> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.desk4.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.desk4.de/verkauf/rechnungen/e-rechnung-mit-desk4-xrechnung-und-zugferd.md).

# E-Rechnung mit desk4: XRechnung und ZUGFeRD

### Überblick der Begriffe

Eine **E-Rechnung** ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Empfänger automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. \
Eine einfache PDF-Rechnung oder ein Scan zählt nicht als E-Rechnung.

<mark style="background-color:green;">desk4 erstellt Rechnungen an</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">**Firmenkunden**</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">automatisch als</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">**E-Rechnung**</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">im</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">**ZUGFeRD-Format**</mark><mark style="background-color:green;">.</mark> \ <mark style="background-color:green;">Ist beim Kunden eine</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">**Leitweg-ID**</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">hinterlegt, kommt zusätzlich eine</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">**XRechnung**</mark> <mark style="background-color:green;"></mark><mark style="background-color:green;">dazu.</mark> Dafür sind nur Ihre Stammdaten vollständig zu pflegen.

{% hint style="success" %}

### **Die Rechnungsformate im Überblick:**

### Lediglich eine PDF-Datei und keine E-Rechnung

Für einen Endkunden (Bruttokunden) wird als Rechnung eine PDF-Datei erstellt.\ <br>

### **E-Rechnung im ZUGFeRD-Format**

**Für einen B2B-Kunden (Nettokunden) wird eine ZUGFeRD-Datei erstellt (PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei).** \
Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw.\
Voraussetzung ist, dass es sich beim Rechnungsempfänger um eine Firma handelt. Bitte prüfen Sie die entsprechende Einstellung unter Kunden -> Bank -> Checkbox Bruttokunde.&#x20;
\
**Nur wenn der Haken nicht gesetzt ist, wird die Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt.**\ <br>

### **E-Rechnung im XRechnungs-Format**

**Haben Sie bei Ihrem B2B-Kunden (Nettokunden) eine Leitweg-ID hinterlegt, wird per E-Mail ausschließlich eine xml-Datei (für das Programm des öffentlichen Auftraggebers) versendet -> Dies ist eine XRechnung.**&#x20;
{% endhint %}

### E-Rechnungs-Formate

| Format    | Aufbau                                 | Lesbar für          | Typischer Einsatz                            | In desk4                                          |
| --------- | -------------------------------------- | ------------------- | -------------------------------------------- | ------------------------------------------------- |
| ZUGFeRD   | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei    | Mensch und Software | Rechnungen an Unternehmen (B2B)              | Automatisch bei jeder Rechnung an Nettokunden     |
| XRechnung | Reine XML-Datei, keine Sichtkomponente | Software            | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) | Zusätzlich, sobald eine Leitweg-ID hinterlegt ist |

[Mehr über ZUGFeRD erfahren Sie hier. ](https://www.desk4.de/lexikon/zugferd/)Das Kurzvideo sehen Sie [hier](https://www.desk4.de/warenwirtschaft/verkauf/e-rechnung-nach-zugferd-oder-xrechnung/).

{% hint style="info" %}
desk4 unterstützt diese Standards: ZUGFeRD 2.3 / Factur-X 1.0.07, Profil EXTENDED (EN 16931-konform), sowie XRechnung UBL Invoice v2.1.1.&#x20;

Die Dateien lassen sich über Peppol übermitteln und werden von der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und von DATEV verarbeitet.
{% endhint %}

### Pflichten und Fristen <a href="#pflichten-und-fristen" id="pflichten-und-fristen"></a>

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift stufenweise bis 2028 ([IHK Region Stuttgart](https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496)).

| Zeitraum          | Empfang                                 | Ausstellung (B2B, Inland)                                                           |
| ----------------- | --------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| 2025 bis 2026     | Pflicht für alle, auch Kleinunternehmer | Papier erlaubt; PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Empfängers                    |
| 2027              | Pflicht für alle                        | Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 €; darunter gilt die Übergangsregel weiter |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht für alle                        | Pflicht für alle Unternehmen                                                        |

{% hint style="warning" %} <mark style="background-color:cyan;">Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.</mark>&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.&#x20;
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
**Rechnungen an öffentliche Auftraggeber müssen schon heute als E-Rechnung gestellt werden.**
{% endhint %}

<mark style="background-color:yellow;">**Diese Anleitung ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Einzelfälle mit Ihrer Steuerberatung.**</mark>

### Einrichtung in desk4 <a href="#einrichtung-in-desk4" id="einrichtung-in-desk4"></a>

ZUGFeRD ist in desk4 automatisch aktiv. Damit Ihre E-Rechnungen vollständig sind und nicht abgelehnt werden, prüfen Sie einmalig diese Stammdaten ([Voraussetzungen und Feldinformationen](https://docs.desk4.de/faq/e-rechnung-voraussetzungen-und-feldinformationen)).

