> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.desk4.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.desk4.de/faq/verfahrensdokumentation-nach-gobd-fur-desk4-anwender.md). # Verfahrensdokumentation nach GoBD für desk4-Anwender ### Worum geht es? Eine Verfahrensdokumentation (VFD) ist eine Arbeits- und Organisationsanweisung. Sie beschreibt, wie Ihr Unternehmen mit steuerlich relevanten Belegen und Daten umgeht: wie diese empfangen, erfasst, verarbeitet, aufbewahrt und gegebenenfalls vernichtet werden. Die Grundlage dafür sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), zuletzt aktualisiert durch das BMF-Schreiben vom 14.07.2025. Eine VFD ist im Regelfall verpflichtend. Die Finanzverwaltung erwartet, dass ein sachverständiger Dritter anhand der Dokumentation die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Aufzeichnungen prüfen kann. Bei einer Außenprüfung wird die VFD regelmäßig angefordert. ### Wer ist verantwortlich? Die rechtliche Verantwortung für eine vollständige, richtige und aktuelle Verfahrensdokumentation liegt ausschließlich beim Steuerpflichtigen, also bei Ihrem Unternehmen. Die Dupp GmbH stellt Ihnen mit desk4 die Software zur Verfügung und beschreibt deren technische Eigenschaften in dieser Hilfeseite und in der Mustervorlage. Wie genau Sie desk4 in Ihrem Unternehmen einsetzen, welche Module Sie aktivieren, welche Prozesse Sie etablieren und welche Verantwortlichen Sie benennen, müssen Sie selbst dokumentieren. Wir empfehlen, die fertige Verfahrensdokumentation mit Ihrem Steuerberater abzustimmen, bevor sie in Kraft tritt. ### Mustervorlage zum Download Um Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen VFD zu unterstützen, haben wir eine Mustervorlage für die Nutzung von desk4 zusammengestellt. Die Vorlage folgt dem GoBD-Standardaufbau (Allgemeines, Anwender, Technik, Betrieb, IKS, Aufbewahrung, Datenzugriff) und enthält die für desk4 typischen Inhalte bereits vorformuliert. **Mustervorlage Verfahrensdokumentation desk4 herunterladen** {% file src="/files/U4fL0KyyhwOLshYxy3SB" %} So nutzen Sie die Vorlage: * Stellen in eckigen Klammern in lila Schrift füllen Sie mit Ihren eigenen Angaben. * Gelbe Hinweisboxen erläutern, was an der jeweiligen Stelle erwartet wird, und werden nach dem Ausfüllen entfernt. * Abschnitte zur desk4-Software selbst (Architektur, Sicherheit, Backup-Verfahren) können Sie übernehmen. Prüfen Sie aber, ob Sie zusätzliche Module oder Sonderkonfigurationen einsetzen, die ergänzt werden müssen. * Abschnitte zu Ihren internen Prozessen, Verantwortlichkeiten und Kontrollen sind durch Sie individuell zu beschreiben. * Pflegen Sie die Versionstabelle bei jeder inhaltlichen Änderung. Frühere Versionen sind mindestens so lange aufzubewahren wie die unter ihrer Geltung verarbeiteten Daten. Was die Vorlage nicht ersetzt: eine steuerliche oder rechtliche Beratung. Sie ist ein Service der Dupp GmbH und kein abschließendes Compliance-Dokument für Ihren konkreten Anwendungsfall. ### desk4 und die GoBD: Hilfestellung zu typischen Punkten Die folgenden Abschnitte beschreiben Eigenschaften von desk4, die für Ihre VFD relevant sind. Sie sind in der Mustervorlage bereits ausführlich beschrieben und können von dort übernommen werden. #### Systemarchitektur und Datenhaltung desk4 ist eine cloudbasierte Warenwirtschaft, die als Software-as-a-Service betrieben wird. Der Betrieb erfolgt in einem ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (in der Nähe von Karlsruhe), optionale Backups werden in den Rechenzentren in Frankfurt am Main und Berlin gespeichert. Die Übertragung zwischen Client und Server erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/SSL). Anbindungen an Drittsysteme erfolgen über dokumentierte APIs mit verschlüsselter Übertragung. #### Backup Sie haben zwei Möglichkeiten der Datensicherung, die sich auch kombinieren lassen: * Manuelles Backup: einstellbarer Rhythmus von 1 bis 7 Tagen. Sie werden in desk4 aufgefordert, eine verschlüsselte ZIP-Sicherung herunterzuladen. Die Sicherung ist außerhalb der desk4-Cloud und getrennt vom Produktivsystem abzulegen. * Automatisches Backup (optionales Modul): tägliche Sicherung zwischen 18:00 und 23:00 Uhr auf ein separates S3-Objektspeichersystem, Aufbewahrung bis zu sieben Tage. Wir empfehlen, mindestens monatlich den Sicherungserfolg zu prüfen und einmal jährlich einen dokumentierten Wiederherstellungstest durchzuführen. Beide Punkte werden von Prüfern regelmäßig erfragt. Eine Anleitung zum manuellen Backup finden Sie hier: Backup erstellen. #### Festschreibung und Unveränderbarkeit von Belegen