# E-Mail (SMTP-Konto & DKIM)

Unter dem Menüpunkt „E-Mail“ (SMTP-Konto & DKIM) richten Sie die Einstellungen des E-Mail-Versands ein. Diese Informationen werden benötigt, um zum Beispiel das Versenden von Angeboten oder Rechnungen zu ermöglichen.

Ihre SMTP-Daten erhalten Sie entweder direkt in Ihrem Hosting Paket, in Ihrem Mail-Server oder in den Einstellungen Ihres Mailkontos. Falls Sie keinen Zugriff auf diese Daten habe, empfehlen wir Ihnen, sich an Ihren Systemadministrator zu wenden.

Um eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit zu ermöglichen empfehlen wir Ihnen zusätzlich DKIM einzurichten.

{% hint style="info" %}
Zusätzlich zu den allgemeinen E-Mail-Einstellungen für die Instanz können Sie weitere [E-Mail-Einstellungen pro Benutzer](https://docs.desk4.de/mitarbeiter/mitarbeiter#registerkarte-e-mail) konfigurieren. 
{% endhint %}

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2Fd04guQY502YgojIabzN9%2F17-09-2025_08-52-53.PNG?alt=media&#x26;token=f9c87101-c796-465e-b5bc-838fe1ac61d6" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## **SMTP einrichten**

### **SMTP Benutzer**

Der SMTP-Benutzer dürfte vom Einrichten des E-Mail-Programms bekannt sein. Tragen Sie daher hier den jeweiligen Usernamen bzw. Login-Namen des verwendeten SMTP-Benutzer-Kontos ein.&#x20;

{% hint style="info" %}
In den meisten Fällen kann dies die eigene E-Mail-Adresse sein, dies weicht jedoch je nach E-Mail-Provider ab.  &#x20;
{% endhint %}

### **SMTP Passwort**

Damit das SMTP-Konto verwendet werden kann, wird das dazugehörige Passwort benötigt.&#x20;

{% hint style="info" %}
Hierbei handelt es sich um das E-Mail-Benutzerkonto-Passwort!
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Wenn Sie Ihr Google E-Mail-Account zur Einrichtung der SMTP-Daten verwenden, befolgen Sie hierzu bitte unseren speziellen Wiki-Eintrag [<mark style="color:orange;">Gmail (Google Workspace)</mark>](https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/e-mail-smtp-konto-and-dkim/gmail-google-workspace-smtp-einrichtung-mit-einem-app-passwort)<mark style="color:orange;">.</mark>
{% endhint %}

### **SMTP-Host**

Verwenden Sie hier bitte den Hostname Ihres Providers.&#x20;

Der Hostname wird als Spamschutzmaßname benötigt, da der Empfangsserver des Kunden überprüft, ob der angegebene Hostserver und der SMTP-Server auf den gleichen E-Mail-Server verweisen. Falls dies nicht der Fall ist, landet die versendete E-Mail höchstwahrscheinlich im Spam-Ordner Ihres Kunden.

{% hint style="warning" %}
**Falls Ihre per Mail versendeten Belege nicht zuverlässig beim Kunden ankommen, schauen Sie sich diesen Beitrag an:** [**E-Mail auf Spam-Verdacht prüfen.**  ](https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/e-mail-smtp-konto-and-dkim/e-mail-auf-spam-verdacht-prufen-falls-e-mails-nicht-beim-kunden-ankommen)
{% endhint %}

### **SMTP Port (TLS)**

Der SMTP-Port wird benötigt, um den E-Mail-Verkehr mit einer Verschlüsselung zu definieren. Hier kommt es ganz drauf an, welche Einstellungen in Ihrem E-Mail Paket hinterlegt sind oder welche Vorgaben Ihr E-Mail-Provider angibt.

{% hint style="info" %}
Der Standard unverschlüsselte SMTP-Port ist in der Regel der Port 25
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Der SMTP-Port 465 war ursprünglich als SMTP-Port registriert. Für die Funktion wurde allerdings eine andere Verwendung neu zugewiesen und gilt daher als **veraltet**. Trotzdem wird dieser Port weiterhin von vielen Cloud-Hosting-Provider und ISPs für die SMTP-Einrichtung unterstützt.