1. **Adressdaten in der Filiale pflegen.** Unter Einstellungen → Filiale -> Adressen tragen Sie die vollständigen Adressdaten Ihrer Firma ein. \
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FvMlD1jLkWhLESiaR0Rg5%2Fimage.png?alt=media\&token=89c1fa62-feab-4a7c-a22e-a70dc4414a5d)\ <br>
2. **Umsatzsteuer-ID und Bankverbindung eintragen.** Unter Einstellungen → Filiale → Bankdaten hinterlegen Sie die Bankdaten und die Steuer- und Peppol-Daten. Die Angaben gelten je Filiale.\
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FiYYxfOs70nxRclBZ7AZY%2Fimage.png?alt=media\&token=ad20e6c9-f8d5-413c-a020-3828253f4c67)<br>
3. **Kunden als Firmenkunden kennzeichnen.** Im Kunden unter dem Reiter "Bank" darf die Checkbox „Bruttokunde“ nicht gesetzt sein.\
   Ist sie gesetzt, erstellt desk4 keine ZUGFeRD-Rechnung.\
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FnM6kou0GcGIvywj9rRxF%2Fimage.png?alt=media\&token=0dbeec01-4f54-4310-ae82-187d6991492d)<br>
4. **Kreditorennummer hinterlegen (optional).** Ihre Lieferanten- bzw. Kreditorennummer beim Kunden tragen Sie im Kunden im Reiter "Bank" ein. Sie landet im Feld BT-29.\
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2Ft5o4tu4m53wkm6dOKo00%2Fimage.png?alt=media\&token=730704cc-f485-4fc6-b843-3036e17985a7)<br>
5. **Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber hinterlegen.** Tragen Sie die Leitweg-ID, die Ihnen die Behörde mitteilt, direkt im Kunden ein. Sie wird dann in jede neue Rechnung für diesen Kunden übernommen.\
   Das Feld für die Leitweg-ID befindet sich im Tab "Kunde" im Feld "Daten". \
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FHOOQu0ivQWM49MrX6nIs%2Fimage.png?alt=media\&token=14e9171d-8a87-4e6c-bbf7-daf79a47a0c6)
6. **Mengeneinheiten prüfen.** desk4 wandelt gängige Einheiten automatisch in UNECE-Codes um (z. B. Stk → C62, kg → KGM, Stunde → HUR). Unbekannte Einheiten werden als C62 (Stück) übertragen. [Mehr zu den Mengeneinheiten finden Sie hier](#mengeneinheiten-united-nations-economic-commission-for-europe-unece).&#x20;
7. **E-Mail-Versand einrichten.** Unter Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail hinterlegen Sie Ihr SMTP-Konto oder verbinden Microsoft 365 unter \[Benutzernamen links oben] -> Zugänge ändern, damit Sie Rechnungen direkt aus desk4 versenden können.

### E-Rechnungen erstellen und versenden <a href="#e-rechnungen-erstellen-und-versenden" id="e-rechnungen-erstellen-und-versenden"></a>

Sie erstellen Rechnungen wie gewohnt; desk4 erzeugt die E-Rechnung im Hintergrund. Das gilt für Standardrechnungen, Storno-/Rechnungskorrekturen und Abschlagsrechnungen.

<mark style="background-color:green;">**Rechnung an Unternehmen (ZUGFeRD)**</mark>

1. Rechnung für den Kunden anlegen.
2. Bestellnummer des Kunden im Feld „Referenz“ eintragen, falls vorhanden. Sie wird als BT-13 übertragen.
3. Rechnung speichern. \
   desk4 erzeugt automatisch ein PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei.
4. Rechnung per E-Mail aus desk4 versenden oder drucken. Die ZUGFeRD-Daten sind immer enthalten.

<mark style="background-color:green;">**Rechnung an öffentliche Auftraggeber (XRechnung)**</mark>

1. Prüfen, ob im Reiter „Erweitert“ der Rechnung die Leitweg-ID steht. Wenn nicht, dort eintragen.\
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FpPc1q2fBKiB2tVeAsiwc%2Fimage.png?alt=media\&token=63da7908-eafc-4413-9f82-067cc8869f83)
2. Rechnung speichern.
3. Beim E-Mail-Versand wird ausschließlich eine XRechnung versendet (xml-Datei für das Programm des öffentlichen Auftraggebers)
4. Muss die Rechnung über ein Portal eingereicht werden (z. B. ZRE oder OZG-RE), laden Sie die XRechnung über das Zahnrad-Menü der gespeicherten Rechnung herunter und laden Sie sie im Portal hoch. Die Leitweg-ID steht in der XML-Datei als Käuferreferenz (BuyerReference).\
   ![](https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2Fadp7kfRHmVhkvWFit4hj%2Fimage.png?alt=media\&token=b311146a-e866-4e4b-96a3-ad924337f6b5)

Andere Belege wie Angebote oder Lieferscheine erzeugt desk4 als normales PDF ohne E-Rechnungsdaten.

