Hilfestellung Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die Verfahrensdokumentation ist eine Betriebsbezogene Dokumentation, die von jedem steuerpflichtigen Unternehmen angefertigt werden muss. Aus diesem Grund erhalten Sie von uns keine Vorlage oder ausführliche Beispiele. Sie erhalten von uns Hilfestellungen zu einzelnen Punkte, die desk4 Betreffen. Falls die Nutzung von desk4 anders verläuft, beschreiben Sie dies entsprechend in Ihrer Dokumentation.

Zum Inhalt der Verfahrensdokumentation gehören in der Regel die folgenden Inhalte.

Allgemeine Unternehmensbeschreibung:

Muss vollständig vom eigenem Unternehmen aus angefertigt werden!

Anwenderdokumentation:

• desk4 ist eine cloudbasierte und Plattform unabhängige Warenwirtschaft.

• User kann Gruppen und Mitglieder anlegen, die unterschiedliche Rechte besitzen

• Die OP-Verwaltung erfasst alle zahlungsrelevanten Transaktionen in desk4

• desk4 ist keine eigene Finanzbuchhaltung, ermöglicht die Stapelübergabe der Buchungen als Export für Datev

• desk4 besitzt Hilfestellungen direkt in der Software, sowie eine ausführliche Online Dokumentation zur Anwendung

• desk4 User können Stammdaten zu Waren, Lieferanten, Kunden, Herstellern, Geräten usw.

  anlegen

Wie läuft der Vertriebsprozess in desk4 ab?

Ein Angebot ist in der Regel der erste Schritt im Vertriebsprozess. Nach der Bestellung vom Kunden, wird das Angebot zum Auftrag übergeben. Die entsprechenden Artikel werden beim Lieferanten bestellt oder eine Fertigung für den verkauften Artikel, in eigener Produktion angestoßen. Abschlagsrechnungen, Lieferscheine und Rechnungen sind vorlaufende Prozesse der Wertschöpfungskette. Ab und an muss leider auch eine Gutschrift oder ein Storno erstellt werden, wenn eine gelieferte Ware nicht mit dem bestätigten Auftrag übereinstimmt. desk4 schließt diese Kette im Detail. Bereits vom Angebot bis hin zur Rechnung werden die Details des Artikels oder der Dienstleitung im Beleg genau angedruckt, die gepflegt wurden. Somit ist der Prozess in desk4 durchgängig und nachvollziehbar.

Wie werden in desk4 Daten übermittelt?

Unter dem desk4 Oberbegriff Finanzbuchhaltung finden Sie viele Funktionen um die Übergabe an den Steuerberater aus Verkauf, Einkauf und Kassenbuch zu verwalten und mit dem DATEV Export zu übergeben. In dem, der Finanzbuchhaltung zugeordnetem, Kassenbuch pflegen sie alle Belege die unmittelbar mit einer Barzahlung zu verwalten sind. Zahlungen von Rechnungen in bar aber auch die Tankquittung werden hier ein oder ausgebucht. Das Kassenbuch kann tageweise kumuliert an den DATEV-Export übergeben werden.

Wie werden in desk4 benötigten Geschäftszahlen behandelt?

Eine Auswertung und aussagekräftige Unternehmenszahlen sind für jede Firma notwendig und die Voraussetzung für ein erfolgreiches Management. Das Berichtswesen in desk4 ist so aufgebaut, dass Kennzahlen einfach zu bedienen sind und Auswertungen als PDF erstellt oder Umsatzzahlen schnell exportiert werden können. So können Sie Ihre Daten in Excel verarbeiten oder zur Analyse weitergeben. Sie können die Verkaufszahlen Ihrer Artikel oder Artikelgruppen, sowie die Umsatz- und Erlöszahlen nach Filialen oder Vertretern auswerten. Auch der Gesamtumsatz der Zentrale ist auswertbar. Wir arbeiten stetig an Neuerungen und der Umsetzung von Kundenwünschen, um die Möglichkeiten der Berichte und Auswertungen in desk4 mit jedem Update zu erweitern. Unser desk4 Team setzt auch Ihren Auswertungswunsch gerne innerhalb der Software um, wenn es der Allgemeinheit von Nutzen ist.

Betriebsdokumentation

In desk4 haben Sie die Möglichkeit User Gruppen und Mitarbeiter anzulegen. Diesen Gruppen oder Mitgliedern können Sie unterschiedliche Rechte geben. Diese Informationen sind ebenfalls Betriebsabhängig.

In desk4 haben Sie die Möglichkeit Passwörter zu speichern und bestimmte Passwortgruppen zu definieren. In den jeweiligen Gruppen können Sie dann bestimmte Benutzer hinzufügen.

Eine ordentliche Sicherung können Sie jederzeit vom System selbst erstellen. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie unter Backup erstellen.

Im Fall eines Problem gibt es die Möglichkeit eine schnelle Hilfe, Fragen zur Bedienung, Installationshilfe, Fernwartung und Schulung sind nur durch den Direkt Support über die kostenpflichtige Supportnummer (0900/1000253) zu erhalten oder Sie haben die Möglichkeit ein kostenfreies Supportticket zu eröffnen. E-Mail Anfragen werden nicht bearbeitet. In Ticket Anfragen das Problem genau wie Möglich definieren.

Technische Systemdokumentation

Software:

• desk4 als Cloud-Lösung

• Cloud Server befindet sich in Deutschland