<mark style="color:green;">**Falls die Testmail mit dem Port 465 nicht versendet werden kann, probieren Sie den Port 587.**</mark>&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="info" %}
Der Standard SMTP-Port für TLS im modernen Web ist in der Regel der **Port 587. Dieser Port sollte am besten immer verwendet werden**, außer er wird aus bestimmten Gründen vom Provider blockiert. Port 587 unterstützt SSL und auch TLS. E-Mails werden daher sicher eingereicht.&#x20;
{% endhint %}

### **Serienmail Anzahl pro Serie**

Unter dem Punkt Serienmail Anzahl pro Serie definieren Sie die Anzahl der möglichen E-Mails, die gleichzeitig versendet werden können.

{% hint style="info" %}
Definieren Sie hier den Wert 10, dann können Sie zum Beispiel 10 Rechnungserinnerungen gleichzeitig versenden.&#x20;
{% endhint %}

### **Serienmail Pause (in ms) zwischen Serien**

Unter dem Punkt Serienmail Pause definieren Sie eine benötigte Zeit zwischen dem Versenden von E-Mails. Hierbei wird die benötigte Zeit in Millisekunden angegeben.

{% hint style="info" %}
5000 Millisekunden = 5 Sekunden = 0,0833333 min
{% endhint %}

### **Dokumentmailkopieadresse**

Hier können Sie eine E-Mail-Adresse eintragen, zu welcher die per Mail versendeten Belege als Kopie gesendet werden. \
So haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit, zu kontrollieren, welche Belege per Mail versendet wurden.

### Angebotsmailadresse

Die Angebotsmailadresse wird in Angeboten als Absenderadresse verwendet. Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.

### **Auftragsmailadresse**

Die Auftragsmailadresse wird in Aufträgen als Absenderadresse verwendet. Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.

### **Rechnungsmailadresse**

Die Rechnungsmailadresse wird im Rechnungsbeleg (auch im Mahnwesen) als Absenderadresse verwendet. Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.

### Kassenbelegmailadresse

Die Kassenbelegmailadresse wird in den Kassenbelegen als Absenderadresse verwendet (Sie können die Kassenbelege zusätzlich zum Drucken auch an die Kunden mailen). Wird dieses Feld leer gelassen, verwendet das System automatisch die E-Mail-Adresse des aktuellen Benutzers um Mailversand.

{% hint style="warning" %} <mark style="color:red;">**ACHTUNG: Für Angebotsmailadresse, Auftragsmailadresse, Rechnungsmailadresse und Kassenbelegmailadresse gilt:**</mark>&#x20;

<mark style="color:red;">**Diese E-Mail-Absenderadressen müssen in der Mitarbeiter-Gruppe oder im Mitarbeiter hinterlegt werden, damit der zuständige Mitarbeiter mit ihnen versenden darf.**</mark>&#x20;

<mark style="color:red;">**Ansonsten wird vom System eine Fehlermeldung ausgegeben.**</mark>&#x20;

<mark style="color:red;">**Wenn keine zusätzlichen E-Mail-Absenderadressen im Benutzer oder seiner Gruppe hinterlegt sind, kann der Benutzer nur mit seiner eigenen E-Mail-Adresse versenden.**</mark>&#x20;

**Die Einstellungen für den Benutzer finden Sie unter Einstellungen -> Mitarbeiter.**&#x20;
{% endhint %}

## DKIM einrichten

DKIM steht für "DomainKeys Identified Mail" und sorgt für eine bessere E-Mail-Zustellbarkeit,\
indem der sendende Mailserver der E-Mail eine digitale Signatur hinzufügt,\
welche vom empfangenden Server überprüft wird.