**Dauerrechnungen:** Bei Miet- oder Wartungsverträgen reicht eine E-Rechnung für den ersten Leistungszeitraum, wenn der Vertrag angehängt ist oder die Rechnung eindeutig als Dauerrechnung erkennbar ist ([Dauerrechnungen](https://docs.desk4.de/faq/dauerrechnungen-im-kontext-der-e-rechnung)).

### E-Rechnungen empfangen und verarbeiten (in desk4 mit dem kostenpflichtigen [DMS](/dokumentenmanagement-system-dms.md)-Modul) <a href="#e-rechnungen-empfangen-und-verarbeiten" id="e-rechnungen-empfangen-und-verarbeiten"></a>

Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen Ihrer Lieferanten können Sie im Dokumentenmanagement (DMS) von desk4 ablegen und auslesen.

1. ZUGFeRD-Datei des Lieferanten ins DMS hochladen.
2. desk4 liest die externe Belegnummer und das Belegdatum aus der XML-Datei und trägt diese automatisch ein.
3. Dokument der passenden Eingangsrechnung in desk4 zuordnen.
4. Beim DATEV-Export wird die Original-Rechnung aus dem DMS mit übertragen.

**Aufbewahrung:** Bewahren Sie bei eingehenden E-Rechnungen die XML-Datei im Original auf. Eine PDF-Ansicht ersetzt diese nicht; bei einer XRechnung ist die XML-Datei die Rechnung ([GoBD-Verfahrensdokumentation](https://docs.desk4.de/faq/verfahrensdokumentation-nach-gobd-fur-desk4-anwender)).

Reine XRechnungen (nur XML) können Sie mit einem Viewer lesbar machen, z. B. über das Elster-Portal. Mit dem Prüfprogramm [portinvoice](https://www.portinvoice.com/) können Sie jede E-Rechnung auf Gültigkeit testen.

{% hint style="warning" %}
**Falls Sie das DMS-Modul in desk4 nicht hinzugebucht haben, haben Sie folgende Möglichkeiten:**

1. **DMS hinzubuchen.** Das geht direkt in desk4 unter Support (Button rechts oben in Ihrem desk4) → Module. Nur mit dem DMS liest desk4 die Belegnummer und das Datum aus der ZUGFeRD-Datei aus. Nur dann geht auch die Original-Rechnung mit dem DATEV-Export mit.
2. **E-Rechnungen außerhalb von desk4 annehmen und aufbewahren.** Dafür reicht ein eigenes E-Mail-Postfach für Rechnungen. Die Dateien müssen aber GoBD-konform archiviert werden, und das XML muss im Original bleiben. Eine reine XRechnung lässt sich mit einem Viewer lesbar machen, zum Beispiel im Elster-Portal. Die Eingangsrechnung legen Sie dann in desk4 von Hand an und geben Belegnummer und Datum selbst ein.
3. **Die Dateien direkt an die Buchhaltung geben.** Sie können die Original-Dateien zum Beispiel bei DATEV Unternehmen online hochladen oder diese an die Steuerberatung senden. DATEV liest ZUGFeRD-Daten selbst aus.

Bei 2 und 3 läuft der Empfang also ohne desk4. Das ist erlaubt, nur müssen Sie die Belegnummer und das Datum selbst abtippen.&#x20;
{% endhint %}

## Hilfen und Prüftools

### Webinar zur E-Rechnung

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=Wwxr3cjYirc>" %}
Alles, was Sie zur E-Rechnung wissen müssen
{% endembed %}

### Häufige Fragen <a href="#haufige-fragen" id="haufige-fragen"></a>

| Frage                                                                       | Antwort                                                                                                                               |
| --------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Warum enthält meine Rechnung keine ZUGFeRD-Daten?                           | Meist ist beim Kunden „Bruttokunde“ angehakt (Reiter Bank). Endkunden erhalten keine E-Rechnung.                                      |
| Warum wird keine XRechnung angehängt?                                       | Im Kunden oder im Reiter „Erweitert“ der Rechnung fehlt die Leitweg-ID.                                                               |
| Der Empfänger lehnt meine E-Rechnung ab. Was tun?                           | Firmenname, Adresse, Steuernummer, USt-IdNr. und Bankverbindung in der Filiale prüfen und die Datei mit portinvoice validieren.       |
| Kann jeder Empfänger das EXTENDED-Profil lesen?                             | Das Profil ist EN-16931-konform; ZRE, Peppol und DATEV verarbeiten es. Einzelne Empfängersysteme lesen evtl. nicht alle Zusatzfelder. |
| Muss ich für Abo- oder Mietrechnungen jeden Monat eine E-Rechnung schicken? | Nein, siehe Dauerrechnungen oben.                                                                                                     |

