Dauerrechnungen im Kontext der E-Rechnung

Diese Seite beschreibt die Behandlung von Dauerrechnungen im Zusammenhang mit der gesetzlichen Verpflichtung zur E-Rechnung. Sie bezieht sich ausschließlich auf Dauerrechnungen im umsatzsteuerlichen Sinne.

Abo-Rechnungen sind hiervon ausdrücklich ausgenommen. Abo-Rechnungen stellen in desk4 einen eigenen Funktionsbereich dar, in dem monatlich eigenständige Rechnungen erzeugt werden. Sie sind nicht Bestandteil dieser Regelung und werden an dieser Stelle nicht behandelt.

Verträge als Rechnung

Verträge können weiterhin als Rechnung anerkannt werden, sofern sie alle Pflichtangaben gemäß § 14 Absatz 4 UStG enthalten. Dazu gehören unter anderem:

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger

• Leistungsbeschreibung

• Leistungszeitraum

• Entgelt und Umsatzsteuer

• Ausstellungsdatum

Erfüllt ein Vertrag diese Anforderungen, kann er als Dauerrechnung gelten.

E-Rechnung bei Dauerrechnungen

Besteht bei einem Dauerschuldverhältnis (z. B. Miet- oder Wartungsvertrag) die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung, ist keine monatliche oder wiederkehrende Rechnung erforderlich.

Es ist ausreichend, für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung zu erstellen. Dabei bestehen zwei zulässige Varianten:

• Der zugrunde liegende Vertrag wird der E-Rechnung als Anhang beigefügt

• Oder aus dem sonstigen Rechnungsinhalt geht eindeutig hervor, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt

Eine zusätzliche Erstellung von Einzelrechnungen für jeden Leistungszeitraum ist in diesem Fall nicht notwendig.

Änderungen an Dauerrechnungen

Eine neue oder angepasste E-Rechnung ist erst dann erforderlich, wenn sich umsatzsteuerlich relevante Pflichtangaben ändern. Dies kann beispielsweise der Fall sein bei:

• einer Änderung des Entgelts (z. B. Mieterhöhung)

• einer Änderung des Leistungsumfangs

• einer Änderung des anzuwendenden Steuersatzes

Solange sich diese Angaben nicht ändern, behält die ursprünglich ausgestellte E-Rechnung ihre Gültigkeit.

Übergangsregelungen

Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung (z. B. PDF oder Papierrechnung) ausgestellt wurden, besteht keine Verpflichtung zur nachträglichen Erstellung einer E-Rechnung, sofern sich die Rechnungsangaben nicht ändern.

Gleiches gilt für Rechnungen über Dauerschuldverhältnisse, die vor dem 1. Januar 2025 ausgestellt wurden.