E-Mail (SMTP-Konto & DKIM)
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Unter dem Menüpunkt „E-Mail“ (SMTP-Konto & DKIM) richten Sie die Einstellungen des E-Mail-Versands ein. Diese Informationen werden benötigt, um zum Beispiel das Versenden von Angeboten oder Rechnungen zu ermöglichen.
Ihre SMTP-Daten erhalten Sie entweder direkt in Ihrem Hosting Paket, in Ihrem Mail-Server oder in den Einstellungen Ihres Mailkontos. Falls Sie keinen Zugriff auf diese Daten habe, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihren Systemadministrator zu wenden.
Um eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit zu ermöglichen empfehlen wir Ihnen zusätzlich DKIM einzurichten.
Der SMTP-Benutzer dürfte vom Einrichten des E-Mail-Programms bekannt sein. Tragen Sie daher hier den jeweiligen Usernamen bzw. Login-Namen des verwendeten SMTP-Benutzer-Kontos ein.
Damit das SMTP-Konto verwendet werden kann, wird das dazugehörige Passwort benötigt.
Verwenden Sie hier bitte den Hostname Ihres Providers.
Der Hostname wird als Spamschutzmaßname benötigt, da der Empfangsserver des Kunden überprüft, ob der angegebene Hostserver und der SMTP-Server auf den gleichen E-Mail-Server verweisen. Falls dies nicht der Fall ist, landet die versendete E-Mail höchstwahrscheinlich im Spam-Ordner Ihres Kunden.
Der SMTP-Port wird benötigt, um den E-Mail-Verkehr mit einer Verschlüsselung zu definieren. Hier kommt es ganz drauf an, welche Einstellungen in Ihrem E-Mail Paket hinterlegt sind oder welche Vorgaben Ihr E-Mail-Provider angibt.
Unter dem Punkt Serienmail Anzahl pro Serie definieren Sie die Anzahl der möglichen E-Mails, die gleichzeitig versendet werden können.
Unter dem Punkt Serienmail Pause definieren Sie eine benötigte Zeit zwischen dem Versenden von E-Mails. Hierbei wird die benötigte Zeit in Millisekunden angegeben.
Hier können Sie eine E-Mail-Adresse eintragen, zu welcher die per Mail versendeten Belege als Kopie gesendet werden. So haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit, zu kontrollieren, welche Belege per Mail versendet wurden.
Die Angebotsmailadresse wird in Angeboten als Absenderadresse verwendet. Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.
Die Auftragsmailadresse wird in Aufträgen als Absenderadresse verwendet. Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.
Die Rechnungsmailadresse wird im Rechnungsbeleg (auch im Mahnwesen) als Absenderadresse verwendet. Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.
Die Kassenbelegmailadresse wird in den Kassenbelegen als Absenderadresse verwendet (Sie können die Kassenbelege zusätzlich zum Drucken auch an die Kunden mailen). Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.
ACHTUNG: Für Angebotsmailadresse, Auftragsmailadresse, Rechnungsmailadresse und Kassenbelegmailadresse gilt:
Diese E-Mail-Absenderadressen müssen in der Mitarbeiter-Gruppe oder im Mitarbeiter hinterlegt werden, damit der zuständige Mitarbeiter mit ihnen versenden darf.
Ansonsten wird vom System eine Fehlermeldung ausgegeben.
Wenn keine zusätzlichen E-Mail-Absenderadressen im Benutzer oder seiner Gruppe hinterlegt sind, kann der Benutzer nur mit seiner eigenen E-Mail-Adresse versenden.
Die Einstellungen für den Benutzer finden Sie unter Einstellungen -> Mitarbeiter.
DKIM steht für "DomainKeys Identified Mail" und sorgt für eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit, indem der sendende Mailserver der E-Mail eine digitale Signatur hinzufügt, welche vom empfangenden Server überprüft wird.
Geben Sie hier die Domain Ihres Mailservers und einen Namen für den Selector ein.
Anschließend wird der Selector, ein Private- und ein Public-Key erzeugt.
Geben Sie in desk4 unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> E-Mail anschließend die Domain Ihres Mailservers, den Namen des Selectors und den Privaten Schlüssel (Private key) in die entsprechenden Felder ein.
Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, können Sie rechts oben über den Button eine Testmail versenden.
Prüfen Sie zum Versenden zunächst Ihren eingetragenen SMTP-Benutzer als Absender-Mailadresse (den Empfänger können Sie frei wählen).
Prüfen Sie bitte den Spam-Ordner, falls die Testmail nicht anzukommen scheint.
Wenn die Testmail mit Ihrem eingetragenen SMTP-Benutzer als Absender-Mailadresse versendet werden konnte, können Sie weitere – von Ihrem E-Mail-Provider erlaubte Absender-Mailadressen – testen.
Falls die E-Mails nicht gesendet werden können,
prüfen Sie zunächst, ob im Feld SMTP Port "587" eingetragen und anschließend gespeichert wurde.
prüfen Sie dann, ob Sie alle anderen Einstellungen gemäß der Anleitung beachtet (und gespeichert) haben.
prüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Hoster, ob in Ihren Einstellungen SMTP erlaubt ist.
Hier finden Sie Hilfestellungen zu den Themen Microsoft Exchange und Gmail:
Selbstverständlich können die E-Mails auch über andere Anbieter versendet werden.
Belegversand: Maildaten vom aktuellen Benutzer laden:
Ist diese Einstellung aktiviert, so wird im Belegversand die Absenderadresse und Signatur des aktuellen Benutzers verwendet, insofern es keine eigens gepflegte E-Mail für diese Mail-Art gibt.
Belegversand: Sachbearbeiter als CC, wenn nicht als Hauptmail:
Ist diese Einstellung aktiviert, so wird der im Beleg hinterlegte Sachbearbeiter als CC eingetragen, falls die E-Mail von einem anderen Benutzer versendet wird.
Wenn Sie Ihr Google E-Mail-Account zur Einrichtung der SMTP-Daten verwenden, befolgen Sie hierzu bitte unseren speziellen Wiki-Eintrag .
Falls Ihre per Mail versendeten Belege nicht zuverlässig beim Kunden ankommen, schauen Sie sich diesen Beitrag an:
Über können Sie einen "DKIM Record" generieren.
Wie sie DKIM auf ihrem Mailserver einrichten erfahren Sie Dieser Vorgang kann sich je nach verwendetem MTA (Mail Transfer Agent) unterscheiden.
