Ausschreibung importieren

Automatisierter Ausschreibungsimport mit Hilfe von KI

Die Funktion "Ausschreibung importieren" ist ein Modul und muss zu desk4 hinzugebucht werden.

Der automatisierte Ausschreibungsimport funktioniert mit Hilfe von KI. Momentan unterstützen wir nur die Anbindung an ChatGPT. Wenn Sie ein Konto bei ChatGPT haben (mit einem Bezahltarif; die Benutzung der ChatGPT API ist kostenpflichtig!), können Sie Ihren ChatGPT API-Key unter Einstellungen -> Grundeinstellungen -> ChatGPT in desk4 eintragen.

Beachten Sie, dass die Artikel, welche in der Ausschreibung vorkommen, vor dem Ausschreibungsimport in desk4 angelegt sein müssen.

Sie können z.B. Artikel für Pauschalen, Quadratmeter oder Stückzahlen für Ausschreibungen anlegen, diese im Prompt zuweisen und sich später in der Positionstabelle des Angebots nach Ihren Wünschen anpassen.

Die Funktion "Ausschreibung importieren" ist bei hinzugebuchtem Modul in den Angeboten enthalten. Sie können diese über den gleichnamigen Button oben in den Angeboten öffnen.

Vorgehensweise, um Ausschreibungen in die Angebote zu importieren

1. Klicken Sie in einem bestehenden oder neuen Angebot auf den Button "Ausschreibung importieren"

2. Passen Sie im sich öffnenden Fenster nun die Texte und Anweisungen an die KI an (Prompt). Alle Artikel, welche in der Ausschreibung vorkommen, müssen vor dem Import in desk4 angelegt sein und im Prompt für die KI zugeordnet werden. Sie können auch weitere Anweisungen geben, welche z.B. die Vor- und Nachtexte und die Zwischensumme betreffend.

3. Klicken Sie auf den Button, um die Ausschreibung im PDF-Format in desk4 hochzuladen oder legen Sie diese per Drag & Drop auf dem Button ab.

Der Prompt wird pro Benutzer gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.

So kann sich jeder Benutzer einen individuellen Prompt erstellen.

Es ist allerdings bei jedem Import notwendig, dass die in der Ausschreibung vorkommenden Positionen zu desk4 Artikeln zugeordnet werden (unteres Bild).

Beispiel:

Die Zuordnung der Artikel kann auf unterschiedliche Arten geschehen. Im Beispiel sehen Sie 2 Möglichkeiten.

Die KI hat die Anweisung bekommen, dass für die Mengeneinheit "psch." immer der Artikel mit der Artikelnummer 0815-002 genommen werden soll und für die Mengeneinheit "m²" immer der Artikel mit der Artikelnummer 0815-002.

Die Zuordnung kann aber auch direkter erfolgen und Leistungsbeschreibungen können direkt Artikelnummern zugeordnet werden, wie im Beispiel "Oberboden abtragen und lagern" (3).

"Oberboden abtragen und lagern" ist die speziellere Artikelzuordnung, deswegen wird für diese Leistungsbeschreibung der Artikel mit der Artikelnummer 0815-001 verwendet.

Im nächsten Schritt entscheiden Sie, ob schon vorhandene Zeilen (Positionen im Angebot) gelöscht werden sollen oder ob die neuen Positionen ans Ende von bereits bestehenden Positionen angehängt werden.

Sie können auch hier auswählen, ob Vor- und Nachtexte angepasst werden sollen.

Wichtig: Prüfen Sie nach dem Import bitte die automatisch erstellten Positionen und passen Sie sich diese nach Bedarf an.

Prüfen Sie auch generierte Vor- und Nachtexte und fügen Sie dort bei Bedarf z.B. den Projektnamen und die Projektnummer ein.

Vergleichen Sie die importierten Positionen in desk4 immer mit den Positionen der Ausschreibung und passen Sie sich diese nach Bedarf an.