Zeitkontingente
Ab desk4 Version 25.10.0.0 enthalten.
Mit der neuen Funktion Zeitkontingente können Sie für Ihre Kunden gebuchte Arbeitszeiten verwalten, automatisch verrechnen und übersichtlich dokumentieren.
Grundkonfiguration
Damit Zeitkontingente bei der Abrechnung von Arbeitsnachweisen korrekt verrechnet werden, muss zunächst ein Standard-Artikel für die Guthaben-Verrechnung hinterlegt werden.
Dieser Artikel wird in den Grundeinstellungen von desk4 hinterlegt.
Bei der Abrechnung eines Arbeitsnachweises wird dieser Artikel automatisch eingesetzt.
Der Wert entspricht immer dem Stundensatz des Mitarbeiters, der den Arbeitsnachweis erfasst hat.
Vorteil: Sie können den Artikel eigene Steuerkonten zuweisen, falls die Buchhaltung dies erfordert.
Einrichtung von Zeitkontingent-Artikeln
Öffnen Sie den gewünschten Artikel in der Artikelverwaltung.
Aktivieren Sie die Option Zeitkontingent-Artikel.
Legen Sie folgende Werte fest:
Multiplikator: Wie viele Stunden pro verkaufter Menge gutgeschrieben werden.
Beispiel: 1 Stück "Basis Paket" = 2 Stunden.
Ablaufzeitraum in Tagen: Wie lange die gutgeschriebenen Stunden gültig bleiben.
Beispiel: 30 Tage.
Gutschrift von Zeitkontingenten
Zeitkontingente werden automatisch bei Rechnungsstellung gutgeschrieben.
Es spielt keine Rolle, ob die Rechnung aus einem Auftrag oder einem Arbeitsnachweis kommt.
Im Kundenstamm gibt es einen neuen Reiter Zeitkontingente, in dem alle Bewegungen erfasst werden.
Auch im jeweiligen Artikel können Sie einsehen, wie viele Zeitkontingente bei welchem Kunden aktiv sind.
Automatische Verrechnung bei Arbeitsnachweisen
Wenn Sie Arbeitsnachweise berechnen, prüft das System, ob noch Zeitguthaben verfügbar ist.
Verfügbare Stunden werden automatisch verrechnet:
Im Kundenkonto wird ein Zeitkontingent-Eintrag erzeugt.
In der Rechnung wird je Position ein Guthaben-Artikel mit negativer Menge und Preis hinzugefügt.
Falls das Guthaben nicht ausreicht:
Wird der Rest ganz normal berechnet.
Beispiel: 10 Stunden Guthaben, aber ein Arbeitsnachweis mit 15 Stunden. → 10 Stunden werden verrechnet, 5 Stunden werden regulär berechnet.
Besondere Hinweise
Ablauf von Guthaben: Nicht genutzte Stunden verfallen automatisch nach Ablaufzeitraum.
Mehrere Nachweise: Wenn mehrere Arbeitsnachweise gleichzeitig verrechnet werden, werden die Guthabenstunden in der Reihenfolge der Belege verbraucht.
Kontierung: Sie können für den Guthaben-Artikel ein eigenes Steuerkonto hinterlegen, um die Buchhaltung individuell zu steuern.
Mit dieser Funktion behalten Sie und Ihre Kunden jederzeit den Überblick über gebuchte, verbrauchte und abgelaufene Zeiten.
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