Revisionssichere PDFs

Eine revisionsichere PDF nach ZUGFeRD 3a ist ein spezielles Format für elektronische Rechnungen, das in Deutschland und anderen europäischen Ländern verwendet wird. Es basiert auf dem ZUGFeRD-Standard (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), der eine einheitliche Struktur für elektronische Rechnungen vorgibt. Die Version 3a dieses Standards beinhaltet spezifische Anforderungen für die Revisionssicherheit und Integrität der Dokumente. Dies gilt für Rechnungen, Storno- oder Rechnungskorrekturen sowie Abschlagsrechnungen.

Um in desk4 revisionsichere PDFs zu generieren, wenn ZUGFeRD aktiviert ist, folgen Sie dieser Anleitung:

1. ZUGFeRD aktivieren:

   • ZUGFeRD kann im Kunden als auch im Beleg aktiviert werden

2. Revisionsichere PDF-Erstellung:

   • Sobald ZUGFeRD aktiviert ist, wird desk4 automatisch das Format für revisionsichere PDFs verwenden.

   • Dies gilt für alle Rechnungsarten: Standardrechnungen, Storno-/Rechnungskorrekturen und Abschlagsrechnungen.

3. Formatierung der Rechnung:

   • Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig in die Rechnung eingefügt werden. Dies umfasst Firmendaten, Kundeninformationen, Artikelbeschreibungen, Preise, Steuern usw.

   • Überprüfen Sie, dass die Rechnung den ZUGFeRD 3a Standards entspricht, insbesondere in Bezug auf Struktur und Inhalt.

4. Für andere Belege:

   • Wenn ZUGFeRD nicht aktiviert ist oder wenn es sich um andere Belege als Rechnungen, Stornos/Rechnungskorrekturen oder Abschlagsrechnungen handelt, verwendet desk4 das PDF-Format 1.5 ohne a.

   • Diese Belege werden also in einem Standard-PDF-Format erstellt, das nicht speziell für die elektronische Rechnungsstellung optimiert ist.

5. Überprüfung und Archivierung:

   • Überprüfen Sie die generierten PDFs auf Genauigkeit und Vollständigkeit.

   • Archivieren Sie die Dokumente entsprechend den gesetzlichen Anforderungen für die Revisionssicherheit.

Durch diese Schritte stellen Sie sicher, dass in desk4 revisionsichere PDFs gemäß ZUGFeRD 3a generiert werden, wenn dieses im Kunden und / oder Beleg aktiviert ist, während andere Belege im Standard-PDF-Format erstellt werden.