Belege werden in desk4 automatisch festgeschrieben und sind ab diesem Moment nicht mehr veränderbar. Die Festschreibung erfolgt in zwei Fällen: * beim Weiterführen des Belegs in einen Folgebeleg über die Funktion "Weiterführen" (zum Beispiel Auftrag in Lieferschein oder Rechnung) * bei der Übergabe des Belegs an DATEV im Rahmen des DATEV-Exports Korrekturen festgeschriebener Belege erfolgen ausschließlich über Storno und Neuerstellung oder über Gutschrift mit eindeutigem Bezug zum Originalbeleg. Der ursprüngliche Belegstand bleibt im System erhalten. #### Änderungsprotokollierung desk4 dokumentiert zu jedem Beleg und jedem Stammdatensatz, wer den Datensatz zuletzt wann bearbeitet hat (Last-Modified-Information). Eine darüber hinausgehende feldgenaue Änderungshistorie wird systemseitig nicht geführt. Die GoBD-Anforderung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen wird in desk4 daher über folgende Mechanismen sichergestellt: * frühe und konsequente Festschreibung der Belege (durch Weiterführen oder DATEV-Übergabe) * strikte Funktionstrennung und ein restriktives Berechtigungskonzept * Korrekturen ausschließlich über Storno und Neuerstellung oder Gutschrift mit Bezug zum Originalbeleg Wir empfehlen, das daraus resultierende Kontrollniveau mit Ihrem Steuerberater abzustimmen. Insbesondere für Geschäftsmodelle mit erhöhten Compliance-Anforderungen können ergänzende organisatorische Maßnahmen sinnvoll sein. #### Datenzugriff durch die Finanzverwaltung desk4 unterstützt die drei Stufen des Datenzugriffs nach § 147 Absatz 6 AO: * Z1 (unmittelbarer Zugriff): lesender Zugriff durch den Prüfer im Beisein eines berechtigten Mitarbeiters über einen Benutzerzugang mit reinen Leserechten. * Z2 (mittelbarer Zugriff): Auswertungen werden auf Anforderung des Prüfers durch einen berechtigten Mitarbeiter erstellt. * Z3 (Datenträgerüberlassung): Export steuerrelevanter Daten über die DATEV-Schnittstelle sowie über CSV-Buchungssatz-Export. Welches Format Ihr Finanzamt akzeptiert, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. #### E-Rechnung Seit dem 01.01.2025 sind Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. desk4 unterstützt die zwei gängigen Formate: * ZUGFeRD: hybrides Format mit strukturierten XML-Daten, eingebettet in eine PDF/A-Datei. Maschinell und visuell lesbar, geeignet für den B2B-Bereich. * XRechnung: rein XML-basiertes Format ohne Sichtkomponente, für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). desk4 erstellt eine XRechnung, sofern beim Empfänger eine Leitweg-ID hinterlegt ist. Wichtig: Bei eingehenden E-Rechnungen ist die strukturierte XML-Datei im Original aufzubewahren. Eine PDF-Visualisierung ersetzt das XML nicht. Bei XRechnung ist das XML die Rechnung; eine PDF-Darstellung hat allenfalls informellen Charakter. Die maschinelle Auswertbarkeit muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein. #### Banken-Anbindung über finAPI Die Anbindung der Hausbank zur automatischen Erfassung von Kontoumsätzen und für den Abgleich offener Posten erfolgt in desk4 standardmäßig über den PSD2-konformen Kontoinformationsdienst finAPI. Die technische Übertragung erfolgt verschlüsselt, die Konfiguration und der Zugang werden durch den Administrator gepflegt. #### DATEV-Schnittstelle desk4 enthält keine eigene Finanzbuchhaltung. Buchhaltungsdaten übergeben Sie über die DATEV-Schnittstelle stapelweise an Ihren Steuerberater oder Ihre interne Finanzbuchhaltung. Nach Übergabe an DATEV sind die Belege in desk4 unveränderbar. #### Passwortverwaltung Die in desk4 integrierte Passwortverwaltung schützt gespeicherte Zugangsdaten mit einer doppelten Verschlüsselung. Eine softwareseitige Verschlüsselung der gespeicherten Einträge wird ergänzt durch einen vom Benutzer manuell einzugebenden Schlüssel, der sowohl beim Speichern als auch beim Öffnen eines Eintrags abgefragt wird. Damit sind die abgelegten Zugangsdaten auch dann geschützt, wenn ein unbefugter Zugriff auf die Datenbankebene erfolgen sollte. #### Benutzer- und Berechtigungskonzept desk4 trennt Berechtigungen in drei Ebenen: Benutzergruppen (Funktions- und Modulrechte mit Lese-, Schreib- und Löschrechten), Passwortgruppen sowie DMS-Gruppen, sofern das Dokumentenmanagement-Modul aktiv ist. Berechtigungen werden nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe durch den Administrator vergeben. Es gilt eine Passwortrichtlinie mit mindestens 8 Zeichen aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen; empfohlen werden 12 oder mehr Zeichen sowie die Nutzung eines Passwort-Managers. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle Benutzer aktiviert. ### Aufbewahrungsfristen seit dem 01.01.2025 Maßgeblich sind § 147 AO und § 257 HGB. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege seit dem 01.01.2025 von 10 auf 8 Jahre verkürzt: * 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen; bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten zusätzlich alle Buchungsbelege. * 8 Jahre: Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege, Quittungen, Lieferscheine als Buchungsbeleg). Die Verkürzung gilt für Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. * 6 Jahre: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte oder der Beleg entstanden ist. Sie verlängert sich, solange die Unterlagen für noch nicht abgelaufene Festsetzungsfristen relevant sind, etwa bei laufenden Außenprüfungen. ### Themen, für die eine eigene Verfahrensdokumentation nötig sein kann In bestimmten Fällen reicht die VFD zu desk4 nicht aus, sondern es ist eine zusätzliche oder eigene Dokumentation erforderlich: * Ersetzendes Scannen: Wenn Sie Papierbelege scannen und das Original anschließend vernichten, benötigen Sie eine eigene Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen. Hinweise zum Mindestinhalt geben die IDW-Stellungnahme RS FAIT 3 und das BMF-Schreiben zu den GoBD. * Kassenführung mit TSE: Wenn Sie das Kassenmodul mit TSE-Anbindung einsetzen, gelten zusätzlich die Vorschriften der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Eine separate Verfahrensdokumentation zum Kassensystem ist dafür erforderlich. Sprechen Sie diese Themen frühzeitig mit Ihrem Steuerberater ab, wenn sie für Ihren Betrieb relevant sind. ### Pflege Ihrer Verfahrensdokumentation Eine VFD ist kein einmaliges Dokument. Bei jeder wesentlichen Änderung an Ihren Prozessen, an der desk4-Konfiguration, an Berechtigungen oder am Verantwortlichenkreis ist sie zu aktualisieren. Wir empfehlen: * Jährliche Überprüfung des gesamten Dokuments durch die verantwortliche Person oder die Geschäftsführung. * Pflege der Versionstabelle bei jeder inhaltlichen Änderung. * Aufbewahrung früherer Versionen mindestens so lange, wie die unter ihrer Geltung verarbeiteten Daten aufzubewahren sind. * Abstimmung mit dem Steuerberater bei der Erstausstellung und bei größeren Änderungen. ### Häufige Fragen #### Reicht die Mustervorlage allein als VFD? Nein. Die Vorlage ist ein Gerüst mit zahlreichen Platzhaltern für Ihre konkreten Angaben. Erst wenn Sie alle Platzhalter ausgefüllt, die Hinweisboxen entfernt und das Dokument durch die Geschäftsführung freigegeben haben, ist es eine eigene Verfahrensdokumentation Ihres Unternehmens. #### Was passiert, wenn ich keine VFD habe? Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation ist zunächst ein formeller Mangel. Soweit dieser Mangel die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Aufzeichnungen nicht beeinträchtigt, hat er nicht automatisch das Verwerfen der Buchführung zur Folge. In Kombination mit anderen Mängeln kann das Fehlen aber dazu führen, dass die Finanzverwaltung die Buchführung verwirft und Hinzuschätzungen vornimmt. Die objektive Beweislast für günstige Umstände liegt beim Steuerpflichtigen. #### Brauche ich eine VFD, wenn ich nur kleine Geschäftsvorfälle habe? Eine grundsätzliche Befreiungsgrenze gibt es nicht. Detaillierungsgrad und Umfang der VFD richten sich nach Komplexität und Diversifikation Ihrer Geschäftstätigkeit, Ihrer Organisationsstruktur und des eingesetzten DV-Systems. Auch ein kleines Unternehmen sollte zumindest eine schlanke Dokumentation der wichtigsten Prozesse vorhalten. #### Wie kann ich bei der Erstellung Unterstützung erhalten? Inhaltliche und rechtliche Beratung zu Ihrer konkreten VFD liegt außerhalb unseres Leistungsumfangs. Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihren Steuerberater oder an einen auf GoBD spezialisierten Berater zu wenden. Zur Bedienung von desk4 selbst stehen Ihnen unsere Online-Dokumentation sowie der Support-Ticket-Bereich zur Verfügung. #### Wo finde ich die aktuelle Version der Mustervorlage? Auf dieser Seite stellen wir die jeweils aktuelle Version der Mustervorlage zum Download bereit. Aktualisierungen kennzeichnen wir mit Datum. Wir empfehlen, beim Erstellen Ihrer VFD immer die aktuelle Version zu verwenden. --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter: ``` GET https://docs.desk4.de/faq/verfahrensdokumentation-nach-gobd-fur-desk4-anwender.md?ask= ``` The question should be specific, self-contained, and written in natural language. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. 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