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# Ausschreibung importieren

Automatisierter Ausschreibungsimport mit Hilfe von KI

{% hint style="info" %}
Die Funktion "Ausschreibung importieren" ist ein Modul und muss zu desk4 hinzugebucht werden. 
{% endhint %}

{% hint style="warning" %}
Der automatisierte Ausschreibungsimport funktioniert mit Hilfe von KI. Momentan unterstützen wir nur die Anbindung an ChatGPT. Wenn Sie ein Konto bei ChatGPT haben (mit einem Bezahltarif; die Benutzung der ChatGPT API ist kostenpflichtig!), können Sie Ihren ChatGPT API-Key unter **Einstellungen -> Grundeinstellungen -> ChatGPT** in desk4 eintragen. 
{% endhint %}

{% hint style="success" %}
**Beachten Sie, dass die Artikel, welche in der Ausschreibung vorkommen, vor dem Ausschreibungsimport in desk4 angelegt sein müssen.** 

**Sie können z.B. Artikel für Pauschalen, Quadratmeter oder Stückzahlen für Ausschreibungen anlegen, diese im Prompt zuweisen und sich später in der Positionstabelle des Angebots nach Ihren Wünschen anpassen.** 
{% endhint %}

Die Funktion "Ausschreibung importieren" ist bei hinzugebuchtem Modul in den **Angeboten** enthalten. Sie können diese über den gleichnamigen Button oben in den Angeboten öffnen. 

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FOmqLlixfaNhukbXZCWTe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=5c6d1a36-eeab-499b-bddb-6154f76441b9" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Vorgehensweise, um Ausschreibungen in die Angebote zu importieren

1. Klicken Sie in einem bestehenden oder neuen Angebot auf den Button **"Ausschreibung importieren"**
2. Passen Sie im sich öffnenden Fenster nun die Texte und Anweisungen an die KI an (Prompt). \ <mark style="color:green;">**Alle Artikel, welche in der Ausschreibung vorkommen, müssen vor dem Import in desk4 angelegt sein und im Prompt für die KI zugeordnet werden.**</mark> \
   Sie können auch weitere Anweisungen geben, welche z.B. die Vor- und Nachtexte und die Zwischensumme betreffend.&#x20;
3. Klicken Sie auf den Button, um die Ausschreibung im PDF-Format in desk4 hochzuladen oder legen Sie diese per Drag & Drop auf dem Button ab.

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2F71Pt7eEsQXGt0tFdFy5i%2Fimage.png?alt=media&amp;token=1a58539c-c09c-42f3-a8a3-b8fffad1e43a" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %}
Der Prompt wird pro Benutzer gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.&#x20;

So kann sich jeder Benutzer einen individuellen Prompt erstellen.&#x20;

**Es ist allerdings bei jedem Import notwendig, dass die in der Ausschreibung vorkommenden Positionen zu desk4 Artikeln zugeordnet werden (unteres Bild).**
{% endhint %}

**Beispiel:**

Die Zuordnung der Artikel kann auf unterschiedliche Arten geschehen. Im Beispiel sehen Sie 2 Möglichkeiten.&#x20;

Die KI hat die Anweisung bekommen, dass für die Mengeneinheit "psch." immer der Artikel mit der Artikelnummer 0815-002 genommen werden soll und für die Mengeneinheit "m²" immer der Artikel mit der Artikelnummer 0815-002.&#x20;

Die Zuordnung kann aber auch direkter erfolgen und Leistungsbeschreibungen können direkt Artikelnummern zugeordnet werden, wie im Beispiel "Oberboden abtragen und lagern" (3).&#x20;

"Oberboden abtragen und lagern" ist die speziellere Artikelzuordnung, deswegen wird für diese Leistungsbeschreibung der Artikel mit der Artikelnummer 0815-001 verwendet.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FlYYiaVM74wOHuBPWZCWe%2Fimage.png?alt=media&amp;token=8c71dcb1-5708-46fb-882b-66a07b35307c" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob schon vorhandene Zeilen (Positionen im Angebot) gelöscht werden sollen oder ob die neuen Positionen ans Ende von bereits bestehenden Positionen angehängt werden.&#x20;

Sie können auch hier auswählen, ob Vor- und Nachtexte angepasst werden sollen.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FzqAcYzIpeblRA4ixIUrL%2FSnag_7552f883.png?alt=media&amp;token=a49fd022-c995-493c-be26-fd06ad955f1b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

{% hint style="warning" %} <mark style="color:$primary;">**Wichtig: Prüfen Sie nach dem Import bitte die automatisch erstellten Positionen und passen Sie sich diese nach Bedarf an.**</mark>&#x20;

<mark style="color:$primary;">**Prüfen Sie auch generierte Vor- und Nachtexte und fügen Sie dort bei Bedarf z.B. den Projektnamen und die Projektnummer ein.**</mark>&#x20;
{% endhint %}

Vergleichen Sie die importierten Positionen in desk4 immer mit den Positionen der Ausschreibung und passen Sie sich diese nach Bedarf an.&#x20;

<figure><img src="https://901075246-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FBlYqQ7S4FQO2M6oDBNFF%2Fuploads%2FvhnkPYvrP6JraUw7r7Fz%2Fimage.png?alt=media&amp;token=a2ddeb23-b097-4cdf-9341-871dc5e36f22" alt=""><figcaption></figcaption></figure>