### Checkliste <a href="#checkliste" id="checkliste"></a>

* [ ] Firmenname, Adresse und Steuernummer in der Filiale gepflegt
* [ ] USt-IdNr., IBAN und BIC in den Bankdaten der Filiale hinterlegt
* [ ] „Bruttokunde“ nur bei Privatkunden gesetzt
* [ ] Leitweg-ID bei allen öffentlichen Auftraggebern hinterlegt
* [ ] E-Mail-Versand (SMTP oder Microsoft 365) eingerichtet
* [ ] Eine Testrechnung erstellt und mit portinvoice geprüft
* [ ] Empfang eingehender E-Rechnungen organisiert und XML-Originale archiviert

### ZUGFeRD-Datei prüfen

Den PDF-Bereich Ihrer Rechnung können Sie wie gewohnt anschauen und prüfen.&#x20;

Möchten Sie die erzeugte xml-Datei anschauen, so laden Sie die Rechnung herunter. Öffnen Sie diese mit dem Acrobat Reader.\
Auf der rechten Seite finden Sie ein Büroklammer-Symbol.

Klicken Sie dieses an, können Sie sich die xml-Datei anzeigen lassen.&#x20;

Möchten Sie die komplette Datei prüfen lassen, so laden Sie diese bei dem [Online Prüfprogramm für alle E-Rechnungs-Formate hoch](#prufprogramm-fur-alle-e-rechnungs-formate).&#x20;

Sie bekommen dort angezeigt, ob Pflichtdaten für die E-Rechnung noch nicht in desk4 hinterlegt wurden.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FeoxAzu78ya2s8QuoBfwM%2Fimage.png?alt=media&amp;token=2f42796d-892c-4496-a1a5-f0e2c048ef5a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### XRechnung prüfen

In einer gespeicherten Rechnung mit Leitweg ID können Sie die XRechnung über das Zahnrad-Menü herunterladen und anschauen.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FPnOeq2XGiXOF6fvG37kn%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5cce1c07-56c3-4c76-8963-f39282b5199a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Möchten Sie die komplette Datei prüfen lassen, so laden Sie diese bei dem [Online Prüfprogramm für alle E-Rechnungs-Formate hoch](#prufprogramm-fur-alle-e-rechnungs-formate).&#x20;

Sie bekommen dort angezeigt, ob Pflichtdaten für die E-Rechnung noch nicht in desk4 hinterlegt wurden.

### <mark style="background-color:$success;">Prüfprogramm für alle E-Rechnungs-Formate</mark>

{% embed url="<https://www.portinvoice.com/>" %}

#### Mengeneinheiten - United Nations Economic Commission for Europe (UNECE)

Die Mengeneinheiten werden automatisch umgewandelt in das UNECE Format.

<details>

<summary>Übersetzungstabelle</summary>

* "stk" → C62
* "stück" → C62
* "pcs" → C62
* "piece" → C62
* "pieces" → C62
* "kg" → KGM
* "kilogramm" → KGM
* "kilogram" → KGM
* "g" → GRM
* "gramm" → GRM
* "gram" → GRM
* "l" → LTR
* "liter" → LTR
* "litre" → LTR
* "m" → MTR
* "meter" → MTR
* "metre" → MTR
* "m²" → MTK
* "m2" → MTK
* "square meter" → MTK
* "square metre" → MTK
* "m³" → MTQ
* "m3" → MTQ
* "cubic meter" → MTQ
* "cubic metre" → MTQ
* "tag" → DAY
* "tag(e)" → DAY
* "day" → DAY
* "days" → DAY
* "stunde" → HUR
* "stunde(n)" → HUR
* "hour" → HUR
* "hours" → HUR
* "monat" → MON
* "monate(e)" → MON
* "month" → MON
* "months" → MON
* Standardwert → C62

</details>

{% hint style="warning" %}
Interessante externe Links zum Thema Leitweg ID und xRechnung:

<https://www.leitweg-id.de/>

<https://de.wikipedia.org/wiki/Leitweg-ID>

<https://de.wikipedia.org/wiki/XRechnung>
{% endhint %}