Rechnungskorrektur und Gutschrift - Was ist der Unterschied

1. Rechnungskorrektur (Storno / Rücknahme der Rechnung)

Eine Rechnungskorrektur verwenden Sie immer dann, wenn eine bereits ausgestellte Rechnung fehlerhaft war, z. B.:

• falscher Betrag

• falsche Umsatzsteuer

• falsches Rechnungsdatum

• falscher Kunde oder falsche Positionen

Die ursprüngliche Rechnung darf nicht geändert oder gelöscht werden. Stattdessen erstellen Sie in desk4 eine Rechnungskorrektur (Storno), die sich eindeutig auf die Originalrechnung bezieht.

Wirkung:

• Die ursprüngliche Rechnung wird vollständig aufgehoben

• Umsatz und Steuer werden neutralisiert

• Buchhaltung und Finanzamt bleiben nachvollziehbar korrekt

Technisch (ZUGFeRD): BT-3 = 384 (Corrected invoice)

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2. Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine eigene Rechnungsart und wird verwendet, wenn:

• die ursprüngliche Rechnung inhaltlich korrekt war

• aber nachträglich ein Ausgleich erfolgt, z. B.:

  • Warenrücksendung

    • Vorausgegangene Rücknahme

  • Preisnachlass oder Rabatt

  • Bonus oder Kulanz

Die Rechnung bleibt bestehen, die Gutschrift gleicht den Betrag ganz oder teilweise aus.

Wirkung:

• Rechnung bleibt gültig

• Nur der Zahlbetrag wird korrigiert

Technisch (ZUGFeRD): BT-3 = 381 (Credit note)

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3. Wichtig für die Praxis in desk4

• Rechnungskorrektur ODER Gutschrift verwenden – niemals beides

• Eine Rücknahme der Ware ist ein logistischer Vorgang → Die buchhalterische Korrektur erfolgt über die Gutschrift

• Eine Rechnungskorrektur ersetzt die Rechnung vollständig → Danach keine zusätzliche Gutschrift erstellen