Über [***diese Webseite***](https://easydmarc.com/tools/dkim-record-generator) können Sie einen "DKIM Record" generieren.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FpF2wGW5ai7mhvYHC79sL%2FDKIMRecordGenerator.PNG?alt=media&#x26;token=001bb8a5-c83c-4f56-8a89-b87f9d40aff1" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Geben Sie hier die Domain Ihres Mailservers und einen Namen für den Selector ein.

Anschließend wird der Selector, ein Private- und ein Public-Key erzeugt.

Geben Sie in desk4 unter **Einstellungen -> Grundeinstellungen -> E-Mail** anschließend die Domain Ihres Mailservers, den Namen des Selectors und den Privaten Schlüssel (Private key) in die entsprechenden Felder ein.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FbmLmBNQSz2dCtZcIV5rC%2F17-09-2025_08-57-22.PNG?alt=media&#x26;token=fe1fe818-d4a8-4615-9172-bcccc7b279ac" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Wie sie DKIM auf ihrem Mailserver einrichten erfahren Sie[ ***hier.***](https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-sicherheit/dkim-domainkeys/) Dieser Vorgang kann sich je nach verwendetem MTA (Mail Transfer Agent) unterscheiden.

## **Testmail senden**

Wenn Sie alle Daten eingetragen haben, können Sie rechts oben über den Button eine Testmail versenden.&#x20;

Prüfen Sie zum Versenden zunächst Ihren eingetragenen SMTP-Benutzer als Absender-Mailadresse (den Empfänger können Sie frei wählen). &#x20;

Prüfen Sie bitte den Spam-Ordner, falls die Testmail nicht anzukommen scheint.&#x20;

Wenn die Testmail mit Ihrem eingetragenen SMTP-Benutzer als Absender-Mailadresse versendet werden konnte, können Sie weitere – **von Ihrem E-Mail-Provider erlaubte Absender-Mailadressen** – testen.&#x20;

{% hint style="warning" %} <mark style="color:red;">**Falls die E-Mails nicht gesendet werden können,**</mark>&#x20;

* <mark style="color:red;">**prüfen Sie zunächst, ob im Feld SMTP Port "587" eingetragen und anschließend gespeichert wurde.**</mark>
* <mark style="color:red;">**prüfen Sie dann, ob Sie alle anderen Einstellungen gemäß der Anleitung beachtet (und gespeichert) haben.**</mark>
* <mark style="color:red;">**prüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Hoster, ob in Ihren Einstellungen SMTP erlaubt ist.**</mark>&#x20;

{% endhint %}

{% hint style="info" %}
**Falls Ihre per Mail versendeten Belege nicht zuverlässig beim Kunden ankommen, schauen Sie sich den Beitrag: "E-Mail auf Spam-Verdacht prüfen" an.**&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="success" %} <mark style="color:green;">**Hier finden Sie Hilfestellungen zu den Themen Microsoft Exchange und Gmail:**</mark>

* [**Microsoft 365 (Exchange Online) Anbindung**](https://docs.desk4.de/faq/microsoft-365-exchange-online-anbindung)
* [<mark style="color:green;">**"Gmail (Google Workspace) SMTP Einrichtung"**</mark>](https://docs.desk4.de/einstellungen/grundeinstellungen/e-mail-smtp-konto-and-dkim/gmail-google-workspace-smtp-einrichtung-mit-einem-app-passwort)

\
Selbstverständlich können die E-Mails auch über andere Anbieter versendet werden.&#x20;
{% endhint %}

## Einstellungen für den Belegversand

**Belegversand: Maildaten vom aktuellen Benutzer laden:**

Ist diese Einstellung aktiviert, so wird im Belegversand die Absenderadresse und Signatur des aktuellen Benutzers verwendet, insofern es keine eigens gepflegte E-Mail für diese Mail-Art gibt.

**Belegversand: Sachbearbeiter als CC, wenn nicht als Hauptmail:**

Ist diese Einstellung aktiviert, so wird der im Beleg hinterlegte Sachbearbeiter als CC eingetragen, falls die E-Mail von einem anderen Benutzer versendet wird.&#x20;