den Kunden nicht in Rechnung stellen möchte.
Rücknahme: Die Artikel werden wieder zum Bestand in desk4 zugefügt. Wenn Sie nur eine Rücknahme und keine Gutschrift erzeugen, bleibt der offene Posten (die Schulden) für den Kunden in desk4 bestehen.
Bezahlt: Der Beleg wird auf "Bezahlt" gesetzt und der offene Posten wird um den Betrag der zu zahlenden Summe verringert.
Rücknahme mit Gutschrift: Die Artikel werden wieder zum Bestand in desk4 zugefügt und der Kunde bekommt eine Gutschrift über den Betrag: der offene Posten wird um den Betrag der zu zahlenden Summe verringert. Es werden gleichzeitig 2 Belege erzeugt: eine Gutschrift und eine Rücknahme.
Stornierung: Die Stornierung ist das Gleiche wie die Rücknahme mit Gutschrift, nur in ein und demselben Beleg.
Außerdem können Sie mit dem Klick auf den „Zahlung erfassen“ – Button ihre Rechnung auf den Status „bezahlt“ setzen. „Verbucht“ ist eine Rechnung erst, wenn Sie einen Tagesbericht oder einen Bericht mit einem Zeitraum erstellen.
Hier können Sie zwischen einer EC-Zahlung und einer Barzahlung entscheiden. Die Barzahlung wird dann im Kassenbuch mit der Rechnungsnummer als Beschreibung gebucht. Wenn die Zahlung Bar erfolgt, wird diese auch zu Datev weitergeleitet.
Über das "Zahnradmenü" haben Sie die Möglichkeit alle Positionen neu zu laden oder aus dem Beleg zu entfernen. Sie können eine xRechnung herunterladen oder einen bereits verbuchten Beleg temporär öffnen und bearbeiten. Die nötige Berechtigung hierzu finden Sie in den Einstellungen unter Mitarbeiter-Gruppen im Feld "Kennzeichen" unter "Verbuchte Rechnungen ändern".
Beachten Sie hierbei jedoch, dass In der Regel verbuchte Rechnungen nicht geändert, sondern storniert und neu erstellt werden sollten. Viele mögliche Änderungen führen zu Problemen mit dem Finanzamt. Nutzen Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich zu 100% sicher sind, dass die gewünschten Änderungen rechtskonform sind.
Mehr über Kunden erfahren Sie .
Artikel mit können im Positionstabellenmenü angepasst werden. Die Verkaufsmengeneinheit muss jedoch zuvor unter Stammdaten im jeweiligen Artikel hinterlegt werden. Die Verkaufsmengeneinheiten können im Nachhinein noch angepasst werden. Die Rechnung muss dafür direkt angelegt sein und darf nicht weitergeführt worden sein.
Mehr über das Positionstabellenmenü erfahren Sie .
Mehr über Ihre Eintragungsmöglichkeiten der Nachkommastellen im Feld Anzahl erfahren Sie .
Mehr über Preislisten erfahren Sie .
Mehr über Zahlungsbedingung erfahren Sie .
Mehr über die Rechte erfahren Sie .
Mehr über Geräte erfahren Sie .
Mehr über Vorlagen erfahren Sie .
Mehr über Übernahme erfahren Sie .
Wie man Provisionen über die Provisionsverwaltung anlegt bzw. neue Provisionsempfänger anlegt, erfahren Sie .
Mehr über 13b und Reverse Charge erfahren Sie .
Genaueres zur Hierarchie der Drucklayout-Einstellungen finden Sie .
Möchten Sie ein individuelles Drucklayout? Hier erfahren Sie .
Möchten Sie in der Druckdatei Ihrer Rechnung einen QR-Code ausgeben, den der Kunde mit seiner Banking-App einscannen und dann komfortabler bezahlen kann, so erfahren Sie , welche Einstellungen dafür zu tätigen sind.
Mit dem E-Mailbutton gelangen Sie in die Ansicht, in welcher der Beleg per E-Mail versendet werden kann. Hier kann auch zwischen verschiedenen Layouts gewählt werden.
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Informationen über elektronische Rechnungen als xRechnung für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern finden Sie .
